網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的管理與檢索研究

劉宇航

摘要：隨著社會(huì)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及化，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨讓人們的生活產(chǎn)生了翻天覆地的變化，各個(gè)領(lǐng)域以更高要求的信息化管理模式，來(lái)不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。檔案管理與檢索作為信息管理系統(tǒng)中的重要組成部分，在信息管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，如何有效準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案管理與信息檢索是管理工作中面臨的困難任務(wù)。本文通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)背景下檔案管理與檢索的現(xiàn)狀分析，提出存在的問(wèn)題并積極尋找發(fā)展的途徑，還望對(duì)相關(guān)工作有參考借鑒意義。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；信息檢索；分析研究

這個(gè)信息轟鳴的時(shí)代里，檔案管理與信息檢索成為人類(lèi)社會(huì)建立智能化、數(shù)字化、自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)的重要途徑。檔案管理的范圍廣，包括高校學(xué)生檔案、企業(yè)檔案、醫(yī)療檔案、社會(huì)保險(xiǎn)等檔案管理，即包括個(gè)人也承載集體，即是記載信息的工具，也是提供信息的渠道；檔案檢索主要包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩大類(lèi)，為社會(huì)提供信息檢索的用途。然而，網(wǎng)絡(luò)與信息管理往往是一把雙刃劍，一方面，檔案管理系統(tǒng)為相關(guān)人員的工作以及全社會(huì)提供了全方位、高質(zhì)量、便捷化的信息服務(wù)；另一方面，特定的網(wǎng)絡(luò)背景為檔案管理檢索的發(fā)展提供了技術(shù)支持的同時(shí)，也帶來(lái)了新興的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理與檢索的發(fā)展現(xiàn)狀

在網(wǎng)絡(luò)媒介高速發(fā)展的時(shí)代，有人說(shuō)掌握了“信息”就是掌握了發(fā)展的“生命線”，于是乎，社會(huì)的各行各業(yè)緊隨時(shí)代的步伐，一方面享受著信息技術(shù)帶給社會(huì)的便捷，另一方面利用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的轉(zhuǎn)變。在信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的21世紀(jì)，社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)在信息化的道路上紛至踏來(lái)，享受信息技術(shù)帶來(lái)的便利，檔案管理信息化即是時(shí)代發(fā)展的要求，也是信息管理工作的需要。現(xiàn)階段檔案管理與信息檢索的發(fā)展成就是值得肯定的：一是提高了檔案信息工作的管理效率，各個(gè)行政單位、企業(yè)逐漸建立起獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而形成相對(duì)完備的檔案管理體系，譬如高校的學(xué)籍檔案系統(tǒng)；二是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備建立信息檢索的導(dǎo)航系統(tǒng)（目錄與牽引工具），進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷化的管理與查詢?nèi)蝿?wù)，提高檔案管理工作的有效率、準(zhǔn)確率，比如圖書(shū)館的檢索系統(tǒng)；三是讓四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)渠道（數(shù)據(jù)與來(lái)源兩方面）來(lái)豐富檔案信息資源，拓寬了獲取資源的途徑，進(jìn)而改變陳舊迂腐的傳統(tǒng)檔案管理模式，為檔案的數(shù)字化發(fā)展提供了發(fā)展的空間[1]。

檔案管理工作的規(guī)范性、合理性很大程度取決于信息化的水平，正是由于網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理如今也面臨的諸多困境：一是檔案管理系統(tǒng)仍不夠完善，我國(guó)的檔案管理與信息檢索工作起步較晚，加上我國(guó)人口眾多這一特定的歷史條件，前期對(duì)于檔案資料的收集、整理工作尚未面面俱到，管理制度與工作流程缺乏系統(tǒng)規(guī)范的管理模式；二是缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理從業(yè)人員，我國(guó)當(dāng)前的檔案管理人員多為輪崗、兼職或是臨聘人員，存在著積極性不高的尷尬局面，而專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的缺失導(dǎo)致工作效率不如人意，難以完成有一定技術(shù)含量的工作，比如程序的檢查與系統(tǒng)的維護(hù)等相關(guān)工作，成為用戶流失的重要因素。三是信息媒介的硬件設(shè)施設(shè)備不夠完備，不同的地區(qū)與行政單位其經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)與重視程度不同，無(wú)法一一為檔案管理提供基礎(chǔ)支持，信息化建設(shè)過(guò)程中基礎(chǔ)條件的“缺斤短兩”，造成檔案管理的停滯不前，從而制約檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。四是檔案管理的從業(yè)人員在中國(guó)未受到充分的重視，即使信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理作為基礎(chǔ)工作的一部分，卻時(shí)常邊緣化，難以得到應(yīng)有的理解和工作條件，檔案從業(yè)人員在此環(huán)境里工作，免不了滋生挫敗感和惰性。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案管理與檢索服務(wù)的發(fā)展路徑

（一）內(nèi)部因素：“以人為本”，重視人才的培育，提升管理意識(shí)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國(guó)檔案管理對(duì)管理人員提出了更高水平的要求，逐漸專(zhuān)業(yè)化、具體化，深入學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，較為熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作，能夠應(yīng)用檔案管理的相關(guān)知識(shí)，自主自發(fā)地更新管理信息系統(tǒng)，熟知檔案庫(kù)的內(nèi)容和范圍，按具體需要建立對(duì)應(yīng)的檢索系統(tǒng)，能夠真正做到“用專(zhuān)業(yè)的工作提供專(zhuān)業(yè)的服務(wù)”；與此同時(shí)，檔案管理人員的發(fā)展離不開(kāi)相關(guān)部門(mén)的正確引導(dǎo)和科學(xué)監(jiān)控[3]。比如，建立合理規(guī)范且適用于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的獎(jiǎng)勵(lì)體制、評(píng)估體系、考核模式；建立健全遵循時(shí)代發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)要求的檔案管理體系；重視檔案管理從業(yè)人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，同時(shí)加大對(duì)檔案管理信息化其優(yōu)勢(shì)性的宣傳與推廣，轉(zhuǎn)變管理人員的思想觀念，樹(shù)立從事檔案管理工作的自信心，激發(fā)積極性。

（二）外部因素：落實(shí)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與檢索的投入力度

加強(qiáng)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新同樣是“三步走”原則，第一步落實(shí)在檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，通過(guò)合理的規(guī)劃和準(zhǔn)備，即使更新技術(shù)和設(shè)備，保證檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行，同時(shí)要重視設(shè)備的檢查與維護(hù)工作，盡可能保障檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備即標(biāo)準(zhǔn)又先進(jìn)；第二步提供智能化、多樣化的檔案信息檢索，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息，通過(guò)在線交流、目錄索引、信息導(dǎo)航等方式了解不同人群的不同需求，進(jìn)而挖掘檔案數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，提供多元化的檔案信息檢索；檔案管理工作者還應(yīng)該主動(dòng)客觀的征詢檔案信息者意見(jiàn)，總結(jié)出信息檢索的規(guī)律，利用網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計(jì)工具進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，建立起信息檢索的反饋機(jī)制，體現(xiàn)檔案管理的人性光輝。第三步是要將檔案管理邁向數(shù)字化的方向發(fā)展，保護(hù)歷史文本檔案資料的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)信息實(shí)現(xiàn)檔案跨越時(shí)空的永久備份，建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

三、結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的社會(huì)背景下，檔案管理與檢索系統(tǒng)的構(gòu)建不可能一蹴而就，而是根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展水平不斷發(fā)展、實(shí)踐、檢驗(yàn)的過(guò)程。概而納之，檔案管理與檢索領(lǐng)域的高效便捷的使用與推廣，是我國(guó)信息化管理發(fā)展的必然要求，將檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為立足點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理效率的同時(shí)，推動(dòng)社會(huì)檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程才是發(fā)展的目標(biāo)。讓檔案管理與檢索的發(fā)展，借著信息時(shí)代積極向上的東風(fēng)，揚(yáng)帆遠(yuǎn)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]康蠡.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案檢索學(xué)科建設(shè)與發(fā)展初探[D].云南大學(xué)，2010：30-31.

[2]軒紅.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館服務(wù)模式研究[J].檔案管理，2015 （3）：54-55.

[3]高霞.信息化環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理研究綜述[J].檔案管理，2016 （4）：75-76.