高校評估檔案管理規(guī)范化的探索

周亞芳

[摘要]高校評估檔案是高校檔案管理效果的重要體現(xiàn)，也是推進高校檔案管理規(guī)范化的基本途徑。隨著國家的進步，我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，很多高校越來越意識到推進檔案管理規(guī)范化的重要性，并且把高校評估檔案作為一項重要的辦學(xué)特色。但在現(xiàn)實生活中，很多高校評估檔案管理缺乏相應(yīng)的秩序和依據(jù)，并且評估檔案管理人員缺乏檔案管理意識，缺乏科學(xué)的評估標準和體系，導(dǎo)致高校評估檔案管理一直存在很大的缺陷。

[關(guān)鍵詞]高校評估；檔案管理；規(guī)范化；探索

高校評估檔案管理是我國開展教育評估的重要基礎(chǔ)，只有不斷推進高校評估檔案管理規(guī)范化，才能進一步推進檔案管理制度化、規(guī)范化、程序化。所以，高校領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到高校評估檔案管理體系的重要性。同時，要明確高校評估檔案管理的目標和作用，才能針對高校檔案管理中存在的問題提出相應(yīng)的解決策略。促進高校評估檔案管理要制定一套科學(xué)、完整的管理計劃和管理方案，還要把檔案管理部門和其它教學(xué)管理部門分開，有利于增加高校評估檔案管理的科學(xué)性和完整性。通過加強教學(xué)評估管理、強化高校評估檔案管理人員的管理意識來促進高校檔案管理規(guī)范化，是目前解決高校評估檔案管理過程中存在的問題的重要舉措。

一、提高評估檔案管理的意識，強化評估檔案管理的理念

高校評估檔案管理意識是進行評估的基礎(chǔ)，也是強化評估管理理念的重要因素。但在現(xiàn)實生活中，高校評估檔案管理人員缺乏相應(yīng)的管理意識和管理方法，導(dǎo)致我國高校評估檔案管理一直處于較低的水平，甚至制約了我國評估檔案管理的發(fā)展。另外，評估檔案管理的質(zhì)量和水平是衡量教學(xué)質(zhì)量、管理水平的重要因素。所以，只有強化高校評估檔案管理的意識，建立健全相應(yīng)的管理制度，開展以促進高校評估檔案管理規(guī)范化為主題的教育活動，以真正提高全校師生檔案管理意識。另外，學(xué)校應(yīng)該加大檔案管理規(guī)范化的宣傳力度，進而提高評估檔案管理人員的思想意識、責(zé)任意識。通過加大宣傳力度和開展相關(guān)教育活動來提高評估檔案管理的意識，有利于調(diào)動評估檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，有利于促使全校師生都參與到高校評估檔案管理中來。除此之外，高校管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，進一步促進評估檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。推進高校評估檔案管理規(guī)范化必須制定管理計劃和管理方案，確立檔案管理部門的職責(zé)和目標，再和學(xué)校的其它部門展開良好的合作，保證評估檔案管理規(guī)范化的相關(guān)工作能夠順利進行。

二、加強教學(xué)評估管理。優(yōu)化評估檔案管理的程序

近年來，高校評估檔案管理規(guī)范化邁出了重要的一步。一方面，高校評估檔案管理受到國家和社會的高度重視。另一方面，教學(xué)評估是推動評估檔案管理規(guī)范化的重要動力，而教學(xué)評估一直是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、科研水平、綜合實力的重要依據(jù)。另外，教學(xué)評估和評估檔案管理是相輔相成的關(guān)系，教學(xué)評估的科學(xué)性、完整性、系統(tǒng)性有利于促進評估檔案管理規(guī)范化、制度化，而評估檔案管理的發(fā)展又會促進教學(xué)評估更加科學(xué)合理。所以，高校評估檔案管理部門要把教學(xué)評估緊密結(jié)合起來，不斷創(chuàng)新檔案管理方式和管理體系，不斷完善評估檔案管理的相關(guān)制度和方法，真正提高評估檔案管理的效率和科學(xué)性。同時，高校要認真貫徹落實教學(xué)評估的相關(guān)規(guī)章制度，科學(xué)分析每次教學(xué)評估的成績，以提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平。

教學(xué)評估工作很大程度上反映了檔案管理水平。例如，在學(xué)校院系評估檔案管理過程中，有的院系只注重檔案管理，卻忽視了評估檔案規(guī)范化管理的重要性，導(dǎo)致評估檔案管理水平進一步下降。同時，很多高校的檔案管理部門沒有明確的檔案管理制度，也沒有明確規(guī)定檔案管理工作人員的職責(zé)，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)漏檔和不歸檔的情況。因此，高校要建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，進一步規(guī)范檔案管理的流程，提高檔案管理人員的專業(yè)性和綜合素質(zhì)。除此之外，高校應(yīng)該建立一套科學(xué)、完整的培訓(xùn)制度，定期組織檔案管理人員參加相應(yīng)的培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的理論知識和專業(yè)技能。通過教學(xué)評估的相關(guān)環(huán)節(jié)可以發(fā)現(xiàn)評估檔案管理存在的不足，有利于推進評估檔案管理規(guī)范化。

三、建立健全評估檔案管理制度?？茖W(xué)制定評估檔案管理方法

建立健全評估檔案管理制度是推進評估檔案管理的基礎(chǔ)，也是促進評估檔案管理健康發(fā)展的重要保障。要建立健全評估檔案管理制度，首先就要對現(xiàn)有的評估管理制度進行可行性研究分析，應(yīng)該革除阻礙評估檔案管理規(guī)范化發(fā)展的制度，并且結(jié)合教學(xué)評估制定相應(yīng)的制度。同時，還要根據(jù)目前存在的問題進行分析，以提高評估檔案的專業(yè)性和專題性。其次，高校應(yīng)該建立一個科學(xué)、完整的評估檔案管理標準，進而統(tǒng)一高校評估檔案管理工作，有利于形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的高校評估檔案管理程序。最后，高校要對評估的檔案進行科學(xué)分類，并且要及時向有關(guān)部門遞交。一般而言，評估檔案管理制度包括檔案管理制度、檔案查閱制度、檔案分類要求等，高校只有認真貫徹落實檔案管理的相關(guān)制度，才能進一步推進高校評估檔案管理規(guī)范化。檔案管理方法的制定要依據(jù)檔案管理制度，還要結(jié)合當(dāng)前檔案管理過程中遇到的問題，并且參考具體的解決方案來制定檔案管理方法。另外，檔案管理方法應(yīng)該堅持安全、高效、便捷的理念，因為提高檔案信息的安全性一直以來都是檔案管理的重點和難點，而高效和便捷是適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展的必然要求，也是傳統(tǒng)檔案管理方式和現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)緊密結(jié)合的基本特點。

四、建立科學(xué)的高校評估檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案信息化管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，智能化、信息化已經(jīng)是檔案管理不可阻擋的歷史潮流。制定統(tǒng)一的高校評估檔案管理系統(tǒng)是推進檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵，而在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上把檔案管理和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)結(jié)合起來，不僅能夠促使檔案管理現(xiàn)代化，還能促進學(xué)校信息資源的共享和發(fā)展。另外，只有建立一個體系完整、高效便捷的高校評估檔案管理平臺，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來提高檔案管理的安全性和效率，并且可以利用相關(guān)數(shù)據(jù)分析當(dāng)前評估檔案管理存在的問題。推進檔案信息化管理離不開互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支撐，所以，必須加強對高校評估檔案管理的監(jiān)管，并且促使其形成一套完整、科學(xué)的監(jiān)督體系，有利于及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前評估檔案管理存在的問題，有利于更好的推進檔案管理信息化建設(shè)。

五、結(jié)語

通過加強教學(xué)評估管理、強化高校評估檔案管理人員的管理意識來促進高校檔案管理規(guī)范化，是目前解決高校評估檔案管理過程中存在的問題的重要舉措。要促進高校評估檔案管理規(guī)范化，首先，學(xué)校應(yīng)該加大檔案管理規(guī)范化的宣傳力度，進而提高評估檔案管理人員的思想意識、責(zé)任意識。通過加大宣傳力度和開展相關(guān)教育活動來提高評估檔案管理的意識，有利于調(diào)動評估檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，有利于促使全校師生都參與到高校評估檔案管理中來。其次，把教學(xué)評估緊密結(jié)合起來，不斷創(chuàng)新檔案管理方式和管理體系，不斷完善評估檔案管理的相關(guān)制度和方法，真正提高評估檔案管理的效率和科學(xué)性。另外，學(xué)校需要不斷創(chuàng)新教學(xué)方式，提高教學(xué)質(zhì)量，以提高教學(xué)評估的綜合成績，從而增強評估檔案管理人員的意識和能力，這是推進評估檔案管理規(guī)范化的基本途徑。