信息化建設(shè)下的人社檔案管理初探

袁雙盛

[摘要]人社局在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的過(guò)程中扮演十分重要的角色，對(duì)社會(huì)保障體系的完善和社會(huì)的安定團(tuán)結(jié)具有積極促進(jìn)作用。本文通過(guò)分析加強(qiáng)人社局檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性和緊迫性，在結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出切實(shí)可行的措施來(lái)加快人社局檔案管理工作信息化建設(shè)的速度。

[關(guān)鍵詞]信息化建設(shè)；人社局；檔案管理工作

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的今天，重視人社局檔案管理工作信息化建設(shè)，有利于推動(dòng)民生檔案工作的進(jìn)程，擴(kuò)大百姓檔案資源管理體系的覆蓋范圍，為充分發(fā)揮檔案管理工作的各項(xiàng)職能奠定基礎(chǔ)。人社局檔案管理部門(mén)應(yīng)提高現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備和管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍和使用頻率，加快紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，積極探索出更加合適的檔案管理工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作安全系數(shù)和工作效率的共同提高。

一、加強(qiáng)人社局檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性

（一）加強(qiáng)人社局檔案管理工作信息化建設(shè)符合檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理改革的基本要求

人社局檔案管理工作信息化體系的完善，可以減輕檔案管理工作人員的工作量和工作壓力，減少檔案管理工作的人力物力支出，簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程，提高檔案查詢管理的效率。原有的檔案管理工作模式對(duì)檔案管理工作人員的需求量較大，信息化的檔案管理模式則可以減少檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的需求量，降低了檔案管理的人員成本。

（二）加強(qiáng)人社局檔案管理工作信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作流程的統(tǒng)一化和規(guī)范化

檔案管理工作主要包括信息采集、整理、完善、保管以及調(diào)取等等，檔案管理工作各環(huán)節(jié)是環(huán)環(huán)相扣，每一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響其他環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展，原有檔案管理工作模式中，幾乎所有的檔案管理工作都需要檔案管理人員手動(dòng)完成，對(duì)檔案管理人員的耐心細(xì)心以及檔案管理人員之間的配合默契度要求較高，稍有差池，就會(huì)造成檔案信息的錯(cuò)誤。利用具有索引功能的檔案管理系統(tǒng)，可以準(zhǔn)確無(wú)誤、快捷高效的獲取索要提取的各種檔案信息，節(jié)省檔案管理人員的時(shí)間和精力。

（三）加強(qiáng)人社局檔案管理工作信息化建設(shè)有助于促進(jìn)檔案管理工作的一體化進(jìn)程

加強(qiáng)人社局檔案信息化系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的無(wú)縫隙對(duì)接，為人社局其他工作的開(kāi)展提供更加完整全面的信息，避免因信息溝通不及時(shí)等造成工作無(wú)法開(kāi)展。

（四）加強(qiáng)人社局檔案管理工作信息化建設(shè)有利于提高檔案管理工作的安全性能

所有的檔案信息都可以通過(guò)人社局檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行查詢，促進(jìn)了檔案信息的共享，提高了檔案信息資源的有效利用率，減少了紙質(zhì)檔案因多次提取造成損壞，有效避免了檔案信息的丟失。

二、加快人社局檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)松缇謾n案管理工作相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)知

部分人社局檔案管理人員還沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和諧發(fā)展的促進(jìn)作用，因此，人社局檔案管理人員要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、不斷發(fā)展的觀點(diǎn)，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)知，意識(shí)到促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)是勢(shì)在必行的事情，主動(dòng)配合檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作，全力以赴的消除各種阻礙檔案管理信息化建設(shè)的因素，在人社局內(nèi)部和全社會(huì)形成檔案管理工作十分重要的觀念，有利于增強(qiáng)檔案管理人員的榮譽(yù)感和自豪感，從而提高檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念，全面深入的了解檔案管理工作的核心內(nèi)容。

檔案管理工作并不是單純的保管檔案資料，而是將各種檔案資料價(jià)值最大化，深度挖掘檔案信息潛在的價(jià)值。人社局檔案管理部門(mén)可以通過(guò)開(kāi)展員工座談會(huì)、檔案管理知識(shí)競(jìng)賽以及內(nèi)部宣傳欄等途徑來(lái)加強(qiáng)檔案管理的宣傳力度，加深人們對(duì)檔案管理工作的了解程度，推動(dòng)檔案管理人員工作理念的轉(zhuǎn)變。

（三）進(jìn)一步完善檔案信息化管理體系

人社局檔案信息化管理體系是否完善直接影響甚至決定檔案信息化建設(shè)的成果。人社局應(yīng)明確檔案管理部門(mén)的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)各項(xiàng)職能，明確檔案信息化管理體系與原有檔案管理體系的差異和區(qū)別，促進(jìn)檔案管理機(jī)制的不斷完善。人社局應(yīng)適當(dāng)?shù)奶岣邫n案管理工作在人社局整體工作體系內(nèi)的地位，適當(dāng)?shù)脑黾咏?jīng)濟(jì)投入和技術(shù)投入，靈活運(yùn)用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時(shí)更新淘汰落后的管理系統(tǒng)，為檔案信息化管理體系的完善提供資金和技術(shù)支持。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理部門(mén)應(yīng)提高檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員培訓(xùn)的針對(duì)性和全面性，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技巧、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及創(chuàng)新等方面的培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員逐漸形成主動(dòng)學(xué)習(xí)和自主學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣，有利于提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和學(xué)習(xí)實(shí)踐能力，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)外界各種誘惑的抵抗力，避免他人檔案信息泄露等情況的發(fā)生。

三、小結(jié)

人社局檔案管理工作對(duì)我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)的發(fā)展都具有十分重要的影響，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)完善檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制、構(gòu)建檔案信息化管理體系等方式來(lái)提升檔案管理工作的信息化水平，從而推動(dòng)檔案管理工作的深入持續(xù)發(fā)展。