高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理研究

文 / 廖吉江

高?？蒲袡n案作為一種重要的資產(chǎn)，具有重要的再利用價值，是高校教學與科研人員用多年的心血和汗水凝聚的科學研究勞動成果，是高校各項教學和科學實驗活動最真實的記載，反映了特定時期本單位各項活動的總體概況，是精準記錄高校各項科研活動以及教學信息成果的儲備形式。資產(chǎn)管理是指資產(chǎn)管理人根據(jù)資產(chǎn)管理合同約定的方式、條件、要求以及限制等條件對資產(chǎn)進行運作管理。本文所稱的資產(chǎn)管理是將高校的教學科研檔案作為一種資產(chǎn)進行管理并運作，以充分發(fā)揮檔案資產(chǎn)的重要作用。數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理就是將高校教學和科研活動中形成的檔案作為一種重要資產(chǎn)，實施數(shù)字化管理。本文旨在分析國外數(shù)字科研信息檔案的常見管理策略，并結(jié)合我國國情，闡述高校層面數(shù)字科研信息資料的創(chuàng)新管理方案。

一、國外數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的主要做法

在數(shù)字化時代，國外的政府組織、科研機構(gòu)以及高等學校對信息資產(chǎn)、數(shù)字資產(chǎn)的管理十分重視，開發(fā)設(shè)計了新型實用工具和技術(shù)方法以加強機構(gòu)信息資料的整合與管理，而新型工具同樣適用于機構(gòu)檔案資料的綜合管理?；诖?，它們能夠有效創(chuàng)新現(xiàn)階段數(shù)字檔案的管理機制，發(fā)揮數(shù)字科研檔案的最大價值。

（一）查爾斯特大學推出的信息資產(chǎn)識別方案

開展科研檔案管理首先要對科研檔案資產(chǎn)進行識別。早在2015年，澳大利亞查爾斯特大學頒布了涉及信息資產(chǎn)識別的相關(guān)方案，統(tǒng)稱為《查爾斯特大學信息資產(chǎn)識別指南（CSUInformation Assets Identification Guide）》。該文件基于計算機技術(shù)層面展開對識別虛擬資料的闡述，虛擬資料主要包括信息資產(chǎn)、相關(guān)電子數(shù)據(jù)資產(chǎn)以及電子檔案等。圖1主要描述了三種信息資料內(nèi)在邏輯性。

圖1 信息資產(chǎn)、數(shù)據(jù)資產(chǎn)和電子檔案資產(chǎn)的聯(lián)系

首先，信息資產(chǎn)是影響構(gòu)建實體對象的重要因素，信息資產(chǎn)會推動數(shù)據(jù)資產(chǎn)中實體對象的生成。這意味著數(shù)據(jù)實體有可能是搭建信息資產(chǎn)的基礎(chǔ)性元素，并與信息資產(chǎn)形成了某種聯(lián)系。其次，數(shù)據(jù)資料一般由兩部分構(gòu)成，即數(shù)據(jù)實體以及數(shù)據(jù)屬性，數(shù)據(jù)實體要含有至少一個既定屬性，主要用來對實體對象的特征進行描述和記錄。再次，數(shù)字實體和電子檔案往往會進行轉(zhuǎn)化，這是因為電子媒介會固化數(shù)字實體，形成獨立個體或者相應(yīng)的數(shù)據(jù)組，固化后的數(shù)據(jù)對象就成為電子檔案。這類檔案主要以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，如音像以及網(wǎng)頁等。這些數(shù)據(jù)形式并不能用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準進行描述。此外，還存在一種特殊性的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如由字段可變數(shù)據(jù)庫生成的數(shù)據(jù)等。

（二）英國高校數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理框架研究方法

在英國，對于數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理研究的主要機構(gòu)是高等學校的科研部門，研究對象也主要集中在高?？蒲胁块T所產(chǎn)生的科研檔案。其采用的研究方法是制作調(diào)查問卷和進行結(jié)構(gòu)性訪談，研究的工具是數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計軟件。研究過程是對機構(gòu)相關(guān)人員進行問卷調(diào)查，對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的基本情況進行調(diào)查了解。問卷包括個人的基本信息、科研信息和科研數(shù)據(jù)方面。科研信息和科研數(shù)據(jù)主要包括：數(shù)據(jù)資產(chǎn)的類型和文件的大小、數(shù)據(jù)資產(chǎn)的所有權(quán)歸屬和重要程度、保存期限以及更新、備份等相關(guān)信息；訪談是對問卷的有效補充。設(shè)計開發(fā)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計軟件包括：與數(shù)據(jù)資產(chǎn)有關(guān)的政策、兄弟昂管的調(diào)查問卷、數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理登記簿。數(shù)據(jù)資產(chǎn)登記管理簿所登記的事項包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)的內(nèi)容、技術(shù)、渠道，為實施數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計做準備。

（三）數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計軟件框架設(shè)計和實施流程

數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計軟件框架的設(shè)計應(yīng)具有廣泛的實用性和對相關(guān)數(shù)據(jù)的自審方式方法。審計的定義是“獲取證據(jù)并客觀的評估以確定測量指標達到要求的符合程度的系統(tǒng)的證明性過程”。本文中所闡述的數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計，實質(zhì)上是對數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行客觀評估的過程，與上述審計定義相符合，實施數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計是管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)的重要手段。這主要包括制定審計計劃、對數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行鑒定并予以分類、對數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行評估和提交審計報告。數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理機構(gòu)同意進行審計后，由審計人員填寫調(diào)查問卷并對相關(guān)調(diào)查問卷信息進行分類，主要圍繞什么是數(shù)據(jù)資產(chǎn)、為什么要對數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行管理、由誰對數(shù)據(jù)資產(chǎn)實施管理、在什么地方實施管理、管理到什么時間為止以及怎樣開展對數(shù)據(jù)資產(chǎn)實施管理等問題，對數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理全過程進行審計，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的合理開發(fā)和有效利用。

二、構(gòu)建我國高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的建議

通過對國外有關(guān)信息資產(chǎn)、數(shù)字資產(chǎn)管理的分析，結(jié)合我國高校數(shù)字科研數(shù)據(jù)檔案資產(chǎn)管理的實際情況，借鑒國外數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理實用型工具和有效方法，可以探索我國推進高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的措施。

（一）構(gòu)建全面的資產(chǎn)審計制度，防止科研檔案資產(chǎn)流失

我國應(yīng)借鑒英國的數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計制度，構(gòu)建一套完整的數(shù)字檔案資產(chǎn)審計體系。通過審計體系的制定加強數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的管理，有效預(yù)防數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的流失。這是推動高校數(shù)字科研檔案管理機制創(chuàng)新的必要前提，也是加速檔案管理規(guī)范化、信息化的有力保障。高校數(shù)字科研檔案管理部門在審核制度中需要詳細規(guī)定審計內(nèi)容、職責，并形成規(guī)范化和制度化。審計有助于對高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的重要程度和檔案資產(chǎn)的所有權(quán)進行鑒定，對相關(guān)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的數(shù)量進行準確的統(tǒng)計。審計制度內(nèi)容還包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)的創(chuàng)建人信息和管理人員信息，以便對數(shù)字科研數(shù)據(jù)檔案資產(chǎn)的所有權(quán)進行定位，再此基礎(chǔ)上建立嚴格的問責和懲戒制度，以有效防控泄密或數(shù)字檔案流失事件發(fā)生。

（二）規(guī)范和創(chuàng)新高校數(shù)字科研檔案的管理層級和模式

檔案資產(chǎn)管理對技術(shù)有嚴格的要求，即具備很強的專業(yè)知識和專業(yè)技能。檔案資產(chǎn)管理涉及的工具開發(fā)以及運用都面臨諸多問題，執(zhí)行難度較大。此外，與常規(guī)檔案資產(chǎn)相比，高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)兼具理論價值和推廣價值，是國家和高校重要的科研資源，是社會的無形資產(chǎn)。因此，可以由政府或者高校提供統(tǒng)一的開發(fā)工具對高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)進行深度開發(fā)。以澳大利亞為例，昆士蘭從政府層面對數(shù)字檔案信息資產(chǎn)進行明確劃分。英國國家檔案管理頒布和實施了信息資產(chǎn)管理的相關(guān)文件及DAF 對數(shù)字資產(chǎn)進行審計等，即使用了此類開發(fā)工具。上述開發(fā)工具和實用方法為政府和企業(yè)對數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的開發(fā)和有效利用提供了參考，避免了由于機構(gòu)不同而采用的不同標準?？捎蓢蚁嚓P(guān)部委牽頭，各職能部門跟進進行資源整合，加強各部門的溝通與協(xié)調(diào)，集中加強與數(shù)字檔案識別的相關(guān)工作，優(yōu)化信息檢索邏輯、加強對常規(guī)登記與集中管理，加強檔案資產(chǎn)價值評定與深入審計，并把討論的重點納入信息資產(chǎn)管理指南范疇，隨后運用指南指導(dǎo)企業(yè)或者高?？蒲袡n案資產(chǎn)的管理事宜。但是，任何單位都要在國家統(tǒng)一的政策框架內(nèi)，依據(jù)自身檔案特點，制定出符合自己需求的具有個性化特色能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理方案。

（三）建立高效的信息技術(shù)管理手段

提升數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的信息化程度，全面實現(xiàn)高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的信息化，要重點研發(fā)和使用數(shù)據(jù)資產(chǎn)審計軟件，有效提升數(shù)據(jù)資產(chǎn)的使用效率。實質(zhì)上，數(shù)據(jù)審計軟件是一個能夠存儲數(shù)據(jù)的軟件并可以提供資源共享的平臺。通過該平臺，可以對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用狀態(tài)進行鑒定，并了解該數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值，能使數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的價值得到提升。通過查閱和訪問該數(shù)字平臺，可使更多的人對數(shù)字檔案資產(chǎn)進行了解。該平臺軟件可以對數(shù)字科研檔案資產(chǎn)進行長期存儲，有利于長期發(fā)揮效能并實現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的保值增值。

（四）借鑒國外先進經(jīng)驗，推動我國數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理工作進程

國外的數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理模式給我們帶來了啟示。對于高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的管理，并不是簡單地將紙質(zhì)檔案信息輸入計算機和相關(guān)的軟件系統(tǒng)，簡單地實現(xiàn)科研檔案資產(chǎn)管理數(shù)字化，而是要在全面實現(xiàn)科研檔案資產(chǎn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，建立一整套科學的審計管理體系，對數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的全過程進行審計，從制度上以及管理上防范和控制數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理可能產(chǎn)生的風險。

為了實現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的安全管理，高?；蚩蒲性核闪?shù)字科研檔案資產(chǎn)管理聯(lián)盟。該聯(lián)盟要廣泛吸收高?？蒲袡C構(gòu)或科研院所的科研人員、科研管理人員、檔案管理人員、計算機軟硬件系統(tǒng)操作、管理和維護人員等相關(guān)人員參與，對數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理審計軟件進行設(shè)計開發(fā)，對具體工作進行協(xié)調(diào)和溝通，制定相關(guān)政策和規(guī)章制度，制定風險防控預(yù)案，對可能產(chǎn)生的各種風險進行防范和控制。數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的全面審計工作對我國還比較陌生，因此要選取一兩個高?？蒲袉挝贿M行試點，對審計方案框架進行不斷的優(yōu)化和改進，取得經(jīng)驗后再擴大試點范圍。取得成熟經(jīng)驗并具備推廣價值后，再進行全面推廣。推廣使用后，要不斷地聽取用戶的意見和建議，實時發(fā)布相關(guān)的軟件補丁，對可能產(chǎn)生的系統(tǒng)漏洞進行修補，嚴密監(jiān)控系統(tǒng)風險，保證數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理審計軟件的安全運行，進而實現(xiàn)數(shù)字科研檔案資產(chǎn)的有效管理。

國外的實踐經(jīng)驗告訴我們，高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理是一項復(fù)雜的工程，需要多方面密切配合，尤其是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、檔案管理部門的鼎力支持和科研部門的全力配合；要樹立以人為本的發(fā)展理念，注重數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理的硬件設(shè)施建建設(shè)，加大資金投入，加快計算機硬件設(shè)備和技術(shù)的更新改造，加速計算機系統(tǒng)應(yīng)用軟件設(shè)計開發(fā)，促進我國高校數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管工作的健康發(fā)展。