檔案管理轉(zhuǎn)型研究

張愛(ài)英

摘 要 隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，檔案管理當(dāng)前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了管理模式的轉(zhuǎn)變，成為信息管理模式。本文結(jié)合社會(huì)環(huán)境、檔案管理工作特點(diǎn)，分析了檔案管理轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞 社會(huì)信息化 檔案管理 轉(zhuǎn)型

隨著人們信息意識(shí)的不斷增強(qiáng)，當(dāng)前利用信息已經(jīng)成為大眾的共識(shí)，因此開(kāi)展更為有效的社會(huì)服務(wù)活動(dòng)得到了人們的重視。傳統(tǒng)的檔案管理理念和服務(wù)方式受到了前所未有的沖擊，檔案信息的獲取和利用方式越來(lái)越多樣化，傳統(tǒng)的檔案利用者、科研人員和社會(huì)公眾對(duì)檔案的信息需求也呈現(xiàn)出個(gè)性化和多樣化。在這種背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和服務(wù)方式已經(jīng)無(wú)法有效地滿足公眾的信息需求，這制約了檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

檔案信息在信息資源中占有重要地位，主要記錄大量的原始信息，有利于維系社會(huì)時(shí)空性與聯(lián)系性。檔案信息要想為人民大眾提供更全面、更系統(tǒng)的服務(wù)，則需轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，逐步淘汰傳統(tǒng)意義上的“實(shí)體管理”，而采用“信息管理”模式，主要依靠綜合檔案館與內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，全面收集社會(huì)檔案信息，以及存在于不同系統(tǒng)、不同行業(yè)中的檔案管理信息，逐步建成一個(gè)相對(duì)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將大量的檔案信息收入其中。

要想達(dá)到這一目標(biāo)，要求檔案管理部門(mén)應(yīng)用最新技術(shù)手段，創(chuàng)新服務(wù)模式，才能有利于全面推進(jìn)檔案管理工作與檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、社會(huì)信息化視角下檔案管理轉(zhuǎn)型的闡述

要想淘汰傳統(tǒng)的管理模式，將全社會(huì)的檔案信息集中在一起，創(chuàng)建大信息時(shí)代，從而提供更加全面、更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就需掌握社會(huì)信息化模式下的檔案管理內(nèi)涵，基于社會(huì)信息化視角的檔案管理轉(zhuǎn)型就是把存在于全社會(huì)不同領(lǐng)域、不同行業(yè)的信息集中在一起。但依據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)分析，我國(guó)的檔案信息資源分布較廣，不同信息缺乏必要的聯(lián)系，出現(xiàn)了信息孤島。檔案管理部門(mén)只負(fù)責(zé)管理一級(jí)部門(mén)的檔案和有代表意義的二、三級(jí)部門(mén)檔案，導(dǎo)致大量的檔案信息不能進(jìn)入檔案館，造成了信息資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，信息不能實(shí)現(xiàn)全覆蓋。在社會(huì)信息化要求下實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型則需依據(jù)大眾對(duì)信息的需求，應(yīng)用當(dāng)前信息技術(shù)手段，將存在于全社會(huì)的信息資源集中在一起，達(dá)到檔案信息的全覆蓋，創(chuàng)建應(yīng)用數(shù)字化的檔案信息服務(wù)，分不同階段將大量的社會(huì)檔案信息集中在一起，從而將更全面、更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)提供給大眾，逐步形成科學(xué)化、規(guī)范化、合理化的管理模式。

二、社會(huì)信息化視角下檔案管理轉(zhuǎn)型的內(nèi)容

在社會(huì)信息化發(fā)展下實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是一個(gè)長(zhǎng)期任務(wù)，要耗費(fèi)一定的人力物力，檔案工作才能順利開(kāi)展?；谏鐣?huì)信息化的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，在信息技術(shù)的不斷發(fā)展中，用戶的需求也千差萬(wàn)別。所以，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變主要依靠數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效集中檔案信息，不但要集中、處理、加工大量的信息，而且還需進(jìn)一步創(chuàng)建全國(guó)性的檔案信息服務(wù)中心。

（一）要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

要想進(jìn)一步開(kāi)拓現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)渠道，則需充分應(yīng)用數(shù)字檔案，不受時(shí)空限制。檔案信息數(shù)字化就是利用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)，將紙質(zhì)文件、音像文件等轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，形成檔案數(shù)字信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化主要內(nèi)容涉及目錄信息與全文信息的數(shù)字化。一是目錄信息數(shù)字化。這在檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換中發(fā)揮著重要作用。只有具備有序的目錄信息，才能做到科學(xué)管理檔案與分類，有利于大眾在應(yīng)用檔案時(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)地找到檔案，有利于推動(dòng)檔案管理的轉(zhuǎn)型。二是全文信息的數(shù)字化。檔案管理部門(mén)發(fā)揮掃描技術(shù)的作用，將卷宗內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)橛跋裥畔ⅲ梦淖肿R(shí)別技術(shù)轉(zhuǎn)變影像的格式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。然后根據(jù)不同大眾的需求，對(duì)其進(jìn)行分類和整理，大眾可以在館內(nèi)查詢，也可以在網(wǎng)上檢索，從而實(shí)現(xiàn)有步驟、有重點(diǎn)地開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。

（二）要完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)渠道

檔案信息服務(wù)應(yīng)該依靠互聯(lián)網(wǎng)，建立本地區(qū)的檔案局域網(wǎng)。進(jìn)一步設(shè)立檔案門(mén)戶網(wǎng)站，以所在省份的省級(jí)檔案館為中心，集中當(dāng)?shù)貦n案信息資源，達(dá)到資源共享，提供“一站式”服務(wù)。大眾在利用信息時(shí)可以登錄門(mén)戶網(wǎng)站，點(diǎn)擊相關(guān)鏈接，從而找到自己需要的信息。這種管理模式不但有利于提供更加廣泛的服務(wù)，而且能夠保證將真實(shí)、安全的信息提供給大眾。

信息服務(wù)中心是以該區(qū)域的數(shù)字檔案館和門(mén)戶網(wǎng)站為依托，向大眾提供遠(yuǎn)程服務(wù)。信息服務(wù)中心包括對(duì)區(qū)域內(nèi)各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的介紹，使大眾了解該區(qū)域內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)的情況。同時(shí)，要在信息服務(wù)中心的門(mén)戶網(wǎng)站上設(shè)置一鍵式檢索服務(wù)，依據(jù)檔案信息的來(lái)源、類別等設(shè)置，用戶通過(guò)輸入關(guān)鍵字就可檢索到信息。

（作者單位為巨野縣民政局婚姻登記處）

參考文獻(xiàn)

[1] 裴友泉，張學(xué)輝.固守還是轉(zhuǎn)身？——國(guó)家檔案管理模式改革專題研究[J].檔案學(xué)通訊，2012 （04）.

[2] 裴友泉.檔案信息由“國(guó)家資源”到“社會(huì)資源”重大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)向研究[J].檔案學(xué)研究，2012（03）.

[3] 張東華，姚紅葉.信息生態(tài)視閾下數(shù)字檔案館信息服務(wù)研究[J].檔案學(xué)通訊，2011（05）.

[4] 孫愛(ài)萍，沈蕾，謝永憲.基于信息公開(kāi)環(huán)境下的檔案信息保密問(wèn)題思考[J].檔案學(xué)通訊，2011 （05）.

[5] 屠躍明.檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)管理的探索[J].檔案與建設(shè)，2011（06）.