新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的思考與研究

肖璟

摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和普及，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息化時(shí)代，這就使得檔案信息化建設(shè)成為影響新時(shí)期檔案管理和檔案服務(wù)的重要因素。檔案管理工作者應(yīng)掌握新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，明確新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的意義，探索新時(shí)期檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施，以此促進(jìn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，加快新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；內(nèi)涵；意義；措施

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2018）28-0112-02

檔案信息化建設(shè)是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)步和普及、傳統(tǒng)檔案管理方式不適應(yīng)信息化社會(huì)要求兩大背景下的科學(xué)選擇，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作健康可持續(xù)發(fā)展的必然要求。面對(duì)新時(shí)期洶涌而來的社會(huì)信息化浪潮，檔案管理工作者必須深刻理解新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵、意義和應(yīng)采取的措施，以現(xiàn)代信息技術(shù)手段開發(fā)和利用檔案資源，積極開展檔案管理創(chuàng)新，推動(dòng)檔案資源的開發(fā)、利用和共享，為檔案管理的信息化、現(xiàn)代化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)以《檔案法》和《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為指導(dǎo)，緊密結(jié)合新時(shí)期計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，以促進(jìn)檔案管理由傳統(tǒng)的檔案保管、利用職能向檔案信息采集、檔案資源開發(fā)、檔案信息傳播和檔案信息服務(wù)等多方位職能轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵?，?shí)現(xiàn)檔案信息的接收、編研、存儲(chǔ)、利用一體化，其實(shí)質(zhì)性內(nèi)涵主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案資源以紙質(zhì)為主，不僅查閱方式和渠道單一，而且可能會(huì)對(duì)檔案資料本身形成無法預(yù)測(cè)的損害。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、激光打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化的電子文件，從根本上改變了檔案資料的物化屬性，提高了檔案資源的維護(hù)和服務(wù)效能。其次是檔案查閱的網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)于紙質(zhì)檔案資料為主的傳統(tǒng)檔案館（室）而言，要查閱檔案資料，不去檔案館（室）是無法實(shí)現(xiàn)的。而在完成了檔案信息化建設(shè)的背景下，檔案利用者完全可以在電腦、手機(jī)等網(wǎng)絡(luò)終端自主選擇和遠(yuǎn)程查閱。這就打破了檔案資料查閱、利用的時(shí)間和空間限制，既節(jié)省了查閱者的時(shí)間，也便于檔案資源的激活、互通和高度共享。第三是檔案管理的自動(dòng)化。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，無論是檔案資料的保管、整理還是查閱、利用都要采取人工的方式，檔案管理工作的強(qiáng)度大，管理效率還難以保證。通過檔案信息化建設(shè)，檔案館（室）形成了館藏資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理人員只需利用電腦就可以全面掌握檔案資料的搜集、整理、存儲(chǔ)和查閱狀態(tài)，推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。第四是檔案服務(wù)的社會(huì)化。傳統(tǒng)檔案館（室）的服務(wù)對(duì)象以到館（室）查閱人員為主，呈現(xiàn)出相對(duì)封閉的服務(wù)格局。通過檔案信息化建設(shè)，檔案資源處于開放的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上，檔案服務(wù)的對(duì)象變成了社會(huì)上任何有相關(guān)需要的單位和個(gè)體，服務(wù)的范疇由檔案館（室）拓展到整個(gè)社會(huì)。

二、新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的意義

1.促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案資源的搶救和開發(fā)。在每個(gè)檔案館（室）都有許多珍貴的館藏資料，這是記錄歷史、反映社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的不可再生資源。由于資料的材質(zhì)、存儲(chǔ)的條件和資料形成時(shí)間等諸多因素的限制，不可避免地使得一些傳統(tǒng)檔案資源受到介質(zhì)損毀、信息缺失、價(jià)值降低的威脅，由此引發(fā)的是每個(gè)檔案館（室）都面臨著搶救和開發(fā)傳統(tǒng)檔案資源的任務(wù)和難題。通過檔案信息化建設(shè)，可以使大部分館藏資料數(shù)據(jù)化，大容量、高保真的電子檔案真實(shí)、完整地保存了瀕危檔案資源，促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案資源的搶救和開發(fā)。

2.創(chuàng)新了檔案管理工作的手段和模式。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活各個(gè)空間的新時(shí)期，檔案管理必須緊跟時(shí)代步伐，以檔案信息化建設(shè)變革傳統(tǒng)檔案管理方式。數(shù)字化目錄中心和資源自動(dòng)檢索系統(tǒng)的建立，局域網(wǎng)信息庫(kù)的不斷完善，確保了檔案文件搜集、編研、整理、歸檔和調(diào)閱的一體化，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從人工向智能的跨越，創(chuàng)新了檔案管理工作的手段和模式，推動(dòng)了檔案管理工作的品質(zhì)升級(jí)。

3.提高了檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的水平。檔案管理工作具有文化和服務(wù)的雙重屬性。在檔案信息化建設(shè)中建立的檔案館（室）官方網(wǎng)站，打開了傳統(tǒng)檔案館（室）的封閉之門，給檔案資料查閱利用者提供了一個(gè)全方位、全天候、智能化、人性化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。社會(huì)單位和個(gè)體得以清晰地了解檔案館（室）的館藏資源，通過網(wǎng)站留言提出自己的查閱要求，檔案館（室）則根據(jù)留言的需要實(shí)施精準(zhǔn)服務(wù)，從而提高了檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的水平。

三、新時(shí)期檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1.提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)是新時(shí)期檔案信息化取得理想效果的關(guān)鍵。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)，將其擺在關(guān)系檔案文化事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的地位，并給予必要的人力、物力和財(cái)力支持。檔案管理工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到自己肩負(fù)的歷史使命，明確檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案館（室）健康可持續(xù)發(fā)展的重要性，自覺地摒棄傳統(tǒng)檔案管理中不適合新時(shí)期社會(huì)要求的理念和習(xí)慣，建立起以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為載體的寬口徑、多角度、跨時(shí)空檔案服務(wù)新格局。

2.加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在技術(shù)層面，檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)就是將傳統(tǒng)檔案資料的紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子介質(zhì)，并以此為依托，建立館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案館（室）應(yīng)組織精干力量，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，完成館藏紙質(zhì)檔案資料的拍照、掃描、打印、整理等基礎(chǔ)性工作，將形成的數(shù)字檔案材料歸檔輸入微機(jī)組建全文數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，加大電子目錄編研力度，以科學(xué)、規(guī)范的檢索體系保證檔案資料查詢的快、準(zhǔn)、全。

3.推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與檔案資源的共享。現(xiàn)代檔案館（室）與傳統(tǒng)檔案館（室）的最大區(qū)別就在于館藏檔案資源查詢利用的時(shí)空概念不同，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與檔案資源的共享構(gòu)成了現(xiàn)代檔案館（室）的超時(shí)空特質(zhì)。要適應(yīng)信息化社會(huì)在檔案查閱、利用上的新要求，檔案館（室）應(yīng)加強(qiáng)局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建設(shè)，公示本館（室）的檔案資源，設(shè)置中心服務(wù)器和數(shù)據(jù)交換機(jī)，創(chuàng)立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，推動(dòng)不同單位、不同地區(qū)、不同領(lǐng)域檔案館（室）的互聯(lián)互通，以檔案資源的合作共享實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程查閱和異地調(diào)閱。

4.加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才，掌握以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)是新時(shí)期對(duì)檔案管理工作者的基本業(yè)務(wù)要求。檔案館（室）應(yīng)結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況，以定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、到相關(guān)高校進(jìn)修、開展兄弟館（室）業(yè)務(wù)交流等方式，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)及對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備使用維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與融通、軟件開發(fā)與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業(yè)技能，努力建設(shè)一支檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)雙過硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍，全方位的提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。

5.建立檔案資源信息安全保障體系。檔案信息化建設(shè)以數(shù)字化檔案資源為介質(zhì)、以網(wǎng)絡(luò)多媒體平臺(tái)為載體，構(gòu)建起一個(gè)以機(jī)讀數(shù)據(jù)和資源鏈接為紐帶的檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享模式。網(wǎng)絡(luò)的開放性和虛擬性是一把雙刃劍，在帶來檔案資料查閱利用便捷的同時(shí)，也給黑客、病毒等互聯(lián)網(wǎng)公敵以可乘之機(jī)。要維護(hù)檔案信息安全，應(yīng)采取用戶實(shí)名認(rèn)證和密鑰管理、對(duì)局域網(wǎng)實(shí)施內(nèi)部隔離、安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻和殺毒軟件、設(shè)置遠(yuǎn)程訪問權(quán)限等技術(shù)措施，建立起嚴(yán)密的檔案資源信息安全保障體系。

四、結(jié)語

“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”是新時(shí)期檔案管理工作必須堅(jiān)守的原則，檔案信息化建設(shè)則是信息社會(huì)背景下落實(shí)這一原則的必然選擇。各級(jí)檔案館（室）應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，采取恰當(dāng)?shù)臋n案信息化建設(shè)行動(dòng)，切實(shí)提高檔案信息管理和服務(wù)的信息化水平，以更好地適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

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