信息時代檔案管理工作存在的問題及對策

摘要：近些年，隨著經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，計算機信息技術的應用范圍也越來越廣泛，與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，信息時代檔案管理工作更多的是依靠網(wǎng)絡和計算機信息技術，計算機技術和網(wǎng)絡數(shù)字化的應用大大降低了檔案管理工作的難度，減少了人力成本的投入，提高了檔案管理工作效率，使檔案管理工作更加高效、便捷。但信息時代檔案管理工作也存在著一些問題和不足，本文深刻的分析了信息時代檔案管理工作中的一些問題和不足，并針對這些問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題；對策

檔案管理是指利用科學合理的方法和手段對檔資料案進行收集整理、保管鑒定、檢索、編目、分析和研究等工作。隨著網(wǎng)絡信息化技術水平的不斷提高和發(fā)展，計算機信息技術越來越多的應用在檔案管理工作中，信息時代檔案管理工作的形式和內(nèi)容也發(fā)生了巨大的變化，與傳統(tǒng)檔案管理不同，信息時代檔案管理不再單純的依賴人工，而更多的是依賴網(wǎng)絡信息化和數(shù)字化，信息時代檔案管理工作更加高效、快捷。但當前，我國檔案管理工作在發(fā)展過程中也存在著一些問題和不足，這些問題嚴重的制約著檔案管理工作的發(fā)展，這就要求我們要敢于正視問題和不足，不斷的進行探索和研究，積極尋找解決問題的方案和對策，保證信息時代檔案管理工作的健康發(fā)展。

一、信息時代我國檔案管理工作存在的問題和不足

1、檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)還有待提高。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的存儲和歸檔主要是紙質(zhì)方式，檔案的檢索也主要是人工，這就造成了檔案資料收集整理的周期過長，檔案管理工作難度大，工作耗時耗力，工作效率低，檔案檢索數(shù)據(jù)不準確。信息時代的檔案管理工作主要依靠計算機網(wǎng)絡信息技術來完成，工作效率更高，檢索更加精確。這就要求檔案管理工作人員除了具備專業(yè)的檔案管理知識外，還要具備一定的計算機網(wǎng)絡知識和技能，既能熟練操作計算機，又能熟練使用檔案管理系統(tǒng)軟件，當計算機和系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，檔案管理工作人員能快速的找出問題并排除故障，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運行。但在實際工作中，由于缺乏系統(tǒng)的培訓和學習，部分檔案管理工作人員的實際操作能力還不夠高，對軟的使用情況不熟悉，遇到問題不能及時有效的解決和處理。

2、檔案管理工作的安全性和保密性不達標。利用網(wǎng)絡信息技術對檔案管理工作進行管理，極大程度的提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，減輕了檔案管理人員的工作量，但網(wǎng)絡大環(huán)境的不穩(wěn)定性，使網(wǎng)絡系統(tǒng)存在著巨大的安全隱患，各種病毒和網(wǎng)絡黑客的入侵和破壞往往會造成檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，迫使工作中斷，使檔案的鑒別、檢索和分析等一些列工作無法再繼續(xù)進行，此時，檔案管理工作人員就需要花費很大的精力去重新建立和啟動系統(tǒng)，清理病毒，恢復數(shù)據(jù)和資料，但有時候一些數(shù)據(jù)很難再恢復，更嚴重的情況會造成重要檔案資料的丟失，發(fā)生泄密事件，給檔案管理工作帶來不可估量的損失。不加以安全防護的網(wǎng)絡給了不法分子可乘之機，一些不法分子利用網(wǎng)絡漏洞竊取我國重要的檔案資源。

3、檔案管理標準化程度還不夠高，檔案管理軟件通用性能差。目前，我國各地區(qū)的檔案管理在內(nèi)部系統(tǒng)的建設時還沒有一個統(tǒng)一的參考標準和規(guī)范，每個地區(qū)的檔案管理工作差異也都很大，想要實現(xiàn)統(tǒng)一的標準化管理難度還很高，而且不同的檔案部門使用的檔案管理軟件和計算機型號配置等也都各不相同，由于不同檔案管理軟件之間的不兼容導致檔案信息資源無法實現(xiàn)共享，優(yōu)質(zhì)的檔案資源無法被充分利用，各檔案部門之間也很難做到有效的溝通和交流。這些情況都嚴重的制約了我國檔案管理的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展進程，阻礙了檔案管理工作的快速發(fā)展。

4、檔案管理硬件設備資源配備不足。由于一些地區(qū)對檔案管理工作的不重視，對檔案管理建設資金投入不足，一些地區(qū)的檔案管理工作發(fā)展仍然比較緩慢、落后，檔案管理環(huán)境簡陋，設備陳舊，本該淘汰的計算機和其他相關設備仍然在繼續(xù)使用，計算機和設備的更新滿足不了檔案管理工作發(fā)展的需要，檔案管理信息化發(fā)展更是滯后。

二、信息時代下，針對我國檔案管理工作中問題的對策

1、全面提高檔案管理工作人員的綜合能力和素質(zhì)，加強檔案管理工作人員的培訓和培養(yǎng)力度。由于檔案管理是一項長期、復雜、涉及數(shù)據(jù)龐大的工作，工作人員能力和素質(zhì)的高低直接關系著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，這項工作對檔案管理工作人員的要求極高，因此，檔案管理部門要不斷的提高工作人員的能力和素質(zhì)，定期組織工作人員進行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓和學習，通過培訓和學習讓工作人員掌握檔案管理工作相關的職業(yè)技能，加強專業(yè)知識的鞏固，努力建設一支專業(yè)素質(zhì)強，綜合能力高的隊伍，保證信息時代檔案管理工作的順利開展。同時，檔案管理工作人員還應該主動利用業(yè)余時間去充電和學習，不斷提高自己的技能，以適應快速發(fā)展的工作需要。

2、加強檔案管理系統(tǒng)的安全性建設，提高檔案管理系統(tǒng)的安全指數(shù)。為了保證檔案管理工作的安全性和保密性，必須要加強網(wǎng)絡安全建設。檔案管理研發(fā)技術人員在網(wǎng)絡建設時一定要做好網(wǎng)絡的安全防護措施，防止病毒和網(wǎng)絡黑客的入侵。定期對檔案管理系統(tǒng)進行全面升級和改造，保證檔案信息資源存儲安全，檔案信息不泄漏。對檔案管理人員使用的系統(tǒng)軟件進行權限控制，實行實名登錄，保證我國檔案資源不泄漏。

3、建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作有標準可依。提高設計軟件的通用性，使各地區(qū)檔案管理部門可以更好的實現(xiàn)檔案資源共享，保證各檔案部門通過遠程網(wǎng)絡進行有效的交流和溝通。加強檔案管理建設的資金投入，不斷淘汰掉陳舊落后的設備，采用新技術和新設備。

信息時代檔案管理工作還有很長的路要走，這就需要我們不斷的進行探索和研究，發(fā)現(xiàn)問題和不足及時解決和改正，保證我國檔案管理工作健康有序發(fā)展，不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻：

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[2]章莉.信息環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新策略[J].城建檔案，2017，（01）：58-59.

作者簡歷：

姜冬梅，女，（1973-），漢族，山東省煙臺市，大學本科，煙臺市萊山區(qū)政務服務管理辦公室，科長，館員，研究方向：檔案管理。