事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)探析

燕瑛 張宏偉

摘要：隨著當(dāng)今時(shí)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與普及推廣，對圖書資料及檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的條件已經(jīng)成熟，是發(fā)展檔案事業(yè)的必然趨勢。下面將從事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢入手，探討幾點(diǎn)策略，提升事業(yè)單位資源共享服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；圖書資料；檔案管理；信息化建設(shè)

圖書資料及檔案是事業(yè)單位非常重要的資源，其管理工作也是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作之一，是事業(yè)單位打造公共服務(wù)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)資源共享服務(wù)的關(guān)鍵。在網(wǎng)絡(luò)信息化的大環(huán)境下，事業(yè)單位圖書資料及檔案逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，方便使用者獲取資源，且圖書資料管理部門也從被動(dòng)收藏圖書資料及檔案變成信息生產(chǎn)者，使得傳統(tǒng)管理面臨巨大挑戰(zhàn)，必須適應(yīng)時(shí)代需求加強(qiáng)信息化建設(shè)。那么事業(yè)單位應(yīng)如何加強(qiáng)圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)呢？接下來就對此進(jìn)行探討。

一、事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

對于事業(yè)單位的圖書資料及檔案管理工作而言，信息化建設(shè)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是大大節(jié)約事業(yè)單位有限的人力，把圖書資料及檔案管理人員從繁瑣的、重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來，用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)開展工作，改動(dòng)信息時(shí)只需輸入指令就能自動(dòng)完成，減少手工操作錯(cuò)誤，用有限的人力做好更多工作，提高效率。二是使圖書資料及檔案的檢索、使用更便捷化，通過電子目錄與電子文件歸檔的形式形成快捷信息查詢系統(tǒng)，信息使用者只需輸入圖書資料及檔案的關(guān)鍵詞，就能獲取所需資料信息[1]。三是激發(fā)并提高圖書資料及檔案的社會(huì)效益，通過信息化建設(shè)為事業(yè)單位集成管理圖書資料及檔案奠定基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)把圖書資料與檔案文件等集成電子信息，跨越時(shí)空障礙自由流通信息，提高整體管理水平和社會(huì)效益。正因?yàn)閳D書資料及檔案管理信息化建設(shè)有這一系列的優(yōu)勢，所以事業(yè)單位加強(qiáng)落實(shí)該項(xiàng)工作勢在必行。

二、事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的策略建議

（一）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，奠定基礎(chǔ)條件

為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的圖書資料及檔案管理，事業(yè)單位就需要積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，奠定信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。一是引進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，完成對圖書資料及檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。不過在引進(jìn)設(shè)備時(shí)要注意提高其兼容性，保證信息傳遞效率，保障圖書資料及檔案的信息化傳遞。二是如果條件允許應(yīng)引進(jìn)自動(dòng)化管理設(shè)備，提升圖書資料及檔案的自動(dòng)化管理水平，借助自動(dòng)化設(shè)備充分利用有限人力資源，科學(xué)分配管理工作。三是基于事業(yè)單位管理圖書資料及檔案的實(shí)際情況開發(fā)相應(yīng)的軟件，提高管理效率，同時(shí)加強(qiáng)軟件的安全維護(hù)，為圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)提供安全保證。尤其要注意使用安全管理技術(shù)，嚴(yán)格控制訪問，做好圖書資料及檔案數(shù)據(jù)信息的備份工作、恢復(fù)工作，降低發(fā)生系統(tǒng)故障的損失。

（二）建立實(shí)用網(wǎng)站，強(qiáng)化信息管理

檔案網(wǎng)站是檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)上所建設(shè)的事業(yè)單位信息站點(diǎn)，通常是以網(wǎng)頁的形式將圖書資料及檔案信息、服務(wù)等提供給人們，方便其從網(wǎng)上查找、查詢信息，實(shí)時(shí)歸檔電子文件，直接獲取利用服務(wù)，這是信息化建設(shè)的主要目的。所以事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)納入管理信息系統(tǒng)，形成一體化系統(tǒng)，統(tǒng)籌考慮本單位各部門信息，共享資源，提升圖書資料及檔案管理的系統(tǒng)效益、綜合效益。事業(yè)單位還應(yīng)使用具備開發(fā)與升級能力的答案信息管理系統(tǒng)，促使軟件滿足網(wǎng)絡(luò)管理需求，增強(qiáng)檢索功能，最大限度發(fā)揮計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。在建設(shè)事業(yè)單位的檔案信息網(wǎng)站時(shí)還應(yīng)基于國家標(biāo)準(zhǔn)選擇標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備，獲取實(shí)力雄厚的軟硬件公司的支持，確保設(shè)備與系統(tǒng)升級換代，節(jié)省重新開發(fā)的費(fèi)用，提高網(wǎng)站實(shí)用性[2]。

（三）完善工作制度，規(guī)范信息建設(shè)

當(dāng)前國家正處于社會(huì)主義建設(shè)初級階段，大部制改革形勢使得事業(yè)單位變得獨(dú)樹一幟，其檔案管理部門反而被置于非主流境地，要想使圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)有法可依、有章可循，就必須依賴法律法規(guī)的保護(hù)、制約，規(guī)范信息化建設(shè)。所以事業(yè)單位不僅要制定符合自身實(shí)際情況的圖書資料及檔案管理制度，還要加強(qiáng)人員內(nèi)部約束，完善并執(zhí)行圖書資料及檔案信息專項(xiàng)監(jiān)督制度。完整的監(jiān)督制度不但能確保圖書資料及檔案信息的安全性，還能激發(fā)人員工作熱情，保證信息化建設(shè)過程得到限制與規(guī)范，構(gòu)建安全的、高效的圖書資料及檔案管理信息化系統(tǒng)，準(zhǔn)確及時(shí)地發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)中的隱患，調(diào)動(dòng)監(jiān)督力量推動(dòng)圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快。

（四）堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)

信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代面臨的圖書資料及檔案管理新要求，作為館員則必須建立終身學(xué)習(xí)理念，不斷提升能力與素質(zhì)，才能更好地滿足新要求，為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)更大的力量[3]。事業(yè)單位圖書資料館員不但要堅(jiān)持更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，還要不斷拓展專業(yè)面，熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息處理技術(shù)，變成有技術(shù)、懂業(yè)務(wù)、能力強(qiáng)的復(fù)合型人才；廣泛閱讀和本單位、本職工作聯(lián)系密切的文獻(xiàn)資料，及時(shí)掌握最新知識(shí)與信息，加大開發(fā)相關(guān)文獻(xiàn)資料的力度，為事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)提供助力；作為館員還應(yīng)積極定期參加事業(yè)單位組織的常規(guī)培訓(xùn)、集中培訓(xùn)等活動(dòng)，樹立優(yōu)良職業(yè)道德觀念，及時(shí)更新圖書資料及檔案管理信息服務(wù)理念，掌握數(shù)字化、信息化操作技能；把握一切在職學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不斷提升業(yè)務(wù)技能、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、提高專業(yè)水平，同時(shí)爭取外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，不斷拓展視野，掌握更多關(guān)于圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的知識(shí)，積累更多經(jīng)驗(yàn)，做事業(yè)單位合格的、優(yōu)秀的新時(shí)代館員。

三、結(jié)語

時(shí)代在不斷發(fā)展，人們越來越習(xí)慣于用便捷的網(wǎng)絡(luò)查找所需資料與信息，對圖書資料及檔案的信息化需求也日益增加，作為有公益性質(zhì)的事業(yè)單位更應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在圖書資料及檔案管理工作中引入先進(jìn)設(shè)備，建立實(shí)用網(wǎng)站，同時(shí)完善工作機(jī)制，強(qiáng)化信息管理，規(guī)范圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)，館員則要堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)，滿足信息化建設(shè)需要，為人們提供優(yōu)質(zhì)的圖書資料及檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王達(dá).新時(shí)期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化，2017（20）：166-167.

[2]戴遠(yuǎn)霞.網(wǎng)絡(luò)信息化背景下加強(qiáng)圖書資料管理研究[J].中國管理信息化，2016（02）：177-178.

[3]程文富.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略[J].企業(yè)改革與管理，2016（02）：23.