淺談寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程資料整理與歸檔

張樹(shù)英

（陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局，陜西 咸陽(yáng) 712000）

0 前言

寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程位于陜西省寶雞市以西約4 km處的渭河峽谷出口處，年調(diào)節(jié)水量0.8億m3，為寶雞峽灌區(qū)水庫(kù)補(bǔ)水1.48億m3，是陜西省重點(diǎn)水利工程。兼具蓄水、防洪、發(fā)電等多項(xiàng)功能，涉及鐵路防護(hù)、道路橋梁等多項(xiàng)外部工程，跨多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，參建單位多、工期長(zhǎng)，產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量繁多、種類龐雜，檔案材料的收集整理是一大難點(diǎn)。而工程檔案是工程運(yùn)行管理、維修養(yǎng)護(hù)、更新改造以及處理各種工程糾紛、質(zhì)量責(zé)任追究最原始、最可靠的依據(jù)和憑證，全面高效地收集工程建設(shè)檔案，做到材料分類清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確可靠，并科學(xué)規(guī)范地整理，對(duì)建成后工程的運(yùn)行、維修、改造及產(chǎn)權(quán)歸屬證明等具有不可替代的作用。

1 水利工程資料歸檔的要求

水利工程檔案資料的整理歸檔應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）和水利部發(fā)布的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》以及省級(jí)水利行政管理部門(mén)制定的有關(guān)工程檔案管理制度執(zhí)行，應(yīng)重點(diǎn)做到以下幾點(diǎn)：

（1）完整性。要確保工程檔案資料的齊全完整，系統(tǒng)成套，防止遺失或形成帳外文件，這是對(duì)工程檔案管理的基本要求。

（2）可靠性。收集的檔案資料必須真實(shí)可靠，客觀地反映工程建設(shè)的全過(guò)程。

（3）原始性。工程檔案是在工程建設(shè)中直接產(chǎn)生的第一手資料，也是可靠性的基本保證，其它經(jīng)過(guò)后期加工、復(fù)制的版本均不能作為檔案收存。

（4）規(guī)范性。對(duì)收集的工程資料按照有關(guān)規(guī)范經(jīng)過(guò)嚴(yán)格科學(xué)的整理才能成為檔案。整理過(guò)程中必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局、水利部和本省水利工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，做到分類清晰、立卷規(guī)范、排列有序和便于查找。

2 寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案的收集與整理

2.1 檔案工作機(jī)制

在工程籌備階段，檔案部門(mén)提前介入，與工程建設(shè)指揮部達(dá)成了“由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定檔案收集方案、各項(xiàng)檔案管理制度并全程進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。工程指揮部成立資料組進(jìn)行檔案收集與整理”的工作機(jī)制，在工程建設(shè)過(guò)程中檔案部門(mén)與指揮部保持了良好的溝通和配合，及時(shí)解決檔案收集和整理工作中存在的問(wèn)題，為做好工程檔案工作奠定了基礎(chǔ)。

2.2 制定檔案收集方案

制定合理的收集方案，是做好檔案材料收集的前提。檔案部門(mén)事先做了大量的基礎(chǔ)工作，全面掌握了工程從立項(xiàng)到竣工各個(gè)階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、參建單位、單元工程、標(biāo)段劃分、設(shè)計(jì)變更等信息，為制定收集方案提供依據(jù)。該項(xiàng)工程產(chǎn)生檔案材料的單位有業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、施工企業(yè)、監(jiān)理單位、設(shè)備制造單位等，形成的檔案材料種類包括移民類、拆遷征地類、水文資料、地質(zhì)資料，工程前期資料（與立項(xiàng)相關(guān)的資料）、招投標(biāo)資料、設(shè)計(jì)資料、施工管理資料、竣工驗(yàn)收資料、試運(yùn)行資料和設(shè)備資料等。從檔案材料的載體來(lái)分，又可分為紙質(zhì)材料、聲像影像材料、電子文檔等。作為業(yè)主方，我們統(tǒng)籌考慮了以上因素，制定了一個(gè)科學(xué)、合理、嚴(yán)密的檔案收集方案，并在工作中不斷完善，將工程建設(shè)中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案材料一件不漏地納入到收集方案中來(lái)，為后期檔案整理打好了基礎(chǔ)。

根據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》和《陜西省水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，結(jié)合寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程實(shí)際，在制定檔案材料收集方案時(shí)，按照工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的自然順序?yàn)榭蚣茉O(shè)立6個(gè)一級(jí)類目：

（1）工程前期資料。

（2）勘察設(shè)計(jì)資料。

（3）招投標(biāo)資料。

（4）施工資料。

（5）設(shè)備資料。

（6）竣工資料。

結(jié)合每個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生檔案材料的時(shí)間順序或者按單元工程在一級(jí)類目下根據(jù)實(shí)際情況劃分若干二級(jí)類目，例如在工程前期資料下可再分立項(xiàng)資料、征地資料、移民拆遷資料等。還可在二級(jí)類目下將單元工程再細(xì)分，設(shè)置三級(jí)類目，例如在工程前期資料（一級(jí)類目）--移民拆遷資料（二級(jí)類目）下，再按移民所在地（鄉(xiāng)鎮(zhèn)或村組）分第三級(jí)類目。是否需要設(shè)三級(jí)類目要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定，有些類別的檔案材料數(shù)量較少，層級(jí)關(guān)系相對(duì)簡(jiǎn)單，設(shè)二級(jí)類目即可。一般來(lái)說(shuō)，三級(jí)類目的檔案收集方案可滿足大多水利工程建設(shè)檔案收集需要，分類既不能太粗，也不宜太細(xì)，都不利于后期檔案的整理。

寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案收集方案示例：

（1）工程前期資料（一級(jí)類目）-a.移民拆遷資料（二級(jí)類目）-a1.坊塘村移民拆遷資料（三級(jí)類目）

（2）勘察設(shè)計(jì)資料……

制定收集方案時(shí)，事先做充分的調(diào)研，該方案覆蓋了工程建設(shè)的各個(gè)方面，在工程檔案材料的收集中發(fā)揮了重要作用，在執(zhí)行中未發(fā)現(xiàn)明顯的漏洞。但是在收集過(guò)程中，還是發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案材料未納入方案，及時(shí)進(jìn)行了修正。檔案材料收集方案即使在理論上已經(jīng)很完善，但在實(shí)踐中要不斷調(diào)整和改進(jìn)，防止檔案遺失。

2.3 準(zhǔn)確區(qū)分不同門(mén)類的檔案

在檔案收集過(guò)程中最常見(jiàn)的問(wèn)題是檔案分類不清，這類問(wèn)題中最易出現(xiàn)的錯(cuò)誤是文書(shū)檔案材料和技術(shù)檔案材料分類不清。在寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案收集過(guò)程中，這類情況出現(xiàn)較多，這是由于大多專業(yè)技術(shù)人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)造成的。比如立項(xiàng)批復(fù)文件在形式上具有文書(shū)檔案的明顯特征，但在類別是屬于技術(shù)檔案。正確區(qū)分工程技術(shù)檔案和文書(shū)檔案，我們從以下幾個(gè)方面進(jìn)行鑒別：

（1）工程技術(shù)資料一般產(chǎn)生在工程技術(shù)部門(mén)，如生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)檢部門(mén)等，而文書(shū)檔案一般產(chǎn)生在辦公室、人事、后勤等行政部門(mén)。

（2）工程技術(shù)檔案資料記錄的是工程建設(shè)、技術(shù)管理、科研等活動(dòng)的全過(guò)程，是與工程技術(shù)密切相關(guān)的。而文書(shū)檔案材料是工程建設(shè)中的行政管理資料，與工程技術(shù)無(wú)直接關(guān)系，如業(yè)績(jī)考核、考勤管理、行政會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等形成的資料。這是二者的本質(zhì)區(qū)別。

（3）工程技術(shù)資料是以某個(gè)工程項(xiàng)目為單位組織整理的，大型水利工程形成的資料往往是跨年度的，但在整理時(shí)并不以年度作為第一級(jí)目錄來(lái)整理。而文書(shū)檔案資料是按年度來(lái)組織整理的，即一個(gè)是以“工程項(xiàng)目”為單位整理的，一個(gè)是以年度為單位整理的。

（4）在實(shí)際工作中也會(huì)遇到這樣的情況：有些文件材料既有行政管理內(nèi)容，又有工程技術(shù)內(nèi)容。在寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案工作實(shí)踐中，我們的做法是：在工程技術(shù)檔案和文書(shū)檔案中各存一份，如果只有一份文件，原件存入工程技術(shù)檔案，復(fù)印件存入文書(shū)檔案并在備考表中注明原件歸存處所。

2.4 加強(qiáng)檔案工作的日常管理

工程指揮部和檔案管理部門(mén)要求每個(gè)參建單位都應(yīng)至少設(shè)一名資料員，人數(shù)視工程量和產(chǎn)生資料的數(shù)量而定。但是在實(shí)際工作中，工程建設(shè)資料幾乎產(chǎn)生于所有的工程技術(shù)人員而非資料員，因此檔案材料收集的關(guān)鍵在于提高工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和以《檔案法》為基礎(chǔ)、以地方性檔案法規(guī)、行業(yè)檔案管理規(guī)定為依據(jù)的法制意識(shí)，制定各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案材料收集制度，落實(shí)各個(gè)崗位的資料收集責(zé)任和追責(zé)機(jī)制。在寶雞峽渠首加壩加閘工程中，在檔案部門(mén)的主導(dǎo)下，先后制定了《寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案資料收集辦法》、《寶雞峽渠首加壩加閘工程參建單位檔案收集責(zé)任制》、《寶雞峽渠首加壩加閘工程專業(yè)技術(shù)人員檔案資料移交須知》等規(guī)章制度，由檔案部門(mén)和各參建單位的資料員定期或不定期進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和催收，對(duì)照收集方案，檢查資料收集是否齊全，整理是否規(guī)范，保管是否安全等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救，存在過(guò)失的，對(duì)相關(guān)單位和人員啟動(dòng)追責(zé)程序，確保工程檔案資料齊全完整，以免遺漏、形成帳外文件或檔案資料流落在個(gè)人手中，做到“顆粒歸倉(cāng)”，一件不漏。

2.5 檔案材料的整理歸檔

在工程建設(shè)過(guò)程中收集的工程資料在整理前叫做檔案材料，經(jīng)過(guò)科學(xué)系統(tǒng)地整理后才能轉(zhuǎn)化為檔案。收集是否齊全決定了檔案資料的完整性，整理質(zhì)量則對(duì)檔案提供利用的便利性起著決定性作用。即便前期檔案材料收集齊全完整，但是后期整理如果分類不清，編號(hào)混亂，就會(huì)形成“死檔”，即有檔案實(shí)體卻無(wú)法查找的檔案，也叫休眠檔案。

工程檔案整理最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)是組卷和編制檔號(hào)。組卷應(yīng)與檔案收集方案相對(duì)應(yīng)，如果收集方案合理，則組卷工作就相對(duì)容易，反之會(huì)事倍功半。組卷的基本原則是在收集方案的最低一級(jí)類目下按某一具體事由進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件按檔案產(chǎn)生的自然順序排列。

編制檔號(hào)是檔案整理工作的難點(diǎn)，在寶雞峽渠首加壩加閘工程中，我們按照國(guó)家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《陜西省水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》以及本單位的《檔案分類編號(hào)方案》，制定了《寶雞峽渠首加壩加閘工程檔號(hào)編制規(guī)則》，并對(duì)檔案整理人員進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

檔號(hào)編制過(guò)程中應(yīng)熟知本單位的檔案分類和各級(jí)類目的代字或代碼，一般分為四級(jí)類目，檔號(hào)的排列順序是由一級(jí)類目到四級(jí)類目依次排列。寶雞峽渠首加壩加閘工程檔號(hào)編制方法是由于該項(xiàng)工程檔案在本單位檔案分類中屬基建類，檔號(hào)示例：JJ.01.01. 01.0001。

JJ代表基建類，其后第一個(gè)01代表寶雞峽渠首加壩加閘工程在本單位基建類檔案中的排序，第二個(gè)01代表該工程下的一個(gè)單元工程的序號(hào)，第三個(gè)01代表單元工程下的一個(gè)子項(xiàng)目，0001代表案卷號(hào)。檔號(hào)編制見(jiàn)圖1。

圖1 檔案編制示意圖

各級(jí)類目及其下的并列項(xiàng)目均在《編號(hào)規(guī)則》中規(guī)定了代字或序號(hào)，為了保證每一件檔案編號(hào)的唯一性，整理人員不得擅自改變代字或序號(hào)。

組卷和編號(hào)工作完成后，按相關(guān)規(guī)范裝盒、題寫(xiě)案卷題名，并在備考表中填寫(xiě)案卷存在的問(wèn)題或其它注意事項(xiàng)。檔案整理應(yīng)按照檔案材料形成的自然順序，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，做到分類清晰，編號(hào)準(zhǔn)確，排列有序，便于查找利用。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案部門(mén)提前介入制定了檔案收集方案，保證了檔案的完整性。在整理環(huán)節(jié)按照有關(guān)規(guī)范要求結(jié)合本工程實(shí)際制定了整理標(biāo)準(zhǔn)和檔號(hào)編制規(guī)則，使檔案整理工作具有便利的操作性。檔案管理部門(mén)在工程建設(shè)檔案收集整理過(guò)程發(fā)揮了主導(dǎo)作用，并落實(shí)了相關(guān)單位和人員的責(zé)任，為做好工程檔案工作的奠定了基礎(chǔ)，確保了工程檔案齊全完整、原始可靠、分類合理，編號(hào)準(zhǔn)確，條理清晰，排列有序，便于查考。由于加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程資料整理及歸檔工作順利完成，并通過(guò)了省級(jí)驗(yàn)收。