使用Word編輯工程機(jī)械零件圖冊的應(yīng)用技巧

唐呈呈 廣西柳工機(jī)械股份有限公司

0 前言

工程機(jī)械零件圖冊是售后技術(shù)資料中的重要組成部分，設(shè)備一旦發(fā)生零件損壞，客戶及服務(wù)人員需要通過零件圖冊來查找配件并下達(dá)訂單；因此，在新機(jī)型發(fā)布前，必須準(zhǔn)確高效地完成零件圖冊的編制，以滿足銷售需求。

與普通文檔相比，工程機(jī)械零件圖冊文檔長、內(nèi)容多，需要涵蓋整機(jī)各系統(tǒng)的零部件爆炸圖和銷售零件清單，頁數(shù)通常在幾百頁甚至一千多頁以上。針對這一特點(diǎn)，編輯工作者不僅需要有熟練的操作和細(xì)致的耐心，也需要掌握一些編輯Word文檔的技巧，以提高工作效率。本文中，筆者結(jié)合自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分享了Word樣式及樣式集、宏、域的一些應(yīng)用技巧，以供探討。

1 樣式及樣式集的應(yīng)用

樣式可以理解為多種格式的集合，一般所說的“格式”通常指某種單一的格式，比如字體的“字形”、“字號”，段落的“對齊方式”、“行距”等。每一次格式設(shè)置，都需要選擇某一種對應(yīng)的格式，在編輯需要多種格式的復(fù)雜文檔時(shí)，這樣的操作十分繁瑣，且容易出錯(cuò)；此時(shí)，我們就可以采用樣式來實(shí)現(xiàn)復(fù)雜格式的調(diào)整[2]。

作為格式的集合，樣式可以實(shí)現(xiàn)Word中的所有格式，通過事先設(shè)置好的樣式進(jìn)行格式調(diào)整時(shí)，不僅可以減少大量的重復(fù)操作，減少工作量，還能夠降低出錯(cuò)率，從而達(dá)到提升工作效率的目的。

下面，我通過一個(gè)簡單案例來介紹如何創(chuàng)建新樣式和樣式集，并使用樣式和樣式集對零件圖冊進(jìn)行快速格式調(diào)整。

1.1 創(chuàng)建需要的樣式

通常，零件圖冊從系統(tǒng)中導(dǎo)出時(shí)（如SBOM），源文件已有固定的格式，但仍需要文件管理工程師進(jìn)行大量的格式調(diào)整。例如，在圖冊中，柳工要求按照左爆炸圖右零件清單的原則進(jìn)行編輯，以方便用戶查閱，如圖1。但對于零件數(shù)量較少的爆炸圖（一般少于13個(gè)），如圖1的圖和清單則需放在同一頁，以利于減少文檔頁數(shù)，降低印刷成本。

圖1 爆炸圖和零件清單

此時(shí)，我們可以通過創(chuàng)建一個(gè)清單標(biāo)題樣式來實(shí)現(xiàn)這一要求。操作步驟如下：

(1) 在“開始”菜單中，點(diǎn)擊“樣式”菜單欄右下角的展開按鈕；

(2) 在彈出窗口中，點(diǎn)擊左下角的“新建樣式”圖標(biāo)；

(3) 在彈出的窗口的“名稱”欄中命名新建樣式（本例中命名為“List清單”），并設(shè)置好需要的格式，點(diǎn)擊“確定”按鈕完成新樣式的創(chuàng)建；

本例中的格式設(shè)置較為簡單，僅需更改“段前分頁”一種格式。

(4) 以此類推，創(chuàng)建其它需要的樣式。

同時(shí)，為了方便操作，頻繁使用的樣式可以設(shè)置快捷鍵。

1.2 使用樣式

當(dāng)需要更改清單標(biāo)題的格式時(shí)，只需要把鼠標(biāo)放置在該行，然后敲擊設(shè)置好的快捷鍵或者使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊下“List清單”樣式，即完成格式的修改。

此外，如需更改當(dāng)前文檔的排版格式時(shí)，只需要對相應(yīng)的樣式進(jìn)行一次性修改即可，無需其他手動操作。

1.3 創(chuàng)建及使用樣式集

以上設(shè)置好的樣式不僅可供當(dāng)前文檔使用，新的Word文檔也能夠引用這些樣式，實(shí)現(xiàn)樣式的重復(fù)利用，這就需要用到樣式集。

所謂樣式集，其實(shí)就是多個(gè)樣式的集合，創(chuàng)建樣式集的步驟如下：

(1) 打開已創(chuàng)建好樣式的Word文檔，在“開始”菜單中，點(diǎn)擊“樣式”菜單欄的“更改樣式”按鈕；

(2) 在彈出窗口中，依次點(diǎn)擊“樣式集”、“另存為快速樣式集”圖標(biāo)；

(3) 彈出的快速保存樣式集窗口，輸入名稱(如保存為“我的圖冊樣式集”)，選擇保存按鈕。

創(chuàng)建完樣式集后，便可在其他文檔中使用該樣式集，步驟為：

打開需要編輯的新文檔，在“開始”菜單的“樣式”欄中，依次點(diǎn)擊“樣式集”、“我的圖冊樣式集”，新文檔的樣式欄中即出現(xiàn)之前保存的樣式，實(shí)現(xiàn)樣式集的引用，引用樣式集的前后對比如圖2所示。

圖2 新文檔引用樣式集前后對比

編輯每本圖冊中都需要使用這些樣式，通過樣式集的巧妙使用，操作簡單，便可直接使用樣式集里的所有樣式，避免每次使用重新設(shè)置新樣式的操作。

2 宏的應(yīng)用

Word的宏是一個(gè)批處理程序的命令，通過一個(gè)簡單的操作就可以同時(shí)完成多項(xiàng)任務(wù)，如能正確地運(yùn)用，可以極大提高編輯零件圖冊的工作效率和質(zhì)量。

下面，我通過一個(gè)簡單案例來介紹宏的錄制和使用。

在編輯一本圖冊時(shí)，通常需要對零件數(shù)量較少的圖進(jìn)行縮放或裁減處理，便于將圖和清單放在同一頁面，以減少文檔的頁數(shù)，而這樣類型的圖片在一本圖冊中有時(shí)可達(dá)數(shù)百張。此時(shí)，可以通過宏命令，實(shí)現(xiàn)圖片裁剪或縮放的快速、精準(zhǔn)操作，確保圖幅大小一致，以及圖片框大小的快速調(diào)整。

2.1 宏的錄制

錄制一個(gè)縮放圖片及調(diào)整圖片框大小同時(shí)進(jìn)行的宏，操作步驟如下：

(1)選擇一張圖片，點(diǎn)擊文件菜單的“視圖”，點(diǎn)擊“宏”的展開按鈕，點(diǎn)擊“錄制宏”，輸入“宏名”（如命名為“縮放圖片”），并在“說明”欄簡單描述下該宏的定義，以免遺忘，同時(shí)可定義一個(gè)未指定的快捷鍵，如縮放圖指定快捷鍵“Alt+V”，最后點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕。

(2) 設(shè)置圖片格式，點(diǎn)擊文件菜單的“格式”，然后點(diǎn)擊“大小”展開按鈕，設(shè)置需要縮放的大?。粓D冊中零件較少的圖一般選擇縮放50%即可，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

(3) 設(shè)置圖片框的大小，讓其匹配圖片大小，點(diǎn)擊“布局”—“選擇”展開按鈕，“選擇單元格”—“單元格大小”展開按鈕—彈出的“表格屬性”的“行”設(shè)置需要的參數(shù)，圖片縮放50%后圖片框的“指定高度”可以設(shè)置11.3cm數(shù)值比較合適，“行高值是”欄建議選擇“最小值”，以便于如需要放大圖片，圖片框隨著圖片變大而自動下移，不需要手動調(diào)整。

(4)點(diǎn)擊文件菜單的“視圖”，點(diǎn)擊“宏”的展開按鈕，最后點(diǎn)擊“停止錄制”，完成宏的定義及錄制。

2.2 宏的運(yùn)行

編輯過程中遇到需要縮放的圖片，選擇圖片后，點(diǎn)擊“視圖”—“宏”—“查看宏”—選擇宏“縮放圖片”—“運(yùn)行”，實(shí)現(xiàn)“縮放圖片”宏的運(yùn)行；更加快捷的方式是選擇圖片后，按下之前指定的快捷鍵“Alt+V”，便可完成縮放圖片及圖片框大小的調(diào)整，通過宏進(jìn)行圖片縮放，簡短的擊鍵便可實(shí)現(xiàn)目的，圖3為運(yùn)行宏后的結(jié)果。

圖3 運(yùn)行宏后

2.3 如何在新文檔使用宏

除了本文檔可以使用定義好的宏，新的Word文檔需要使用之前錄制好的宏，錄制宏的過程中只需要“宏保存在”默認(rèn)選擇“所有文檔（Normal.dotm）”其它Word文檔都可以直接應(yīng)用該宏，通用性非常強(qiáng)。

3 域的應(yīng)用

Word域可以理解為范圍，與數(shù)據(jù)庫中的字段類似，實(shí)際上，Word域就是文檔里的一些字段。每個(gè)Word域名具有唯一性，且取值不同。

在零件圖冊里，域應(yīng)用非常廣泛，如能巧妙應(yīng)用域，能給編輯排版工作帶來極大的方便。通常使用到域有時(shí)間域、樣式域、頁碼域、目錄域等。域的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)圖冊準(zhǔn)確、高效排版編輯的重要要素。

比如圖4中頁眉的樣式域“章節(jié)名稱”信息可以通過使用StyleRef樣式域直接鏈接到文檔中標(biāo)題2“動力系統(tǒng) POWER SYSTEM”。

圖4 StyleRef樣式域的應(yīng)用

創(chuàng)建StyleRef樣式域非常方便，通過點(diǎn)擊“插入”—“文件部件”—“域”—“域名”選擇“StyleRef” —“樣式名”選擇“標(biāo)題2”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可完成。通過域的準(zhǔn)確應(yīng)用，可以方便準(zhǔn)確地完成相應(yīng)的設(shè)置，避免了人為輸入錯(cuò)誤發(fā)生的可能性，同時(shí)提高文檔的編輯效率。

4 小結(jié)：

以上幾點(diǎn)是筆者平時(shí)在圖冊編輯工作中的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，通過巧妙使用樣式、樣式集、宏及域，可有效提高Word編輯圖冊的效率和質(zhì)量。

實(shí)際應(yīng)用中還有更多的應(yīng)用技巧需要我們?nèi)フ莆?，通過和這些編輯技巧能使得編輯工作減少煩瑣的重復(fù)操作，增強(qiáng)編輯的靈活程度，最終提高工作效率和文檔質(zhì)量，達(dá)到事半功倍的效果。