淺談質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的功能需求與信息化發(fā)展方向

盛驍駿

摘要：本文根據(jù)質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的基本理論和概念，在傳統(tǒng)系統(tǒng)功能需求的基礎(chǔ)上，按照省委省政府最多跑一次的精神和國(guó)家總局以及省局信息化的總體框架和建設(shè)要求，結(jié)合我所檢驗(yàn)檢測(cè)管理的現(xiàn)狀，進(jìn)一步細(xì)化我所檢測(cè)管理系統(tǒng)的框架設(shè)計(jì)，提出了檢測(cè)在線自助服務(wù)、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、財(cái)務(wù)收費(fèi)及報(bào)告蓋章管理、自動(dòng)客服語(yǔ)音回訪等頗具特色的信息化改造需求，為增加單位員工、客戶的獲得感，全面提升單位社會(huì)公眾形象指明了方向。

Abstract： Based on the basic theory and concept of the quality management business management system and the functional requirements of the traditional system， the Once Most spirit of the provincial party committee and the provincial government， and the overall framework and construction requirements of the State Administration of Science and Technology as well as the provincial bureau informatization， the inspection and management status of our company has further refined the framework design of quality inspection management system， and proposed special information transformation needs such as online self-service testing， automatic data collection， financial accounting and report stamp management， automatic customer service voice feedback， etc.. The transformation of demand has provided a direction for the increase the acquisition sense of employees and customers and the overall improvement of the public image of the unit.

關(guān)鍵詞：質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；信息化

Key words： quality inspection business management system；informatization

中圖分類號(hào)：TN948.61 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2018）27-0182-03

0 引言

質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是指涵蓋了委托受理、檢測(cè)領(lǐng)樣、任務(wù)分配、檢測(cè)結(jié)果編輯與確認(rèn)、報(bào)告編制、報(bào)告審核、報(bào)告批準(zhǔn)、報(bào)告打印、報(bào)告回庫(kù)、報(bào)告發(fā)送等樣品受理檢測(cè)全過(guò)程的信息化系統(tǒng)。在該基礎(chǔ)功能需求的管理下，解決了以往在手工、紙質(zhì)的檢驗(yàn)管理模式下，檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理者不能全面掌控各檢測(cè)中心的檢測(cè)情況的弊端。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，以及省委省政府最多跑一次和省局建設(shè)智慧檢測(cè)項(xiàng)目的新標(biāo)準(zhǔn)要求下，應(yīng)充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全認(rèn)證技術(shù)和先進(jìn)的軟件開(kāi)發(fā)模式，全面整合所內(nèi)部信息資源，進(jìn)一步提高研究所信息化程度，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)檢測(cè)業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)檢測(cè)流程及內(nèi)部事務(wù)處理的計(jì)算機(jī)化、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)無(wú)紙化、政務(wù)資源一體化，成為一個(gè)先進(jìn)、穩(wěn)定的信息管理應(yīng)用系統(tǒng)和平臺(tái)。在功能上覆蓋全所的檢測(cè)業(yè)務(wù)需要，在性能上具備響應(yīng)速率快、穩(wěn)定性好、安全可靠和簡(jiǎn)單易用的特點(diǎn)，達(dá)到顯著提高檢測(cè)效率、降低業(yè)務(wù)運(yùn)行成本、增強(qiáng)業(yè)務(wù)行政能力、提高服務(wù)水平，促進(jìn)檢測(cè)現(xiàn)代化、管理信息化和決策科學(xué)化的目標(biāo)。

1 質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)功能需求

1.1 質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介

1.1.1 業(yè)務(wù)管理

業(yè)務(wù)管理模塊包含：委托受理、任務(wù)分配、報(bào)告制作、報(bào)告審核、報(bào)告批準(zhǔn)、報(bào)告打印、報(bào)告回庫(kù)、報(bào)告發(fā)送等。

1.1.2 樣品管理

樣品管理模塊包含：樣品入庫(kù)、樣品出庫(kù)等。

1.1.3 統(tǒng)計(jì)查詢

統(tǒng)計(jì)查詢模塊包含：樣品信息查詢、報(bào)告查詢等。

1.1.4 用戶管理

用戶管理模塊包含： 權(quán)限組管理、用戶權(quán)限管理等。

1.2 軟件功能模塊圖（圖1）

1.3 業(yè)務(wù)架構(gòu)圖（圖2）

2 質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)信息化改造方向

2.1 搭建客戶服務(wù)平臺(tái)

客戶服務(wù)平臺(tái)涵蓋了：大廳自助受理功能、檢測(cè)進(jìn)度查詢功能、報(bào)告真?zhèn)尾樵児δ堋⒕W(wǎng)上支付功能、電子報(bào)告簽章功能。

2.1.1 大廳自助受理

獨(dú)立的自助委托系統(tǒng)，需要客戶在大廳受理電腦錄入委托信息，比如客戶單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、郵寄地址、樣品名稱、標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目參數(shù)等信息，客戶信息要保密。

客戶信息錄入完后，此信息會(huì)自動(dòng)顯示在檢測(cè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，大廳受理員對(duì)客戶填寫的委托單信息進(jìn)行線上審核。

審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成委托書，此委托合同書能自動(dòng)發(fā)送到平板上，交由客戶確認(rèn)無(wú)誤后，客戶直接在在平板上進(jìn)行電子簽名確認(rèn)形成正式委托書?？蛻艉灻_認(rèn)后，委托信息自動(dòng)導(dǎo)入到檢測(cè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，同時(shí)自動(dòng)發(fā)送短信給客戶，告知客戶委托已經(jīng)受理。

系統(tǒng)根據(jù)客戶預(yù)留E-mail地址，自動(dòng)將電子委托書發(fā)送給客戶，供客戶打印。委托書上有二維碼和一維碼，其中二維碼供客戶掃描查詢委托進(jìn)度。

2.1.2 檢測(cè)進(jìn)度查詢

多途徑的檢測(cè)進(jìn)度查詢服務(wù)，客戶不僅可以通過(guò)檢測(cè)委托合同書上的二維碼進(jìn)行掃描查詢，還可以通過(guò)研究所微信公眾號(hào)以及門戶網(wǎng)站檢測(cè)報(bào)告進(jìn)度查詢專欄進(jìn)行查詢。

2.1.3 報(bào)告真?zhèn)尾樵?/p>

客戶只要通過(guò)微信“掃一掃”等公共軟件，掃描報(bào)告封面上的二維碼后自動(dòng)鏈接至浙江省家具與五金研究所門戶網(wǎng)站，彈出檢測(cè)報(bào)告主要信息，信息包括報(bào)告編號(hào)、樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、委托單位、生產(chǎn)單位、檢驗(yàn)日期、結(jié)束日期等信息，通過(guò)比對(duì)輕松實(shí)現(xiàn)辨識(shí)檢測(cè)報(bào)告的真?zhèn)巍?/p>

2.1.4 網(wǎng)上支付

為企業(yè)（個(gè)人）客戶提供網(wǎng)上支付的功能，并在系統(tǒng)中形成在線支付信息列表，財(cái)務(wù)核對(duì)到賬情況對(duì)待付款列表進(jìn)行收款操作。

2.1.5 電子報(bào)告簽章

產(chǎn)品檢驗(yàn)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成帶著CA認(rèn)證的電子簽章的報(bào)告，在客戶服務(wù)子平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)瀏覽與下載。

2.2 研究檢驗(yàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集功能

對(duì)檢測(cè)設(shè)備直讀光譜儀進(jìn)行智能化改造。當(dāng)檢測(cè)數(shù)據(jù)生成時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將檢測(cè)數(shù)據(jù)上傳至服務(wù)器儲(chǔ)存。在編輯檢測(cè)報(bào)告時(shí)，檢驗(yàn)系統(tǒng)能夠根據(jù)檢測(cè)報(bào)告號(hào)自動(dòng)下載服務(wù)器中的檢測(cè)數(shù)據(jù)，并根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)已維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修約。檢驗(yàn)員無(wú)需手動(dòng)對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入及修約，從而減少了報(bào)告錄入時(shí)間，提高了檢測(cè)的工作效率。另一方面，由于檢測(cè)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入報(bào)告檢驗(yàn)系統(tǒng)，從而減少了人員接觸，對(duì)于數(shù)據(jù)的真實(shí)性也大大提高。另外，也基本避免了由于手工錄入造成的筆誤和誤錄，增強(qiáng)了材質(zhì)檢測(cè)的準(zhǔn)確性。

2.3 梳理財(cái)務(wù)收費(fèi)及報(bào)告蓋章管理流程

2.3.1 現(xiàn)有工作方式的缺點(diǎn)

申請(qǐng)蓋章流程：實(shí)驗(yàn)室人員要求蓋章，財(cái)務(wù)通過(guò)excel表進(jìn)行查賬，確認(rèn)是否收款，如收款則蓋章，若沒(méi)有收款，查找無(wú)名帳（打錢人跟委托人不符合的情況下無(wú)法確認(rèn)該筆錢屬于哪個(gè)委托），如能查到則記錄歸屬并蓋章。財(cái)務(wù)在真正需要查找的時(shí)候是一個(gè)龐大和耗時(shí)耗力事情。

2.3.2 改造后成效

整個(gè)流程實(shí)現(xiàn)徹底的無(wú)紙化。財(cái)務(wù)使用二維碼掃描自動(dòng)獲取發(fā)票信息，使用一維碼自動(dòng)獲取委托單信息，可以節(jié)省很多錄入和查詢時(shí)間。申請(qǐng)蓋章人員可以直接在系統(tǒng)中查詢報(bào)告是否收過(guò)款，無(wú)需再到財(cái)務(wù)確認(rèn)，節(jié)省雙方的時(shí)間。蓋章人員無(wú)需再看財(cái)務(wù)的“收訖”章，在掃描報(bào)告條碼時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)提醒此份報(bào)告是否收款。徹底解決財(cái)務(wù)因?yàn)椴檎沂欠袷湛钚畔⒔诡^爛額的情況，也徹底杜絕手工方式帶來(lái)的各種漏洞。

2.4 創(chuàng)建自動(dòng)客服語(yǔ)音回訪系統(tǒng)

創(chuàng)建自動(dòng)客服語(yǔ)音回訪系統(tǒng)，改變目前客服人員人工進(jìn)行回訪的方式，省時(shí)省力，系統(tǒng)主要特色亮點(diǎn)如下：檢測(cè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)在報(bào)告寄送后輪詢物流信息，如果報(bào)告已經(jīng)簽收，則自動(dòng)撥打電話進(jìn)行語(yǔ)音回訪，同時(shí)記錄語(yǔ)音回訪內(nèi)容，包括客戶意見(jiàn)建議的語(yǔ)音資料；自動(dòng)統(tǒng)計(jì)語(yǔ)音回訪結(jié)果，提供不成功記錄供工作人員進(jìn)行人工回訪，同時(shí)支持工作人員在系統(tǒng)中記錄人工回訪結(jié)果；支持組合查詢，包括時(shí)間、企業(yè)名稱、結(jié)果類別等關(guān)鍵字模糊查詢。不同的標(biāo)識(shí)區(qū)分是語(yǔ)音自動(dòng)回訪還是人工回訪；語(yǔ)音播報(bào)的內(nèi)容，文字輸入可以修改，已經(jīng)回訪的企業(yè)要有標(biāo)識(shí)能夠一目了然。

系統(tǒng)模塊圖如圖3。

3 結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與門戶網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等載體相結(jié)合，為客戶開(kāi)辟了快捷通道，實(shí)現(xiàn)在線委托，費(fèi)用支付，報(bào)告下載，進(jìn)度查詢等一條龍服務(wù)，真正做到了最多跑一次甚至是一次都不跑，提升了客戶的滿意度；與實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)設(shè)備相結(jié)合，通過(guò)智慧檢測(cè)，快速提升了檢測(cè)效率，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，告別了繁瑣的對(duì)賬模式，提高了對(duì)賬效率及對(duì)賬準(zhǔn)確度；與客戶回訪工作相結(jié)合，利用大數(shù)據(jù)手段減少人力投入，大大提高了回訪的效率。正是利用了這些最新，最前沿的信息化手段，采用發(fā)散性思維，使得傳統(tǒng)的質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生了新的生命力，這或許也為質(zhì)檢業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)未來(lái)的信息化發(fā)展指明了方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]張耀武，呂巖，李婷，劉惠.質(zhì)檢機(jī)構(gòu)B/S架構(gòu)檢驗(yàn)信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用[J].檢驗(yàn)檢疫學(xué)刊，2013（3）.