淺談新形勢下基層檢察機關如何做好檔案管理工作

摘 要 檢察檔案是國家重要專業(yè)檔案之一，體現(xiàn)了檢察機關依法履行法律監(jiān)督職能的全過程，是檢察工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。新時期的檢察工作越來越偏向?qū)I(yè)化、規(guī)劃化、信息化，檔案工作面臨著更高的要求和挑戰(zhàn)，對檔案人員的綜合素質(zhì)能力的要求也更高。新形勢下，司法體制改革也正在穩(wěn)步推進之中，檢察檔案工作的信息化、數(shù)字化價值也愈加凸顯，因此，如何做好基層院檔案管理工作就顯得尤為重要。本文結合基層檢察機關檔案工作實踐，就檔案工作的現(xiàn)狀、面臨的問題及改進方向進行探討。

關鍵詞 檢察檔案 信息化 檔案管理

作者簡介：蔣征峰，江蘇省蘇州市相城區(qū)人民檢察院檔案員。

中圖分類號：D926.3 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.04.196

檢察檔案管理工作是檢察工作的重要組成部分，是檢察工作可持續(xù)發(fā)展的重要保障。筆者所在基層檢察院檔案室在2008年被評為檔案工作省特一級檔案室，并在2012年度的五星級檔案室的復評中也順利達標。在開展檢察檔案工作過程中，我們也發(fā)現(xiàn)一些與檢察工作發(fā)展不相適應的問題和不足，需要去不斷加以改進和完善，進一步提高檔案工作質(zhì)量，為新形勢下的檢察工作提供準確的信息和堅強的后盾。可以說，實現(xiàn)檢察檔案工作的現(xiàn)代化是推動檢察機關檔案管理的迫切需求。 這一點已經(jīng)成為基層檢察院的共識。

一、當前基層檢察機關檔案工作的主要做法

（一）認真落實檢察檔案工作新規(guī)定

2017年初最高人民檢察院、國家檔案局共同出臺了新的《人檢察院訴訟檔案管理辦法》、《人民檢察院訴訟文書材料立卷歸檔細則》的規(guī)定，新規(guī)定要求隨訴訟案卷、文書材料在裝卷順序、保管期限、收集范圍、檔號編制等方面與老規(guī)定在內(nèi)容上有所調(diào)整和修改。為順利做好本年度的訴訟案卷、文書歸檔工作，該院召開檔案工作部門聯(lián)席會議，要求專職、兼職檔案員要認真學習新出臺的兩個“規(guī)定”，研究、吃透新老規(guī)定的不同之處。

（二）不斷加大信息化建設資金投入

為適應新的《江蘇省檢察機關檔案管理系統(tǒng)》，同時根據(jù)新“規(guī)定”的要求進一步提升檔案工作效率，該院去年上半年為檔案室投入大量經(jīng)費，添置了檔案專用高速掃描儀、打印機、網(wǎng)絡交換機等硬件設施，為檔案工作數(shù)字化、信息化提供了堅實的保障。

（三）加強學習提升專職檔案人員業(yè)務水平

2017年4月，該院檔案管理人員進行了崗位調(diào)動，為了更好地提升檔案員的綜合業(yè)務能力，抽調(diào)新檔案員至檔案工作先進院學習，熟悉全面系統(tǒng)的基本架構和功能模塊，掌握基本的操作方法，如電子卷宗、電子目錄導入方法，檔號編制、PDF文件制作等。另外，新檔案員在五月份通過“江蘇省檔案遠程教育平臺”，系統(tǒng)的學習了《檔案管室工作基礎》、《企事業(yè)單位檔案管理基礎》等多門必修課和選修課的網(wǎng)絡培訓考試，取得了合格證。

（四）修改和完善檔案管理工作制度

新規(guī)定的出臺、新系統(tǒng)的應用，該院原有的檔案規(guī)章制度已經(jīng)不能適應新形勢檔案工作的發(fā)展需求。在分管領導、市院條線的監(jiān)督指導下，檔案室對原有的訴訟檔案歸檔移交制度部分內(nèi)容進行了修改，要求各部門在歸檔期限上嚴格按照標準，合理安排進度，及時限期歸檔。同時，也明確了檔案室和各業(yè)務部門在立卷歸檔工作上的具體分工和責任，確保歸檔工作做到規(guī)范化、標準化。

（五）服務外包積極推進檔案工作信息化進程

為進一步提升檔案工作效率和管理水平，加快推進信息化、數(shù)字化進程，解決檔案工作人少事多、服務利用效率不高的突出問題，2017年8月初，該院對訴訟案卷歸檔及掛接工作采用服務外包方式，由專業(yè)人員進行操作。購買社會化服務的方式，一方面提高了訴訟案卷電子卷宗導入、掛接的效率，也保證了準確率，另一方面，將檔案員從大量事務性工作中解脫出來，把更多的精力和時間投入到檔案利用開發(fā)、規(guī)章制度完善、檔案設備設施的日常維護管理，充分提升檔案工作的質(zhì)量和效率。

二、基層檢察機關檔案工作的現(xiàn)實困境

（一）檔案人員的工作量和工作強度越來越大

檢察機關的檔案人員工作量大，負責訴訟檔案、文書檔案、照片檔案的收集、整理、掃描、入庫，還有日常的訴訟卷宗、文書材料的借閱、設施設備的維護等。目前，電子歸檔及檔案信息化建設的任務繁重，加之業(yè)務部門案件量逐年增多，案多人少的矛盾突出，導致對訴訟卷宗的歸檔不夠重視，歸檔不及時、不完整。另外，檔案信息化系統(tǒng)與統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)不兼容、難對接，出現(xiàn)了多系統(tǒng)的掃描、錄入，過多的重復勞動，加大了檔案工作人員的難度和工作量。

（二）檔案人員的專業(yè)能力素質(zhì)和現(xiàn)代化檔案工作還不相適應

檔案工作具有較強的連續(xù)性和專業(yè)性，檔案人員的成長需要時間的積累和經(jīng)驗的沉淀，人員的頻繁變動和專業(yè)知識的缺乏不利于檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。一是基層院受人員配置所限，檔案人員力量不足，要兼顧檔案工作和辦公室工作，面對日益繁多的工作量和復雜的檔案存儲，很多時候都疲于應付日常收集、整理工作，很難有精力關注檔案開發(fā)利用。二是專業(yè)培訓有限，與崗位需求有較大差距。三是檔案管理人員流動較為頻繁，加上當前檔案工作更多地采用現(xiàn)代的技術手段，特別是信息化手段越來越豐富，由于人員流動頻繁，使得檔案工作的連續(xù)性無法維持，缺乏完整的系統(tǒng)性管理，因此對檔案工作出現(xiàn)的新情況、新問題無法有效應對。

（三）對檔案工作重要性認識不充分

基層院檔案工作是檢察工作中一項基礎性工作，也是其中的重要組成部分，各項檢察工作的開展都離不開檔案。但是大多數(shù)基層院對于檔案工作的重視程度往往滯后于其業(yè)務工作，存在的問題有：一是思想理念存在偏差，大部分人認為檢察工作主要以訴訟監(jiān)督、司法辦案為主，而立卷、歸檔可以先緩一緩，訴訟案卷、文書材料只要年底能夠入庫封存就行，對檔案服務檢察工作的緊迫性、重要性的認識不足。二是全員參加檔案工作的熱情不高，當前司法體制改革正在如火如荼的推進當中，出于職業(yè)前景、待遇等方面的考慮，干警可能更愿意選擇業(yè)務部門，走司法辦案的道路，綜合部門本身人員流失、人手緊張，造成愿意從事檔案工作的人員短缺，暴露出檔案意識不夠、氛圍不濃的思想理念。

三、基層檢察機關檔案工作的改進方向

（一）優(yōu)化檔案工作結構，提升服務質(zhì)量

檔案信息化是檔案發(fā)展的方向，也是提高檢察檔案管理服務水平的重要途徑，充分利用檔案管理系統(tǒng)、檢察統(tǒng)一應用系統(tǒng)這兩個平臺，進一步優(yōu)化檔案工作結構。檢察檔案的利用是檢察檔案管理工作的核心，要提高檔案運用工作實效。 一要注重利用現(xiàn)有的平臺系統(tǒng)拓展案件信息查詢方式、加強檢索功能，摒棄單一的紙質(zhì)文檔、案卷調(diào)閱，實現(xiàn)由在線查閱、借閱模式的利用轉(zhuǎn)變。二要注重各部門之間的緊密聯(lián)系，每位干警要會使用、善于使用現(xiàn)有的平臺系統(tǒng)，盡量做到文書檔案、訴訟案卷在線歸檔，逐步提高歸檔效率。三要注重提高人員效率，對一些簡單、復雜、非核心的事務性工作，可以采用服務外包的方式替代檔案人員 “埋頭苦干”，使得檔案員能夠有時間、有精力投入到深度編研、制度完善、服務司法辦案中去。

（二）提升檔案人員素養(yǎng)，扎實管理水平

當前檢察工作信息化大環(huán)境下，只有加快檔案工作的標準化、信息化建設，才能跟上新形勢檢察工作的步伐。檢察機關檔案人員不僅僅需要扎實的檔案基礎知識，還要具備一定的法律業(yè)務知識，因此必須注重主動學習。一方面要多參加各類信息化、數(shù)字化檔案管理方面的培訓、專題講座，同時在工作中遇到問題要向上級、同級之間多請示、多溝通，及時解決出現(xiàn)的問題。另一方面定期與檔案工作先進院、先進單位交流工作經(jīng)驗，進行觀摩、學習，注重現(xiàn)場操作。通過加強自身專業(yè)素養(yǎng)的提升來提高管理水平。

（三）培養(yǎng)全員檔案意識，重視檔案工作

一是要切實改變檔案工作是邊緣工作、可有可無的思想理念，不僅在形式上重視，更要在實質(zhì)上關心，著重提升檔案管理工作在檢察工作中的地位。檔案工作不僅是一個部門的職責，也是各部門共同努力、相互配合的共同任務，每一位干警既是檔案工作的責任者、參與者，也是檔案的利用者、受益者，希望各部門能夠本著“全院一盤棋”的思想，加強對檔案工作的責任心，配合檔案室以高標準高質(zhì)量完成立卷歸檔工作。二是要對為檔案工作人員提供發(fā)展的空間，鼓勵其扎根本職安心工作，特別是在考核評優(yōu)方面，要考慮到檔案工作的特殊性和工作量，與其他人員區(qū)分考核標準，避免其在考核中處于不利地位，成為被人遺忘的“角落”。

最后，作為一名基層檢察機關檔案人員，要積極宣傳工作，提升領導和干警對檔案工作的認可和重視，打破部門壁壘，讓他們?nèi)珕T參與到檔案管理工作中來，形成工作合力，確保檔案工作規(guī)范化、制度化、信息化有序推進，為檢察工作發(fā)展提供強有力的保障。

注釋：

張立梅.關于檢察機關檔案工作規(guī)范化管理的思考.檔案天地.2016（11）.

崔穗旭.檢察機關檔案管理中的問題與對策.人民檢察.2012（13）.