新時代下檔案館社會服務(wù)功能的優(yōu)化對策

摘要：檔案館是面向社會、面向公眾提供服務(wù)的檔案館，是我國檔案事業(yè)的主體。本文剖析了新時代下阻礙檔案館社會服務(wù)與價值實現(xiàn)的四對矛盾，提出了完善管理體制，明確服務(wù)理念；加強(qiáng)館際交流，建立公眾服務(wù)體系；創(chuàng)新服務(wù)方式，建立檔案咨詢聯(lián)盟；樹立人本意識，建立績效評估體系等措施。

關(guān)鍵詞：檔案館社會服務(wù)檔案價值

在新技術(shù)、政府信息公開及公民權(quán)利意識提升的時代背景下，如何突破傳統(tǒng)的思維和工作模式，滿足用戶日益?zhèn)€性化的服務(wù)需求，更好地發(fā)揮社會服務(wù)功能成為當(dāng)前我國檔案館面臨的重要挑戰(zhàn)。

一、新時代的含義與特點

（一）新時代的含義

2017年10月，習(xí)近平總書記在黨的十九大報告中指出：中國特色社會主義進(jìn)入了新時代。進(jìn)入新時代的標(biāo)志，是我國社會主要矛盾的轉(zhuǎn)化，我國社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。筆者理解的“新時代”是指我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會發(fā)展到一個全新階段的時期，我們要運(yùn)用新理念、新思維、新戰(zhàn)略來面對新任務(wù)、新形勢。

（二）新時代的特點

1.管理思維“新”

此處的管理思維指行政管理思維，檔案管理受行政管理思維的影響頗大。我國行政管理思維經(jīng)歷了行政管理到公共管理，再到現(xiàn)如今的國家治理的變遷。治理思維“新”體現(xiàn)在越來越多地關(guān)注組織、個人在社會中的作用，從社會需求、公眾權(quán)利的角度出發(fā)，使傳統(tǒng)的公共檔案館的服務(wù)視角由國家、權(quán)力轉(zhuǎn)向了社會、公眾。

2.公眾意識“新”

隨著公眾法律素養(yǎng)和文化素養(yǎng)的不斷提升，獲取信息的途徑愈發(fā)多元，權(quán)利意識越發(fā)增強(qiáng)，對涉及民生的方針政策尤為關(guān)注，對國家提供的公共服務(wù)要求也越來越高。新時代下，公眾“新”的信息意識和權(quán)利意識對檔案館的社會服務(wù)理念及檔案館在新時期價值的發(fā)揮提出了較高的要求，也起到了良好的監(jiān)督作用。

3.傳播方式“新”

截至2017年6月，我國互聯(lián)網(wǎng)普及率為54.3%，網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到7.51億，其中，手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.24億。[1]隨著微信、微博等手機(jī)APP的興起，人們期冀能隨時隨地獲得、分享信息，“新”的傳播方式使得檔案館社會服務(wù)功能的實現(xiàn)形式必須變革，必須適應(yīng)市場及用戶的需求，讓檔案館的價值發(fā)揮時代特色。

二、新時代下檔案館社會服務(wù)功能面臨的挑戰(zhàn)

檔案館的社會功能指檔案館在社會進(jìn)步，人的發(fā)展中所起的作用，其往往通過向社會提供檔案信息來實現(xiàn)。檔案館的社會服務(wù)功能是指檔案館通過保存檔案信息，對其進(jìn)行加工，為社會、公眾提供所需信息，從而服務(wù)于社會發(fā)展。但隨著社會的變化，不同的時代背景賦予檔案館不同的功能。筆者綜合分析了我國檔案館的運(yùn)行現(xiàn)狀，認(rèn)為新時代下檔案館社會服務(wù)功能面臨諸多挑戰(zhàn)，具體體現(xiàn)在如下四對矛盾上。

（一）體制與功能之間的矛盾

檔案館的主要職能是科學(xué)管理具有長期和永久保存價值的檔案；開展檔案資料的提供利用工作，服務(wù)社會；同時參與編史修志，保留國家記憶。但我國現(xiàn)行的檔案行政管理體制是“局館合一”體制，即將歸屬于管理職能的檔案局與歸屬于服務(wù)職能的檔案館混為一體，一個機(jī)構(gòu)兩個牌子。[2]這種管理體制的弊端逐漸凸顯，使檔案館無權(quán)行政，檔案局無暇從事。管理體制與功能發(fā)揮之間產(chǎn)生矛盾，削弱了公共檔案館的社會服務(wù)功能，不利于檔案館價值的發(fā)揮，與當(dāng)前我國政事分開的行政改革目標(biāo)和改革發(fā)展趨勢背道而馳。

（二）館藏結(jié)構(gòu)與多元需求之間的矛盾

截至2016年，全國共有檔案館4237個，擁有65062.5萬件/卷檔案，其中黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的檔案幾乎占到總檔案數(shù)的95%以上。我國檔案館館藏來源較單一，保存的檔案絕大部分是黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的紅頭文件，涉及公眾生活、工作、休閑娛樂的檔案少之又少。同時，由于移交時間有偏差，館藏檔案存在時間滯后現(xiàn)象，對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化是目前各公共檔案館的主要任務(wù)之一。信息時代背景下的公眾需求愈發(fā)多元，公眾不僅想通過最優(yōu)渠道了解最新的方針政策，還想高效地查閱自己所需的檔案，這無疑與我國檔案館單一、數(shù)字化程度滯后的館藏形成矛盾，造成現(xiàn)實資源與社會需求相脫節(jié)。

（三）服務(wù)模式與個性化需求之間的矛盾

我國檔案館的傳統(tǒng)信息服務(wù)模式較單一，大部分是“館藏模式”和“館員模式”，[3]即實體檔案管理的主體——檔案管理員基于本館實體館藏，向有用檔需求的到館用戶提供檔案，是一種被動單向的服務(wù)模式，這就忽略了很大一部分潛在用戶。同時，檔案館實行八小時工作制，給用戶及時查檔帶來不便。再者，檔案館間未形成資源共享機(jī)制，造成檔案資源的重復(fù)建設(shè)與浪費(fèi)。在信息化高速發(fā)展，人們越來越追求個性化的今天，服務(wù)質(zhì)量和公眾滿意度成為衡量檔案館社會服務(wù)功能的重要指標(biāo)，但被動單向的服務(wù)模式與用戶個性化的需求間的矛盾嚴(yán)重影響著檔案館社會服務(wù)功能的發(fā)揮。

（四）高額投入與微薄效益之間的矛盾

新時代下，各檔案館都投入大量資金用于硬件和軟件建設(shè)，期冀提高公眾的檔案意識，吸引公眾走進(jìn)檔案館。例如：山西省3年投入了7000萬元支持縣級檔案館的建設(shè)，[4]中央每年都在加大對檔案事業(yè)的撥款，但截至2016年，國家綜合檔案館共有館藏檔案65062.5萬件/卷，利用檔案2033.7萬件/卷次，利用率僅為3.13%。在如此低的利用率面前，檔案館高額投入的意義會大打折扣。盡管檔案館深知自身對社會的價值不能僅僅依據(jù)利用率來衡量，但是，公眾依舊不高的檔案意識，對檔案職業(yè)的一知半解及對檔案從業(yè)者的不認(rèn)同讓檔案工作者熱情不高。高額的資金和情感的投入與單薄的利用率、微薄的情感回應(yīng)之間的強(qiáng)烈反差讓檔案館喪失了創(chuàng)新服務(wù)方式的激情，極大地影響著檔案館服務(wù)社會的方式。

三、新時代下優(yōu)化檔案館社會服務(wù)功能的對策分析

（一）完善檔案管理體制，明確檔案館的社會服務(wù)功能

第一，變革“局館合一”的管理體制，使檔案局與檔案館分開，讓檔案局行使行政管理職能，對檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)；檔案館應(yīng)發(fā)揮服務(wù)社會和公益性文化功能。第二，加強(qiáng)立法，明確檔案館的社會服務(wù)功能，讓檔案館履行社會服務(wù)的功能有法可依。各檔案館應(yīng)成立專門的社會服務(wù)部門，設(shè)置專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)社會服務(wù)工作，使檔案館與社會實現(xiàn)無縫對接。第三，減少對用戶利用權(quán)限的設(shè)置，進(jìn)一步加大檔案及檔案館的對外開放。[5]簡化繁瑣的查檔環(huán)節(jié)，清除權(quán)力關(guān)系戶，進(jìn)一步拓展檔案館向社會開放的程度，增強(qiáng)與學(xué)校的合作，把課堂搬進(jìn)檔案館，從而提高檔案館的社會地位。第四，強(qiáng)化檔案館的社會服務(wù)理念，樹立面向社會、面向公眾的服務(wù)觀和公平公正的檔案利用觀。

（二）加強(qiáng)館際交流合作，建立高效的公眾服務(wù)體系

要發(fā)揮檔案館社會服務(wù)功能，使檔案價值充分體現(xiàn)，就必須加強(qiáng)館際交流，促進(jìn)館藏資源充分流動，建立高效的用戶服務(wù)體系。首先，檔案館要豐富自身館藏檔案的類型，確保其系統(tǒng)、全面，能滿足社會各方面的不同需求。可加強(qiáng)向社會集中征集公眾關(guān)注并可滿足其文化、生活需求的檔案資料，如房屋產(chǎn)權(quán)檔案、婚姻檔案、養(yǎng)老保險檔案等；對利用率高的檔案要加強(qiáng)編研，向用戶提供經(jīng)過加工的知識產(chǎn)品。其次，檔案館館際之間的橫向聯(lián)合要加強(qiáng)，使檔案館的資源“流動”起來，形成規(guī)模效應(yīng)，但不能失去自己的館藏特色，這有利于打破信息孤島局面，實現(xiàn)國家、區(qū)域、行業(yè)間檔案資源的共建共享。最后，樹立公益性、開放性、共享性、均等性的原則，從用戶需求的角度出發(fā)，建立高效的以用戶為中心的公眾服務(wù)體系，讓用戶更為便捷地獲取資源。

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式，建立統(tǒng)一的檔案咨詢聯(lián)盟

第一，檔案館應(yīng)把滿足社會公眾的各項信息需求作為日常服務(wù)工作的出發(fā)點，主動研究社會需求和公眾需求的特點，如可以引進(jìn)專業(yè)的數(shù)據(jù)分析員跟蹤用戶的檔案使用情況，明確用戶的潛在查檔需求，提供超前服務(wù)。第二，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺及新媒體技術(shù)加大宣傳，為用戶提供在線咨詢和獲取信息服務(wù)。公共檔案館應(yīng)從用戶角度出發(fā)，把握用戶心理，利用微信、微博等方式加大對檔案館館藏的宣傳力度[6]。第三，改變對檔案信息資源“重編輕研”的局面，深入挖掘檔案信息資源的價值，尤其是與公眾利益相關(guān)的資源，對其進(jìn)行深層次的加工，編制通俗易懂的知識化產(chǎn)品向社會及公眾提供利用。第四，依靠技術(shù)，成立一個穩(wěn)健的全國統(tǒng)一的檔案咨詢聯(lián)盟平臺，實現(xiàn)全國開放檔案的及時檢索，又能實現(xiàn)全國檔案館共同回復(fù)用戶咨詢，真正實現(xiàn)網(wǎng)上查檔。但規(guī)則的制定、用戶的信息隱私、可行性分析及具體的實施策略仍需檔案行政部門決策領(lǐng)導(dǎo)，需要大量的專家學(xué)者獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

（四）增強(qiáng)人本服務(wù)意識，建立嚴(yán)格的績效評估體系

檔案館應(yīng)樹立正確的社會服務(wù)及服務(wù)效益的價值取向，樹立人本服務(wù)意識，建立嚴(yán)格的績效評估體系。第一，明確服務(wù)效益。檔案館的價值不能單純以收益來衡量，其價值體現(xiàn)是一個長期的過程，因此，從國家層面應(yīng)該樹立正確的檔案館服務(wù)效益觀，不能單純地看檔案館的直觀收益，而應(yīng)該具有長遠(yuǎn)眼光，看檔案在公民生活中發(fā)揮的作用。第二，樹立“普惠與均等”的社會化服務(wù)理念。[7]首先，完善基礎(chǔ)設(shè)施，加大對民生檔案、族譜檔案、家庭檔案的專題建設(shè)，讓更多的資源“為民所用”。其次，建立公平公正的檔案服務(wù)利用制度，保障公民的文化權(quán)利。公民有權(quán)使用政府、企業(yè)、社會組織等公共機(jī)構(gòu)形成和保管的檔案，這是憲法、檔案法賦予公民的權(quán)利，保障公民文化權(quán)利應(yīng)該是公共檔案館社會服務(wù)功能的出發(fā)點。最后，要構(gòu)建公平自由的檔案信息資源利用制度，縮小不同群體之間的“信息鴻溝”，保障所有公民，尤其是弱勢群體的利益，讓所有公民依法公平自由地享有利用檔案的權(quán)利。第三，各級檔案行政管理部門在評價各公共檔案館績效時應(yīng)在社會服務(wù)功能上制定合適的權(quán)重，加強(qiáng)對檔案館社會服務(wù)功能的監(jiān)督與考核，以促進(jìn)檔案館社會服務(wù)功能的發(fā)揮和價值的實現(xiàn)。

*本文為黑龍江大學(xué)研究生創(chuàng)新科研項目“基于社會主要矛盾轉(zhuǎn)化的檔案權(quán)利保障研究”（項目編號YJSCX2018-035HLJU）階段性成果

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心.第40次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》[EB/OL].[2017-08-04].http：// www.cnnic.net.cn/gywm/xwzx/rdxw/201708/t20170804_ 69449.htm.

[2]倪麗娟，陳陽.困境與出路：我國檔案信息資源規(guī)劃之理性思考[J].檔案學(xué)研究，2017（6）：15.

[3]張博.檔案館檔案信息服務(wù)模式研究[D].安徽：安徽大學(xué)，2014.

[4]吳彥超.山西3年投入7000萬元支持縣級檔案館建設(shè)[N].中國檔案報，2013.11.1第001版.

[5]趙淑梅，朱闊.對21世紀(jì)綜合檔案館服務(wù)功能拓展的思考[J].檔案與建設(shè)，2012（06）：18.

[6]倪麗娟，陳陽.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案微信建設(shè)的SWOT分析——基于全國檔案微信公眾號的調(diào)查[J].檔案學(xué)研究，2017（03）：46.

[7]張銳.普惠與均等：公共檔案館履行職能的價值取向[J].檔案學(xué)研究，2011（02）：21-22.

作者單位：黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院