高校檔案館數(shù)字資源管理與存儲(chǔ)優(yōu)化策略研究

曹琳

一、高校檔案館數(shù)字資源管理與存儲(chǔ)的現(xiàn)狀及問題

（一）信息化設(shè)備陳舊與存儲(chǔ)空間不足致使檔案數(shù)字資源的管理和存儲(chǔ)規(guī)范難以實(shí)現(xiàn)

隨著高校檔案館信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案數(shù)字資源的增加，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)量及并發(fā)用戶數(shù)量也隨之增多，一臺(tái)先進(jìn)的信息化設(shè)備在信息化建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用，據(jù)筆者在一些高校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)不少高校檔案館在信息化建設(shè)過程中由于缺少相關(guān)部門的支持及配套的資金，致使檔案館信息化設(shè)備陳舊，陳舊設(shè)備的性能和有限的存儲(chǔ)空間無法適應(yīng)新的數(shù)字資源管理及大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，其結(jié)果常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器吞吐量降低、響應(yīng)時(shí)間長、死機(jī)等問題；甚至有些高校為節(jié)省資金將檔案數(shù)據(jù)資源與圖書館數(shù)據(jù)資源共用同一存儲(chǔ)設(shè)備，使得圖書與檔案大量數(shù)據(jù)堆積導(dǎo)致存儲(chǔ)服務(wù)設(shè)備常常陷于癱瘓狀態(tài)，嚴(yán)重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗(yàn)及檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）數(shù)字化工作外包、監(jiān)管力度不夠致使數(shù)字資源安全性管理得不到保障

對(duì)于高校檔案館來說信息化建設(shè)首要工作就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，但是目前大多數(shù)高校檔案工作人員缺乏相關(guān)數(shù)字化技術(shù)操作培訓(xùn)，且人手有限，所以除了少數(shù)高校自己開展數(shù)字化掃描外，大多數(shù)高校檔案館采用數(shù)字化掃描業(yè)務(wù)外包模式，這樣雖然能夠加速檔案館數(shù)字化建設(shè)速度，但由于缺乏相關(guān)規(guī)范性監(jiān)管制度及嚴(yán)格的數(shù)據(jù)驗(yàn)收把關(guān)手段，使得外包公司數(shù)字化工作人員一些不規(guī)范及失誤操作產(chǎn)生錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、丟失數(shù)據(jù)及泄密等現(xiàn)象出現(xiàn)，同時(shí)對(duì)于掃描后數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保障，這些現(xiàn)象若得不到及時(shí)處理，對(duì)于后期原文掛接和數(shù)字資源管理帶來了很大的障礙。

（三）系統(tǒng)管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)缺乏，致使檔案資源管理系統(tǒng)成為簡單查詢、數(shù)據(jù)堆砌的工具，無法真正發(fā)揮管理系統(tǒng)自身價(jià)值

在大數(shù)據(jù)、大網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，數(shù)據(jù)資源形式出現(xiàn)了多樣化發(fā)展趨勢(shì)，而檔案資源管理系統(tǒng)也相應(yīng)朝著更廣泛的網(wǎng)絡(luò)型B/S結(jié)構(gòu)發(fā)展，且成為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術(shù)與檔案管理能力。而目前大多數(shù)高校檔案館由于條件限制缺乏相關(guān)技術(shù)人員，無法及時(shí)優(yōu)化檔案資源管理系統(tǒng)性能及合理分配資源存儲(chǔ)空間，無法將不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)有效管理，故而檔案資源管理系統(tǒng)成為了簡單的數(shù)據(jù)堆砌與簡單查詢工具，數(shù)字化成果成為“死”檔案。

（四）工作人員思想觀念陳舊且對(duì)檔案數(shù)字資源管理缺乏責(zé)任心，使得檔案數(shù)字資源安全保密性得不到保障

筆者在各高校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)不少高校檔案館由于存在工作人員年齡偏大，思想觀念傳統(tǒng)，信息化意識(shí)淡泊甚至抵觸信息化工作成果，抱著混日子的想法對(duì)檔案數(shù)字資源管理漫不經(jīng)心，對(duì)于相應(yīng)制度不予執(zhí)行，像對(duì)在數(shù)據(jù)錄入過程中出現(xiàn)的不完整數(shù)據(jù)，重復(fù)數(shù)據(jù)，不規(guī)范數(shù)據(jù)、無用數(shù)據(jù)等，不予及時(shí)處理，導(dǎo)致管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間不堪重負(fù)；對(duì)數(shù)字資源存放沒有規(guī)范每當(dāng)利用時(shí)經(jīng)常找不到相關(guān)資源；對(duì)資源管理系統(tǒng)管理權(quán)責(zé)不明使得人人可以登錄系統(tǒng)隨便擅改數(shù)據(jù)且出現(xiàn)問題時(shí)相互推卸責(zé)任；用戶使用數(shù)字資源后沒有嚴(yán)格事后審查制度可以隨意將之帶出檔案館；元數(shù)據(jù)備份不及時(shí)每當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)無法及時(shí)恢復(fù)等現(xiàn)象，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性造成嚴(yán)重威脅。

從以上系列問題可以看出，檔案信息化建設(shè)并不是簡單購置了設(shè)備、管理系統(tǒng)、數(shù)字化了紙質(zhì)檔案就稱為信息化建設(shè)，信息化建設(shè)最終目的是使檔案數(shù)字資源發(fā)揮最大的價(jià)值，滿足用戶需求.而要使檔案數(shù)字資源發(fā)揮價(jià)值的前提必須是能對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行有效的管理和存儲(chǔ)，只有這樣才能為挖掘與開發(fā)數(shù)字資源的利用價(jià)值打造良好的基礎(chǔ)環(huán)境，為信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)做好鋪墊。

二、高校檔案館數(shù)字資源管理與存儲(chǔ)優(yōu)化的作用

通過對(duì)檔案數(shù)字資源的管理與存儲(chǔ)進(jìn)行優(yōu)化不但能夠增強(qiáng)數(shù)字資源的安全保密性，而且能夠減少不必要的資源與服務(wù)時(shí)間浪費(fèi)，將員工從繁瑣重復(fù)的利用工作中解脫出來.為員工提供更多時(shí)間從而提升學(xué)習(xí)及資源開發(fā)創(chuàng)新等工作，為檔案館的發(fā)展提供有效前提。

通過對(duì)檔案數(shù)字資源的管理和存儲(chǔ)進(jìn)行優(yōu)化能夠使數(shù)字資源在收集、整理和利用、保存過程更加安全和規(guī)范化，剔除不必要數(shù)據(jù)使存儲(chǔ)空間更加合理化，數(shù)據(jù)庫訪問更加流暢便捷，為以后整合各類資源，跨平臺(tái)對(duì)接起到了有效的推進(jìn)作用。

通過對(duì)檔案數(shù)字資源的管理與存儲(chǔ)進(jìn)行優(yōu)化能夠轉(zhuǎn)變檔案工作者傳統(tǒng)思維模式，使得他們了解到信息化技術(shù)強(qiáng)大的功能，有了開發(fā)信息化建設(shè)的愿景，加強(qiáng)了參與信息化建設(shè)的積極性。

三、高校檔案館數(shù)字資源管理與存儲(chǔ)優(yōu)化策略

經(jīng)過筆者對(duì)部分高校檔案館數(shù)字資源管理與存儲(chǔ)狀況的調(diào)研分析，筆者認(rèn)為對(duì)高校檔案館數(shù)字資源管理與存儲(chǔ)優(yōu)化可以分為以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

（一）利用信息化方法優(yōu)化檔案工作人員的思維模式，提高工作人員的信息化意識(shí)及管理責(zé)任

檔案管理人員是檔案信息化工作開展的基礎(chǔ)，他們信息化思維觀念的強(qiáng)弱直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗、數(shù)字資源管理與存儲(chǔ)優(yōu)化是否有效。為此利用信息化多媒體技術(shù)定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和知識(shí)培訓(xùn)，加大信息化宣傳力度，多讓工作人員走出去開闊視野，學(xué)習(xí)其它院校信息化成功經(jīng)驗(yàn)，積極讓每個(gè)人員參與到信息化建設(shè)當(dāng)中，讓他們充分意識(shí)到信息化的優(yōu)越性；同時(shí)大力培養(yǎng)信息化專業(yè)知識(shí)，使工作人員多方位，多才能發(fā)展；增強(qiáng)工作人員創(chuàng)新性思維及責(zé)任心，使得他們?cè)谫Y源管理和存儲(chǔ)上能夠群策群力，集思廣益，充分挖掘與開發(fā)信息化工具性能，為檔案資源管理與存儲(chǔ)優(yōu)化的可行性打下基礎(chǔ)。

（二）利用信息化技術(shù)優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的防護(hù)及存儲(chǔ)管理

1.服務(wù)器系統(tǒng)與性能優(yōu)化：服務(wù)器是數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)與管理的核心，其操作系統(tǒng)的選擇與性能的配置對(duì)數(shù)據(jù)管理與存儲(chǔ)是非常關(guān)鍵的。服務(wù)器操作系統(tǒng)與普通操作系統(tǒng)相比具有更加穩(wěn)定及安全特點(diǎn)，為此選擇一款相適應(yīng)的服務(wù)器操作系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及安全保障極其有利的。例如目前比較熱門的操作系統(tǒng)windows2012 r 2服務(wù)器版，它具有著強(qiáng)大的安全性保障及獨(dú)樹一幟的虛擬存儲(chǔ)管理特性且操作相對(duì)簡單，對(duì)于高校檔案館來說起到一箭雙雕的作用。在服務(wù)器性能方面不但要盡量選擇高穩(wěn)定、高性能的服務(wù)器，而且要利用一些信息化技術(shù)來優(yōu)化配置服務(wù)器性能來增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，如在數(shù)據(jù)資源安全上可以通過設(shè)立二級(jí)身份認(rèn)證方式封堵隱私漏洞、特權(quán)賬號(hào)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件并及時(shí)更新版本和惡意代碼庫； 選擇操作系統(tǒng)最小安裝的方式，系統(tǒng)補(bǔ)丁及時(shí)得到更新；隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)邊界處監(jiān)視端口掃描、留意木馬攻擊、緩沖區(qū)溢出攻擊、IP碎片攻擊和網(wǎng)絡(luò)蠕蟲攻擊等攻擊行為，使得數(shù)據(jù)資源安全性最優(yōu)。在存儲(chǔ)方面除日常清除多余數(shù)據(jù)，優(yōu)化磁盤外，可以采用內(nèi)置硬盤、外掛云盤、建立磁盤陣列等方式或建立分級(jí)存儲(chǔ)方式來獲得更多存儲(chǔ)空間。

2.檔案數(shù)據(jù)庫自身性能優(yōu)化：在檔案館信息化建設(shè)過程中，通常都具有一個(gè)用以存放數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫，如SQL Server、Oracle、Sybase等，無論使用哪種數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫自身性能的設(shè)置與優(yōu)化，對(duì)于檔案資源管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行與檢索利用起著關(guān)鍵性的作用。為此在數(shù)據(jù)庫選擇上首先版本的選擇盡可能選擇較新的版本，因?yàn)槊總€(gè)軟件的新版本性能及兼容性要比舊版本高不少，在管理上會(huì)省不少力。像SQL Service數(shù)據(jù)庫，由于其08之前版本對(duì)于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理不是很占優(yōu)勢(shì)，而08后版本則對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有了相應(yīng)的解決方案，為不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)打開便捷之門。其次，在數(shù)據(jù)庫性能方面可以通過對(duì)數(shù)據(jù)庫實(shí)例配置或用SQL語句優(yōu)化來提高數(shù)據(jù)庫安全性能；最后，采取一些技術(shù)方法來優(yōu)化數(shù)據(jù)庫安全性能，如對(duì)數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限及數(shù)據(jù)庫對(duì)象安全性進(jìn)行核查；設(shè)立數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)功能，保證通過人機(jī)接口輸入或通過通信接口輸入的數(shù)據(jù)格式或長度符合系統(tǒng)設(shè)定要求；監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫性能瓶頸；定期對(duì)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)檢查，對(duì)數(shù)據(jù)庫碎片進(jìn)行重組、數(shù)據(jù)分析及容量規(guī)劃；定期對(duì)數(shù)據(jù)采取多樣備份以應(yīng)急在非正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)及時(shí)恢復(fù)等，盡可能保證數(shù)據(jù)庫性能最優(yōu)化。

（三）利用信息化技術(shù)對(duì)檔案資源管理系統(tǒng)優(yōu)化，降低數(shù)據(jù)資源重復(fù)和浪費(fèi)，確保數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量管理

檔案資源管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)管理的倉庫，它管理資源的好壞直接關(guān)系到信息化后期建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前市場上檔案資源管理系統(tǒng)種類繁多，功能強(qiáng)大，適合高校的品種很多，但大多數(shù)管理系統(tǒng)只能滿足檔案資源管理共性而不能滿足個(gè)性需求，為此首先選擇一款適合自己院校的滿足基本功能需求且具有系統(tǒng)二次開發(fā)性的檔案資源管理軟件是十分必要的；第二根據(jù)高校自身檔案數(shù)字資源特點(diǎn)來開發(fā)檔案資源管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，巧妙將各類功能結(jié)合起來進(jìn)行優(yōu)化，最大程度實(shí)現(xiàn)自身個(gè)性需求，如：通過配置系統(tǒng)內(nèi)各門類數(shù)字資源錄入規(guī)則，剔除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)和無用數(shù)據(jù)，來釋放數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)空間；通過啟用訪問控制功能，依據(jù)安全策略控制用戶對(duì)資源的訪問，根據(jù)權(quán)限需求下放各個(gè)端口給用戶，來保證每個(gè)用戶權(quán)限獨(dú)立，杜絕幾個(gè)人共同使用一個(gè)權(quán)限的現(xiàn)象出現(xiàn)；通過及時(shí)刪除多余的、過期的賬戶，來避免共享賬戶的存在；通過提供用戶身份標(biāo)識(shí)唯一和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，來保證應(yīng)用系統(tǒng)中不存在重復(fù)用戶身份標(biāo)識(shí)，身份鑒別信息不易被冒用；通過實(shí)行個(gè)人對(duì)個(gè)人的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)的方式，杜絕非相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)的操作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保密性，盡可能做到數(shù)據(jù)管理最優(yōu)化。

（四）利用信息化挖掘技術(shù)與資源管理系統(tǒng)結(jié)合，整合數(shù)字資源，實(shí)現(xiàn)辦公效率最優(yōu)化，數(shù)字資源利用價(jià)值最大化

借助信息挖掘技術(shù)與資源管理系統(tǒng)相結(jié)合方式，對(duì)數(shù)據(jù)庫中數(shù)字資源進(jìn)行深層整理、分析、篩選、挖掘出更有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行二次整合分析建立共享式檢索，實(shí)現(xiàn)線上線下利用者及工作人員互動(dòng)，在線檢索與辦公，為用戶提供各類檔案知識(shí)服務(wù)使利用者不用到檔案館就能得到需求信息，實(shí)現(xiàn)辦公效率最優(yōu)化，資源利用價(jià)值最大化

（五）建立完善數(shù)字化外包監(jiān)督審查制度，訂立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐獍贤?，?shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)估體系，保密協(xié)議等

對(duì)數(shù)字外包工作實(shí)行全程監(jiān)管，利用信息技術(shù)對(duì)USB端口及外網(wǎng)進(jìn)行控制，同時(shí)將IP地址的限定結(jié)合資源管理系統(tǒng)用戶權(quán)限密級(jí)設(shè)置，令數(shù)據(jù)資源安全性及保密性實(shí)現(xiàn)最大優(yōu)化。

（作者單位：內(nèi)蒙古大學(xué)檔案館）