高校數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的平臺及實(shí)現(xiàn)

劉婧

高校是培養(yǎng)人才和科技發(fā)展的中堅(jiān)力量，是知識創(chuàng)新和傳播的基地。高校檔案信息資源是高校在教學(xué)和科研工作、日常行政管理工作、黨群活動(dòng)及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的原始記錄。在信息化社會，高校檔案信息資源不僅有傳統(tǒng)載體，還含有大量的數(shù)字檔案信息資源。隨著信息化的推進(jìn)，數(shù)字檔案信息資源對高校運(yùn)行和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

一、高校數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的意義

（一）為高校教學(xué)科研提供更高效的利用和服務(wù)

教學(xué)和科研是高校工作的中心任務(wù)，是高校最基本的職能活動(dòng)。高校教學(xué)與科研檔案信息資源真實(shí)記錄了高校全體工作者在教學(xué)與科研活動(dòng)中的辛勤勞動(dòng)成果，具有豐富的信息量和較高的科學(xué)價(jià)值。豐富而客觀的數(shù)字檔案信息資源是服務(wù)高校教學(xué)和科研的可靠資料，而這些數(shù)字檔案信息資源只有得到合理的、有效的開發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，使其轉(zhuǎn)化為適應(yīng)數(shù)字化校園的利用形式，才能夠真正服務(wù)于高校教學(xué)與科研工作，使之得到持續(xù)、健康、協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)管理決策提供更科學(xué)的參考和依據(jù)

無論是一般性的高校行政管理活動(dòng)，還是在領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對某一重大問題做出決策時(shí)，都需要獲取大量信息作為基礎(chǔ)，這些信息通常既包括現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)，又包括歷史數(shù)據(jù)。歷史信息來源于檔案，通過數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，將隱藏在檔案實(shí)體中有價(jià)值的信息挖掘出來，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供詳實(shí)、系統(tǒng)的檔案信息，可以幫助其了解歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、預(yù)見未來，做出更加科學(xué)的決策。

（三）加速高校文化的積累、傳播與創(chuàng)新

高校檔案是在高校辦學(xué)過程中形成的最為真實(shí)和原始的材料，客觀反映和記載了高校成長的每一個(gè)腳印，是高校文化積累和傳承的重要載體。以適當(dāng)?shù)姆绞胶褪侄伍_發(fā)高校數(shù)字檔案信息資源，有助于高校優(yōu)秀文化的傳播，使高校文化在時(shí)間上得以延續(xù)、空間上得以擴(kuò)展。例如，制作校史校情宣傳片是一個(gè)很好的數(shù)字檔案信息資源開發(fā)和利用的方式，它可以集中反映、展示高校創(chuàng)辦、發(fā)展的曲折歷程和自強(qiáng)不息的奮斗足跡，發(fā)揮檔案的教育功能。

（四）提升高校在社會上的影響力和美譽(yù)度

數(shù)字檔案信息資源相對于傳統(tǒng)載體檔案信息資源而言，更容易進(jìn)行宣傳、利用和傳播。例如，將傳統(tǒng)載體的榮譽(yù)檔案、名人檔案、優(yōu)秀教學(xué)科研成果檔案等運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行轉(zhuǎn)化和制作，形成生動(dòng)形象的圖片或影像方式，進(jìn)而對外公布，可以反映高校悠久的歷史文化傳統(tǒng)，弘揚(yáng)高校教師獻(xiàn)身教育事業(yè)、教書育人的奉獻(xiàn)精神和大學(xué)生刻苦努力的奮斗精神，重塑高等院校昂揚(yáng)向上的社會形象。

二、高校數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的三大平臺

高校數(shù)字檔案信息資源建設(shè)以形成學(xué)校檔案信息資源中心為目標(biāo)，其主要架構(gòu)包括：

（一）第一層級：資源數(shù)據(jù)平臺

數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的底層是管理和存儲各類檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫，資源數(shù)據(jù)平臺是服務(wù)和利用的基礎(chǔ)。資源數(shù)據(jù)庫的信息來源包括：自動(dòng)歸檔、主動(dòng)采集、手工錄入等多種方式。無論來自以何種方式，都須經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換、內(nèi)容審定、密級設(shè)定、保管期限劃定等操作后，再按檔案類別進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。各類檔案信息資源數(shù)據(jù)庫根據(jù)開放程度，分為開放數(shù)據(jù)庫和依權(quán)限訪問數(shù)據(jù)庫。

（二）第二層級：業(yè)務(wù)處理平臺

數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的第二層級是業(yè)務(wù)處理平臺，主要是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)據(jù)的收集、挖掘、處理。公文網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)和無紙化辦公的推進(jìn)，產(chǎn)生了海量電子文件。電子文件自動(dòng)實(shí)時(shí)歸檔在“雙軌制”（紙質(zhì)檔案與電子文件同步歸檔）中的地位日益凸顯，網(wǎng)上自動(dòng)歸檔、自動(dòng)挖掘在檔案信息資源建設(shè)平臺建成后，將成為數(shù)字檔案信息資源收集的主要途徑，手工收集、著錄將逐漸被自動(dòng)收集、歸檔、著錄所替代。同時(shí)，隨著業(yè)務(wù)處理平臺的完善，數(shù)字檔案信息資源的收集范圍從校內(nèi)各職能部門系統(tǒng)擴(kuò)大到校園外圍網(wǎng)絡(luò)資源。

（三）第三層級：利用服務(wù)平臺

數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的最頂端是利用服務(wù)平臺，高校檔案利用者分為社會公眾、校友、校內(nèi)師生、歸檔職能部門（兼職檔案員）、檔案管理員五類，依據(jù)類別劃分訪問權(quán)限，不同的權(quán)限訪問不同的數(shù)據(jù)庫資源。檔案門戶網(wǎng)站是高校檔案部門利用與服務(wù)的主要窗口，面對社會公眾開放訪問。如圖1所示。

三、高校數(shù)字檔案信息資源建設(shè)平臺的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）搭建資源存儲管理平臺，建設(shè)檔案信息資源管理系統(tǒng)

統(tǒng)一管理、可持續(xù)發(fā)展的檔案信息資源管理平臺是以檔案信息資源管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)。首先，檔案信息資源管理系統(tǒng)建設(shè)最終目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)對于檔案的收集整理，長期保存和分發(fā)利用等一系列活動(dòng)的規(guī)范化管理，通過合理的分配數(shù)據(jù)權(quán)限和功能權(quán)限，對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織、挖掘，建立各類檔案信息資源庫。其次，檔案管理系統(tǒng)的基本功能模塊包括：文件收集、檔案整編、檔案管理、開發(fā)利用、檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研、光盤制作等。第三，檔案信息資源管理系統(tǒng)涵蓋的檔案類別，按照教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》第15條規(guī)定，“高校檔案管理范圍包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類和財(cái)會類等十一個(gè)大類?！睓n案信息資源管理系統(tǒng)涵蓋目前11類檔案，如圖2所示。

檔案信息資源管理系統(tǒng)外，搭建資源存儲管理平臺，還需要配套的硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，例如，配置硬件服務(wù)器、存儲系統(tǒng)及第三方工具軟件等。常規(guī)需要部署2臺服務(wù)器，一臺做數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，一臺做全文檢索和接口服務(wù)器，同時(shí)因?yàn)闄n案信息數(shù)據(jù)存儲量大且需安全備份，還應(yīng)部署存儲系統(tǒng)，選取合適的磁盤陣列存儲設(shè)施。第三方軟件主要包括：操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件、WEB中間件、備份軟件、OCR識別軟件、網(wǎng)絡(luò)爬蟲等。

（二）實(shí)現(xiàn)與學(xué)校OA及其他系統(tǒng)對接，建設(shè)網(wǎng)上歸檔管理平臺

隨著電子校務(wù)、數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)校在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生大量的電子文件，檔案部門接收電子文件須依靠網(wǎng)上歸檔管理平臺，實(shí)現(xiàn)行政、教務(wù)等各類電子檔案自動(dòng)移交歸檔。例如，實(shí)現(xiàn)與學(xué)校 “數(shù)字化辦公”系統(tǒng)對接，在學(xué)校辦公室公文辦理完畢，加蓋學(xué)校電子印章后，在“發(fā)文”時(shí)自動(dòng)歸入檔案信息資源管理系統(tǒng)中。除OA系統(tǒng)外，學(xué)校教學(xué)、財(cái)務(wù)、人事、科研、設(shè)備、國有資產(chǎn)等部門都有各自的信息管理系統(tǒng)，他們都是檔案信息的來源，檔案信息資源管理系統(tǒng)都應(yīng)與這些系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自動(dòng)歸檔。

開通兼職檔案員網(wǎng)上移交歸檔接口也是建設(shè)網(wǎng)上歸檔管理平臺的重要內(nèi)容。在檔案信息資源管理系統(tǒng)中給每個(gè)部門的兼職檔案員分配權(quán)限，每年移交歸檔時(shí)，可以通過系統(tǒng)將電子文件直接在網(wǎng)上移交歸檔，紙質(zhì)檔案也可以在系統(tǒng)中完成著錄。

（三）開展檔案數(shù)字化加工整理，建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)現(xiàn)代信息技術(shù)加工整理成數(shù)字檔案形式，數(shù)字化后的檔案可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索、閱讀、復(fù)制等，它是檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化加工必須嚴(yán)格按照《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T 31—2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《中央檔案館電子版檔案接收規(guī)范》《檔案著錄規(guī)則》《珍貴檔案修復(fù)標(biāo)準(zhǔn)》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，湖北省還須參考《湖北省紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》（鄂檔辦[2014]56號）執(zhí)行，保證檔案掃描圖像清晰、整潔，且與原件一致。

目前，檔案數(shù)字化已有非常成熟的外包服務(wù)公司，檔案數(shù)字化加工主要環(huán)節(jié)包括檔案接收、清點(diǎn)核對、目錄建庫、檔案掃描前處理、批量掃描、圖像處理及優(yōu)化、圖像質(zhì)檢、圖像數(shù)據(jù)掛接、圖像格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、檔案歸還、數(shù)據(jù)管理和利用等工序，在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中必須確保檔案實(shí)體及其他信息的安全保密。

（四）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息采集，充實(shí)檔案資源數(shù)據(jù)庫

在互聯(lián)網(wǎng)上存在著大量的有用信息，如各種電子報(bào)刊、電子雜志、網(wǎng)絡(luò)電視等媒體資源都可能產(chǎn)生涉及本校的重大事件、重大活動(dòng)、重大工程的報(bào)道等，這些信息非常重要而一般很難直接獲得，因此通過“互聯(lián)網(wǎng)信息抓取”是獲取這些信息的理想技術(shù)手段。網(wǎng)上信息采集是基于成熟的網(wǎng)絡(luò)搜索引擎，對學(xué)校有關(guān)信息實(shí)行定網(wǎng)站、定關(guān)鍵詞、定時(shí)間、定語種地自動(dòng)搜索，經(jīng)過自動(dòng)比對、重復(fù)剔除、價(jià)值判定、文本編輯、信息整理等流程處理后存入檔案信息資源數(shù)據(jù)庫中。

在校內(nèi)網(wǎng)站、宣傳媒體、共享數(shù)據(jù)中心等信息庫中也有需要采集的檔案信息資源。例如，學(xué)校的門戶網(wǎng)站一般由黨委宣傳部主管，是官方的網(wǎng)絡(luò)宣傳平臺，學(xué)校每年的重大活動(dòng)、主要獲獎(jiǎng)、辦學(xué)成績、學(xué)生活動(dòng)等都會在門戶網(wǎng)站中報(bào)道發(fā)布，這些具有標(biāo)志性和代表性的新聞報(bào)道，經(jīng)過系統(tǒng)梳理和初步加工，可以反映學(xué)校歷年的發(fā)展足跡，是建設(shè)校史館的必備參考資源。

（五）豐富其他資源建設(shè)途徑，補(bǔ)充檔案資源數(shù)據(jù)庫

如圖3所示，除本校資源、互聯(lián)網(wǎng)媒體資源外，還可以通過接收捐贈(zèng)、征集、購買、交流等途徑，獲取民間資源（校友、書店、舊書攤等）和館際資源（相關(guān)高校、相關(guān)檔案部門）。將獲取的該類資源，通過手動(dòng)錄入檔案信息資源管理系統(tǒng)中。

注：本文為華中師范大學(xué)中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)（思想政治教育類）項(xiàng)目《高校校史檔案育人研究》（編號：CCNUSZ2018011）的階段性成果之一。

（作者單位：華中師范大學(xué)檔案館）