基于Word2007“郵件合并”功能的學(xué)生成績報(bào)告單制作方法研究

劉卓熠

摘要：每到期中期末，處理學(xué)生成績報(bào)告單是件很煩瑣的事情，利用Word軟件自帶的“郵件合并”功能，可以快速制作出準(zhǔn)確、美觀、正規(guī)的學(xué)生成績報(bào)告單，達(dá)到事半功倍的效果。本文詳細(xì)介紹了“郵件合并”的功能、特點(diǎn)及適用范圍，并以Word2007為工具，介紹了使用“郵件合并”功能處理成績報(bào)告單的方法，應(yīng)用效果良好，值得推廣。

關(guān)鍵字：郵件合并；Word2007；成績報(bào)告單

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）17-0235-02

1 Microsoft Office Word 2007簡介

Microsoft Office Word是微軟公司開發(fā)的一款文字處理程序，最早是由Richard Brodie在1983年編寫的，其后推出的版本可在Apple Macintosh （1984年）、SCO UNIX和Microsoft Windows （1989年）上運(yùn)行。Microsoft Office Word作為 Office 的核心程序及最流行的一種文字處理程序，為用戶提供很多易用的文檔創(chuàng)建工具和豐富的功能集，幫助用戶節(jié)省時(shí)間，并得到優(yōu)雅美觀的效果。Word2007就是Word這個(gè)應(yīng)用程序的其中一個(gè)版本。

當(dāng)今信息社會(huì)，Word2007作為辦公自動(dòng)化最重要的軟件之一，是從事任何行業(yè)都需要掌握的基本軟件，靈活使用Word2007中的基本文字排版及各種中高級技巧，不但能幫助我們制作出更具吸引力的文檔，更能使我們的工作達(dá)到事半功倍的效果。

2郵件合并

“郵件合并”功能是Word中自帶的一項(xiàng)非常實(shí)用的功能，這個(gè)名詞是在批量處理“郵件文檔”的過程中提出的，簡單來說，就是在郵件文檔主體的固定內(nèi)容中合并一組與內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)源，這個(gè)數(shù)據(jù)源可以是Access、Excel數(shù)據(jù)表等，然后一次性生成所需的郵件文檔，它還能夠自定義名字、地址及其他詳細(xì)情況。

日常事務(wù)處理中，常會(huì)有這樣的工作：要處理的文檔主體內(nèi)容是基本相同的，只有個(gè)別內(nèi)容發(fā)生變化。例如請柬、工資單、錄取通知書、獲獎(jiǎng)證書、聘書、成績單等，如果按照傳統(tǒng)方法一張一張地輸入信息并打印，雖然每個(gè)文檔中只需更改個(gè)別內(nèi)容，但是也是很費(fèi)時(shí)間的。也有人選擇留出空來，全部打印完成后再手工填入，那樣就更耗時(shí)耗力了。使用Word自帶的“郵件合并”功能，就能避免重復(fù)工作，高效、快速地完成這項(xiàng)工作。

現(xiàn)在以打印某校學(xué)生的成績報(bào)告單為例，介紹如何使用Word2007中“郵件合并”功能，制作并打印出準(zhǔn)確、美觀、大方、正規(guī)的成績報(bào)告單。

3 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

這里的數(shù)據(jù)庫，是指由學(xué)生的個(gè)人信息、考試科目及各科成績、排名等信息組成的數(shù)據(jù)表文件，用Access、Excel數(shù)據(jù)表等都可以，Excel表格處理軟件具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，這里使用Excel工作表作為數(shù)據(jù)庫文件。將該Excel工作簿命名為“2017-2018學(xué)年第一學(xué)期期末考試成績”。如圖1所示：

4 創(chuàng)建主文檔

新建一個(gè)Word2007文檔，設(shè)計(jì)好學(xué)生成績報(bào)告單的樣式，填入固定不變的內(nèi)容，其余需要變化的內(nèi)容為空，調(diào)整好字體、字形、字號等格式，保存。如圖2所示。

5 開始郵件合并

1）選擇“郵件”菜單——打開“開始郵件合并”選項(xiàng)——選擇“信函”。

2）在“選擇收件人”菜單下選擇“使用現(xiàn)有列表”，選擇剛才制作好的名為“2017-2018學(xué)年第一學(xué)期期末考試成績”的Excel工作簿。如圖3所示。

3）選擇“插入合并域”，如圖4所示，這些就是要插入成績單的域，這些域來自關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)源。將光標(biāo)移至主文檔中需要填入“學(xué)號”的表格單元中，將“學(xué)號”域插入該表格單元，即可在該表格中出現(xiàn)《學(xué)號》字段。

4）重復(fù)上述操作，逐個(gè)將“姓名、語文、數(shù)學(xué)、英語、物理、化學(xué)、生物、總分、名次”等“域”插入到相應(yīng)的表格單元中。

5）至此，數(shù)據(jù)源與成績單的域鏈接就設(shè)置完成了，所有的“域”插入完成后，即可出現(xiàn)下圖效果。如圖5 所示。

6）選擇“預(yù)覽結(jié)果”選項(xiàng)，即可預(yù)覽到每位同學(xué)的成績信息，通過“向前”、“向后”按鈕可以查看其他同學(xué)的成績信息。如圖6所示。

7）預(yù)覽確定沒問題后，選擇“完成并合并”，在“合并到新文檔”中選擇“全部”，單擊確定，該操作會(huì)創(chuàng)建一個(gè)新文檔，并且在創(chuàng)建的新文檔中可以看到所有學(xué)生的成績單，每一份成績單對應(yīng)Excel工作表的一條記錄。

現(xiàn)在每一位同學(xué)的成績單會(huì)顯示在Word文檔的每一頁上，整體文檔看起來不緊湊，通過如下設(shè)置，可以使得多位同學(xué)的成績單顯示在Word文檔的同一頁上。

選擇“頁面布局—頁面設(shè)置”命令，點(diǎn)擊“版式”標(biāo)簽，將“節(jié)的起始位置”設(shè)置為“接續(xù)本頁”；再按下“應(yīng)用于”右邊的下拉按鈕，選中“整篇文檔”選項(xiàng)，單擊確定，這樣就可以將多名同學(xué)的成績單顯示在同一頁了。如圖7所示。

如果還想將成績單分別郵寄給每一位學(xué)生，也不需要費(fèi)時(shí)費(fèi)力書寫信封，同樣可以使用“郵件合并”功能中的信封文檔類型，設(shè)計(jì)信封的大小，關(guān)聯(lián)含有學(xué)生家庭住址、郵編、收件人等信息的數(shù)據(jù)源，然后批量制作并打印信封。

6 結(jié)論

從以上介紹中可以看出，熟練使用“郵件合并”功能，可以準(zhǔn)確、快捷地批量打印學(xué)生成績單，大大提高工作效率，而且學(xué)生數(shù)量越多，越顯得方便快捷。諸如工資條、請柬、邀請函、賀卡等文檔的批量打印工作，也可以使用“郵件合并”功能來完成，應(yīng)用效果較好，非常值得推廣。

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