如何管理公司檔案助力公司形象宣傳

李東華

【摘 要】當(dāng)今信息化社會(huì)，公司的形象宣傳已經(jīng)越來(lái)越被重視，這不僅可以提升公司的知名度，也集中展現(xiàn)了公司的文化。但是目前許多公司在開(kāi)展形象宣傳時(shí)存在流于表面、內(nèi)涵不足等諸多缺點(diǎn)，這其中的一個(gè)重要原因就是沒(méi)有挖掘出公司檔案的價(jià)值。公司檔案不是塵封的資料，做好公司檔案管理和利用，對(duì)于公司形象的全面提升有著重要作用。本文將重點(diǎn)探討如何高效管理檔案來(lái)助力公司形象宣傳。

【關(guān)鍵詞】公司檔案；形象宣傳

中圖分類號(hào)： F426.61；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2018）13-0238-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.13.111

檔案管理在大多數(shù)公司中扮演的角色并不起眼，但事實(shí)上檔案管理在公司多個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用。在當(dāng)今信息化社會(huì)，公司形象宣傳已經(jīng)越來(lái)越被重視，許多公司在這方面一擲千金以求取得好的效果。實(shí)踐證明，科學(xué)的檔案管理能夠有效助力公司形象宣傳，這需要檔案管理人員創(chuàng)新工作思維和改進(jìn)工作方法，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。

1 目前檔案管理在助力公司形象宣傳方面的誤區(qū)

1.1 檔案管理認(rèn)識(shí)不足、重視性不夠

長(zhǎng)久以來(lái)在許多公司中都存在一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，就是對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視性不夠。公司管理層對(duì)于檔案的管理表現(xiàn)不一，大型公司或者有實(shí)力的公司能夠?qū)ｉT(mén)撥出人力物力來(lái)管理公司檔案，小一些的公司就很難對(duì)檔案進(jìn)行專門(mén)管理，要么將其作為后勤部門(mén)的一項(xiàng)兼職，即便是派遣管理人員也是老弱人員，很少能夠?qū)ｉT(mén)派遣骨干力量來(lái)從事檔案管理工作。在此環(huán)境影響下，具體的檔案管理人員也對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足、重視度不夠，甚至有的人員認(rèn)為檔案管理是“閑職”，是不受重用的表現(xiàn)，更有些人認(rèn)為檔案管理是年紀(jì)大的人“退居二線”的去處，檔案管理可有可無(wú)。而對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足、重視性不夠又會(huì)導(dǎo)致當(dāng)公司在需要對(duì)檔案進(jìn)行查詢利用的時(shí)候，不能第一時(shí)間找到合適的檔案，影響檔案的使用效果。

尤其是目前，許多檔案管理人員意識(shí)不到檔案管理和助力公司形象宣傳方面的重要關(guān)系，僅僅理解為公司在需要展開(kāi)宣傳時(shí)才會(huì)用到一些檔案，有的甚至認(rèn)為公司宣傳不應(yīng)該過(guò)多使用以往的內(nèi)容，這些想法都是不應(yīng)該的。

1.2 不會(huì)運(yùn)用公司檔案來(lái)助力公司形象宣傳

許多檔案管理人員對(duì)于檔案的理解僅僅局限于資料的封存管理，對(duì)于檔案工作是“被動(dòng)式”開(kāi)展，不能有效主動(dòng)發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。具體到公司形象宣傳上，就是檔案不能有效提供助力。檔案管理人員只有在公司進(jìn)行形象宣傳需要提供材料時(shí)才會(huì)去查找檔案，并不會(huì)主動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行整理，從中挖掘出有價(jià)值的內(nèi)容。在提供材料時(shí)也是需要什么提供什么，不能發(fā)揮主觀能動(dòng)性來(lái)創(chuàng)造性地利用檔案來(lái)為公司形象宣傳提供加分項(xiàng)。在日常的檔案收集工作中也沒(méi)有將其與助力公司形象宣傳聯(lián)系起來(lái)，不能有意識(shí)地留存一些相關(guān)資料，而是有什么收集什么，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)也僅僅是用傳統(tǒng)的方式和傳統(tǒng)的歸檔原則進(jìn)行機(jī)械性的歸檔，而不是有意識(shí)地根據(jù)功能進(jìn)行特色分類整理。這些都是被動(dòng)式的檔案管理，是不符合未來(lái)檔案管理的趨勢(shì)的。

另外，在當(dāng)前的檔案管理中，電子化是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。但是目前有的公司檔案管理的電子化僅僅是使用相關(guān)軟件將檔案管理數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，僅僅是實(shí)現(xiàn)了電子存儲(chǔ)，并沒(méi)有達(dá)到電子管理。公司形象宣傳現(xiàn)在運(yùn)用新媒體的越來(lái)越多，如果公司檔案電子化程度不高，那么對(duì)于公司形象宣傳也是有影響的。

2 加強(qiáng)檔案管理助力公司形象宣傳策略分析

2.1 樹(shù)立“良好的檔案管理能助力公司形象宣傳”意識(shí)

新時(shí)代，新思想。當(dāng)今時(shí)代，檔案已經(jīng)不是過(guò)時(shí)的歷史資料，而是有著歷史價(jià)值的數(shù)據(jù)。無(wú)論是公司管理層還是具體的檔案管理人員，都要樹(shù)立起“良好的檔案管理能助力公司形象宣傳”意識(shí)，摒棄過(guò)去對(duì)于檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，切實(shí)將檔案管理與公司形象宣傳聯(lián)系起來(lái)。如果說(shuō)公司規(guī)模較小，或者公司處于初創(chuàng)期，那么良好的檔案管理會(huì)記錄下公司創(chuàng)業(yè)期和發(fā)展期的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，這對(duì)于公司未來(lái)發(fā)展有著極大的幫助。如果公司規(guī)模較大，那么良好的檔案管理會(huì)有助于提升公司價(jià)值觀和公司文化，這對(duì)于加強(qiáng)公司員工的凝聚力也會(huì)起到極大的作用。公司的形象宣傳，實(shí)際上就是公司文化和公司價(jià)值觀的輸出，只有讓其他用戶理解、支持并融入到公司文化和公司價(jià)值觀中，公司的形象宣傳才能深入人心，才算是有效的公司形象宣傳。而這離不開(kāi)良好的檔案管理。

2.2 在檔案收集整理過(guò)程中有意識(shí)地向公司形象宣傳靠攏

樹(shù)立了“良好的檔案管理能助力公司形象宣傳”意識(shí)之后，作為檔案管理人員，在檔案收集整理過(guò)程中就要有意識(shí)地向公司形象宣傳靠攏。首先，檔案管理人員要明白什么樣的檔案資料能夠助力公司形象宣傳。檔案資料有很多，有個(gè)人資料檔案、工作數(shù)據(jù)檔案、公司文件檔案等等，在這么多繁瑣的檔案中，對(duì)公司發(fā)展、公司歷史傳承具有見(jiàn)證作用的檔案，在公司重要領(lǐng)域具有變革作用的檔案，對(duì)于公司未來(lái)發(fā)展具有導(dǎo)向作用的檔案都屬于能夠助力公司形象宣傳的檔案。其次，檔案管理人員要明白如何收集這些檔案。檔案收集不能完全采取被動(dòng)式，而應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行收集。要深入了解公司各部門(mén)的職能，從中思考不同部門(mén)中什么樣的檔案能夠助力公司形象宣傳，然后主動(dòng)去進(jìn)行收集。尤其是公司有大事要事發(fā)生時(shí)，一定要提前做好準(zhǔn)備，和相關(guān)資料人員做好協(xié)調(diào)，提早收集保留相關(guān)檔案。最后，檔案管理人員要明白如何管理這些檔案。對(duì)于收集回來(lái)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行分門(mén)別類的整理，這種整理一定是帶有目的性，對(duì)于有助于公司形象宣傳的檔案要專門(mén)進(jìn)行標(biāo)記和登記，最好能形成專門(mén)的目錄，在未來(lái)需要使用時(shí)一目了然，方便使用。

2.3 創(chuàng)造條件在公司線下形象宣傳中發(fā)揮檔案作用

公司檔案管理在公司中不受重視，這是一個(gè)普遍現(xiàn)象，檔案管理人員要想辦法讓其工作盡可能受到重視。公司宣傳雖然現(xiàn)在越來(lái)越受到重視，但是基于公司宣傳并不能像公司生產(chǎn)一樣很快見(jiàn)到成效，很多公司管理層對(duì)其重視程度也并不一致。因此，檔案管理和公司形象宣傳一定要聯(lián)合起來(lái)，用有限的資源發(fā)揮最大的作用。一方面，公司檔案管理人員要利用已有的機(jī)會(huì)來(lái)擴(kuò)大宣傳，如公司投放的各種廣告、公司開(kāi)展的各種活動(dòng)、公司參與的一些其他活動(dòng)等，從檔案中發(fā)掘出有用資源來(lái)助力公司形象宣傳。另一方面，公司檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)造條件來(lái)發(fā)揮檔案作用。比如，在公司的一些有紀(jì)念意義的日子、公司舉辦或者承辦的一些特別重大活動(dòng)上，積極向管理層建議多使用公司檔案來(lái)開(kāi)展形象宣傳，并且能拿出可行性較強(qiáng)的方案，盡量起到“花小錢(qián)辦大事”的效果。

2.4 打造電子化檔案管理助力公司線上形象宣傳

信息時(shí)代，檔案管理也應(yīng)該緊跟形勢(shì)，由紙質(zhì)化管理向電子化管理邁進(jìn)。這在極大地提升檔案管理功效的同時(shí)，也為公司形象宣傳提供了更多的路徑。新媒體的使用，為公司形象宣傳提供了一個(gè)新的、更為廣闊的平臺(tái)，檔案管理部門(mén)也要充分運(yùn)用這一平臺(tái)。比較直觀的方式是盡快開(kāi)通并高效利用公司的官方微博平臺(tái)和官方微信公眾號(hào)。在這兩個(gè)新媒體載體上，除了公司新聞動(dòng)態(tài)、公司重點(diǎn)宣傳、公司產(chǎn)品信息之外，要充分發(fā)掘電子化檔案中有用因素，進(jìn)行“短平快”的形象宣傳。比如公司參與了某種公益活動(dòng)后，可以用鏈接來(lái)回顧公司以往的公益活動(dòng)，從而樹(shù)立起公司社會(huì)責(zé)任感強(qiáng)的良好形象。這樣的宣傳就更好地發(fā)揮了電子化檔案的作用，還為公司線上形象宣傳提供了更為豐富的內(nèi)容，達(dá)到了一舉兩得的效果。

公司檔案是公司寶貴的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。公司檔案不應(yīng)該埋入紙堆，而是應(yīng)該積極行動(dòng)起來(lái)，用高效的管理來(lái)充分助力公司形象宣傳，更好的發(fā)揮檔案管理的作用。

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