高校學(xué)籍管理工作若干經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與探討

熊晶 白凱

【摘 要】學(xué)籍管理工作是高等學(xué)校教學(xué)管理工作中關(guān)于大學(xué)生培養(yǎng)的重要組成部分，涉及高校中每名大學(xué)生在整個大學(xué)期間培養(yǎng)過程的管理。本文探討了高校中大學(xué)生學(xué)籍管理中主要關(guān)鍵內(nèi)容，針對于這些內(nèi)容并結(jié)合筆者自身的工作，總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)及解決方法。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍管理；服務(wù)

中圖分類號： F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）13-0168-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.12.077

學(xué)籍管理工作是高等學(xué)校涉及大學(xué)生培養(yǎng)的基礎(chǔ)管理工作之一，大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個在校階段都與學(xué)籍管理工作緊密相連，其包含的主要工作有：學(xué)生的課程考核、成績記載及重修、學(xué)籍異動（留級、休復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)）情況，畢業(yè)資格審查，學(xué)位授予等，這些都是大學(xué)生關(guān)系到是否能夠正常畢業(yè)的關(guān)鍵問題。筆者作為某高校某二級學(xué)院的學(xué)籍管理人員，把自己工作中的收獲與體會總結(jié)出來，以供以讀者參閱。

1 業(yè)務(wù)素質(zhì)方面

1.1 學(xué)籍管理人員需對學(xué)校的學(xué)籍管理方面各項(xiàng)政策理解透徹

學(xué)籍管理涉及學(xué)生的基本利益，關(guān)系到他的畢業(yè)、升學(xué)與就業(yè)，學(xué)籍異動，評優(yōu)等重大事情。每個學(xué)校對于學(xué)籍管理的各項(xiàng)文件和政策種類繁多，規(guī)定很細(xì)，特別是一些補(bǔ)充和特別條款，這些特點(diǎn)就使得管理人員必須非常熟悉高校中有關(guān)學(xué)籍管理的政策和相關(guān)規(guī)章制度，充分了解其辦事流程，減少不必要的重復(fù)工作，真正為學(xué)生服務(wù)。

1.2 對于周期性和穩(wěn)定性的事務(wù)應(yīng)該形成規(guī)范流程

在每個學(xué)年的日常工作中，學(xué)籍管理工作中有很多事務(wù)具有周期性和穩(wěn)定性，對于這些具有周期性和穩(wěn)定性的工作要時間節(jié)點(diǎn)歸類，制定實(shí)施細(xì)則，明確責(zé)任主體劃分，并用清晰易懂的流程圖來表示，可以利用辦公室外的宣傳板或網(wǎng)絡(luò)媒體展現(xiàn)出來，完全實(shí)現(xiàn)制度化管理。例如申請辦理學(xué)籍異動中的休、復(fù)學(xué)，轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)生來說，這類事務(wù)辦理時間相對穩(wěn)定，辦理流程大致相同。只要按照相關(guān)的已經(jīng)制定完備實(shí)施細(xì)則，學(xué)生就可以了解整個辦理流程，從而減少學(xué)生辦理各項(xiàng)事務(wù)的盲目性。

1.3 學(xué)籍管理工作者必須不斷提高業(yè)務(wù)技能和服務(wù)水平

在高校中目前現(xiàn)狀是很少有專門培養(yǎng)學(xué)籍管理人員，其中大部分人是半路出家，很多人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對于學(xué)籍管理的科學(xué)性和理論性相對認(rèn)識有限，高校中相關(guān)管理機(jī)構(gòu)在其工作過程中很少為學(xué)籍管理人員提供學(xué)習(xí)、交流和培訓(xùn)的機(jī)會。相關(guān)人員僅僅依靠其原有基礎(chǔ)知識和在工作中積累的經(jīng)驗(yàn)，或自身對當(dāng)前工作的理解來處理學(xué)籍管理工作，這樣就導(dǎo)致其工作水平和服務(wù)水平，難以滿足新形勢下大學(xué)生學(xué)籍管理工作出現(xiàn)的一些新問題。

目前我國的高校都具有學(xué)生人數(shù)較大的特點(diǎn)，這樣大學(xué)生學(xué)籍管理就成為了一項(xiàng)十分復(fù)雜而繁瑣的工作。日常工作量很大，這就要求每位管理人員不僅要具有耐心和責(zé)任心，還一定要具有相關(guān)的管理知識和專業(yè)知識。高校中相關(guān)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該定期組織學(xué)籍管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)研討，扎實(shí)提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)技能和管理水平，也應(yīng)該使他們具有飽滿的工作熱情，以使其更好地適應(yīng)新形勢下學(xué)籍管理工作不斷變革與快速發(fā)展的要求。

1.4 充分利用信息化管理手段提高學(xué)籍管理的效率

目前高校一般都部署了學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)對于學(xué)生信息的收集和管理帶來很大的便利，充分提高了信息管理的效率，這樣對于學(xué)籍管理人員來說熟練掌握系統(tǒng)的使用是基本功，將學(xué)籍管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合在一起，在工作中發(fā)揮自身的主觀能動性和信息技術(shù)的優(yōu)勢，達(dá)到充分發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。筆者在對學(xué)籍信息管理系統(tǒng)日常使用過程中，發(fā)現(xiàn)由于各種原因，管理系統(tǒng)往往還存在很多缺陷。

存在的主要問題有：①數(shù)據(jù)格式的一致性問題，對于不同軟件和系統(tǒng)里采用的數(shù)據(jù)格式，往往不能通用，對于某些數(shù)據(jù)的采用，還要花大量的時間進(jìn)行數(shù)據(jù)格式處理，以兼容各個系統(tǒng)，這個是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就應(yīng)用考慮的重大問題。②網(wǎng)絡(luò)安全漏洞。由于系統(tǒng)是鏈接到互聯(lián)網(wǎng)上的，總有網(wǎng)絡(luò)上的不法分子利用系統(tǒng)的漏洞對學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)行入侵，非法盜取、篡改學(xué)生的學(xué)籍信息，給學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生的切身利益帶來極大的負(fù)面影響。③對于海量的數(shù)據(jù)缺乏分析工具。對于年復(fù)一年的數(shù)據(jù)積累，可以說各個高校都積累相當(dāng)多的原始數(shù)據(jù)。但是這些數(shù)據(jù)的利用率卻非常之低。當(dāng)今信息社會是數(shù)據(jù)為王的時代，利用現(xiàn)在大數(shù)據(jù)分析工具，其實(shí)可以對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的分析，得出其數(shù)學(xué)模型，分析其規(guī)律，可以有效的用以指導(dǎo)教學(xué)改革。④針對學(xué)校即將實(shí)行的完全學(xué)分制，學(xué)籍信息管理系統(tǒng)必須在原有系統(tǒng)上做出改進(jìn)。為了配合學(xué)分制改革，結(jié)合學(xué)校基本情況，進(jìn)行了定制開發(fā)，改善、改進(jìn)現(xiàn)有學(xué)籍管理系統(tǒng)，購置新的服務(wù)器。

2 工作態(tài)度與方法

2.1 與其它部門工作相配合

學(xué)籍管理工作與學(xué)生聯(lián)系緊密，特別是需要學(xué)生工作人員的配合，必須和學(xué)生工作老師積極溝通，學(xué)籍管理工作與學(xué)生管理工作有交叉，有些工作重復(fù)性比較高，具體由誰負(fù)責(zé)，以及如何上傳下達(dá)，為了避免工作上相互推諉，具體還需要上級領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌決定，學(xué)籍管理和學(xué)生工作服務(wù)的目標(biāo)都是學(xué)生，都是更好為了學(xué)生的培養(yǎng)與發(fā)展。

2.2 嚴(yán)守紀(jì)律要求

由于學(xué)籍管理工作有時涉及學(xué)生的利益，不可避免的有一些雜音會干擾相關(guān)管理人員的工作。學(xué)籍管理人員應(yīng)該嚴(yán)格的按照紀(jì)律要求，屬于自己職責(zé)內(nèi)的事情不能推脫，不屬于自己的職責(zé)內(nèi)堅(jiān)決不能去做。對于沒有正式公布的消息，不能提前透露。對于對外公示的事務(wù)，應(yīng)該按要求如實(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人反映公示情況。學(xué)籍管理系統(tǒng)的權(quán)限要分級管理，各級人員按照自己的權(quán)限操作管理系統(tǒng)，如果發(fā)生有數(shù)據(jù)異常的情況，根據(jù)系統(tǒng)日志查找相關(guān)責(zé)任人。

3 結(jié)束語

學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)細(xì)致而復(fù)雜的工作，在付出艱辛勞動的同時，還要有對學(xué)生的充分的耐心和對工作的使命感。

隨著高等教育改革的逐步深入，高校教學(xué)工作的學(xué)分制改革也將會逐漸實(shí)施，導(dǎo)致學(xué)籍管理工作具體內(nèi)容將會更加復(fù)雜，會不斷涌現(xiàn)出更多的問題。為此，教學(xué)管理部門和相關(guān)管理人員要不斷探索新規(guī)律，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，解決新的問題，以學(xué)生的發(fā)展為己任，切實(shí)提高學(xué)籍管理的服務(wù)質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王平.高校學(xué)籍管理現(xiàn)狀及問題破解[J].遼寧醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)（社會科版），2012，10（04）：95-97.

[2]林靜，陶愛萍.我國近二十年高校學(xué)籍管理制度理論研究綜述[J].江蘇高教，2012（01）：60-62.

[3]左穎.論以人為本的高校學(xué)籍管理[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（01）：55-56.

[4]王利.談高校學(xué)籍管理及管理人員素質(zhì)[J].科技信息（科學(xué)教研），2008（11）：219+224.