淺談對于新形勢下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

摘要：在計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)普及的時(shí)代背景之下，各種工作對于檔案管理規(guī)范化的要求日益加強(qiáng)，而檔案管理又是促進(jìn)高校長效發(fā)展的核心推動(dòng)力。在這種大的前提之下，高職院校管理工作者應(yīng)該充分地認(rèn)識(shí)到現(xiàn)在檔案管理方面存在的問題，跟隨時(shí)代的進(jìn)步，不斷地更新檔案管理的模式和方法。本文將為新形勢下檔案管理的創(chuàng)新提供一些方法作為參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；存在的問題；創(chuàng)新方法

在新課表改革的背景下，高職學(xué)校的檔案管理工作被放在了學(xué)校和教育部門工作的第一位，同時(shí)檔案管理工作作為衡量一所學(xué)校管理工作進(jìn)行的是否完善的一大標(biāo)準(zhǔn)，對于學(xué)生、科研等信息的管理，以及高職院校的發(fā)展具有重要的意義。加強(qiáng)高職院校的檔案管理工作可以提高高職院校的教育水平，推動(dòng)高職院校管理制度的完善。

一、 當(dāng)前高職院校檔案管理工作存在的問題

目前許多高職院校的檔案管理工作都存在一些問題，并且這些問題對于高職院校管理工作的進(jìn)行以及管理制度的完善造成了嚴(yán)重的阻礙，下面我們對高職院校檔案管理工作存在的一些主要問題進(jìn)行分析。

1. 沒有專業(yè)的檔案管理人員

現(xiàn)在許多的高職院校的檔案管理人員都是外來聘請的兼職人員，根本沒有相關(guān)專業(yè)的專業(yè)知識(shí)，甚至沒有相關(guān)專業(yè)的從事經(jīng)驗(yàn)。除此之外，有的院校則是分配專業(yè)不對口的教師去進(jìn)行檔案管理工作，這些人由于不具備專業(yè)知識(shí)、技能和素養(yǎng)，所以難以及時(shí)地獲取檔案管理資料和信息。這種不專業(yè)，不正規(guī)的管理模式就是高職院校檔案管理工作發(fā)展的最大阻礙，同時(shí)也妨礙了高職院校的發(fā)展腳步。

2. 不重視檔案管理工作

檔案管理工作是獨(dú)立于高職院校的教學(xué)生活之外的，在這種情況之下，檔案管理工作就經(jīng)常會(huì)被大部分人遺忘，只有在需要的時(shí)候才會(huì)想起。教學(xué)工作，教學(xué)進(jìn)度才是高職院校中教師的工作重心，因此檔案管理工作沒有受到相關(guān)人員的重視，沒有其應(yīng)有的地位。從而，高職院校的檔案管理工作一直沒有被學(xué)校和教育部門擺到桌面上來談。

二、 高職院校實(shí)施檔案管理工作的必要性

1. 為高職院校積累信息資源

高職院校的檔案是促進(jìn)院校的持續(xù)改革發(fā)展，提高院校精神面貌和歷史底蘊(yùn)的前提條件。因?yàn)楦呗氃盒５臋n案是院校的發(fā)展歷程的清晰化的映射，所以完整的檔案可以清楚地反映高職院校的辦學(xué)歷史和歷史文化底蘊(yùn)，同時(shí)完善檔案管理制度還可以促進(jìn)院校的管理水準(zhǔn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。

2. 有利于落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀

高職院校的檔案管理工作是科學(xué)發(fā)展觀中教學(xué)，科研和社會(huì)三大部分中教學(xué)和社會(huì)部分。檔案管理工作的有效進(jìn)行對于高職院校的發(fā)展和推動(dòng)社會(huì)服務(wù)多元化具有重要意義，總而言之，高職院校的檔案管理工作對于學(xué)校和社會(huì)都具有重要意義。

3. 高職院校改革的基礎(chǔ)

在新時(shí)代教育體制改革的潮流之下，高職院校也需要跟隨時(shí)代的進(jìn)步，進(jìn)行教學(xué)改革。這之中最重要的就是能夠跟隨時(shí)代的腳步，及時(shí)地更新教育發(fā)展觀念。在這種情況之下，高職院校的檔案管理工作就成了高職院校進(jìn)行改革的基礎(chǔ)工作。檔案管理工作可以為高職院校的改革提供有效、及時(shí)的信息，在檔案管理工作的及時(shí)配合之下，高職院校的教學(xué)改革才能及時(shí)有效地進(jìn)行。而高職院校教學(xué)改革的順利進(jìn)行，又為檔案管理工作的進(jìn)行和檔案管理制度的完善提供了良好的環(huán)境，為下一次的教學(xué)改革奠定了基礎(chǔ)。

三、 高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新方法

上面我們對高職院校檔案管理工作存在的問題，以及高職院校檔案管理工作的必要性進(jìn)行了分析。由上文可知高職院校檔案管理工作存在不重視，缺乏專業(yè)人員，跟不上時(shí)代的腳步等一系列問題。同時(shí)我們知道了檔案管理工作的有效進(jìn)行，對于高職院校的長期發(fā)展的重要意義，下面是對于如何創(chuàng)新檔案管理工作的一些方法。

1. 創(chuàng)新檔案管理意識(shí)

先進(jìn)的意識(shí)是工作開展的前提，因此創(chuàng)新高校檔案管理工作的意識(shí)和理念就是高職院校檔案管理工作有效進(jìn)行的前提。對此主要有三方面的解決方法，第一，通過各種形式的宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員對于自身工作的認(rèn)知水平，讓相關(guān)工作人員能夠自覺地提高服務(wù)意識(shí)，找到創(chuàng)新方法；第二，強(qiáng)化全面、全過程、人性化的服務(wù)理念，可以通過一些創(chuàng)新活動(dòng)來開拓檔案管理人員的創(chuàng)新思路；第三，通過相應(yīng)的宣傳教育使教職工人員充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，讓其認(rèn)識(shí)到資源搜集管理的借鑒和指導(dǎo)意義，激發(fā)相關(guān)人員對于自身工作的熱愛，而后自覺地為學(xué)校的發(fā)展而搜集整理資源。

2. 進(jìn)行檔案管理工作的改革

檔案收集、檔案劃分、檔案保管、檔案開發(fā)、檔案利用是檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。在信息化的社會(huì)背景之下，現(xiàn)代化的管理設(shè)備是管理工作有效進(jìn)行的前提。但是目前許多高職院校由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，因此，學(xué)校并沒有相應(yīng)的、先進(jìn)的管理設(shè)備，在這種情況之下，高職院校的檔案管理工作效率低下。因此加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，加快檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化、資源化的進(jìn)程刻不容緩。這樣不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，讓工作人員更加樂意去完成檔案管理工作，并將之完成的盡可能好。

四、 總結(jié)

如上面所闡述的，高職院校的檔案管理工作在教育體制改革的背景之下，也在如火如荼地進(jìn)行管理制度持續(xù)深入的改革。主要是從傳統(tǒng)的手工、人工管理模式改革為計(jì)算機(jī)的信息化、資源化管理。這樣高職院校的檔案管理工作變得更加高效化和多元化。但是雖說檔案管理工作在不斷地改革完善，在改革的過程之中還是存在一些問題，同時(shí)改革也面臨著許多挑戰(zhàn)，這就要求學(xué)校盡快地提高認(rèn)知，跟上時(shí)代的腳步，將檔案管理工作改革進(jìn)行到底，促進(jìn)院校的全面發(fā)展。

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作者簡介：崔杰，副研究館員（副高），黑龍江省哈爾濱市，哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院。