淺談檔案管理信息化建設(shè)的意義及其措施

趙潔

摘要：隨著微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢，越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，而是以聲像型、機(jī)讀型等新型的記錄方式，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢，因此需要加強檔案管理的信息化建設(shè)?；诖?，本文簡述了檔案管理信息化建設(shè)的主要特征，對加強檔案管理信息化建設(shè)的重要意義及其措施進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化建設(shè)；特征；意義；措施

檔案管理信息化就是利用信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對檔案實體進(jìn)行管理，并且提供相關(guān)服務(wù)。為了充分發(fā)揮其作用，以下就強檔案管理信息化建設(shè)的重要意義及其措施進(jìn)行探討。

一、檔案管理信息化建設(shè)的主要特征

檔案管理信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在：（1）網(wǎng)絡(luò)化特征。檔案管理信息化建設(shè)的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。（2）便捷特征。檔案管理信息化建設(shè)具有便捷化特征。檔案管理信息化建設(shè)就是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

二、加強檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理信息化建設(shè)的重要意義主要表現(xiàn)為：（1）滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫、人事信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格，不過人事機(jī)構(gòu)在考核的時候，多是檢查工作者的簡歷等內(nèi)容，此類信息是當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫不能夠提供的。要想合理的開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎(chǔ)工作，在檔案日常工作方面盡量實行微機(jī)化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化，建立起完善的干部檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，保護(hù)實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性和正確性是非常重要的。建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。（2）提高檔案利用效率。檔案管理信息化建設(shè)目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。檔案管理應(yīng)該對檔案信息實行動態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價值。（2）實現(xiàn)資源共享。實施檔案現(xiàn)代化管理，首先是在人事管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行人事管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和發(fā)布者。人事管理工作的基礎(chǔ)是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學(xué)合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標(biāo)，就要確保擁有充足的技術(shù)工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團(tuán)隊的首要選擇。要想真正實現(xiàn)信息化建設(shè)，首先也是必須要做的就是合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。要想體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，就必須將信息中心當(dāng)成樞紐，將權(quán)限授予信息使用人，確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。

三、加強檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）提高檔案管理的信息化意識

要想提高檔案管理信息化建設(shè)水平，首先就要讓檔案工作人員接受檔案管理信息化的觀念，強化他們檔案管理信息化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對檔案管理人員進(jìn)行信息化意識的培養(yǎng)，營造信息化建設(shè)的氛圍，工作人員對檔案管理的信息化有深入的理解和認(rèn)識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統(tǒng)的人工管理檔案更加順利的轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的信息化建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)打好思想基礎(chǔ)。

（二）建立健全檔案信息化管理制度

（1）檔案管理信息化有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案管理信息化的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案管理信息化建設(shè)有制度的保障，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。（2）樹立安全保密意識。檔案管理信息化建設(shè)中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤.正確操作計算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（三）加強檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的最終目的是對檔案信息進(jìn)行使用。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，其已在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，不僅能提高檔案管理效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率，因此加強檔案管理信息化建設(shè)非常重要。

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