基于TIM在線辦公平臺(tái)的云端共享選書模式實(shí)踐初探

（武漢輕工大學(xué)圖書館 湖北武漢 430023）

1 引言

圖書采訪工作是圖書館的生命線，決定圖書館館藏質(zhì)量，奠定圖書館服務(wù)基石，是評(píng)價(jià)圖書館價(jià)值和績(jī)效的關(guān)鍵[1]。高校圖書館服務(wù)于廣大師生，每年圖書采訪量大、專業(yè)面廣，而絕大多數(shù)高校圖書采訪工作主要由一兩名采訪館員完成。由于采訪館員專業(yè)的局限性，很難為全校各專業(yè)采訪到滿意的圖書。盡管各高校圖書館采取各種措施，如讀者薦書、電話薦書、組織部分師生參與現(xiàn)場(chǎng)采書等，想方設(shè)法讓讀者參與圖書采訪，但對(duì)于每年采書量達(dá)數(shù)萬(wàn)冊(cè)的高校圖書館來(lái)說(shuō)，由于人力和資源所限，只有少數(shù)師生能真正參與到采訪中來(lái)，大多數(shù)專業(yè)圖書的訂購(gòu)任務(wù)仍然由采訪館員完成。在國(guó)外，PDA（讀者決策采購(gòu)，Patron Driven Acquisition）[2]比較盛行。但由于書商與圖書館的配合度問(wèn)題以及中國(guó)特有的財(cái)務(wù)體系，國(guó)外PDA模式推廣不易，這使得讓廣大讀者參與圖書采訪工作變得有心無(wú)力。有的高校圖書館為了讓廣大讀者參與選書，專門開發(fā)了網(wǎng)絡(luò)共享選書平臺(tái)[3]。這些平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)選書功能，但是其通用性、操作性、兼容性等方面存在諸多問(wèn)題，而且專門開發(fā)這樣的管理系統(tǒng)成本高，維護(hù)和更新費(fèi)用高，不易推廣。

近幾年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)了一種互聯(lián)網(wǎng)在線辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)將本地辦公軟件的主要功能搬到了互聯(lián)網(wǎng)上，使多人可以共享編輯在線文檔。經(jīng)過(guò)兩年多的探索與實(shí)踐，筆者利用云端在線辦公功能實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)共享選書，使武漢輕工大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱“我?！保┙鼉扇f(wàn)師生參與到共享選書活動(dòng)中來(lái)。利用TIM在線辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)讀者共享選書的方式受到了本校讀者的歡迎，廣大師生參與度高、響應(yīng)積極，圖書采訪質(zhì)量明顯上升，同時(shí)也拉近了圖書館與讀者的距離，提升了圖書館的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，該模式易于實(shí)現(xiàn)，圖書采訪員只要熟悉Office辦公軟件及訪問(wèn)因特網(wǎng)即可，且無(wú)需成本投入。

2 TIM在線辦公平臺(tái)概況

網(wǎng)絡(luò)共享選書方案的制定需要一套網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)的支持，互聯(lián)網(wǎng)上有許多免費(fèi)的在線云端辦公平臺(tái)可以利用。國(guó)外在線云端辦公平臺(tái)有谷歌文檔、微軟OneDrive等，國(guó)內(nèi)有一起寫在線辦公平臺(tái)、騰訊TIM在線辦公平臺(tái)、Zoho云端服務(wù)、石墨文檔、百會(huì)云端在線辦公平臺(tái)、WPS協(xié)作等。雖然國(guó)外在線辦公平臺(tái)起步早，相對(duì)穩(wěn)定成熟，但是在國(guó)內(nèi)使用存在訪問(wèn)速度慢、甚至無(wú)法訪問(wèn)的問(wèn)題。因此國(guó)內(nèi)在線云端辦公平臺(tái)是網(wǎng)絡(luò)選書平臺(tái)的首選。在測(cè)試多個(gè)網(wǎng)絡(luò)在線辦公平臺(tái)之后，筆者發(fā)現(xiàn)，TIM的免費(fèi)在線辦公系統(tǒng)完全適合作為網(wǎng)絡(luò)共享選書平臺(tái)。

TIM是騰訊公司QQ團(tuán)隊(duì)打造的一款新的QQ分支產(chǎn)品，在保持與QQ互通消息和賬號(hào)的基礎(chǔ)上，增設(shè)了郵件、日程、在線文檔等辦公功能。在線文檔功能已經(jīng)在TIM PC版、TIM手機(jī)版、QQ Mac版上實(shí)現(xiàn)，能夠滿足不同終端的協(xié)同操作。支持在PC端和Mac端導(dǎo)入和導(dǎo)出文檔，而且支持查看歷史編輯記錄并回撤文檔版本。支持多人在線協(xié)作編輯word、excel文檔，允許用戶自行設(shè)置文檔訪問(wèn)權(quán)限。

筆者利用TIM在線辦公平臺(tái)完成了本校的圖書采訪工作，廣大的師生可以利用手機(jī)、平板、電腦不受時(shí)間、地域、人數(shù)的限制自由地選擇需要的圖書，避免了長(zhǎng)期以來(lái)因館員專業(yè)局限性而導(dǎo)致的盲目選書。

3 TIM云端共享選書流程

利用TIM在線辦公平臺(tái)進(jìn)行云端共享選書需要經(jīng)過(guò)書目收集、書目篩選、書目分類、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、數(shù)據(jù)庫(kù)上傳和發(fā)布等工作流程，再由讀者選書。選書完成后，圖書采訪員再進(jìn)行圖書選書數(shù)據(jù)收集、書目查重、圖書訂購(gòu)等工作（見圖1）。

圖1 云端共享選書流程圖

3.1 書目收集

全國(guó)每年出版的圖書數(shù)量達(dá)數(shù)十萬(wàn)種之多，要讀者參與選書，先要收集好圖書書目信息。目前，圖書館獲取書目信息主要有3種供應(yīng)渠道：圖書供應(yīng)商、圖書行業(yè)報(bào)刊（如“三目”、全國(guó)新書目、中國(guó)圖書商報(bào)等）以及各圖書出版社[4]。每個(gè)圖書館采訪員對(duì)這3種渠道的熟悉程度不同，書目信息的采選自然各有側(cè)重。一般來(lái)說(shuō)，約有70%的圖書館以圖書供應(yīng)商提供的書目信息為主，且大多數(shù)圖書館從圖書供應(yīng)商處獲取的書目信息占到總書目信息的一半以上[5]。各高校圖書館圖書采購(gòu)政策各不相同。我校目前采取政府招標(biāo)的形式進(jìn)行圖書采購(gòu)，中標(biāo)的書商會(huì)將當(dāng)年各出版社出版的新書目錄或次新書目錄發(fā)給圖書采訪員。新書目錄的收集完成，只是TIM網(wǎng)絡(luò)選書工作的第一步。

3.2 書目篩選

圖書供應(yīng)商提供的新書或次新書目錄數(shù)量繁多，面向社會(huì)各行各業(yè)。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，不是所有的圖書都適合。雖然圖書館要求圖書供應(yīng)商在提供書目信息時(shí)要經(jīng)過(guò)篩選，只提供學(xué)科類別和讀者層次同本館相符的書目，但實(shí)際情況并非如此。書商提供的書目數(shù)據(jù)中，不宜館藏的無(wú)效數(shù)據(jù)較多，據(jù)統(tǒng)計(jì)，書目中適合高校各學(xué)科的有效數(shù)據(jù)比例不足50%[4]。無(wú)論是大型優(yōu)質(zhì)圖書供應(yīng)商還是小型供應(yīng)商都是如此。造成這種現(xiàn)象的原因主要是由于圖書的篩選跟個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)與工作經(jīng)驗(yàn)有關(guān)，圖書供應(yīng)商相關(guān)工作人員通常達(dá)不到高校相應(yīng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，缺乏對(duì)圖書進(jìn)行深層次篩選的能力，同時(shí)，他們也沒(méi)有太多時(shí)間和精力認(rèn)真研究高校圖書館圖書采訪策略和特點(diǎn)。另外，圖書館對(duì)書商提供的書目數(shù)量有要求，他們往往為了達(dá)標(biāo)不愿剔除太多的數(shù)據(jù)，因此，圖書書目的篩選不能依賴書商。

基于以上原因，收集完圖書書目信息后，采訪員要根據(jù)本校圖書館館藏特點(diǎn)對(duì)書目進(jìn)行深度篩選，剔除無(wú)效的采訪數(shù)據(jù)。例如，許多圖書館規(guī)定只選用指定出版社出版的圖書；作為高校圖書館，一些適合于兒童、青少年讀者，高職高專、中專等院校讀者的圖書也需要篩除；另外，有些價(jià)格過(guò)高或過(guò)低的圖書也需要清理。不同性質(zhì)的圖書館有不同的圖書篩選原則，圖書書目信息進(jìn)行合理篩選后，才能讓讀者減少無(wú)效信息的干擾，專注于專業(yè)圖書的遴選。

3.3 書目分類

云端選書的對(duì)象是廣大的讀者，高校的讀者主要是在校大學(xué)生、教職工和科研人員，他們每個(gè)人都有自己的專業(yè)，大多關(guān)注各自專業(yè)相關(guān)的書籍。而書商提供的圖書書目信息涉及各行各業(yè)數(shù)萬(wàn)甚至數(shù)十萬(wàn)條新書條目。這些書目信息如果不進(jìn)行專業(yè)分類，那么讀者需要花費(fèi)大量時(shí)間查找自己需要的專業(yè)圖書。因此，采訪人員要根據(jù)圖書分類號(hào)將圖書按照大學(xué)各專業(yè)進(jìn)行專業(yè)分類，最后讓每位讀者只面對(duì)本專業(yè)的圖書進(jìn)行挑選。讓專業(yè)的讀者選專業(yè)的圖書，這樣才能讓廣大的讀者有選書的積極性。書目信息經(jīng)過(guò)分類后，每個(gè)專業(yè)建立一個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)表。

3.4 圖書數(shù)據(jù)庫(kù)建立

一般的網(wǎng)絡(luò)選書是將后臺(tái)書目數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)多頁(yè)面方式展示給讀者，讀者需要一頁(yè)一頁(yè)地翻看書目。由于書目數(shù)據(jù)量通常有幾千條甚至幾萬(wàn)條記錄，采用網(wǎng)頁(yè)分頁(yè)方式可能需要數(shù)千個(gè)html頁(yè)面才能檢索完成。這對(duì)于多數(shù)讀者來(lái)說(shuō)，極少有人有耐心瀏覽完所有頁(yè)面的圖書書目。而TIM云端書目數(shù)據(jù)庫(kù)采用excel方式，使讀者在瀏覽書目數(shù)據(jù)時(shí)不需要翻頁(yè)，采用鼠標(biāo)滾輪就可以輕易翻動(dòng)書目，這樣即使書目數(shù)量大，讀者也不會(huì)有翻頁(yè)的枯燥感。云端書目數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，讀者就像查看本地excel數(shù)據(jù)庫(kù)一樣方便。該書目數(shù)據(jù)庫(kù)的字段包括標(biāo)記、書名、價(jià)格、作者、出版社、出版時(shí)間、頁(yè)碼、內(nèi)容提要、讀者對(duì)象、分類號(hào)、書號(hào)。數(shù)據(jù)庫(kù)按照專業(yè)分別創(chuàng)建，如計(jì)算機(jī)類、電子類、機(jī)械類、食品類等。

3.5 數(shù)據(jù)庫(kù)上傳及共享發(fā)布

書目數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)不同的專業(yè)分別建立不同的excel數(shù)據(jù)文件。在PC本地建立好數(shù)據(jù)庫(kù)之后，就可以利用云端在線辦公平臺(tái)提供的上傳功能轉(zhuǎn)移到云端服務(wù)器中。數(shù)據(jù)庫(kù)共享發(fā)布時(shí)，可以設(shè)定公開的對(duì)象和訪問(wèn)權(quán)限，如圖3所示。數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限為“可以編輯”，一般高校師生都有QQ號(hào)碼，可以設(shè)置特定的QQ號(hào)碼用戶才能訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，這在一定程度上避免了非授權(quán)用戶的隨意性。設(shè)置好數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限后即可分享數(shù)據(jù)庫(kù)文件，生成超鏈接。

圖3 共享對(duì)象及權(quán)限設(shè)置

由于不同專業(yè)采用不同數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)布都有一個(gè)超鏈接。為了讓廣大的教職工和學(xué)生知道數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接，需要進(jìn)行宣傳推廣。一般推廣方法是在圖書館官方主頁(yè)發(fā)布所有選書數(shù)據(jù)庫(kù)超鏈接，然后再將這個(gè)鏈接頁(yè)面信息通過(guò)QQ或微信發(fā)送給全校讀者。采訪館員可以通過(guò)相關(guān)人員將數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接頁(yè)面信息發(fā)送到全校所有的消息群，每個(gè)專業(yè)的學(xué)生可以通過(guò)各自的專業(yè)鏈接訪問(wèn)專業(yè)書目。同時(shí)，圖書館員可以在自己的微信朋友圈中發(fā)布數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接。為了擴(kuò)大宣傳，還可以制作海報(bào)張貼在學(xué)生食堂附近，讓盡量多的學(xué)生盡快熟悉云端選書新方式和訪問(wèn)方法，使其參與到網(wǎng)絡(luò)共享選書活動(dòng)中來(lái)。

3.6 讀者網(wǎng)絡(luò)共享選書及圖書薦購(gòu)

讀者利用手機(jī)、平板或者電腦通過(guò)書目數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接就可以隨時(shí)瀏覽書目數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)第一列標(biāo)記是為讀者選書設(shè)計(jì)。對(duì)于需要的圖書，讀者可以輸入Y標(biāo)記。由于是共享云端辦公，多人可以同時(shí)進(jìn)行選書。當(dāng)提供的書目信息不能滿足讀者需求時(shí)，讀者可以在數(shù)據(jù)庫(kù)最后添加自己希望薦購(gòu)的圖書書目。這樣，讀者選書和薦書工作都可以通過(guò)云端辦公平臺(tái)完成。

3.7 選書數(shù)據(jù)收集、查重、訂購(gòu)

云端書目數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)布給讀者后，可以設(shè)置一個(gè)相對(duì)寬裕的時(shí)間讓讀者盡情地選書。選書時(shí)間結(jié)束后，采訪館員只需要將云端書目數(shù)據(jù)下載到本地，提取讀者做了標(biāo)記的書目。利用圖書館的匯文系統(tǒng)生成marc數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中與館藏圖書進(jìn)行書目查重。篩除重復(fù)書目數(shù)據(jù)后，將讀者選擇的書目以及薦購(gòu)的書目發(fā)給中標(biāo)的圖書供應(yīng)商，進(jìn)行圖書訂購(gòu)，完成整個(gè)云端共享選書過(guò)程。

4 TIM云端共享選書模式優(yōu)勢(shì)分析

傳統(tǒng)的讀者選書方式下，采訪館員與讀者間互動(dòng)的中間環(huán)節(jié)太繁瑣，需要投入極大的熱情、精力和耐心。往往由于采訪館員人力的不足，真正享受服務(wù)的讀者對(duì)象非常有限。TIM云端共享選書是一次真正的以廣大讀者需求為驅(qū)動(dòng)的變革。經(jīng)過(guò)兩年的網(wǎng)絡(luò)云端共享選書方式的實(shí)踐，大大激發(fā)全校教職工和廣大學(xué)生的選書熱情，表1是2016年和2017年我校廣大師生利用TIM云端共享選書的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2016年度和2017年度讀者參與網(wǎng)絡(luò)選書的冊(cè)數(shù)占我校圖書館全年采購(gòu)冊(cè)數(shù)的44.59%和70.87%。

表1 2016年和2017年各學(xué)院網(wǎng)絡(luò)共享選書冊(cè)數(shù)統(tǒng)計(jì)

經(jīng)過(guò)兩年的TIM云端共享選書實(shí)踐，筆者總結(jié)其與傳統(tǒng)選書模式相比的優(yōu)勢(shì)：①滿足了讀者參與采訪的愿望，受到了讀者歡迎。在網(wǎng)絡(luò)普及的今天，云端共享選書工作使所有讀者都能輕松參與，圖書采訪不再是采訪館員少數(shù)人的事情。②提高了圖書館藏質(zhì)量和圖書借閱率。由于讀者可以按自己的主觀意愿選擇需要的圖書，一方面可以避免新購(gòu)圖書零借閱的現(xiàn)象，另一方面激發(fā)了讀者的閱讀熱情，從而提高了圖書借閱率。③進(jìn)一步提高了圖書館的服務(wù)質(zhì)量和知名度，強(qiáng)化了以讀者為中心的服務(wù)理念。將圖書采訪權(quán)由館員轉(zhuǎn)移到讀者，使他們的閱讀需求能及時(shí)、精準(zhǔn)地得到滿足，充分體現(xiàn)了圖書館讀者至上的服務(wù)理念。同時(shí)這在一定程度上拉近了圖書館與讀者的距離，也同時(shí)提升了圖書館的知名度。④減少了讀者對(duì)圖書采訪工作的負(fù)面評(píng)價(jià)。通過(guò)讀者網(wǎng)絡(luò)共享選書讓讀者參與到圖書采購(gòu)中來(lái)，使他們深深領(lǐng)會(huì)到圖書采訪工作的不易，從而增加對(duì)圖書采訪工作的理解與支持，繼而減少對(duì)圖書采訪工作的負(fù)面評(píng)價(jià)[6]。