SAP Concur打造全球差旅管控體系

蔡舒媛

今天，經(jīng)濟(jì)全球化已經(jīng)成為了不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢。中國企業(yè)在經(jīng)濟(jì)全球化的潮流中也扮演著越來越重要的角色，商務(wù)部數(shù)據(jù)顯示，在2017年“一帶一路”沿線國家貿(mào)易額為7.4萬億元人民幣，同比增長17.8 %；由商務(wù)部和省級商務(wù)主管部門共同備案和核準(zhǔn)的境外投資企業(yè)達(dá)6 172家，中國常年駐外工作人員達(dá)100萬人，企業(yè)國際化水平顯著提升。

在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，商務(wù)差旅越來越頻繁。那么，如何有效管控日益增加的海內(nèi)外商旅流程，幫助企業(yè)降本增效，同時也讓員工有更好的差旅體驗？從IBM公司應(yīng)用SAP Concur解決方案的過程中可以看到，一套能適應(yīng)全球各個地區(qū)的法規(guī)、語言和流程等全方面要求的差旅和費(fèi)用管理解決方案，將成為越來越多企業(yè)的必然選擇。

搶占全球化發(fā)展先機(jī)，差旅報銷管控面臨難題

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的快速發(fā)展，企業(yè)向外不斷拓展業(yè)務(wù)，委派員工出差成了一種工作常態(tài)。越來越多的企業(yè)開始重視差旅管理，尋求專業(yè)差旅及費(fèi)用管理方案，從而進(jìn)一步提高差旅及費(fèi)用管理水平。由于不同國家的財務(wù)處理方式和稅務(wù)要求都不盡相同，所以不同地區(qū)員工的差旅報銷和處理流程也不一樣。同樣，對于中國企業(yè)來說，要想有效地進(jìn)行全球差旅費(fèi)用管控，就不得不面對以下難題：

統(tǒng)一管理難：企業(yè)在布局海外市場的時候，無法準(zhǔn)確了解全局的差旅相關(guān)的財務(wù)狀況以及供應(yīng)商開支，需要耗費(fèi)時間和資源去整合分析相關(guān)數(shù)據(jù)，給財務(wù)管理帶來很多困擾。此外，“走出去”發(fā)展戰(zhàn)略必然面臨文化沖突與碰撞的問題，不同地區(qū)的企業(yè)分支在文化理念和管理風(fēng)格上都不盡相同。

降低成本難：首先，目前很多企業(yè)在管理員工差旅過程中涉及到的出差審批、出行預(yù)訂、發(fā)票報銷和會計入賬等環(huán)節(jié)耗時耗力，其中在發(fā)票報銷環(huán)節(jié)，大部分企業(yè)仍采用手動貼票方式，工作效率極其低下，導(dǎo)致財務(wù)人力資源浪費(fèi)。其次，不合規(guī)的員工差旅行為帶來財務(wù)管理難題。統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，企業(yè)平均違規(guī)報銷率高達(dá)20 %。報銷憑證的不合規(guī)、不透明容易對企業(yè)造成較大的影響，而差旅費(fèi)用報銷中的稅務(wù)風(fēng)險又是令財務(wù)最為頭痛的問題。最后，企業(yè)內(nèi)部差旅報銷管理人員的不專業(yè)、缺乏對數(shù)據(jù)的分析和運(yùn)營效率低，增加了企業(yè)成本管理的難度。

員工滿意度低：據(jù)Forrester近期一項調(diào)查報告顯示，83 %的財務(wù)管理者相信，如果企業(yè)無法提供與員工在個人生活中類似的數(shù)字化體驗，員工對企業(yè)內(nèi)部差旅和費(fèi)用管理解決方案的不滿就會進(jìn)一步增大。目前，很多傳統(tǒng)的企業(yè)需要出差的員工使用Outlook模板用作差旅申請，一旦其請求被批準(zhǔn)，該申請將進(jìn)入一家商旅管理公司進(jìn)行預(yù)訂；過后員工也需要填寫Excel表格，甚至是紙質(zhì)報銷單，用來捕獲和詳述其費(fèi)用開銷，并一步步發(fā)送給經(jīng)理審批。顯然，這樣繁瑣的流程無法給員工帶來好的應(yīng)用體驗。此外，全球差旅的匯率差異、離散的差旅預(yù)定和費(fèi)用報銷等流程以及數(shù)字化程度低，也將使員工滿意度大大下降。

打造全球差旅管控體系，SAP Concur給予答案

對于跨國企業(yè)面臨的以上三大困惑，在全球差旅和費(fèi)用管理領(lǐng)域擁有超過25年實(shí)踐經(jīng)驗的SAP Concur認(rèn)為，采用一站式解決方案來打造全球差旅管控體系將會是企業(yè)的必然之選。我們不妨先從跨國巨頭IBM的成功經(jīng)驗中一窺究竟。IBM于1914年創(chuàng)立于美國，目前擁有全球雇員30多萬人，業(yè)務(wù)遍及160多個國家和地區(qū)。作為全球領(lǐng)先的人工智能解決方案和云平臺公司，IBM早就意識到了財務(wù)部門的數(shù)字化對于實(shí)現(xiàn)企業(yè)布局全球化的重要性，并攜手SAP Concur將員工差旅及費(fèi)用的全球化管理落實(shí)。

全球化一體化差旅管理：IBM利用SAP Concur實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的差旅報銷管理協(xié)同一致，規(guī)范并統(tǒng)一員工的差旅報銷及財務(wù)行為。“SAP擁有廣泛的全球經(jīng)驗，是IBM數(shù)字化轉(zhuǎn)型中重要的一部分，而SAP Concur是差旅及費(fèi)用管理的專家，雙方聯(lián)手為IBM帶來一個無可替代的解決方案。通過SAP Concur，我們可以照顧到全球所有地區(qū)的需求，實(shí)現(xiàn)真正的全球化管理。”IBM全球差旅報銷戰(zhàn)略及運(yùn)營部門總監(jiān)Chris Hood強(qiáng)調(diào)。

幫助企業(yè)降低成本：SAP Concur不僅可以幫助財務(wù)部門減輕工作量并提升工作效率，更可以讓財務(wù)人員將更多的精力放在管理業(yè)務(wù)，從而精簡財務(wù)人力并節(jié)約相關(guān)成本。IBM全球人力差旅及流動主管Jim Kile表示：“一個高度集成的差旅及費(fèi)用管理系統(tǒng)能夠為企業(yè)帶來很大的好處，尤其是在顯著提高整個企業(yè)的工作效率上?！绷硗猓琒AP Concur還可以通過與全球其他國家業(yè)務(wù)伙伴的合作，幫助中國企業(yè)更便捷地管理海外報銷費(fèi)用，并輕松解決員工在海外出差時涉及到的不同財稅處理的問題，從而為企業(yè)有效節(jié)省成本。

提供最佳數(shù)字化體驗：今天的企業(yè)員工更親睞具備消費(fèi)等級體驗和移動應(yīng)用的差旅費(fèi)用管理解決方案。而在SAP Concur提供的移動應(yīng)用方案中，員工可以通過智能手機(jī)來進(jìn)行報銷或管理費(fèi)用審批，企業(yè)可以掌握實(shí)時數(shù)據(jù)和員工行程信息，省時便捷。對此，IBM全球差旅報銷戰(zhàn)略及運(yùn)營部門總監(jiān)Chris Hood表示：“因為使用了SAP Concur，公司費(fèi)用報銷的審批和流程更加簡便，員工的滿意度也相應(yīng)得到提高。此外，通過SAP Concur移動應(yīng)用，我們的員工可以隨時隨地用手機(jī)報銷費(fèi)用，減輕他們的工作量，大大提升了差旅滿意度?！?/p>

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，企業(yè)們在成本管控、人力資源和企業(yè)文化等各個方面都面臨眾多的挑戰(zhàn)，對跨國商旅行為的管理就是其中一個縮影。相信在SAP Concur的協(xié)助下，越來越多的企業(yè)，尤其是高速發(fā)展的中國企業(yè)能有效地進(jìn)行全球差旅費(fèi)用管控，不但能“走出去”，還能走得更遠(yuǎn)更好。