基于合同的經(jīng)濟(jì)運行管控體系研究

鄧正

摘要：從大型軍工電子產(chǎn)業(yè)集團(tuán)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)運行管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，分析其存在的困難與問題，并基于企業(yè)經(jīng)營管理現(xiàn)狀，特別是對于這種跨地區(qū)、跨專業(yè)的大型企業(yè)集團(tuán)的經(jīng)營管控難題，提出建設(shè)以信息化手段為支撐，基于合同信息的經(jīng)濟(jì)運行監(jiān)測與管控體系，同時為落實上述戰(zhàn)略，從業(yè)務(wù)流程以及績效考核等方面提出應(yīng)該采取的必要的工作措施。

關(guān)鍵詞：信息化；經(jīng)濟(jì)運行；管控

中圖分類號：TP393文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1008-1739（2018）21-59-3

0引言

企業(yè)財務(wù)是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中客觀存在的資金運動及其所體現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系[1]。在現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境下，由于外部競爭的加劇以及經(jīng)營環(huán)境的變化，要求企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)運行管控更加精準(zhǔn)、實時和高效，對外部環(huán)境快速做出反應(yīng)，以求得公司的生存、發(fā)展并盈利[2]。目前，這種基于財務(wù)數(shù)據(jù)的經(jīng)濟(jì)運行分析與監(jiān)測體系已經(jīng)難以滿足需求，主要原因是財務(wù)數(shù)據(jù)具有滯后性。以銷售收入的確認(rèn)為例，財務(wù)上有多種確認(rèn)收入的方式，有開票法、成本加成法及到款法等，都不能實時、精準(zhǔn)地反應(yīng)一個單位的科研生產(chǎn)現(xiàn)狀。

當(dāng)然也不是財務(wù)數(shù)據(jù)完全沒用，從更為宏觀的角度來講，比如說以一個財年來講，經(jīng)過嚴(yán)格審計過的年度財務(wù)決算數(shù)據(jù)，還是能夠準(zhǔn)確反應(yīng)一個單位的經(jīng)營狀況的[3]。但是財務(wù)數(shù)據(jù)具有滯后性的特點，更多反映的是事后結(jié)果，而不能作為事前預(yù)測與事中管控。如果要對全公司的經(jīng)濟(jì)運行狀況進(jìn)行精準(zhǔn)、實時、高效的監(jiān)測并有效管控，財務(wù)數(shù)據(jù)是滿足不了需求的。特別是現(xiàn)代企業(yè)要求對行業(yè)結(jié)構(gòu)、競爭態(tài)勢及經(jīng)營環(huán)境等進(jìn)行分析[4]，財務(wù)數(shù)據(jù)更是無能為力。因此，要建設(shè)精準(zhǔn)高效的經(jīng)濟(jì)運行監(jiān)測體系必須另辟蹊徑。

1經(jīng)濟(jì)運行管控體系

目前大部分軍工集團(tuán)都是合同經(jīng)濟(jì)，或者說是項目經(jīng)濟(jì)，還沒有進(jìn)入到產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段，軍工電子行業(yè)更是如此。構(gòu)成經(jīng)濟(jì)運行的基本細(xì)胞是項目合同，因此，項目合同是經(jīng)濟(jì)活動的基礎(chǔ)，也應(yīng)該成為經(jīng)濟(jì)運行數(shù)據(jù)的源頭。一個完備的項目合同，必定包含合同名稱、客戶、承制單位、簽訂時間、合同金額、付款節(jié)點、完成時間及懲罰措施等條款信息，同時合同具備法律效力，要求合同簽訂雙方必須遵循的合同條款并嚴(yán)格執(zhí)行。所需的宏觀財務(wù)信息，包括收入、利潤、成本、應(yīng)收賬款及應(yīng)付賬款等，都可以從合同信息或項目信息中反映出來。因此，就可以基于合同履行情況和項目完成情況所反映出來的信息，對收入、利潤、成本及應(yīng)收應(yīng)付等主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，按照合同執(zhí)行的時間進(jìn)行實時監(jiān)測。

綜上所述，基于合同信息，經(jīng)濟(jì)運行監(jiān)測與管控才能滿足實時、精準(zhǔn)和高效的要求。①實時性：要求合同的簽訂、變更、執(zhí)行、完結(jié)要及時維護(hù)，能夠?qū)崟r反映一個單位的經(jīng)濟(jì)活動；②精準(zhǔn)性：圍繞合同執(zhí)行的所有經(jīng)濟(jì)活動，能夠在合同信息里準(zhǔn)確反映出來；③高效性：基于合同信息，可以掌控全集團(tuán)及各單位的經(jīng)濟(jì)運行狀況，同時固化合同信息的分類，以便準(zhǔn)確掌握各大業(yè)態(tài)和板塊的具體情況，不用再耗費其他人力物力等大量的管理資源。

對于大型軍工集團(tuán)來說，目前都有幾套數(shù)據(jù)信息體系在運轉(zhuǎn)，包括合同信息系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)和財務(wù)信息系統(tǒng)。從運行現(xiàn)狀來看，這3套系統(tǒng)分別由市場部門、計劃部門、財務(wù)部門維護(hù)和管理，3個系統(tǒng)獨立運行，沒有信息的關(guān)聯(lián)與共享，如圖1所示。

以信息化建設(shè)為手段，合同信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，打通與項目管理系統(tǒng)、財務(wù)信息系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，將項目與財務(wù)管理系統(tǒng)中具備的，而合同信息系統(tǒng)中沒有的關(guān)鍵信息，集成到合同信息系統(tǒng)中去，就構(gòu)建了一個信息相對完備的合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從合同簽訂、合同執(zhí)行到合同完成的全過程監(jiān)測與管控。

目前，構(gòu)建信息完備的合同管理系統(tǒng)需要2個前提：①企業(yè)的信息化手段要跟上，能夠打通3個系統(tǒng)之間的壁壘，并且要求后2個系統(tǒng)里的相關(guān)信息能夠?qū)崟r關(guān)聯(lián)到合同管理系統(tǒng)里面去；②要求合同管理系統(tǒng)里的合同信息是真實和實時的，這就要求合同管理部門既不能瞞報和虛報，也不能重復(fù)錄入，還要求對合同的添加、取消、變更及調(diào)整等信息與實際業(yè)務(wù)進(jìn)行同步維護(hù)，保證合同管理系統(tǒng)里面的信息真實有效。

解決好上述2個前提條件之后，就可以基于合同管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)運行分析與管控。

①合同信息可以對一個單位的市場開拓狀況、未來發(fā)展?jié)摿?、市場競爭力情況等進(jìn)行準(zhǔn)確的把控，并對其可能實現(xiàn)的年度銷售收入進(jìn)行預(yù)測，并基于上述分析結(jié)果，對一個單位的市場開拓進(jìn)行調(diào)度與管控，因此，通過合同信息，可以實現(xiàn)對一個單位的事前預(yù)測的功能。

②項目執(zhí)行可以對一個單位科研生產(chǎn)組織及效率進(jìn)行有效的評估，同時根據(jù)項目進(jìn)展與關(guān)鍵時間節(jié)點，對于項目進(jìn)度、應(yīng)收賬款及成本費用等進(jìn)行較為準(zhǔn)確的管控，因此，通過項目信息，更多地體現(xiàn)對一個單位的事中管控功能。

③財務(wù)信息可以得知在某一個時間段某個單位的現(xiàn)金流情況、總的成本費用情況、銷售收入及利潤等，更多地體現(xiàn)一個單位的事后經(jīng)營結(jié)果。

總之，通過上述3個系統(tǒng)以及它們之間信息的有機(jī)融合，可以對一個單位的經(jīng)營狀況進(jìn)行較為精確、實時和完整的把控，并對管理層進(jìn)行調(diào)度與管控實現(xiàn)有效的支撐。

2存在的問題

從目前的現(xiàn)狀來看，部分單位的合同管理系統(tǒng)的合同信息不真實，主要原因有以下幾個。

（1）合同數(shù)據(jù)不真實

①合同簽訂不規(guī)范：有的為搶市場，很多合同細(xì)節(jié)，甚至包括金額、節(jié)點等重要合同信息沒有談妥就草簽合同，隨時準(zhǔn)備調(diào)整合同條款，真到合同調(diào)整的時候又不對合同系統(tǒng)里面的信息進(jìn)行變更和維護(hù)；②合同信息的輸入不準(zhǔn)確：比如說，同一甲方可能在合同系統(tǒng)里面有不同的稱謂，同時合同輸入缺乏審批及監(jiān)管機(jī)制，有可能存在不實的合同信息；③重復(fù)輸入：目前合同管理系統(tǒng)里面輸入的不全是合同，還有一部分是協(xié)議，并未簽訂正式合同。市場部門作為工作業(yè)績也提前輸入了，但在簽訂正式合同的時候，是否又重復(fù)輸入一遍，同樣可以存疑；④合同信息由于客觀原因無法及時錄入：全年第4季度尤其是最后一個月是合同集中簽訂的高峰期，在全年的最后幾天甚至每天都會簽訂大量合同，而由于合同簽訂地域分散，且軍品合同涉密，無法通過常規(guī)快捷方式進(jìn)行信息溝通，致使合同信息無法及時錄入合同管理系統(tǒng)。當(dāng)完成新簽合同指標(biāo)存在較大風(fēng)險時，這種情況的影響將會同步變大。

（2）合同管理系統(tǒng)里合同信息不完整

現(xiàn)在合同管理系統(tǒng)里默認(rèn)需要填寫的合同信息還是相對比較完備的，但是在合同信息輸入的時候，相關(guān)部門的填寫并不完整，導(dǎo)致部分重要合同信息缺失，信息的完備性差。

（3）合同信息維護(hù)不及時

合同簽訂下來有變更調(diào)整，就要求市場部門實時維護(hù)，但目前來看，合同信息維護(hù)的隨意性較大，有時間就維護(hù)，沒有時間就拖一拖，有的甚至拖上一兩個月，從而使合同信息的實時性大打折扣，不能真正反映出經(jīng)營狀況，也給經(jīng)濟(jì)運行分析工作帶來困擾。

（4）3個系統(tǒng)里信息口徑可能不一致，導(dǎo)致關(guān)聯(lián)出問題

合同信息系統(tǒng)里以合同為單個信息節(jié)點，而項目管理系統(tǒng)里以單個項目為節(jié)點，一個合同可能對多個項目，而財務(wù)信息又以項目為準(zhǔn)。同時同一合同項目在3個系統(tǒng)里的板塊分類可能不一致，不能形成一一對應(yīng)的關(guān)系，系統(tǒng)里相同的信息可能存在不一致的情況。

（5）信息化手段滯后

目前3個信息系統(tǒng)各成體系，信息不關(guān)聯(lián)，甚至還存在相互矛盾的狀況。同時用戶界面不友好，使用起來繁瑣麻煩，功能不完備，滿足不了現(xiàn)實的管理需求等。

3解決辦法

要實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)運行分析與管控的精準(zhǔn)、及時和高效，就必須解決合同信息的準(zhǔn)確性、完整性與及時性的問題。目前在多數(shù)情況下，企業(yè)的合同信息分屬于市場部門管理與維護(hù)。

（1）強(qiáng)化考核手段

①對市場部門的新簽合同指標(biāo)的考核，要建構(gòu)基于KPI的績效考核體系，不能靠各個部門上報的數(shù)據(jù)，而只能從合同管理系統(tǒng)直接提取，即以合同管理系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，這樣就基本可解決合同數(shù)據(jù)的完整性的問題。②要求對合同信息的真實性負(fù)責(zé)，企業(yè)制訂懲罰措施，一旦發(fā)現(xiàn)虛假合同信息，從部門領(lǐng)導(dǎo)到員工，就必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，同時對合同系統(tǒng)與項目系統(tǒng)里的信息進(jìn)行對照，如有不一致的地方，將對市場部門進(jìn)行反饋，這樣可以解決真實性的問題。③對于信息維護(hù)的及時性，也制訂相應(yīng)的制度。針對不同的情況，規(guī)定時限，必須將相關(guān)的信息維護(hù)到系統(tǒng)里面去。如果延時，也要有相應(yīng)考核及懲罰措施?？傊?，通過嚴(yán)格的考核措施，保證合同信息的真實性、完整性與及時性，從源頭上抓好落實。

（2）加快信息化建設(shè)的步伐

通過信息化手段，打通三大系統(tǒng)之間的信息壁壘，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，將關(guān)鍵信息集成到合同管理系統(tǒng)里面去，打造以合同管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的實時、完備的科研生產(chǎn)管理信息平臺。通過信息化手段明確各部門的職責(zé)、理順工作流程、規(guī)范數(shù)據(jù)輸入及提高工作效率，為科學(xué)、精細(xì)的管理提供支撐。

4結(jié)束語

經(jīng)濟(jì)運行管理工作在本質(zhì)上，就是將企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的工作流，精準(zhǔn)、及時、有效地形成信息流，各級管理者基于信息流，對照經(jīng)營目標(biāo)以及與內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境的匹配度，形成管理事件，并加強(qiáng)管理的工作過程。因此，有效的經(jīng)濟(jì)運管理工作的關(guān)鍵及前提就是，工作流要及時形成信息流，管理工作才能有牢固堅實的基礎(chǔ)，否則，管理只能是無根之本、無源之水，甚至與經(jīng)營實際脫節(jié)，反而給企業(yè)正常運營帶來傷害。目前在這方面可以借鑒的東西并不多，本文僅僅作為探索性的討論，在這方面的思考并不成熟，也不深入，有待于在實踐中檢驗并完善。

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