PPT圖表進階技巧如何讓生成的柱圖更迷人

朱建

圖表在日常工作中應(yīng)用非常頻繁，無論是Excel還是PPT，一款做工精致的圖表永遠能讓文檔在老板面前鶴立雞群。問題是，大多數(shù)小伙伴的圖表看上去都不怎么過關(guān)，千篇一律的樣式總是感覺少了一些味道。其實有些時候也許稍微改上幾步，就能讓整個圖表換一個樣子。

第一步?jīng)]用的全刪掉

下圖就是我們平時最為常見的一種圖表，沒錯！標(biāo)準(zhǔn)的Excel圖表，其實也說不上有什么問題，只是看起來太平常了。下面我們一起來分析一下，這個圖表中到底都有哪些問題？

圖表最終都是要面對觀眾的。那么問題來了，當(dāng)這樣一個圖表擺在你面前時，你最需要將圖表中的哪一部分展示給觀眾呢？排行榜、最高/最低月是吧。但反觀當(dāng)前表格，除了這些基本元素外，它還包含了很多不相關(guān)的元素，比如坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例以及那個毫無設(shè)計感的標(biāo)題等。當(dāng)然你肯定會說，這些元素“存在即有道理”嘛，少一個肯定會讓觀眾們丈二和尚摸不著頭腦。沒錯，這的確是個問題，但我們可以有其他一些方法解決這個問題。因此，在拿到一份標(biāo)準(zhǔn)的Excel圖表后，首先要做的就是將這些“不相關(guān)”的元素統(tǒng)統(tǒng)刪除掉

具體方法：點擊模塊，然后按下鍵盤上的delete鍵。

第二步添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽

刪除完不相關(guān)元素后，表格一下子變得清爽了許多，不過一個問題也隨之而來，觀眾看不到具體的銷售業(yè)績了。那么是否應(yīng)該將上一步刪除掉的坐標(biāo)軸“恢復(fù)”回來呢？不用！因為這里有另一個方法可以效果更好。

具體方法：右擊圖表系列，點擊“添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽”，然后右擊修改數(shù)據(jù)標(biāo)簽屬性，將標(biāo)簽位置改為“居中”，最后再修改一下標(biāo)簽字的顏色，讓它更突出一些即可。

第三步修改顏色讓數(shù)據(jù)更突出

雖然我們?yōu)閳D表添加了數(shù)據(jù)標(biāo)簽，但似乎仍感覺少了些什么。其實這里牽涉到了PPT的一個制作原則，即不應(yīng)該讓觀眾自行對比或計算某些內(nèi)容，他需要了解什么內(nèi)容，就應(yīng)該直觀地擺在觀眾眼前。那么在這個圖表中，什么才是觀眾最希望看到的呢？沒錯，就是那個銷量最高的月份。

這里引申一下，目前微軟Office的默認圖表會使用一種高飽和度色彩，即亮藍或亮橙。但事實上除非特殊配色需要，一般商務(wù)圖表不建議使用這些高飽和度色彩，我們通常會使用“淺灰色”代表非重要數(shù)據(jù)，用“深藍色”代表重要數(shù)據(jù)。

具體方法：單擊圖表系列，修改填充顏色為“淺灰”，然后單擊兩次銷量最高的那個月份（注意：是兩次單擊，而不是雙擊。這樣可以單獨選中圖表中的某個系列），修改填充顏色為“深藍”。在此過程中，如果發(fā)現(xiàn)系列帶有邊框色，則統(tǒng)一將其改為“無邊框”。

第四步添加數(shù)據(jù)來源和圖表標(biāo)題

制作圖表時，為了增加數(shù)據(jù)可信度，一般會在圖表下方添加“數(shù)據(jù)來源”文字。當(dāng)然還有最重要的，就是為圖表添加一個標(biāo)題，讓受眾者一目了然地知道這張幻燈片到底要講哪些內(nèi)容。當(dāng)然這里的標(biāo)題不是指圖表自帶的標(biāo)題框，專業(yè)PPT制作通常都是手工添加文本框來完成，一來手工框位置更靈活、更方便進行排版，二來也方便后期為標(biāo)題框添加簡單的特效。

具體方法：“插入”面板→“文本框”→“繪制橫式文本框”。

第五步細節(jié)美化

做到這里，圖表已經(jīng)基本上完工了，當(dāng)然也可以根據(jù)喜好，對圖表再進行一些美化。最簡單一個方法，就是在圖表的下方添加一個背景。但是原則不能忘記，圖表為主、背景為輔。因此在背景圖選擇上，應(yīng)盡量選擇一些淺色系單色圖（或者借助PPT自帶的“重新著色”命令將彩圖直接改成灰度圖），只要不和主圖爭鋒即可。好在2016版之后的PowerPoint都提供了一項在線插圖功能，用起來還是很方便的。