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    商業(yè)性檔案寄存托管企業(yè)SWOT分析及發(fā)展對策

    2018-09-10 16:33:13趙淑梅劉俊恒
    檔案與建設(shè) 2018年3期
    關(guān)鍵詞:服務(wù)企業(yè)

    趙淑梅 劉俊恒

    [摘要]論文以入選2016年中國檔案學(xué)會定點(diǎn)的14家檔案寄存托管類企業(yè)為樣本,對我國檔案寄存托管行業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研,剖析檔案寄存托管行業(yè)的優(yōu)勢、機(jī)會以及存在的威脅與挑戰(zhàn),進(jìn)而提出打造知名品牌,增強(qiáng)規(guī)模效應(yīng);與高??蒲袡C(jī)構(gòu)合作,研發(fā)智慧化產(chǎn)品;開展衍生業(yè)務(wù),發(fā)展電子寄存或社交媒體文件歸檔業(yè)務(wù);組建檔案服務(wù)商業(yè)化協(xié)會,加強(qiáng)企業(yè)間交流等建議。

    [關(guān)鍵詞]檔案寄存檔案服務(wù)社交媒體數(shù)字檔案

    [分類號]G271

    A SWOT Analysis on Commercial Records Management & Storage Industry and Measures

    Zhao Shumei, Liu Junheng

    (School of History of Liaoning University, Shenyang, Liaoning, 110136)

    Abstract: The article related to 14 Records Management & Storage companies designated by China Archives in 2016, introduces the status quo of commercial operation of Records Management& Storage Industry in China, and uses SWOT analysis method to explore the strengths, weaknesses, opportunities and threats of it and finally puts forward some strategic suggestions,including building well-known brands and enhancing the scale effect; cooperating with university research institutions and researching smart products;carrying out derivative business and developing electronic depository or social media filing;setting up archives services commercial association and strengthening communication among enterprises .

    Keywords: Archive Deposit; Archive Service; Social Media; Digital Records

    商業(yè)性檔案寄存托管企業(yè),是為其他機(jī)構(gòu)代為保管檔案,以滿足用戶檔案相關(guān)服務(wù)的一種企業(yè)。寄存托管不僅是一種服務(wù)模式,更是對檔案服務(wù)社會化、集約化理念的推行和發(fā)展?,F(xiàn)階段實(shí)體寄存是我國檔案保存的重要形式,但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,數(shù)字托管乃至社交媒體文件歸檔等新型檔案寄存托管業(yè)務(wù)未來也將有很大的發(fā)展空間。

    1我國商業(yè)性檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展的優(yōu)勢(Strengths)與機(jī)遇(Opportunities)

    我國開展檔案的寄存托管業(yè)務(wù)可追溯到二十世紀(jì)八九十年代,主要解決國有企業(yè)改制中檔案管理不善乃至無處可歸,以及非國有企業(yè)檔案管理混亂等問題。綜合性檔案館或行業(yè)檔案館為一些企事業(yè)單位提供檔案寄存服務(wù),其職能是為區(qū)域內(nèi)各類企業(yè)、社會團(tuán)體及個人提供有償?shù)臋n案寄存服務(wù)。從嚴(yán)格意義上說這類行為屬于半商業(yè)化,但在理念上為我國商業(yè)化檔案寄存企業(yè)的發(fā)展積累了經(jīng)驗。此后民營企業(yè)、外資企業(yè)等市場化的商業(yè)性服務(wù)機(jī)構(gòu)陸續(xù)加入此行列中,為更多的檔案部門提供社會化的保管性服務(wù)。2014年中國檔案學(xué)會發(fā)布的《2014-2016年度檔案設(shè)備、用品與服務(wù)定點(diǎn)生產(chǎn)企業(yè)名錄》中首次出現(xiàn)了“檔案寄存托管類”企業(yè),入選的有3家企業(yè),約占名錄總數(shù)的(共64家)4.7%。2016年中國檔案學(xué)會發(fā)布《2016-2018年度檔案設(shè)備、用品與服務(wù)定點(diǎn)生產(chǎn)企業(yè)名錄》,這次進(jìn)入名錄的企業(yè)增加到14家,約占總數(shù)(共91家)的15.4%,比2014年提高了近10%,顯示了我國檔案寄存托管類企業(yè)快速發(fā)展的勢頭。

    1.1入選的企業(yè)都具備了良好的專業(yè)化存儲設(shè)施條件

    《中國檔案學(xué)會檔案設(shè)備、用品與服務(wù)定點(diǎn)企業(yè)管理試行辦法》(2016版)對檔案寄存托管類企業(yè)設(shè)定了十多項入選條件,具體包括企業(yè)注冊資金、庫房建造、征信情況、專門管理人員、安防設(shè)施、產(chǎn)品質(zhì)量等。其中,庫房均必須符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ 25-2010)、《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》(建標(biāo)103—2008),檔案寄存托管企業(yè)庫房須為自主產(chǎn)權(quán),其規(guī)劃性質(zhì)為工業(yè)用地或倉儲用地,庫房須為單體獨(dú)立、單棟,而且要求凡參加檔案寄存托管類評定的企業(yè)還須符合檔案寄存托管庫房建筑面積20000m2以上的條件。這樣從基本條件上就使入選的企業(yè)具備了良好的專業(yè)資質(zhì)和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。

    根據(jù)筆者調(diào)研,14家企業(yè)均配備用于存放檔案的密集架、貨架,并具有省部級以上檢測機(jī)構(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告,配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、紅外線報警系統(tǒng)、公安110聯(lián)動報警機(jī)制,且經(jīng)過當(dāng)?shù)叵兰皻庀蟛块T驗收合格,大部分企業(yè)均在官網(wǎng)提到寄存托管中對檔案安全性保障的重視和具體措施。例如,東方博泰采用先進(jìn)IT系統(tǒng)與條碼系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全存儲,調(diào)閱室有錄像設(shè)備,確保調(diào)閱過程的信息安全;提供待銷毀檔案從接收到銷毀結(jié)束的全程位置、數(shù)量、狀態(tài)跟蹤和錄像,滿足信息安全管理需要。[1]

    1.2檔案寄存托管類企業(yè)以實(shí)體檔案托管為基礎(chǔ),不斷向數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)拓展

    筆者對2016年入選中國檔案學(xué)會定點(diǎn)企業(yè)名錄及其官網(wǎng)的業(yè)務(wù)介紹進(jìn)行調(diào)研,入選寄存托管類的14家企業(yè)同時還入選了中國檔案學(xué)會定點(diǎn)的其他業(yè)務(wù)類企業(yè)名錄。有7家(50%)中國檔案學(xué)會指定數(shù)字化加工企業(yè),1家(7%)指定檔案保護(hù)設(shè)備與產(chǎn)品企業(yè),3家(21.4%)指定計算機(jī)檔案管理軟件企業(yè)以及1家(7%)指定檔案密集存儲設(shè)備企業(yè)。從14家企業(yè)的官網(wǎng)上可以了解到其經(jīng)營業(yè)務(wù)也呈現(xiàn)出多元化的特色,并不斷向大數(shù)據(jù)、智慧化拓展。見圖1。

    1.3寄存托管市場潛力巨大,有2家企業(yè)已進(jìn)入到上市公司行列

    商業(yè)檔案管理行業(yè)在中國尚屬朝陽行業(yè),市場潛力巨大,如圖2所示。通過對其官網(wǎng)業(yè)務(wù)的調(diào)研,發(fā)現(xiàn)其行業(yè)對象廣泛,其中政府機(jī)構(gòu)(85.7%)、金融機(jī)構(gòu)(78.5%)、事業(yè)單位(71.4%)比重較大,還涉獵綜合局(館)、能源、汽車制造、建筑房地產(chǎn)等行業(yè)。量子偉業(yè)官網(wǎng)顯示其行業(yè)用戶包括:通信、綜合檔案局(館)、集體用戶、建筑、能源、電力、金融、保險、機(jī)關(guān)事業(yè)單位、院校機(jī)構(gòu)、航空、汽車制造、煙草等眾多行業(yè),市場需求很大。[2]這種廣泛的需求使企業(yè)發(fā)展具備良好前景,目前入選的14家企業(yè)中有2家(申江萬國數(shù)據(jù)信息股份有限公司和廣州歷康信息科技股份有限公司)已經(jīng)進(jìn)入上市企業(yè)行列[3],也說明了其較強(qiáng)的市場競爭能力。

    1.4有利的政策環(huán)境——政府積極鼓勵和扶持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)

    筆者梳理了近幾年中共中央國務(wù)院發(fā)布的有利于檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展的政策及文件。2014年中辦15號文件中指出“積極鼓勵社會力量參與檔案建設(shè)事業(yè)”, 2015年國務(wù)院出臺了《國務(wù)院關(guān)于促進(jìn)云計算創(chuàng)新發(fā)展培育信息產(chǎn)業(yè)新業(yè)態(tài)的意見》,2016年為落實(shí)《國務(wù)院關(guān)于促進(jìn)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》商務(wù)部會同財政部、海關(guān)總署等有關(guān)部門編制了《服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)重點(diǎn)發(fā)展領(lǐng)域指導(dǎo)目錄》,其指導(dǎo)的主要業(yè)務(wù)包括數(shù)據(jù)中心、托管服務(wù)、安全服務(wù)、數(shù)字內(nèi)容服務(wù)。這些對檔案服務(wù)外包企業(yè)的發(fā)展必然是利好的政策。根據(jù)黨中央國務(wù)院深化改革精神,隨著社會的發(fā)展,共享經(jīng)濟(jì)的大潮已經(jīng)到來,政府購買服務(wù)的方式將來會在各個領(lǐng)域全面推廣,社會各類機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案管理業(yè)務(wù)也將更多通過政府購買服務(wù)的方式來解決其在專業(yè)人才、存貯空間、專業(yè)管理等方面的不足,這必將為寄存托管類等檔案服務(wù)行業(yè)提供更多的業(yè)務(wù)空間。

    2我國商業(yè)性檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展中存在的問題(Weaknesses)與挑戰(zhàn)(Threats)

    我國商業(yè)性檔案寄存行業(yè)雖然發(fā)展勢頭很好,市場空間巨大,但也面臨諸多問題和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在以下幾方面:

    2.1產(chǎn)品及業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力有待提升

    目前多數(shù)企業(yè)的主要業(yè)務(wù)仍然集中于檔案實(shí)體的寄存托管、文檔全流程BPO(商務(wù)流程外包)等傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)范圍。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,“智慧檔案館”“檔案管理云平臺”“大數(shù)據(jù)管理”等新興事物應(yīng)運(yùn)而生。14家企業(yè)中,雖然有5家(35.7%)涉及上述部分業(yè)務(wù),但面對洶涌而來的互聯(lián)網(wǎng)信息、檔案數(shù)字化信息的巨量增加以及數(shù)字托管業(yè)務(wù)的巨大需求,還有一定的差距。筆者在一些公司官網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)有“智慧檔案館”“檔案管理云平臺”等業(yè)務(wù)內(nèi)容的提及,隨即跟蹤電話訪談了解具體業(yè)務(wù)情況,得到的反饋是其對這些新業(yè)務(wù)的認(rèn)識還很模糊、片面,有炒概念之嫌,更多的是將管理檔案的硬件設(shè)備或者管理電子文件的軟件升級稱之為智慧檔案館、大數(shù)據(jù)管理,而忽視了服務(wù)等方面的業(yè)務(wù)流程智慧化和檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè),這必然對業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的創(chuàng)新帶來影響。

    根據(jù)易觀智庫發(fā)布的《中國移動互聯(lián)網(wǎng)用戶行為統(tǒng)計報告》顯示,2016年中國移動互聯(lián)網(wǎng)用戶規(guī)模高達(dá)約8.80億。[4]《2016年人民日報·政務(wù)指數(shù)微博影響力報告》指出,截至2016年歲末,新浪微博平臺認(rèn)證的政務(wù)微博達(dá)到164522個。其中,政務(wù)機(jī)構(gòu)官方微博125098個,比前一年增長9%;公務(wù)人員微博39424個,比前一年增長5%。[5]在此背景下,社交媒體得到迅猛發(fā)展,社交媒體文件的歸檔保存也為檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展帶來新挑戰(zhàn)。目前一些發(fā)達(dá)國家已經(jīng)開始進(jìn)軍社交媒體文檔的歸檔管理領(lǐng)域,如美國已出現(xiàn)針對社交媒體文件歸檔的專門機(jī)構(gòu)Archive Social,該公司是美國一家第三方檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu),致力于為政府機(jī)構(gòu)提供社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)。Archive Social已與北卡羅來納州檔案館合作,完成該州檔案館社交媒體文件的捕獲工作,是世界社交媒體文件歸檔的典范之一。我國企業(yè)如何迎頭趕上值得思考。

    2.2檔案專業(yè)人才匱乏

    由于檔案寄存托管行業(yè)的待遇較低,很難吸引高校專業(yè)人才應(yīng)聘,因此我國大多數(shù)檔案寄存托管公司的員工文化水平較低。筆者對企業(yè)官網(wǎng)人才招聘板塊進(jìn)行調(diào)查,有6家公司發(fā)布招聘信息,其中3家(50%)對“檔案管理員”職位沒有學(xué)歷要求。筆者還發(fā)現(xiàn)其工資待遇普遍低于其他工作崗位,職位晉升潛力欠缺,導(dǎo)致檔案專業(yè)人才不愿意從事該崗位,還有部分企業(yè)不定期聘用不經(jīng)專業(yè)資質(zhì)考核的的兼職人員,極易產(chǎn)生檔案信息的泄露或保管不善等隱患,影響了企業(yè)發(fā)展專業(yè)化。

    2.3行業(yè)競爭激烈,優(yōu)勝劣汰形勢嚴(yán)峻

    檔案寄存托管類企業(yè)發(fā)展的壓力主要來自國內(nèi)企業(yè)間的競爭和國際同類企業(yè)的擠壓。根據(jù)筆者對2008年以來入選中國檔案學(xué)會定點(diǎn)企業(yè)名錄的統(tǒng)計,如圖3所示,定點(diǎn)企業(yè)的數(shù)量呈旺盛增長勢頭,2008年僅有24家,2016年增長到91家,但僅有14家企業(yè)始終在名錄中,而且這14家中沒有寄存托管類企業(yè)的身影,可見優(yōu)勝劣汰形勢嚴(yán)峻,可持續(xù)發(fā)展的牽引力還有待提升。此外,文檔服務(wù)行業(yè)的跨國公司對國內(nèi)企業(yè)也造成極大挑戰(zhàn)。多家跨國公司不斷進(jìn)駐中國內(nèi)地。早在2004年,美國商業(yè)文件中心服務(wù)巨頭Iron Mountain公司(PRISM協(xié)會著名公司)在中國上海入駐,如今在我國上海、北京、成都、武漢、重慶、廣東等地都設(shè)有分公司。此外TotalRecords Management Cairns Pty Ltd也入駐了我國浙江寧波等地,這些跨國公司在一定程度對我國同類企業(yè)帶來巨大競爭壓力。

    3檔案寄存托管行業(yè)的發(fā)展對策

    檔案寄存托管行業(yè)正邁入迅速發(fā)展的新時期,行業(yè)規(guī)范化管理程度不斷加強(qiáng),企業(yè)優(yōu)勢不斷積累和成長,但同時也面臨很多挑戰(zhàn),可謂機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。筆者以SWOT分析為基礎(chǔ),試就檔案寄存托管行業(yè)提出以下幾點(diǎn)發(fā)展對策。

    3.1 SO策略——打造知名品牌,增強(qiáng)規(guī)模效應(yīng)

    品牌意味著高質(zhì)量、高信譽(yù)、高效益、低成本。企業(yè)要有自己的品牌,知名品牌既是企業(yè)的無形資產(chǎn),又是企業(yè)形象的代表,因此檔案寄存托管企業(yè)當(dāng)務(wù)之急是樹立自身品牌,可整合中小企業(yè)資源增強(qiáng)規(guī)模效應(yīng),形成統(tǒng)一競爭力,彌補(bǔ)單一企業(yè)規(guī)模較小的劣勢。具有一定實(shí)力的企業(yè)可通過自建和并購并行的方式,在條件成熟的地區(qū)比如我國東部經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū),進(jìn)一步開展檔案寄存托管和商務(wù)流程外包一體化服務(wù),通過整合優(yōu)勢資源,實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)整體上市。

    3.2 WO策略——與高??蒲袡C(jī)構(gòu)合作,研發(fā)智慧化產(chǎn)品

    智慧化產(chǎn)品是指能夠按照工作人員預(yù)設(shè)的模型或流程進(jìn)行檔案邏輯管理的產(chǎn)品,在檔案服務(wù)業(yè)領(lǐng)域有諸如“智慧檔案系統(tǒng)平臺”的產(chǎn)品。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,檔案寄存托管企業(yè)不得不緊跟時代潮流,適時而變,與高校及科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行技術(shù)合作。據(jù)筆者調(diào)研,目前7家(50%)公司已與高校科研院所合作進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,研發(fā)大數(shù)據(jù)分析類的產(chǎn)品,例如天津中信外包與金山云、南開大學(xué)津南研究院合作共建針對政府部門、金融機(jī)構(gòu)等行業(yè)的大數(shù)據(jù)研究及應(yīng)用平臺,形成互補(bǔ)性的“產(chǎn)學(xué)研”創(chuàng)新戰(zhàn)略聯(lián)盟。再如常州鷗迅以東南大學(xué)為技術(shù)依托,研發(fā)“智慧檔案系統(tǒng)平臺”等新興產(chǎn)品。隨著文件檔案管理智能化技術(shù)的發(fā)展,檔案寄存托管公司唯有致力于新興技術(shù)和文件檔案管理領(lǐng)域的研究,才能獲得軟件技術(shù)著作權(quán)證書及設(shè)計和施工資質(zhì)。

    3.3 ST策略——開展衍生業(yè)務(wù),發(fā)展電子寄存或社交媒體文件歸檔業(yè)務(wù)

    衍生業(yè)務(wù)是指從企業(yè)原生業(yè)務(wù)中派生出的新業(yè)務(wù)。邁入大數(shù)據(jù)時代,業(yè)務(wù)已不能局限于寄存托管,應(yīng)積極開展衍生業(yè)務(wù),比如數(shù)據(jù)采集引擎、數(shù)據(jù)分析引擎等。根據(jù)筆者調(diào)研,7家(50%)同時被中國檔案學(xué)會認(rèn)定為“檔案數(shù)字化加工類”企業(yè),電話訪談中幾家公司也表示為客戶提供數(shù)字化、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)含量高的服務(wù)將是公司未來發(fā)展方向,而未來寄存托管很可能由“紙質(zhì)寄存”向“數(shù)字寄存”轉(zhuǎn)變。如“中信外包以業(yè)務(wù)資源共享、目標(biāo)市場橫向擴(kuò)展、服務(wù)鏈條縱向延伸的多元化原則,積極開展衍生增值服務(wù)業(yè)務(wù),為客戶提供包含客戶呼叫中心、供應(yīng)鏈金融支持、高值物流及存管等在內(nèi)的多種衍生增值服務(wù)。據(jù)統(tǒng)計,通過寄存托管模式,客戶直接費(fèi)用(場地、設(shè)施、設(shè)備等)平均節(jié)省約40%,而間接成本(管理、人員、風(fēng)險控制等)趨近于零?!盵6]

    3.4 WT策略——組建檔案服務(wù)商業(yè)化協(xié)會,加強(qiáng)企業(yè)間交流

    協(xié)會對行業(yè)發(fā)展有舉足輕重的作用,只有行業(yè)壯大,企業(yè)才能有更多發(fā)展機(jī)會。我國商業(yè)化文件服務(wù)業(yè)可結(jié)合自身特點(diǎn),適當(dāng)借鑒國際協(xié)會——PRISM的優(yōu)秀經(jīng)驗。該協(xié)會制定有成熟而完善的法規(guī)遵從和服務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn),諸如“商業(yè)文件中心運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)、建筑標(biāo)準(zhǔn)、災(zāi)備標(biāo)準(zhǔn)、保險及風(fēng)險轉(zhuǎn)移標(biāo)準(zhǔn)、載體設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、排架標(biāo)準(zhǔn)、文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)術(shù)語手冊等”。[7]該協(xié)會還為會員的發(fā)展提供服務(wù),如提升行業(yè)知識與技能和提高利潤的國際一流教育項目,組織成員見面分享行業(yè)最新信息,并且每年都舉辦各大洲年會,向成員提供協(xié)會雜志和專業(yè)研究資源,了解其他成員的最新產(chǎn)品和服務(wù),使其緊跟行業(yè)國際潮流。[8]PRISM還提供三項附加好處:在線采購指南——向所有成員免費(fèi)提供為客戶搜索個別成員提供路線;導(dǎo)師計劃——一對一指導(dǎo),提供專門文章,舉辦教育電話會議和圓桌會議;信息資源與研究服務(wù)——PRISM國際工作人員隨時準(zhǔn)備協(xié)助成員解決問題,找出潛在供應(yīng)商、產(chǎn)品以及問題的答案。[9]

    我國檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)也在向國際水平靠攏,根據(jù)2017年P(guān)RISM統(tǒng)計顯示,目前全球已有594個會員,6家中國公司入選PRISM,其中3家(北京東方博泰文檔數(shù)據(jù)外包服務(wù)有限公司、中信天津投資股份有限公司、深圳市銀雁金融服務(wù)有限公司)是檔案寄存托管類公司,占PRISM協(xié)會中國公司的半壁江山,占中國檔案學(xué)會檔案寄存托管類企業(yè)數(shù)的21.4%。希望未來有更多的中國公司進(jìn)入此行列,推動我國檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)整體競爭力的提升。

    *本文系國家社會科學(xué)基金青年項目“大數(shù)據(jù)時代檔案服務(wù)業(yè)理論與實(shí)踐研究”(項目編號17CTQ0048)的階段性研究成果。

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