淺析政府投資項(xiàng)目資金使用及其檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策

余渝

摘 要：本文以重慶市巴南區(qū)保障性住房管理中心為例，以政府小型投資項(xiàng)目的資金使用情況為切入點(diǎn)，分析項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及其存在問(wèn)題，以小見(jiàn)大，對(duì)政府投資項(xiàng)目資金使用及其檔案管理提出幾點(diǎn)建議。

1.主要做法及現(xiàn)狀

1.1事前：制度保障、獨(dú)立建檔

巴南區(qū)保障性住房管理中心（以下簡(jiǎn)稱住保中心）的項(xiàng)目以需要迅速實(shí)施的小型項(xiàng)目為主，制定并完善了《維修外包工程管理辦法（試行）》：一是招標(biāo)比選嚴(yán)格參照巴南區(qū)公共資源交易平臺(tái)方式進(jìn)行；二是企業(yè)報(bào)名截止時(shí)間寬限到項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)前半小時(shí)；三是2萬(wàn)元以上的工程項(xiàng)目須嚴(yán)格按照相關(guān)程序聘請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位預(yù)算和監(jiān)理單位確定方案，2萬(wàn)元以下的零星工程項(xiàng)目由科室同意后報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后實(shí)施；四是日常零星維修項(xiàng)目勞務(wù)費(fèi)須附領(lǐng)取人簽字憑據(jù)，并作為發(fā)票附件交財(cái)務(wù)存檔。

住保中心在每次招投標(biāo)前（例如魚(yú)洞片區(qū)直管公房、廉租房化糞池、生化池沉砂井及地下管網(wǎng)安全性清掏工程等項(xiàng)目），會(huì)召集財(cái)務(wù)科、辦公室、工程科等相關(guān)部門(mén)工作人員成立臨時(shí)招投標(biāo)小組，建立獨(dú)立檔案，包括小組機(jī)構(gòu)成立方案，招投標(biāo)方案，會(huì)議資料，影像資料，原始票面等，確保做到聯(lián)合把關(guān)和共同監(jiān)督，快速消除安全隱患。

1.2事中：嚴(yán)格把控環(huán)節(jié)，完善臺(tái)賬檔案

在工程建設(shè)領(lǐng)域，招投標(biāo)與合同管理是相輔相成，缺一不可的。招投標(biāo)能夠體現(xiàn)建筑市場(chǎng)交易中的公平、公正、公開(kāi)。合同則是招標(biāo)投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)內(nèi)容的明確化。通過(guò)招投標(biāo)和訂立合同，保障工程建設(shè)能夠更好地完成。住保中心在工作實(shí)踐中，高度重視這兩個(gè)環(huán)節(jié)：招標(biāo)文件和合同均要經(jīng)過(guò)該中心外聘法律顧問(wèn)審核后才進(jìn)入會(huì)簽流程，并且招標(biāo)文件和合同盡量結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際使用標(biāo)準(zhǔn)范本。

對(duì)于招投標(biāo)環(huán)節(jié)，除了項(xiàng)目都會(huì)在巴南區(qū)政府的門(mén)戶網(wǎng)站上公告公示等按區(qū)政府相關(guān)招投標(biāo)管理規(guī)定實(shí)施項(xiàng)目管理之外，該中心將招標(biāo)控制價(jià)在100萬(wàn)以下的項(xiàng)目進(jìn)入了區(qū)公共資源交易中心進(jìn)行了見(jiàn)證交易，招投標(biāo)臺(tái)帳也在逐步建立完善。例如白節(jié)百正街105、109、111號(hào)直管公房解危工程；跳石正街42號(hào)恢復(fù)重建工程；木洞前進(jìn)路18號(hào)直管公房加固解危項(xiàng)目，均聘請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位預(yù)算和監(jiān)理單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)，劃分項(xiàng)目臺(tái)賬，該中心工程管理科例行工程檢查中也建立了監(jiān)管臺(tái)賬，確保項(xiàng)目施工的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并做到有據(jù)可查。

1.3事后：檔案管理提升

一是資金臺(tái)賬管理的信息化提升。2014年以來(lái)，由于該中心涉及的建設(shè)項(xiàng)目多、時(shí)間緊、任務(wù)重且流程復(fù)雜，為便于管理，該中心在資金臺(tái)賬管理方面提檔升級(jí)。對(duì)于每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，均建立了資金電子臺(tái)賬，對(duì)于項(xiàng)目整體的支出情況進(jìn)行把握。在此基礎(chǔ)上，建立了按項(xiàng)目類別的電子總臺(tái)賬，每個(gè)項(xiàng)目的收支將實(shí)時(shí)反映到總臺(tái)賬上。這樣以來(lái)，小賬（單個(gè)項(xiàng)目賬，涉及咨詢、設(shè)計(jì)、施工等各環(huán)節(jié)）和大帳（上級(jí)資金撥付、預(yù)撥付資金對(duì)于項(xiàng)目分?jǐn)?、資金申報(bào)情況等）就動(dòng)態(tài)統(tǒng)籌對(duì)應(yīng)起來(lái)了。

二是資料臺(tái)賬建立的全面化。項(xiàng)目管理涉及到立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可、招標(biāo)文件等各個(gè)環(huán)節(jié)的重要資料，定期會(huì)對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的臺(tái)賬進(jìn)行清理和補(bǔ)充。每個(gè)環(huán)節(jié)均有前后佐證的說(shuō)明材料，所有項(xiàng)目資料檔案均成體系。

三是對(duì)于結(jié)題項(xiàng)目的檔案，都會(huì)成體系按檔案管理規(guī)范及時(shí)規(guī)整后，移交給住保中心檔案管理部門(mén)管理，檔案管理部門(mén)都會(huì)將項(xiàng)目檔案裝訂成冊(cè)，按檔案文件要求做好目錄，并放入獨(dú)立的檔案室長(zhǎng)期存檔保存。

2.存在的問(wèn)題和困難

2.1檔案規(guī)范化水平參差不齊

由于事業(yè)單位體制的普遍性缺點(diǎn)，不能保障招投標(biāo)和檔案管理工作人員的專業(yè)性，加上長(zhǎng)期以來(lái)招投標(biāo)人員和檔案管理人員職能分離，導(dǎo)致檔案的建立和保存水平也因人而異。

2.2缺乏小型施工企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)

因?yàn)樽”Ｖ行拇蠖嗌婕暗氖窍鄬?duì)工程量和工程金額較小，且較為直接涉及民生的民心工程。如果完全按流程實(shí)施，必定影響實(shí)施效率。但因?yàn)橄嚓P(guān)政策規(guī)定，涉及的工程項(xiàng)目必須按程序?qū)嵤?，且小型施工企業(yè)并沒(méi)有資格進(jìn)入全區(qū)招投標(biāo)平臺(tái)資源數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致部分小型施工項(xiàng)目不能更高效率的完成。

2.3缺乏有效的后評(píng)價(jià)

項(xiàng)目完成后，對(duì)于投資項(xiàng)目的評(píng)價(jià)效果不夠?qū)I(yè)，檔案的效能也更多的是發(fā)揮查詢和接受檢查，其中部分?jǐn)?shù)據(jù)只是根據(jù)項(xiàng)目施工方提供的各項(xiàng)工程數(shù)據(jù)，要求第三方后評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)來(lái)完成后評(píng)價(jià)報(bào)告的撰寫(xiě)，這就使得后評(píng)價(jià)工作也失去了監(jiān)督意義。

3.意見(jiàn)和建議

3.1加強(qiáng)人員的專業(yè)化培訓(xùn)

一方面，住保中心要進(jìn)一步深化內(nèi)訓(xùn)工作。普及相關(guān)法律知識(shí)，培訓(xùn)招投標(biāo)管理及檔案管理等基層人才，配備齊全相應(yīng)的專職管理人員，在職責(zé)職能上密切配合，做到分工不分家。另外一方面，利用好外部的指導(dǎo)。多與涉及項(xiàng)目建設(shè)流程的區(qū)級(jí)部門(mén)和檔案管理部門(mén)加強(qiáng)溝通工作，建議上級(jí)部門(mén)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)基層單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，多組織相關(guān)區(qū)級(jí)層面以上的交流培訓(xùn)。

3.2建立小型企業(yè)資料檔案

政府投資的工程項(xiàng)目要堅(jiān)決將監(jiān)督貫徹于造價(jià)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，要變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的全過(guò)程控制。但針對(duì)小型施工項(xiàng)目而言，缺乏有效的數(shù)據(jù)資源，導(dǎo)致長(zhǎng)期不能高效完成維修排危等工程，建議上級(jí)部門(mén)平臺(tái)針對(duì)小工程的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)區(qū)內(nèi)優(yōu)秀工程公司實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，住保中心可以在要用的時(shí)候直接從企業(yè)庫(kù)面抽選。這樣既便于政府監(jiān)督管理，又對(duì)設(shè)計(jì)估算、施工圖預(yù)算以及竣工決算等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了合理把控，最重要的是高效率解決民眾當(dāng)務(wù)之急，最大效益實(shí)現(xiàn)了民心工程。

3.3加強(qiáng)合同檔案管理

加強(qiáng)工程勘察、施工圖設(shè)計(jì)單位和施工單位的合同檔案管理，尤其是嚴(yán)格把控好工程變更和索賠關(guān)。對(duì)于施工合同的簽訂要符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，要結(jié)合工程實(shí)際，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)、工程進(jìn)度質(zhì)量以及價(jià)款、付款、違約、爭(zhēng)議解決方法等問(wèn)題，盡量避免工程結(jié)算時(shí)出現(xiàn)糾紛。對(duì)于工程造價(jià)的變更，業(yè)主、監(jiān)理和施工方要嚴(yán)格按照統(tǒng)一程序進(jìn)行審核，把好工程變更和索賠關(guān)，發(fā)揮合同檔案最大效能。

3.4探索項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子化越來(lái)越廣泛的應(yīng)用在人們的工作生活中，帶來(lái)了便利的同時(shí)節(jié)約了時(shí)間成本，提升了工作效率。然而，關(guān)于政府投資項(xiàng)目資金使用的檔案管理方面，仍然止步于紙質(zhì)檔案，每當(dāng)查閱起來(lái)也很不方便，甚至在安全性上也有火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)蛀等潛在的危險(xiǎn)。建議可聘請(qǐng)社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，按檔案保存相關(guān)要求對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化建檔，提高檔案數(shù)字化率，在管理上實(shí)行紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案并用，在安全性、功能性上實(shí)現(xiàn)最大效率的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]武文.基層人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)探討.中國(guó)科技信息，2009第16期.

[2]何俐.淺談地勘單位地質(zhì)檔案資料管理與利用.時(shí)代金融，2015第9期.

[3]許桂清.電子檔案異地異質(zhì)備份現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì).檔案學(xué)研究，2018第1期.

（作者單位：重慶市巴南區(qū)保障性住房管理中心）