信息化背景下的企業(yè)檔案管理新思路

陳燕

信息工業(yè)時代已經(jīng)到來，現(xiàn)代信息技術高速發(fā)展，給企業(yè)的生產(chǎn)管理模式帶來了前所未有的巨大變化。在此背景下企業(yè)的檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新特點、出現(xiàn)了新問題，如何在新形勢下開辟檔案管理的新思路？使檔案管理能夠與時俱進，改變傳統(tǒng)的實體檔案管理模式，更好地服務企業(yè)，服務中心工作是我們檔案工作者深入探索與討論的重要課題。

信息工業(yè)時代已經(jīng)到來，信息技術的高速發(fā)展和普遍應用極大地提高了人們的工作、生活效率，給企業(yè)的生產(chǎn)管理模式也帶來了前所未有的巨大變化。計算機信息管理系統(tǒng)的功能逐漸強大、網(wǎng)絡的快速、高效便捷為日常的企業(yè)檔案管理提供了新思路。對于如何改革企業(yè)檔案管理，提高檔案管理水平，使企業(yè)檔案管理走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化，并確保檔案信息真實、安全、完整、高效利用成為急需深入探索與討論的重要課題。

1.信息化背景下檔案管理的新特點

1，1管理對象從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變

隨著科技水平的提高，目前企業(yè)在信息管理方面不斷向電子信息方面發(fā)展。在檔案資料保存方面，電子檔案逐漸代替了紙質(zhì)檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較來說具有更多的優(yōu)點，例如資料查閱和調(diào)取簡單方便、傳遞快速、存儲不占空間并且可以永久保存。但是電子檔案不是肉眼可見的實體檔案，必須借助相應的軟硬件設備才能進行有效管理。

1.2管理重點由整理保管向收集和利用轉(zhuǎn)變

以前，紙質(zhì)檔案的管理需要進行資料收集、整合、保存、使用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等管理步驟。如何對紙質(zhì)檔案分類整理、在庫房中妥善安全保管好，減少破損，是當時檔案工作的重點。而如今，電子檔案的數(shù)量明顯增多，如何在海量的信息資源中選定有價值的電子文件進行歸檔保存，從所保存的信息資料中找出有用的信息，并掌握快速利用的方法方式是目前企業(yè)檔案管理中急需解決的問題。

1.3檔案利用方式發(fā)生轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要是提供紙質(zhì)檔案給查閱者，一份檔案不能多人同時使用，一次只能借給一人使用，利用效率低，并且實體檔案容易破損，利用的時間空間都受限制。如果利用科學的檔案管理系統(tǒng)管理，檔案人員對檔案信息資源進行加工開發(fā)，使利用者通過計算機網(wǎng)絡，在設定的權限內(nèi)足不出辦公室就能查閱所需的檔案信息。利用互聯(lián)網(wǎng)協(xié)助電子檔案進行保存整理，可以在很大水平上提高檔案的使用率和利用者的工作效率。保證了在企業(yè)的各項工作的過程中能最大程度的利用檔案，提高檔案的利用率。

1.4檔案的安全的保密工作重點發(fā)生轉(zhuǎn)變

在以前，紙質(zhì)檔案需要進行一系列的安全保護工作，需要對保存檔案的庫房進行一系列的保護措施，例如：防污染、防潮、防盜、防火、防鼠、防光、防塵、防高溫、防蟲等“九防”。信息化背景下，檔案的安全保密一方面要通過安全保密防護措施保障電子檔案信息資源的完整、真實，不被篡改、不被惡意復制、破壞、傳播。另一方面也不能放松對檔案庫房的“九防”，雙管齊下，確保檔案信息資源的全面安全保密。

2.信息化背景下檔案管理面臨的新問題

2.1部分企業(yè)對檔案信息化建設重要意義認識不足，資金投入不夠

一些高科技的軟件和硬件支持是企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化所不可少的。計算機、網(wǎng)絡、掃描儀、檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護、更新升級的費用不可小視，如果在具體的工作中需要進一步地提高企業(yè)的信息化水平還需要繼續(xù)投入更多的人力、物力、資金等。但是現(xiàn)在有很多企業(yè)并不重視企業(yè)檔案的信息化管理，在企業(yè)檔案信息化建設和管理方面的資金投入很少，這在很大程度上影響了企業(yè)檔案的信息化發(fā)展。

2.2企業(yè)有關檔案信息化管理方面的標準規(guī)范不健全，管理工作不規(guī)范

現(xiàn)在國內(nèi)各行各業(yè)，各個地區(qū)的企業(yè)對于檔案的信息化管理方面并沒有達成一致，缺乏相關的管理規(guī)范和標準。從長遠的角度來看，如果想實現(xiàn)通過網(wǎng)絡對檔案信息進行大規(guī)模的信息共享，就必須建立一個能夠所有組織和企業(yè)都可以兼容使用的軟件硬件環(huán)境和在著錄、數(shù)據(jù)描述、元數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)庫等方面的統(tǒng)一標準。電子檔案應該具有相同的文件格式及標準。但是目前的狀況要解決這幾個問題還是存在很大困難的，還要有很長的路要走。第一個問題就是制定一些相關的標準規(guī)范已經(jīng)不是信息檔案工作的內(nèi)容，如何完成標準的統(tǒng)一是一個很大的問題；第二個問題就是國際國內(nèi)的相關標準如何選擇取舍也不容易；最后還有一個問題就是現(xiàn)在信息技術在不斷地發(fā)展和進步，其硬件和軟件的更新速度很快，這些都需要不斷地對原來的標準規(guī)范和工作流程進行改進，需要不斷地投入人力、物力以保證標準的不斷修訂與進步。

2.3企業(yè)檔案信息的安全保密問題

電子信息檔案的安全和保密工作也是檔案信息化工作上的重點和難點，它主要有以下幾方面的問題和威脅：其一，計算機病毒。計算機病毒是網(wǎng)絡信息安全所面臨的最大的問題。其二，網(wǎng)絡黑客。由于網(wǎng)絡具有加密和匿名等特性使得很難及時發(fā)現(xiàn)一些網(wǎng)絡黑客等入侵者。其三，含竊取行為的間諜活動。對涉密信息進行惡意地復制、篡改、破壞。其四，電子通訊設備線路等故障。其五，人為或偶然事故造成的威脅。以上的這些問題都可以讓檔案信息安全保密工作變得困難。

2.4企業(yè)電子檔案的真實性問題

電子檔案的真實性問題時檔案信息化發(fā)展所面對的最大隱患。其主要原因有三：第一，一些由于檔案錄入時工作人員的疏忽和粗心及工作失誤等造成了檔案在錄入和保存時就會失真或缺失。第二，軟硬件條件的更新，設備的故障，網(wǎng)絡環(huán)境的升級都可能造成原數(shù)據(jù)無法讀取或解密。第三，紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工過程中，由于技術參數(shù)選擇不當，保存的格式不同都有可能造成電子檔案的失真。

2.5部份企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)不高

很長時間以來，企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理工作中所需要的水平和技術要求并不高，這使得目前從事檔案工作方面的人員素質(zhì)普遍都比較低，現(xiàn)在非常缺少一些檔案專業(yè)與信息化管理專業(yè)的復合型人才。許多企業(yè)的檔案人員所做的就是按照軟件工作流程按部就班地工作，缺乏對信息化管理設備軟硬件的管理知識，檔案信息化管理設備一旦出現(xiàn)問題就束手無策。

3.信息化背景下企業(yè)檔案管理新思路

3.1建立健全信息化背景下的檔案管理方面標準規(guī)范

目前所存的關于檔案管理方面的管理標準幾乎都是針對紙質(zhì)檔案資料的，現(xiàn)在對于電子檔案及其資料的相關標準和制度比較缺失。因此有必要根據(jù)本企業(yè)的檔案信息化發(fā)展水平，制定或直接采用符合國家標準或行業(yè)標準的電子檔案管理系列標準。從根本上來說，對于計算機和網(wǎng)絡技術方面的標準最好由國家統(tǒng)一制定標準。這樣可以減少行業(yè)內(nèi)信息不兼容的事情發(fā)生，也能在最大程度上避免檔案信息孤島。

3.2建立健全信息化背景下的檔案安全防護體系

3.2.1建立和完善企業(yè)信息安全制度。只有建立相應的規(guī)章制度來對企業(yè)檔案信息進行約束，才能保證其進入規(guī)范安全的管理方式。詳細來說，企業(yè)應該首先需要制定全面的互聯(lián)網(wǎng)及計算機的安全管理規(guī)范。然后應該根據(jù)其建立的管理規(guī)范制度來加強和完善其企業(yè)的電子信息管理。完善規(guī)范的形成制度，執(zhí)行科學的歸檔制度，建立嚴格的保管制度。最后針對應用系統(tǒng)還應完善其安全運行管理制度，包括操作系統(tǒng)安全管理，權限設定管理以及軟件維護安全管理等。

3.2.2加強基礎設施建設。企業(yè)保證電子信息檔案安全性的物質(zhì)方面的技術是其所具備的硬件設施水平。企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)的硬件設備可以在很大程度上減少由于硬件故障所帶來的電子信息檔案的安全問題。首先，在硬件選擇是應該挑選性能優(yōu)越的存儲設備。其次，要有計劃地做好檔案信息的備份，同時對備份數(shù)據(jù)的介質(zhì)如光盤、磁帶等進行定期的檢查、更新、遷移和轉(zhuǎn)換，以保證備份數(shù)據(jù)的有效。另外，加強安全技術手段的應用。例如使用一些訪問控制技術、入侵檢測技術、防火墻技術、加密技術等。最后，加強工作人員的安全防護意識和能力。

3.3創(chuàng)新檔案利用方式

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要有：檔案編研出版、檔案外借、檔案室查閱、檔案咨詢服務、檔案陳列展覽?；谛畔⒒尘暗臋n案利用方式可以加以創(chuàng)新。首先，開展網(wǎng)絡編研。其次，建立專題數(shù)據(jù)庫。檔案信息資源通過檔案人員加工編研，建立符合檔案利用者需求的專題數(shù)據(jù)庫，從海量的檔案資料中精心選取最有價值的東西。最后，開展檔案信息利用推送服務。檔案人員可以經(jīng)過多種方式明確用戶的個性化需求，并且根據(jù)其需求，借助OA個人郵件系統(tǒng)主動為客戶提供服務，通過這種主動的服務方式來滿足客戶的各種信息化需求。其四，在網(wǎng)絡上設置共享區(qū)域，檔案利用者在自己的權限范圍內(nèi)可以自主搜索查閱、下載相關的檔案信息。

3.4增加檔案信息化經(jīng)費投入

檔案部門應當積極主動作為，努力宣傳檔案信息化在服務企業(yè)，支持企業(yè)中心工作中所發(fā)揮的作用，爭取企業(yè)對檔案信息化的支持。對于檔案信息化經(jīng)費的投入總額問題，在年度預算以及信息化專項資金支持范圍方面加入檔案信息化經(jīng)費，從而確保檔案信息化有著足夠的經(jīng)費投入。

3.5提升檔案人員的綜合素質(zhì)

信息化背景下企業(yè)檔案管理模式發(fā)生了重大的變化，而且必將伴隨著信息化水平的提高而同步改變。檔案從業(yè)人員需擁有較強的政治，思想，知識，組織，心理等方面的綜合素質(zhì)，才能擔任起這一份偉大的歷史重任。檔案工作者要經(jīng)常自覺參與檔案、信息化等專業(yè)新技術新知識的學習，在工作中多與同事互學交流，積累積淀檔案管理知識，提升工作者自身的綜合素養(yǎng)，也是這個新時代對檔案工作者的硬性要求。

伴隨著信息化時代的來臨，伴隨著新的企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)，同時也是一次千載難逢的機遇，在這個機遇與挑戰(zhàn)并在的信息化時代，檔案工作者應該積極主動順應時代潮流抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，改革創(chuàng)新，在信息化大背景下開拓新的企業(yè)檔案管理道路。