SAP在發(fā)票校驗(yàn)和付款中的應(yīng)用研究

李懷忠

摘 要：本文首先分析了SAP進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)和付款的具體流程，根據(jù)采購訂單輸入一張發(fā)票時(shí)，SAP系統(tǒng)依據(jù)采購訂單編碼提取供應(yīng)商、物料、等待開票的數(shù)量、付款方式等數(shù)據(jù)提示用戶；如果采購訂單和發(fā)票不一致，系統(tǒng)會在必要的時(shí)候警告用戶并鎖定不予以過賬，過賬后還需對發(fā)票校驗(yàn)誤差、沖銷校驗(yàn)發(fā)票，生成校驗(yàn)發(fā)票付款計(jì)劃；探討了當(dāng)前SAP發(fā)票校驗(yàn)和付款應(yīng)用中存在的問題；并針對性地提出了加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)權(quán)限控制、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)專業(yè)人員培養(yǎng)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析建設(shè)、加強(qiáng)付款人員稽核、加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)、加強(qiáng)往來賬項(xiàng)清理、轉(zhuǎn)換財(cái)務(wù)人員身份等加強(qiáng)SAP發(fā)票校驗(yàn)和付款應(yīng)用的對策措施。

關(guān)鍵詞：發(fā)票校驗(yàn) 付款 SAP

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）03（c）-158-02

財(cái)務(wù)人員不僅要低頭做賬，還要抬頭納車。正是基于此，SAP系統(tǒng)對財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、溝通素質(zhì)要求很高。本文針對存貨發(fā)票校驗(yàn)、發(fā)票校驗(yàn)沖銷、付款等一系列賬務(wù)處理方法，以及完成供應(yīng)鏈采購訂單、收貨和發(fā)票校驗(yàn)的匹配審核工作，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理工作進(jìn)行闡述，從中發(fā)現(xiàn)管理中的一些問題，同時(shí)提出相應(yīng)的應(yīng)對措施，為企業(yè)真正適應(yīng)會計(jì)機(jī)器人時(shí)代的到來打下良好的基礎(chǔ)。

1 SAP在發(fā)票校驗(yàn)、付款中的具體應(yīng)用

1.1 發(fā)票校驗(yàn)的目的

SAP系統(tǒng)有一特別重要的特點(diǎn)就是集成性，發(fā)票校驗(yàn)就體現(xiàn)了這一點(diǎn)，PO里輸入采購訂單號之后，會自己匹配相應(yīng)供應(yīng)商，物料代碼，金額數(shù)量，然后將這些信息生成應(yīng)付款項(xiàng)，全部集中到財(cái)務(wù)部門，以備查驗(yàn)。

SAP系統(tǒng)的高度集成允許細(xì)小誤差，可以將其誤差轉(zhuǎn)入材料成本差異。

1.2 發(fā)票校驗(yàn)的過程

首先在業(yè)務(wù)流程平臺的“采購發(fā)票報(bào)銷流程”中找到需要發(fā)票檢驗(yàn)的單據(jù)，下載發(fā)票明細(xì)（或直接流程中顯示的發(fā)票明細(xì)），核對紙質(zhì)發(fā)票和采購員所填報(bào)銷金額是否一致；財(cái)務(wù)人員將最終的報(bào)銷金額填到審核金額中。然后點(diǎn)開輸入收款發(fā)票根據(jù)最晚入庫時(shí)間填入發(fā)票時(shí)間，填寫發(fā)票金額及稅額及相應(yīng)的摘要，同時(shí)在細(xì)節(jié)下也要寫清摘要。

進(jìn)行發(fā)票檢驗(yàn)完成后，財(cái)務(wù)收到的發(fā)票檢驗(yàn)單據(jù)附件有：（1）增值稅發(fā)票；（2）入庫明細(xì)清單；（3）如果發(fā)票中摘要顯示“詳見銷貨清單”的話，需要附帶銷貨清單發(fā)票后附一張入庫清單，根據(jù)入庫清單填寫采購訂單號，系統(tǒng)會將采購訂單號自動匹配相應(yīng)的供應(yīng)商、賬期、數(shù)量金額、物料代碼等。如果有變化時(shí)，可以修改相應(yīng)數(shù)據(jù)。也可以顯示采購訂單的歷史，例如，有多少貨物已經(jīng)到貨，以及有多少已經(jīng)開出了發(fā)票。

采購訂單與入庫清單如果不符，系統(tǒng)將在消息欄里明確不能記賬的具體原因。 若該變化在預(yù)先設(shè)定的允許范圍內(nèi)，則將允許范圍內(nèi)的誤差計(jì)入材料成本差異。如果變化不在允許的范圍內(nèi)，系統(tǒng)將不允許該發(fā)票記賬，手動查找系統(tǒng)與入庫清單的差異。

發(fā)票被輸入時(shí)，系統(tǒng)將找到相應(yīng)的賬戶科目。如果存在余額，用戶要進(jìn)行手動修正，在物料里加入相應(yīng)的物料編碼，工廠代碼，金額、數(shù)量，直至余額為零，該發(fā)票才完成記賬；發(fā)票校驗(yàn)才算真正完成。

（1）供應(yīng)商的發(fā)票校驗(yàn)允許誤差。

供應(yīng)商也可以設(shè)置一個(gè)發(fā)票校驗(yàn)誤差，這是針對經(jīng)常合作的供應(yīng)商，當(dāng)發(fā)票金額與實(shí)際收貨金額存在不一致時(shí)，又不想去調(diào)整具體的收貨明細(xì)，或者說不值得去調(diào)整一些小額差異，就可以用到這個(gè)誤差；例如某供應(yīng)商銷售貨物一家供應(yīng)商，發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，幾百個(gè)物料一起校驗(yàn)，出現(xiàn)一些小誤差，直接按材料成本差異科目過賬，不用調(diào)整收貨的行項(xiàng)目，這樣做的好處是可以提高工作效率。

第一，負(fù)誤差。

負(fù)誤差是指實(shí)際發(fā)票金額小于收貨金額，通過直接在PO里修改金額將其差額結(jié)轉(zhuǎn)至材料成本差異中。

第二，正誤差。

正誤差是實(shí)際發(fā)票金額大于收貨金額，小誤差需要在物料里填加物料號、工廠代碼、金額，及相應(yīng)PO的數(shù)量，最后將該差額轉(zhuǎn)入材料成本差異。

（2）發(fā)票校驗(yàn)的沖銷。

在實(shí)際工作過程中，發(fā)票校驗(yàn)完成后，有可能發(fā)生退貨，或者PO問題使之前的發(fā)票校驗(yàn)需要沖銷，這就要使用事務(wù)碼MR8M-取消發(fā)票憑證進(jìn)行沖銷。在這里需要特別說明的是如何選擇正確的發(fā)票憑證編號。

將劃紅即為發(fā)憑證編號。同時(shí)將該發(fā)票校驗(yàn)沖銷完畢后，還需要在結(jié)算供應(yīng)商事務(wù)碼F-44里將該供應(yīng)商一正一負(fù)的金額進(jìn)行清賬，該筆業(yè)務(wù)徹底沖銷完成。

（3）對于SAP憑證輸入和憑證管理來說，清賬是相當(dāng)重要的，就是我們平時(shí)說的錢物兩清，在SAP系統(tǒng)里面，可以在一般總賬（F-02）里面做，但是做賬完成之后還要在F-32/F-44里進(jìn)行一正一負(fù)的沖銷，即清賬。

發(fā)票校驗(yàn)完成后，在供應(yīng)商行項(xiàng)目里會有相應(yīng)記錄，但是該記錄會以紅燈顯示，表示已記賬未付款，同時(shí)在清賬憑證項(xiàng)目下都是空值；付款完成后會以綠燈形式表示，同時(shí)在清賬憑證項(xiàng)目會顯示付款的憑證號。

一個(gè)總賬科目是否需要執(zhí)行清賬管理是在其科目維護(hù)的公司代碼層定義的。公司代碼層的控制字段“未清項(xiàng)目管理”控制著總賬科目在不同公司代碼下是否需要逐筆逐清。對于不按未清項(xiàng)目管理的科目來說，它的行項(xiàng)目顯示只反映了過賬與否，而不反映清賬與否。

對于往來科目來說，未清賬管理很重要。它使得每條業(yè)務(wù)記錄都很清楚，是對賬和自身核對的強(qiáng)有力的工具。同時(shí)它也是賬齡分析、催款、自動付款、對賬函、往來賬核對等延伸功能的基礎(chǔ)。

通常企業(yè)用戶也可以直接使用F-32/F-44清賬，假設(shè)選擇的電匯方式（TT）付款方式，則會產(chǎn)生以1開頭的清賬憑證。

（4）生成付款計(jì)劃。

根據(jù)本公司供應(yīng)商重要程度，分別對其賬期維護(hù)分為30天、60天、90天。然后我在每個(gè)月初由財(cái)務(wù)人員在事務(wù)碼ZD2FZ028（供應(yīng)商余額表）中導(dǎo)出各供應(yīng)商應(yīng)付款項(xiàng)，交由供應(yīng)鏈根據(jù)款項(xiàng)是否到期、付款方式進(jìn)行篩選，后由供應(yīng)鏈部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審批；統(tǒng)一審批后交由財(cái)務(wù)復(fù)核，然后由財(cái)務(wù)部門提交線上流程，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行線上審批。

無論是部分還是剩余付款，以付款為例，當(dāng)本次付款金額恰好等于選擇的應(yīng)付金額時(shí)，在F-44結(jié)算中自動結(jié)清。

假設(shè)某業(yè)務(wù)的應(yīng)付款項(xiàng)是298454.94RMB，本次實(shí)際付款是10000MB。

具體操作如下：

選中該筆要結(jié)清款項(xiàng)。

選中剩余項(xiàng)目，同時(shí)在支付金額中填寫實(shí)際支付的款項(xiàng)。

最后實(shí)際分錄。

借：應(yīng)付賬款-匯聚298454.98。

貸：銀行存款100000。

應(yīng)付賬款-匯聚198454.98。

2 當(dāng)前SAP發(fā)票校驗(yàn)、付款應(yīng)用中存在的問題

通過使用SAP發(fā)票校驗(yàn)、付款及進(jìn)行減值處理，我發(fā)現(xiàn)雖然它集成性好，發(fā)票校驗(yàn)、付款等功能都具備，但是也有很大的缺點(diǎn)：

（1）系統(tǒng)過重，配置、操作異常復(fù)雜，做一個(gè)業(yè)務(wù)可能使用到好多個(gè)頁面。

（2）維護(hù)實(shí)施成本很高，二次開發(fā)的成本相當(dāng)高，使用成本也很高，一般都需要養(yǎng)一些SAP的顧問，每個(gè)顧問都只關(guān)注SAP的某一塊功能，因?yàn)镾AP的學(xué)習(xí)成本很高。

（3）在付款過程中，發(fā)現(xiàn)極個(gè)別（主要是系統(tǒng)問題）情況下重復(fù)付款。有時(shí)會給企業(yè)造成難以挽回的損失。

（4）年底企業(yè)在清理供應(yīng)商、客戶往來款項(xiàng)時(shí)發(fā)現(xiàn)有很多需要清賬未及時(shí)清賬，導(dǎo)致長期掛賬，加大了財(cái)務(wù)人員的管理成本。

3 加強(qiáng)SAP在發(fā)票校驗(yàn)和付款應(yīng)用的對策措施

如何解決SAP在發(fā)票校驗(yàn)、付款過程中的問題，建議從以下方面采取措施。

3.1 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

組織結(jié)構(gòu)主要是為實(shí)現(xiàn)公司運(yùn)營目標(biāo)，組織內(nèi)部各個(gè)部門、各個(gè)層次之間提升企業(yè)監(jiān)控管理水平。在SAP系統(tǒng)中組織結(jié)構(gòu)包括公司代碼、利潤中心、工廠、庫存地點(diǎn)等；結(jié)合實(shí)際管理需求，可以合理利用系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)來控制業(yè)務(wù)發(fā)生，如不同公司代碼、工廠間的物資轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)均在組織結(jié)構(gòu)層級發(fā)生。通過合理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)能規(guī)避業(yè)務(wù)操作的不合理業(yè)務(wù)，盡可能地讓每筆業(yè)務(wù)能在有效控制范圍內(nèi)發(fā)生，從而規(guī)范系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄。

3.2 系統(tǒng)權(quán)限控制

SAP系統(tǒng)的權(quán)限控制可以細(xì)化到組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)操作等環(huán)節(jié)。結(jié)合不同屬性的業(yè)務(wù)人員有效控制權(quán)限屬性，讓合適的人做合適的事。一方面可以提升企業(yè)內(nèi)控管理；另一方面能通過系統(tǒng)控制，有效規(guī)避不合理業(yè)務(wù)的發(fā)生。SAP能將各個(gè)部門通過信息系統(tǒng)將情況反饋給財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及時(shí)掌握企業(yè)整體動態(tài)變化，避免財(cái)務(wù)漏洞的產(chǎn)生。

3.3 規(guī)范業(yè)務(wù)流程

眾所周知系統(tǒng)實(shí)施好壞在于流程設(shè)計(jì)，通過專業(yè)的流程分析與企業(yè)管理制度的有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)流程在管理控制中的作用。盡可能讓系統(tǒng)運(yùn)作流程能夠在企業(yè)予以推行，好的流程控制得不到運(yùn)用或運(yùn)用的流程不能有效監(jiān)控管理過程，其作用效果對于企業(yè)來說均微乎其微。規(guī)范業(yè)務(wù)流程不僅能提高系統(tǒng)的整體業(yè)務(wù)動作。還有助于公司對需要改進(jìn)的領(lǐng)域有所認(rèn)識。

3.4 加強(qiáng)專業(yè)人員培養(yǎng)

在SAP系統(tǒng)實(shí)施過程中，不僅要考慮系統(tǒng)的建設(shè)問題，還需要考慮業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)問題。當(dāng)前大多數(shù)項(xiàng)目在實(shí)施過程中，從顧問到用戶均存在一種模塊隔閡思想，認(rèn)為部分實(shí)施內(nèi)容與模塊功能無關(guān)，故不做深入研究，從而導(dǎo)致跨模塊問題不能有效吸收，致使流程不能有效運(yùn)作。因此要求在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要求顧問需具備跨模塊集成思想，并能將該思想有效傳遞至企業(yè)用戶，從而保證項(xiàng)目上線后的流程有效運(yùn)作。

3.5 加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析建設(shè)

有效的管理過程能幫助企業(yè)得到有效的分析數(shù)據(jù)，反之有效的數(shù)據(jù)能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理過程問題。建立有效的數(shù)據(jù)分析體系，并定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，也是系統(tǒng)運(yùn)用過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。如通過發(fā)票校驗(yàn)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)哪一步流程控制出現(xiàn)了問題，并及時(shí)針對問題進(jìn)行解決，避免該問題造成的影響被無限放大。

3.6 加強(qiáng)付款人員稽核

為防止重復(fù)付款，設(shè)立相關(guān)崗位對付款業(yè)務(wù)進(jìn)行專門稽核。會計(jì)人員做完付款憑證，交稽核人員審查付款流程審批，相關(guān)采購合同，發(fā)票校驗(yàn)憑證，同時(shí)在SAP中查到該筆業(yè)務(wù)是否已付款，確認(rèn)未付款后在交給出納，進(jìn)行付款。同時(shí)要求月初導(dǎo)一次付款計(jì)劃，月中導(dǎo)一次付款計(jì)劃，月中導(dǎo)出來之后修正月初的付款計(jì)劃。

3.7 加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)

發(fā)票校驗(yàn)及付款業(yè)務(wù)在通信行業(yè)里數(shù)據(jù)里很大，所以學(xué)好Excel事半功倍，比如VLOOKUP、sumif語句，可以提高工作效率。利用SAP財(cái)務(wù)模塊提供的功能為業(yè)務(wù)分析服務(wù)，就體現(xiàn)在系統(tǒng)的分析上。會計(jì)人員要適應(yīng)SAP財(cái)務(wù)模塊系統(tǒng)，就必須提高對現(xiàn)代化信息加工、整理和分析技術(shù)能力，善于整合各個(gè)部門產(chǎn)的相應(yīng)的信息，使分散在不同部門不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)的信息能夠被及時(shí)使用。因此，財(cái)務(wù)人員要堅(jiān)持財(cái)稅理論知識學(xué)習(xí)，熟悉企業(yè)經(jīng)營管理的全過程以及企業(yè)相關(guān)的規(guī)章制度，用自己財(cái)會理論知識做支撐，理解和運(yùn)用SAP財(cái)務(wù)模塊系統(tǒng)。

3.8 加強(qiáng)往來賬項(xiàng)清理

財(cái)務(wù)部門對往來款項(xiàng)清理一年一次，改成一季度就要檢查一次，及時(shí)清理長期掛賬的款項(xiàng)。

3.9 轉(zhuǎn)換財(cái)務(wù)人員身份

會計(jì)人員不僅要低頭做賬，還要抬頭識路，在加強(qiáng)專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)自身對企業(yè)的管理，及時(shí)識別風(fēng)險(xiǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確做出決策提供數(shù)據(jù)。為了減少會計(jì)人員報(bào)銷工作，與銀行測試銀企互聯(lián)工作，這樣會計(jì)人員只需要在OA上審核憑證，減少付款風(fēng)險(xiǎn)，將經(jīng)歷放在企業(yè)管理上，真正適應(yīng)會計(jì)機(jī)器人時(shí)代的到來。

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