ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

丁彧然

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，以ERP系統(tǒng)為主的信息化系統(tǒng)在企業(yè)得到廣泛的運(yùn)用。ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制能夠極大地提高企業(yè)運(yùn)行效率，然而伴隨產(chǎn)生的新內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)也應(yīng)運(yùn)而生，企業(yè)內(nèi)部控制如何適應(yīng)ERP環(huán)境下信息管理的要求，是各企業(yè)迫切需要解決的重要問(wèn)題。本文在分析企業(yè)內(nèi)部控制需要適應(yīng)ERP環(huán)境下信息化管理要求的基礎(chǔ)上，深入探討了ERP系統(tǒng)環(huán)境對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響，并針對(duì)性提出企業(yè)應(yīng)對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：ERP 內(nèi)部控制 風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類(lèi)號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）05（c）-165-02

隨著我國(guó)由制造大國(guó)轉(zhuǎn)變?yōu)橹圃鞆?qiáng)國(guó)，國(guó)內(nèi)企業(yè)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)規(guī)模迅速的擴(kuò)大發(fā)展質(zhì)量也有顯著提高，伴隨著國(guó)家倡議“一帶一路”的提出，國(guó)內(nèi)企業(yè)也逐步進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，傳統(tǒng)管控方式已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求，以ERP系統(tǒng)為載體的企業(yè)信息化管理愈發(fā)重要，ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制能夠極大地提高企業(yè)運(yùn)行效率，然而伴隨產(chǎn)生的內(nèi)部控制新風(fēng)險(xiǎn)也應(yīng)運(yùn)而生，企業(yè)內(nèi)部控制如何適應(yīng)ERP環(huán)境下信息管理的要求，是各企業(yè)迫切需要解決的重要問(wèn)題。

1 ERP系統(tǒng)環(huán)境對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

ERP即企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprises Resource Planning）是一個(gè)龐大且復(fù)雜的信息系統(tǒng)，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源最大化有效利用，并且能夠提供實(shí)時(shí)信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)外部供應(yīng)鏈上所有的環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，提高物流、資金流、信息流的資源的有效配置，供產(chǎn)銷(xiāo)一體化，提高企業(yè)的管理效率和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，達(dá)到事半功倍的效果。

1.1 優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制流程

ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程再造，打造扁平化企業(yè)組織，提高管理執(zhí)行效率。傳統(tǒng)的手工內(nèi)控流程，有時(shí)候?yàn)榱四稠?xiàng)內(nèi)控得到有效管控，公司設(shè)置較多崗位，建立多層次管理層級(jí)，比如采購(gòu)訂單下達(dá)，可能需要進(jìn)行層層審批后方能有效，造成審批人員多，組織效率低下。實(shí)施ERP后，將會(huì)改變企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，使得企業(yè)的管理架構(gòu)趨于扁平化，內(nèi)部控制由程序執(zhí)行，自動(dòng)化程度大大提高，企業(yè)內(nèi)部控制流程得到優(yōu)化，減少了中間的重復(fù)、多余的環(huán)節(jié)，有效的提高組織執(zhí)行效率。

1.2 增加內(nèi)控運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)

由于EPR系統(tǒng)是人機(jī)交互界面，可能存在一個(gè)人操作不同的賬戶，增加內(nèi)控運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)下所有內(nèi)控流程推進(jìn)，必須通過(guò)用戶操作完成，這很可能會(huì)導(dǎo)致舞弊的發(fā)生，相同的人使用不同的賬戶完成所有流程操作，導(dǎo)致內(nèi)控就會(huì)形同虛設(shè)，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)極大的損失，比如采購(gòu)訂單申請(qǐng)、審批、驗(yàn)收入庫(kù)、直至最后付款都有可能一個(gè)人完成所有操作。

1.3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)各職能部門(mén)信息共享，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)

內(nèi)部控制的目的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。ERP系統(tǒng)模塊由SD（銷(xiāo)售與分銷(xiāo)）、MM（物料管理）、FI（財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)）、CO（成本控制）、PP（生產(chǎn)計(jì)劃控制）組成。在ERP的實(shí)施中，通過(guò)這些子模塊之間相互作業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)客戶管理、庫(kù)存管理、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、成本控制、信息管理等相互配合和信息數(shù)據(jù)共享，為決策層進(jìn)行決策及時(shí)提供全面的數(shù)據(jù)支持。企業(yè)各職能部門(mén)圍繞著ERP系統(tǒng)開(kāi)展作業(yè)，每個(gè)部門(mén)可以看到其他部門(mén)作業(yè)情況，其他部門(mén)作業(yè)的正確與否及操作時(shí)效性影響下一個(gè)部門(mén)的操作，部門(mén)內(nèi)部各崗位的操作也會(huì)影響本部門(mén)內(nèi)部操作，內(nèi)部控制信息化，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和事務(wù)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操作，提高數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性和及時(shí)性，并實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)共享。因此，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息跨部門(mén)、跨崗位共享，有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.4 簡(jiǎn)化人工統(tǒng)計(jì)計(jì)算數(shù)據(jù)工作量，提高內(nèi)部控制工作效率

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)信息量也急劇膨脹，大量信息人工統(tǒng)計(jì)分析是不可能的完成的，必須借助ERP系統(tǒng)方能實(shí)現(xiàn)，例如目前實(shí)施過(guò)ERP制造型企業(yè)成本核算大都采用作業(yè)成本法進(jìn)行核算，作業(yè)成本法主要內(nèi)容根據(jù)作業(yè)活動(dòng)耗用資源的情況，將資源耗費(fèi)分配給作業(yè)，再依照成本對(duì)象消耗作業(yè)的情況，把作業(yè)成本分配給成本對(duì)象。這種核算方法有助于企業(yè)提高成本核算準(zhǔn)確性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本異常情況，從而進(jìn)行改進(jìn)；但是作業(yè)成本法需要統(tǒng)計(jì)大量與訂單相關(guān)的作業(yè)數(shù)據(jù)，比如人工作業(yè)、機(jī)器作業(yè)、其他作業(yè)數(shù)據(jù)等，然后根據(jù)作業(yè)成本法計(jì)算每個(gè)訂單作業(yè)成本，在系統(tǒng)中反映每個(gè)訂單實(shí)際成本，進(jìn)而得到每個(gè)訂單的盈利情況，這些在沒(méi)有ERP之前完全靠人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是不可能實(shí)現(xiàn)的，有了ERP系統(tǒng)這些復(fù)雜的問(wèn)題可以化繁為簡(jiǎn)，由系統(tǒng)來(lái)解決，極大地提高工作效率。

1.5 對(duì)內(nèi)部控制人員素質(zhì)提出更高要求

ERP的運(yùn)營(yíng)提高企業(yè)相關(guān)崗位業(yè)務(wù)素質(zhì)。ERP的實(shí)施要求公司各關(guān)鍵操作崗位具有更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。懂得公司整體流程如何運(yùn)轉(zhuǎn)，不局限于本部門(mén)、本崗位，全局觀念增強(qiáng)。ERP的應(yīng)用使得內(nèi)部控制由傳統(tǒng)的以人為主轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的以信息技術(shù)為主，由單一數(shù)據(jù)源轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗤緩叫畔⒃?，由?jiǎn)單數(shù)據(jù)量轉(zhuǎn)變?yōu)樨S富數(shù)據(jù)量，特別是要求財(cái)務(wù)管理人員具有分析并發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)問(wèn)題的能力，這些人員需要同時(shí)具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、財(cái)會(huì)知識(shí)、管理知識(shí)等。環(huán)境的變化有時(shí)會(huì)逼迫相關(guān)人員加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)來(lái)面對(duì)新的控制環(huán)境。

1.6 促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)與外部聯(lián)系，提高企業(yè)外部形象

由于大型ERP系統(tǒng)具有開(kāi)放性，可以和外部軟件進(jìn)行對(duì)接，如目前經(jīng)常使用的ERP系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)對(duì)接，提高對(duì)賬效率；ERP系統(tǒng)和客戶系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)時(shí)掌握客戶需求計(jì)劃，相反客戶也可以根據(jù)庫(kù)存情況來(lái)合理安排生產(chǎn)；ERP系統(tǒng)和銷(xiāo)售開(kāi)票系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，開(kāi)票系統(tǒng)根據(jù)ERP數(shù)據(jù)自動(dòng)開(kāi)票，減少手工數(shù)據(jù)輸入；ERP系統(tǒng)和BI系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，BI系統(tǒng)可以自動(dòng)獲取ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，生成管理人員需要的圖表，減少人工加工數(shù)據(jù)時(shí)間；ERP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，OA審批的相關(guān)文件可以在ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)訂單、信用額度等信息，減少系統(tǒng)創(chuàng)建工作量；這些對(duì)接有助于外部了解企業(yè)，加強(qiáng)企業(yè)與外部的聯(lián)系，提高企業(yè)在客戶、銀行、政府等外部組織心目中的形象。

2 企業(yè)應(yīng)對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策措施

誠(chéng)然，ERP給企業(yè)帶來(lái)效率提升外，自身也伴有相關(guān)固有風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)只有在加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控的基礎(chǔ)，才能發(fā)揮ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來(lái)的紅利，如何防范風(fēng)險(xiǎn)，需要做好以下幾方面。

2.1 保護(hù)好ERP系統(tǒng)自身軟硬件安全，數(shù)據(jù)也是企業(yè)重要的“資產(chǎn)”

ERP系統(tǒng)離不開(kāi)軟硬件，計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、軟件組成了ERP系統(tǒng)軟硬件，由于突發(fā)的火災(zāi)、地震、水災(zāi)等自然災(zāi)害不可避免，如果企業(yè)在事先沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)災(zāi)害預(yù)演，在事故發(fā)生時(shí)，就不能很好的應(yīng)對(duì)措施，會(huì)給企業(yè)造成不可挽回的損失，針對(duì)上述災(zāi)害企業(yè)需要建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制、異地服務(wù)器備份機(jī)制、災(zāi)害演練方案；另外ERP系統(tǒng)離不開(kāi)穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡(luò)及軟件系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)交換、多數(shù)據(jù)庫(kù)集成、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、多系統(tǒng)集成等。由于計(jì)算機(jī)病毒以及網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意侵害、信息系統(tǒng)軟件本身設(shè)計(jì)的漏洞、系統(tǒng)操作的失誤、內(nèi)部人員的非法訪問(wèn)，要求企業(yè)應(yīng)該編制防范網(wǎng)，從系統(tǒng)登錄、密碼更新、防火墻建立、操作日志、使用正版軟件等方面加強(qiáng)軟件的維護(hù)，只有對(duì)這些看不見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻防范，才能防止數(shù)據(jù)丟失或者被盜取，保護(hù)好企業(yè)數(shù)據(jù)“資產(chǎn)”。

2.2 防范內(nèi)控運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)下內(nèi)控流程推進(jìn)帶來(lái)的內(nèi)部控制運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)的增加，這些風(fēng)險(xiǎn)往往帶有隱蔽性，要求企業(yè)需要定期進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試，個(gè)別訪談、穿行測(cè)試、實(shí)地查驗(yàn)、抽樣和分析性復(fù)核等方法，防范舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 ERP系統(tǒng)運(yùn)行的成功與否離不開(kāi)人員素質(zhì)的提高

ERP系統(tǒng)不管從國(guó)外還是國(guó)內(nèi)來(lái)看，軟件系統(tǒng)已經(jīng)比較成熟，適合大多數(shù)行業(yè)，但是軟件運(yùn)行是否順暢，離不開(kāi)懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)人員，如何提高這些操作人員的素質(zhì)，是當(dāng)下實(shí)行ERP系統(tǒng)企業(yè)面臨新的課題。

首先，要求懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)人員需要保持穩(wěn)定，因?yàn)榧寄艿恼莆招枰L(zhǎng)期的積累，積累的過(guò)程需要ERP操作隊(duì)伍保持穩(wěn)定，并且通過(guò)幫扶帶等形式，建立后備操作隊(duì)伍，這樣可以防止由于人員的離職或者內(nèi)部的提升造成人員的變動(dòng)給ERP運(yùn)行帶來(lái)影響；其次，建立ERP運(yùn)營(yíng)小組，小組定期舉行會(huì)議，研討ERP運(yùn)行產(chǎn)生的新問(wèn)題，面對(duì)面的溝通，及時(shí)跨部門(mén)解決，有助于ERP運(yùn)行順暢；最后，企業(yè)也要積極采取措施來(lái)努力提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大人才培訓(xùn)力度，切實(shí)提高關(guān)鍵崗位業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)流程培訓(xùn)、操作培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)、財(cái)務(wù)分析能力培訓(xùn)，使之能夠熟練掌握ERP系統(tǒng)，在使用中通過(guò)多緯度數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，推動(dòng)問(wèn)題解決，從而改善經(jīng)營(yíng)。

2.4 建立例外機(jī)制，更好的應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的變化

企業(yè)實(shí)施ERP后，原有的流程被ERP流程替代，并且固化下來(lái)，企業(yè)通過(guò)這些流程把事務(wù)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)聯(lián)系起來(lái)，建立起物流、信息流和資金流；固化的流程有助于高效的執(zhí)行，但是企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)時(shí)，市場(chǎng)環(huán)境是經(jīng)常發(fā)生變化的，企業(yè)必須動(dòng)態(tài)的適應(yīng)市場(chǎng)的變化，固化的系統(tǒng)流程往往無(wú)法靈活地適應(yīng)個(gè)性化的企業(yè)流程要求，現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能制約了企業(yè)的動(dòng)態(tài)適應(yīng)過(guò)程。要求企業(yè)必須建立例外機(jī)制適應(yīng)環(huán)境變化，比如客戶由于特殊情況款項(xiàng)付給不及時(shí)，由于系統(tǒng)設(shè)置收到客戶付款才能發(fā)貨，導(dǎo)致系統(tǒng)不能發(fā)貨，影響產(chǎn)品交付計(jì)劃，這就需要建立相應(yīng)的評(píng)估機(jī)制及授權(quán)審批機(jī)制，保證客戶不會(huì)產(chǎn)生壞賬損失。

2.5 引入外部審計(jì)，定期評(píng)價(jià)ERP系統(tǒng)下內(nèi)控是否有效執(zhí)行

企業(yè)實(shí)施ERP后，內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生變化，發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的隱蔽性加強(qiáng)，要求企業(yè)應(yīng)聘請(qǐng)外部專(zhuān)業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)價(jià)與分析，主要評(píng)價(jià)在ERP系統(tǒng)上運(yùn)行的數(shù)據(jù)是否真實(shí)、可靠、崗位操作是否不相容、登錄是否授權(quán)、系統(tǒng)訪問(wèn)是否經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)、數(shù)據(jù)集成是否準(zhǔn)確、操作日志是否詳細(xì)記載、數(shù)據(jù)是否備份、災(zāi)害演習(xí)是否實(shí)施。因此被審計(jì)單位應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取審計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)，設(shè)置專(zhuān)人保管系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔，包括電子文件和紙質(zhì)文件。系統(tǒng)在使用過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)實(shí)時(shí)反饋相關(guān)管理人員進(jìn)行處理。

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