淺析國有企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

谷霞

摘 要：：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)成為時(shí)代進(jìn)步的必然結(jié)果。本文主要探討了國有企業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題，為國有企業(yè)檔案管理信息化提出了建立完善管理系統(tǒng)、提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的重視程度和重視人才選拔和培養(yǎng)等有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：：國有企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

引 言

隨著科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，國有企業(yè)在日常業(yè)務(wù)中，會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件和相關(guān)資料，如果這些重要的文件資料沒有被系統(tǒng)合理地保管，則會(huì)導(dǎo)致這些長期積累的資料無法發(fā)揮它們應(yīng)有的作用。因此，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)建立起系統(tǒng)的信息化管理系統(tǒng)顯得尤為重要，這樣才能為檔案管理建立起穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

一、國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代進(jìn)步的必然結(jié)果

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的普及，電子化辦公軟件和管理系統(tǒng)已成為企業(yè)發(fā)展不可或缺的元素。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已應(yīng)用到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各個(gè)層面。大量的文件、音頻和視頻等多種形式的電子資源，是企業(yè)日常生活的真實(shí)記錄和反映，是企業(yè)提高綜合競爭力、適應(yīng)市場環(huán)境變化的重要保證。因此，只有將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)合理地融合起來，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從而更有效地提高企業(yè)的綜合能力，以幫助企業(yè)更好地管理和發(fā)展。隨著時(shí)代的進(jìn)程，企業(yè)管理信息化是必然的，因此，檔案管理信息化也是必然的。

二、國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)對(duì)文件資料信息管理的重視度較低

檔案信息化管理是一件復(fù)雜且需要投入大量資金和人力的工程。國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，以盈利為首要目標(biāo)，而檔案信息化建設(shè)屬于非盈利工程，它屬于企業(yè)信息管理的一種創(chuàng)新方式，不能給企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟(jì)利益，因此，較多的高層領(lǐng)導(dǎo)和管理者不愿意投入大量資金在這個(gè)非盈利的工程上。然而，檔案的合理管理是國有企業(yè)和諧穩(wěn)固發(fā)展的重要保證，若管理者不重視該項(xiàng)工程，則可能會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，從而使得企業(yè)被同類競爭者和市場所淘汰。

（二）傳統(tǒng)的檔案管理模式

我國的檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，容易丟失、占地面積過大、需要花費(fèi)大量經(jīng)歷一直以來都是困擾人們的難題。隨著科技的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)完美地解決了這一大難題，因此，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力發(fā)展該項(xiàng)技術(shù)，這樣不僅能減少文件資料的丟失，也能提高文件資料的安全性。但由于檔案信息化建設(shè)較為復(fù)雜且進(jìn)程較慢，所以目前大多數(shù)國有企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，并未開始檔案管理的信息化建設(shè)?？傮w而言，我國的檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，處于相對(duì)落后的位置。

（三）電子檔案的安全性不高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全成為一大談?wù)摕狳c(diǎn)。各種資料丟失、系統(tǒng)被侵入、信息被盜竊都是較為常見的事情，而電子檔案資料是企業(yè)發(fā)展和管理的核心和重要資源，因此較多管理者較為謹(jǐn)慎，不愿選擇信息化的道路。如果企業(yè)投入大量資金于檔案的信息化建設(shè)中，卻因網(wǎng)絡(luò)安全問題而泄露公司的重要資源，則會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。

（四）缺乏高水平的檔案管理者

目前，我國國有企業(yè)信息管理團(tuán)隊(duì)與檔案信息化管理人員的要求還存在較大的差距。首先，如今的檔案信息化管理者都是計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人員而非管理所需要的專業(yè)人才，其對(duì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)還有所欠缺；其次，企業(yè)暫時(shí)還缺少培養(yǎng)相關(guān)人才的資金和時(shí)間；最后，目前大多數(shù)國有企業(yè)的檔案管理者普遍年齡較大，都是即將退休的老員工，因此，他們的綜合能力和素質(zhì)不高，不能滿足現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化的要求。

三、國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）建立完善、便利的檔案信息化管理系統(tǒng)

在大中型國有企業(yè)中，建立一個(gè)符合企業(yè)內(nèi)部和諧穩(wěn)步發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，不順應(yīng)時(shí)代發(fā)展必然會(huì)被社會(huì)和同類競爭者所淘汰。一個(gè)完善的檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備多種文件儲(chǔ)存格式，支持目前普遍使用的各種辦公軟件。同時(shí)，紙質(zhì)的文件資料應(yīng)與電子版文檔銜接自然，做到雙重存檔，這樣更能提高文件資料的安全性。完善的檔案信息化管理系統(tǒng)便于各部門人員整理、查閱相關(guān)資料，也利用總部整理企業(yè)總體文檔信息。因此，完善的檔案管理系統(tǒng)不僅能提高檔案管理的保密性，也能提高企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的效率。

（二）提高高層領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的重視程度

檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)較為重要的地位，檔案信息化管理能提高高層管理者的辦公效率，增加其工作的便利性。及時(shí)了解檔案管理信息化的更新發(fā)展，跟進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程，不斷完善企業(yè)內(nèi)部的檔案信息化管理制度，培養(yǎng)員工的檔案管理意識(shí)和信息化意識(shí)，能夠提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度，也能營造一種良好的檔案信息化建設(shè)的氛圍。

（三）重視選拔和培養(yǎng)檔案信息化管理的人才

信息化管理人員是信息化建設(shè)進(jìn)程的重要任務(wù)，其伴隨著信息化建設(shè)的全部過程。因此，企業(yè)應(yīng)選拔出有足夠能力和決心的管理者和相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，并對(duì)其進(jìn)行定期的培訓(xùn)和檢驗(yàn)，從而使得管理人員的專業(yè)技能與企業(yè)信息化建設(shè)的目標(biāo)達(dá)到一致，提高檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程和效率。只有管理人員具備足夠的專業(yè)能力和較高的綜合能力，才能使檔案信息化建設(shè)進(jìn)程得到重要保證，從而提高信息化建設(shè)的效率。

結(jié)束語

檔案管理對(duì)目前的國有企業(yè)而言，是時(shí)代發(fā)展的必然要求，是企業(yè)日常生活的真實(shí)記錄，是企業(yè)內(nèi)部管理的重要保證。要使得企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)、提高企業(yè)管理者對(duì)信息化的重視程度和有效選拔和定期培訓(xùn)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員和信息化管理者。只有使得企業(yè)檔案管理信息化相關(guān)人員能力與企業(yè)信息化目標(biāo)相一致，才能提高信息化建設(shè)的效率，從而使得國有企業(yè)檔案管理信息化得以順利、穩(wěn)步的發(fā)展。

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