數(shù)字化檔案在教師培訓(xùn)管理中的應(yīng)用

楊尚萍

摘 要：時(shí)代的發(fā)展讓教師的培訓(xùn)越來越多，讓教師培訓(xùn)檔案數(shù)字化、規(guī)范化是各級教育行政管理部門的一項(xiàng)重大任務(wù)。借助現(xiàn)代化的信息手段，讓紙質(zhì)的檔案變成電子檔案，既方便查閱，又提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案 教師培訓(xùn)檔案

時(shí)代的發(fā)展，知識的不斷更新，對教師的要求越來越高，教師必須不斷參加各種層次的培訓(xùn)來提高自己，《教育部關(guān)于大力加強(qiáng)中小學(xué)教師培訓(xùn)工作的意見》和《教育部關(guān)于深化中小學(xué)教師培訓(xùn)模式改革全面提升培訓(xùn)質(zhì)量的指導(dǎo)意見》相繼出臺后，教師培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的工作也越來越多。數(shù)據(jù)表明培訓(xùn)工作力度之大，節(jié)奏之快，數(shù)量之多，面對這樣的情況，教師培訓(xùn)檔案只有規(guī)范數(shù)字化管理才能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展。

一、檔案信息技術(shù)助力教師培訓(xùn)

檔案是人們在社會活動中形成并保存起來以備查考的文件，需要通過查閱檔案記錄，了解歷史、制定計(jì)劃、處理公務(wù)，使決策更科學(xué)，辦事更高效。沒有檔案記錄，任何組織都難以保證其決策、管理上的連續(xù)性、科學(xué)性。檔案為工作開展提供可靠憑據(jù)，起著重要的參謀助手作用。

信息技術(shù)的迅速發(fā)展為廣泛應(yīng)用促使檔案數(shù)字化建設(shè)提供了方便，檔案數(shù)字化，一般是通過一定的技術(shù)手段，將存儲在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索和維護(hù)的過程。“檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。

所以，教師培訓(xùn)檔案采用檔案數(shù)字化管理，既可以有效地避免紙質(zhì)檔案資料因數(shù)量過多、存放時(shí)間較長、翻閱次數(shù)過多而產(chǎn)生的資料丟失或破損問題，又使檔案查找方便，提高了檔案的利用價(jià)值。

二、數(shù)字化檔案管理實(shí)踐

（一）原始紙質(zhì)檔案是基礎(chǔ)

教師培訓(xùn)檔案作為教師繼續(xù)教育行為軌跡的完整原始記錄，其內(nèi)容涉及多樣，而數(shù)字化管理的基礎(chǔ)在于收集整理原始紙質(zhì)材料。

培訓(xùn)檔案材料涉及培訓(xùn)方案、課程安排、理論與實(shí)踐培訓(xùn)分組活動、學(xué)員參加培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考試內(nèi)容及成績記錄、學(xué)員論文、學(xué)員學(xué)習(xí)證書號及驗(yàn)印表、培訓(xùn)總結(jié)、學(xué)員對培訓(xùn)的評價(jià)反饋等眾多內(nèi)容，需要按培訓(xùn)類別一一組卷裝訂成集。在收集整理階段本著檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的要求，務(wù)求在組卷時(shí)，既要留存具有價(jià)值的部分，又要剔除一些重復(fù)性的材料，這樣既提高了檔案的質(zhì)量，又便于數(shù)字化后的查考利用。

（二）掃描轉(zhuǎn)換數(shù)字是主體

全部文件（包括 WORD、EXCEL、照片等）的掃描轉(zhuǎn)換為 PDF 文件，經(jīng)過數(shù)字化處理，分門別類制作成電子檔案，同時(shí)編制查找目錄，也成為教師培訓(xùn)檔案的原始依據(jù)。

一份完整的教師培訓(xùn)檔案收集時(shí)的形式可能是紙質(zhì)的一份份材料，也可能是 WORD 格式的通知、EXCEL 格式的學(xué)員名冊、PPT 格式的培訓(xùn)內(nèi)容、JPEG 格式的學(xué)員畢業(yè)合影、網(wǎng)頁形式的大型培訓(xùn)班活動報(bào)道的電子材料等，再加上從省師訓(xùn)平臺上下載的參訓(xùn)教師評教反饋的統(tǒng)計(jì)表截圖等。這些還僅僅是未經(jīng)處理的電子材料，不能稱之為檔案，還不能組成一個(gè)電子檔案。那么首先，就要將這些不同形式的材料刪選，選取有存檔價(jià)值的電子檔案，將其轉(zhuǎn)化成不可更改的 PDF 形式，合成一個(gè)電子檔案，保證了原始性。其次，要將電子檔案中涉及的培訓(xùn)學(xué)科、培訓(xùn)人員以卷內(nèi)目錄的形式呈現(xiàn)，這樣便于后期的查找。再次，將其中涉及的照片單獨(dú)列出，形成電子照片檔案，為今后制作教育培訓(xùn)展提供服務(wù)。這樣形成的教師培訓(xùn)檔案數(shù)字化的表達(dá)方式，即電子檔案，納入數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)檔案形成“雙套”存在，為今后提高查閱和利用價(jià)值創(chuàng)造有利條件。

（三）拷貝備份維護(hù)是保障

為了避免電子檔案保存發(fā)生意外，我們將電子檔案刻錄光盤備份在檔案室數(shù)據(jù)庫，并隨時(shí)檢查維護(hù)，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行檢測，根據(jù)需要，做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)遷移、轉(zhuǎn)換工作，這樣保證了檔案的長期保存，確保自身檔案的完整性，也為提供目錄和相關(guān)全文查閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的全文檢索打好了基礎(chǔ)。

（四）檔案利用便捷是責(zé)任

要提高檔案利用價(jià)值，當(dāng)然就要提供便捷的服務(wù)，這就是責(zé)任所在。根據(jù)上級行政部門要求，培訓(xùn)學(xué)分作為教師資格定期注冊、教師考核和職務(wù)（職稱）聘任的重要依據(jù)，而檔案的數(shù)字化管理，查閱和利用教師培訓(xùn)檔案，這就顯得更為便捷。因?yàn)榻處熍嘤?xùn)檔案數(shù)字化管理能讓檔案管理員快速地通過系統(tǒng)，輸入教師名字或者培訓(xùn)學(xué)科名稱，直接查找到該教師或培訓(xùn)學(xué)科的具體情況，并且通過導(dǎo)出 PDF 或輸出打印，蓋上公章，一次完成查閱，這個(gè)快速查閱的基礎(chǔ)，就是憑借了完整完善的數(shù)字化管理，使檔案利用更為便捷、更有價(jià)值。

檔案室不斷完善檔案數(shù)字規(guī)范化管理，使教師培訓(xùn)檔案所反映的每項(xiàng)培訓(xùn)的具體情況，不僅為教育行政部門決策提供了參考價(jià)值，為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)工作的開展與改進(jìn)提供依據(jù)，還為教師的成長等提供了幫助，增加了利用廣度。教師培訓(xùn)檔案數(shù)字化管理還剛起步，不少工作還需要我們不斷改進(jìn)，只要我們不斷學(xué)習(xí)、不斷思考，定能在新時(shí)代讓檔案發(fā)揮更大的作用。