地方文獻的數字化建設策略

李蔚

摘 要：隨著經濟社會日益發(fā)展，涉及地域性的經濟、社會、文化、人文、歷史等各個方面重要文獻、資料不斷積累日益豐富，計算機的快速發(fā)展，為地方文獻的保存、保護、整理和匯總提出了新的要求和新的工作思路，為地方文獻的永久性保存提供了更為便捷的途徑。本文從地方文獻的數字化建設方面著手進行闡述，以地方文獻工作為切入點，重點討論文獻數字化建設，并提出建設策略。

關鍵詞：地域 文獻 數字化

一、基本概念

（一）地方文獻：記載特定行政區(qū)域內人文發(fā)展變化的重要文獻資料。地域性是地方文獻最顯著的特征。其中包括：地方志、它包括一個地方的歷史、地理、政治、經濟、軍事、文化、風俗、特產、人物、名勝古跡等，它是了解與研究地方狀況的重要文獻依據。

（二）數字化建設：在電子信息高速發(fā)展的今天，簡便、快捷、高效的信息檢索方式，在信息化社會中發(fā)揮著極為重要的作用。將地方文獻資料通過科技手段實現電子化，建立起數字化的地方文獻資料和數據庫，以數字化方式存儲在計算機上，供各文史場館、行政機關等實現即時檢索，通過最便捷的方式用最短的時間尋找到特定的資料，供讀者查閱、下載，是各地方文獻工作部門轉變工作職能的重要途徑和重要戰(zhàn)略任務。

二、存在問題

一是專業(yè)人才緊缺。隨著經濟社會快速發(fā)展，各地區(qū)文獻數量劇增，如何將這些記錄歷史、反應時代氣息的珍貴文獻數字化對相關人員提出了更高要求。即，從業(yè)人員應該是具備專業(yè)知識和懂得信息化技術的復合型人才。目前，各地地方文獻的整理和收集都不同程度存在工作人員平均年齡偏高、對新技術懂之甚少，無法高效操作數字化工作的現象。這極大地制約了地方文獻數字化的進程。

二是專業(yè)設備不足。地方文獻數字化需要相關的專業(yè)軟硬件設備。但由于數字化設備更新速度呈指數性增長，各地均不同程度存在無專業(yè)軟硬件設備或設備老化落后問題。如，部分地區(qū)現有的檔案管理軟件（DAMRS2000）是2000年前購買的軟件，雖然是網絡版的檔案管理軟件，但只能在操作系統(tǒng)windows2000下才能運行，檢索目錄比較麻煩，檢索條件少稍有誤差就無法實現檢索，數據庫設置的模塊不完善，存在很多缺陷，很多工作無法開展。

三是數字化機構不完善。地方文獻數字化工作是項長期、工作量巨大的工作，需要調整、設立相關負責的業(yè)務科室，保證相關工作的具體實施。各地區(qū)文獻數字化還未實現區(qū)域性共享。

三、數字化建設的策略

一是建議建設復合型人才隊伍。要進一步加強從業(yè)人員外地進修、學術交流等活動，不斷更新知識、拓寬視野、強化專業(yè)技術人員的業(yè)務能力，提高人才隊伍整體水平。及時引進或考錄一批既熱愛文獻工作，又熟悉數字化管理的專業(yè)人才，解決數字化管理人才短缺的問題。

二是加快地方文獻數字化進程，建立共享平臺。服務經濟社會發(fā)展和廣大干部群眾。在大數據背景下，由于地方文獻不僅僅存在于一個職能部門，而是分布于各個職能部門和特定的文獻機構，這種分散結構的文獻布局給工作帶來一定的工作難度。例如：公共圖書館收藏地方文獻的工作開展時間較長，積累的地方文獻較多。除此之外，地方志辦公室、博物館、檔案館等機構也在開展地方文獻的整理、收集和積累工作。由于地方文獻在不同的機構分散管理、分散保存，其管理和使用的方式、方法也不盡相同，給地方文獻收集、整理和進一步的電子化、信息化、數字化帶來了很大的不便之處。要進一步實現地方文獻資源的共享，就需要加強各個文獻管理和保存機構的合作，進行整體規(guī)劃，通過協(xié)調配合，不斷強化資料的整合和化整為零。

三是進一步整合各部門工作，提高分工協(xié)作效率。地方文獻數字化建設的主要目的，要以增強資源建設的便利性、使用效率的最大化、分類整理的標準化、管理工作的便捷性作為工作的主要方向。避免出現進行資源數字化建設的時候盲目投入，一哄而上，造成各個部門、機構之間的重復建設，一定程度上造成資源和人力的浪費。地方文獻數字化建設應該著重遵從以下幾個有利于：有利于提高文獻的保護，特別是對于珍貴的資料和文獻，不僅僅要從數字化方面著手建設，也應該注重紙質資料的存放和保護，做到文獻的實物和電子資料的雙重合并保護；有利于提高地方文獻的檢索和查閱，特別是對于部門發(fā)揮經濟、社會效益的地方文獻，不僅僅要從數字化建設方面給予保存，也應該注重文獻對于發(fā)揮其功能性的開發(fā)和應用，及時發(fā)揮文獻對于經濟和社會發(fā)展的作用；有利于發(fā)揮工作效率的最大化，特別是針對有限的人力、物力和資源，在工作中不能出現貪大求全的思想，要對地方文獻數字化的工作進行合理統(tǒng)籌安排，做好前期的分類篩選工作，進行合理規(guī)劃安排。所以，地方文獻數字化工作是長期性、針對性和規(guī)劃性極強的專業(yè)性任務，僅僅單獨依靠單個部門或者機構開展此項工作，地方文獻的數字化工作必然會出現偏頗、誤差和漏統(tǒng)，需要各地各部門之間的協(xié)同配合和統(tǒng)籌協(xié)調。

四、結論

綜上所述，伴隨著網絡化和信息化的發(fā)展，地方文獻的數字化建設是迫在眉睫、勢在必行的重要工作，也是歷史賦予各地各部門的新的歷史使命，要高度重視地方文獻的整理匯總，及時為社會各界提供服務，要進一步研究制定了工作方案，成立工作領導小組，各負其責，全員參與，完成資料的分類、清點、排列、上架等工作。積極探索新途徑新方法，做到文獻數字化特色鮮明、形式豐富多樣、群眾參與廣泛的自發(fā)性工作，加強地方文獻數字化宣傳力度，提高活動的吸引力和感召力，增強全社會文獻資源意識。把地方文獻數字化宣傳工作列入各地各部門的工作目標考核標準，將宣傳工作與業(yè)務工作同部署、同落實，做到宣傳常態(tài)化。明確數字化工作責任和任務及考評辦法等內容，切實做深做細做實文獻資源宣傳工作，提高地方文獻數字化建設工作水平。

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