淺析基層單位檔案管理工作中存在的問題及對策

戴曉星

摘 要：在基層單位的管理以及運行過程中，各層級的權(quán)責(zé)以及職能劃分決定了各個部門各司其職，協(xié)調(diào)合作的穩(wěn)定聯(lián)系。但檔案管理作為每個基層單位都必不可少的一項工作，在基層單位的整個運行以及發(fā)展過程中都起到了十分重要的作用，但由于基層單位以及社會大眾甚至檔案管理部門的相關(guān)人員等多方主體的原因，導(dǎo)致現(xiàn)今基層單位的檔案管理工作陷入了困境，因此，本文站在檔案管理學(xué)科的角度，對于現(xiàn)今基層單位檔案管理工作中所存在的問題進(jìn)行了客觀的分析，不僅如此，在查閱資料以及走訪調(diào)查的過程中，找到了解決檔案管理工作問題的相應(yīng)解決對策。

關(guān)鍵詞：基層單位 檔案管理工作 問題 對策

引 言

隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，我國與世界其他各國的聯(lián)系日益緊密，我國的綜合國力不論是國防、軍事方面的硬件實力，還是政治文化方面的軟實力都得到了顯著地提升，伴隨著國家發(fā)展趨勢的穩(wěn)定上升，我國的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展也越發(fā)成熟。在此背景環(huán)境之下，社會上的信息流通以及信息資源就變得空前的活躍，由于信息資源的豐富化以及信息傳播與保存過程中的復(fù)雜化，檔案學(xué)漸漸地走進(jìn)了人們的視野，其分類留存，科學(xué)檢索以及其他強大的功能使得眾多紛雜繁冗的信息以及文書檔案得到了規(guī)范化的保存與分類，但由于我國檔案管理學(xué)起步較晚，因此現(xiàn)行的檔案管理工作必然存在著不成熟的一面，需要相關(guān)部門進(jìn)行改善并積極進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變。

一、基層單位檔案管理工作中存在的問題

（一）基層單位管理者對于檔案管理工作不夠重視

在基層單位現(xiàn)今文書檔案管理的過程中，相關(guān)的工作人員往往不能對文書檔案管理工作持有一個嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，究其根源在于基層單位的上級領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案的管理工作并不予以相應(yīng)的重視?；鶎訂挝坏目沙掷m(xù)性發(fā)展，除了管理運行機制方面實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化以外，對于相應(yīng)的文獻(xiàn)材料以及其他后勤工作，也應(yīng)當(dāng)一視同仁，做到事無巨細(xì)都認(rèn)真落實[1]。在這一點上，文書檔案的管理工作就顯得尤為重要，如果上級領(lǐng)導(dǎo)對于基層單位的檔案管理不予以相應(yīng)的重視，那么在文書檔案的管理方面，其勢必要陷入十分窘迫的境遇之中。

（二）檔案管理工作與文書工作劃分界限模糊不清

在基層單位的文書檔案管理過程中，另一個十分嚴(yán)重的問題就是文書工作與檔案管理工作的界限劃分模糊不清[2]。對于文書檔案管理工作來說，檔案能否進(jìn)行妥善、科學(xué)的留存于分類，取決于辦公室工作人員在進(jìn)行文書工作的過程中是否足夠的規(guī)范與完善，這是截然不同的兩個環(huán)節(jié)，但許多基層單位為了節(jié)省成本，往往將兩項工作內(nèi)容合并到一起，這無論是對文書工作還是檔案管理工作都是十分不利的，經(jīng)常會造成懂文書的工作人員不懂得檔案管理，擅長管理文書檔案的人員不擅長文書的鑒別工作，使得基層單位檔案管理發(fā)展進(jìn)程陷入瓶頸期。

（三）基層單位檔案管理工作的相關(guān)人員素質(zhì)不高

在基層單位的文書檔案管理過程中，作為檔案管理工作的主體，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及能力水平也是關(guān)系到基層單位檔案管理工作質(zhì)量的重要組成部分，但現(xiàn)今存在的問題就是，基層單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人員往往不具備專業(yè)化的素質(zhì)以及技能，甚至對于計算機的檔案檢索方式一竅不通，這使得檔案管理工作的進(jìn)程受到了嚴(yán)重的阻礙[3]。由于直接經(jīng)手人員的操作問題，會致使基層單位的檔案管理陷入困境，這對于基層單位來說十分不利。

（四）基層單位文書檔案的檢索效率亟待提升

在基層單位的文書檔案管理工作過程中，另一個十分重要的問題就是基層單位文書檔案的檢索效率十分低下，亟需相關(guān)部門進(jìn)行提升[4]。在檔案管理學(xué)的研究過程中發(fā)現(xiàn)，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷成熟，現(xiàn)今來說，文書檔案的檢索方式一個分為兩種，即計算機檢索以及人工檢索。對于相關(guān)的單位以及部門來說，需要結(jié)合具體的實際情況來決定哪一種檢索方式更為合適。但是，基層單位作為文書檔案十分繁雜的工作單位，僅憑人工檢索是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足單位對于檢索效率的需求的，但現(xiàn)今的基層單位檔案檢索仍舊普遍使用人工檢索的方式，這對于文書檔案檢索的現(xiàn)代化而言是十分不利的。

（五）文書檔案的實際管理過程不夠程序化

在基層單位進(jìn)行檔案管理的過程中，由于工作人員的操作過程不夠規(guī)范化、程序化，經(jīng)常導(dǎo)致日后的檔案查詢工作不能得以很好地進(jìn)行與落實[5]。在檔案管理的過程中，歸檔步驟的目錄編寫中，應(yīng)當(dāng)具備齊全的要素，并對于檔案的文種有著明確的劃分，但目前的檔案管理的工作人員對于這些關(guān)鍵性步驟都并不予以應(yīng)有的重視。長此以往下去，基層單位的文書與檔案管理工作勢必?zé)o法得以順利的進(jìn)行。

二、基層單位檔案管理工作解決對策

（一）基層單位管理層級正確認(rèn)識檔案管理工作

針對基層單位上級領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視的問題，相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變自身對于檔案管理的固有觀念，積極認(rèn)真的學(xué)習(xí)與檔案管理的相關(guān)知識內(nèi)容，切實意識到文書檔案管理工作對于基層單位的積極作用，不僅如此，要給檔案管理的部門負(fù)責(zé)人員積極傳達(dá)重視的態(tài)度，使得檔案管理部門對于自身的重要作用有著清晰的認(rèn)知。

例如，基層單位的管理人員積極學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的知識，并定期對于基層單位的檔案管理進(jìn)行視察并對工作人員進(jìn)行有效的鼓勵，使檔案管理部門正確意識到自身的價值。

（二）努力提升培育基層單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

針對基層單位檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高的現(xiàn)狀，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)積極實施人才培育計劃，高薪聘用檔案管理方面的專業(yè)人才，實現(xiàn)檔案管理部門人盡其才、物盡其用。不僅如此，管理者應(yīng)當(dāng)制定一套科學(xué)化、系統(tǒng)化、理論化的檔案管理教程的相關(guān)案例以及學(xué)習(xí)資料，定期組織工作人員進(jìn)行有序的學(xué)習(xí)，以達(dá)到切實提升基層單位檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)以及能力的目的。

例如，相關(guān)部門制定有效的獎懲措施，實行獎罰分明的管理方法以達(dá)到激勵員工的目的，提高員工的工作積極性。