淺析信息時(shí)代如何加強(qiáng)檔案的安全與利用

陳瑪麗

【摘要】信息化時(shí)代的到來(lái)及由此提出數(shù)字信息的管理模式，已經(jīng)深刻影響了檔案管理的全過(guò)程，檔案的現(xiàn)代化管理、綜合開發(fā)、信息開放利用的方式和方法必將得到新的突破，無(wú)論是管理理念，還是管理的技術(shù)手段和途徑，將引領(lǐng)檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)又一次技術(shù)、管理的跨越。信息化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，但安全性問(wèn)題不可避免。因此，加強(qiáng)對(duì)信息時(shí)代檔案管理安全與利用的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；安全與應(yīng)用

一、現(xiàn)代檔案管理工作的重要作用

現(xiàn)代檔案管理工作的重要作用，是建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義的特定作用決定的，因而必須高度重視、加強(qiáng)建設(shè)，爭(zhēng)取檔案管理工作上檔次、上水平，規(guī)范化、科學(xué)化促進(jìn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。建立完備的檔案管理信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要途徑。檔案管理信息系統(tǒng)既包含對(duì)檔案日常管理工作的處理，如檔案的收集、整理、歸檔、檢索、借閱管理等，同時(shí)又要確保檔案信息文件得到安全、可靠的保存，要滿足檔案保管期限的要求。

檔案管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是按照檔案管理規(guī)范要求，以數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)和完善的開發(fā)軟件為依托，通過(guò)改造升級(jí)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作。建立健全必要的檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)劃、集中管理檔案資源。按照檔案管理工作的特點(diǎn)，檔案收集門類齊全、材料完整，構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化管理技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)，使檔案的收集、鑒定、分類、立卷、保管、利用等環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)化，提高檔案管理的自動(dòng)化、數(shù)字化水平，延長(zhǎng)檔案保管壽命，并將檔案管理與單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息共享。

二、檔案信息化管理的作用和意義

電子化檔案管理信息系統(tǒng)的建立，可以提高檔案工作的效率，方便用戶的使用，加強(qiáng)檔案的保存，提高檔案利用的效率，對(duì)維護(hù)和保障單位的合法權(quán)益，具有重要意義。具體優(yōu)勢(shì)如下：1.檔案信息的傳遞量和服務(wù)對(duì)象的數(shù)量大大增加。由于數(shù)字信息占有空間小，信息傳遞不受空間的限制，隨著計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，所能鏈接的用于存貯和管理數(shù)字信息的服務(wù)器和存貯設(shè)備及服務(wù)對(duì)象的數(shù)量將加速增加。2.時(shí)間的延續(xù)性，可以24小時(shí)服務(wù)。3.檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)檢索方便，傳遞速度快。4.可以根據(jù)利用者的需要，提供個(gè)性化服務(wù)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn)，是我們提供檔案信息服務(wù)的現(xiàn)代手段。5.資源共享，提高檔案的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快、檔案?jìng)鬏敳辉偈芸臻g和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過(guò)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行查閱，不僅可以查閱所需的信息，還可以下載電子版的檔案原件，極大地節(jié)省了查閱者和檔案管理員的時(shí)間。

三、檔案管理系統(tǒng)的安全性考慮

電子檔案信息安全是指電子檔案信息在其生成、保存和利用過(guò)程中受到保護(hù)，不因偶然和惡意的原因而遭到破壞、更改和泄露，確保其真實(shí)性、完整性、機(jī)密性和長(zhǎng)期可用性，并確保電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連續(xù)正常運(yùn)行。電子檔案是一種新的檔案形式，由于種種原因，目前實(shí)踐中對(duì)電子檔案的管理還有許多不盡人意的地方，如資金投入不足，人員配備不到位、設(shè)備配置不完善、沒(méi)有明確的主管部門，沿用或照搬紙質(zhì)檔案的管理模式等。對(duì)此，本文提出以下幾點(diǎn)思考：1.建設(shè)高質(zhì)量的檔案管理平臺(tái)。檔案管理部門可以在自己的網(wǎng)站中提供已開放的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。并建立專門的檔案信息檢索入口，便于檔案信息的查詢和利用。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和提取的便捷是計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的優(yōu)點(diǎn)之一，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的介入使得這些數(shù)據(jù)能以更快的速度和更少的手續(xù)被相關(guān)部門應(yīng)用，節(jié)省了以往在單位之間調(diào)取檔案所耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力以及寶貴的時(shí)間，提高了工作效率和管理水平。2.檔案信息錄入的準(zhǔn)確性要求。檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)產(chǎn)，為充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)中的積極作用，必須消除檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，做到客觀公正，實(shí)事求是，不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔。認(rèn)真審核、鑒別、歸檔，確保認(rèn)定結(jié)果符合其真實(shí)情況。3.檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)需求。檔案屬于加密文檔，檔案管理中使用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，必須將安全、保密放在首位。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備如下安全體系：建立入侵性病毒監(jiān)控體系、檢查安全漏洞、用戶權(quán)限控制、數(shù)據(jù)庫(kù)加密等。配置防火墻是解決網(wǎng)絡(luò)安全的主要措施，起到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)不受非法入侵的作用。用戶權(quán)限管理是對(duì)用戶身份的驗(yàn)證，設(shè)定用戶及用戶在網(wǎng)絡(luò)上作相應(yīng)操作的權(quán)限。加密是保護(hù)數(shù)據(jù)機(jī)密性的關(guān)鍵。涉密與非涉密計(jì)算機(jī)要分開，涉密計(jì)算機(jī)不能相互訪問(wèn)；非涉密計(jì)算機(jī)不能處理、存儲(chǔ)涉密信息；有涉密內(nèi)容的計(jì)算機(jī)不得上互聯(lián)網(wǎng)，不得用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密信息，內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)必須實(shí)施物理隔離。4.提高檔案工作人員素質(zhì)。計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案人員的素質(zhì)要不斷提高，逐步培養(yǎng)他們熱愛和熟悉檔案工作：努力掌握計(jì)算機(jī)管理檔案的理論和實(shí)際操作，將檔案的接收、存儲(chǔ)、提供數(shù)據(jù)和基本情況的報(bào)告都利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行；學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)；提高網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)型的工作，從而為檔案事業(yè)作出更多、更大的貢獻(xiàn)！

【參考文獻(xiàn)】

[1]宗文萍，郭莉珠.論信息時(shí)代的檔案信息安全保障[J].檔案學(xué)通訊，2014（06）.

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