關于提升辦公室服務水平的思考

常安

摘 要：辦公室工作是影響信息所工作水平和運轉效能的重要因素。文章論述了辦公室履行好“辦文、辦會、辦事”傳統(tǒng)職能的重要性，并就新形勢下如何延伸工作職能、提升服務水平進行了探討。

關鍵詞：辦公室;服務;辦公室工作

中圖分類號：F272.9? ??文獻標識碼：A

一、引言

如何提升辦公室服務水平是一項遠久的命題，早已被詮釋得很全面，甚至也被認為不再是命題了。可是每每談到信息所工作水平和運轉效能，領導、同事仍然始終關注辦公室，更希望辦公室工作適應新形勢要求，達到領導滿意、職工滿意。既然辦公室工作如此重要，我們從事辦公室工作的人員不僅要全力做好這項本職工作，更要從研究的角度為做好工作提供有見地的意見和建議。為此本文為提升辦公室服務水平，再論辦公室工作二三事。

二、辦公室傳統(tǒng)職能要繼承和弘揚

辦公室工作是周而復始、日復一日，有重復性更不乏重要性。第一，辦文質量影響信息所水平?？萍枷到y(tǒng)本身就是知識層次高聚集的地方，辦文水平無疑是最常規(guī)的工作，做到天衣無縫也是應該的，否則會帶來不應有的影響。由此，抓辦公室工作之一就要抓辦文質量，做到行文文通語順，確保傳文效率和保密。第二，辦會應體現(xiàn)出信息所的風格。每年所內有多個會議，專業(yè)會議都是側重于一方面，而辦公室所經(jīng)辦的會議都是面向全局，甚至眾多上級領導出席。這需要對辦會的重視，更需要辦會的能力。要始終做到在辦會的規(guī)格、層次、議程內容、方案設計以及會議材料等各方面準備充分，使會議達到預期的效果。第三，辦事體現(xiàn)出信息所的風范。辦公室是信息所的前哨站，起到信息所的窗口作用，全所內外的大事小情首先要通過辦公室來進行上情下達，把政策講明白，把矛盾化解在基層尤為重要。辦公室還是為所領導服務的部門，處理經(jīng)辦的事情總是圍繞領導的意圖，是領導意志的具體實施，因此在辦事過程中不能出現(xiàn)偏頗，否則影響領導形象造成工作損失。在做好辦公室辦文、辦會、辦事三項基本工作的同時，更重要的要研究如何延伸辦公室職能。

三、延伸辦公室職能，提升辦公室服務水平

辦公室常態(tài)工作完成是延伸工作職能的基礎，應該在針對信息所的重點需求及時轉換角度，明確重點，做到有所突破。

（1）為所領導服務騰出更多的時間思考信息所的大事，有更多的精力決策信息所的未來。信息所領導班子是凝聚力的核心，他們領跑全所、拓展職能、研究課題、發(fā)展聯(lián)合，這些工作傾注了所領導大量的精力。面對這些繁重的工作任務，除了依靠領導班子具有立謀善斷、成事干練、拼搏不息，同時必須有辦公室為他們提供包括政務型、事務型在內的各種良好的服務。為此，我們辦公室要圍繞服務信息所領導著手和探索扎扎實實辦幾件事。

一是樹立和形成信息所行政負責制，保證全所政令暢通。為此重點在所領導簽發(fā)文件的督辦上嚴格落實，真正從時限上、內容和效果上體現(xiàn)出領導批示指令的原意。二是在本所制度制定和落實上，凡是所領導簽發(fā)和所長辦公會議通過的制度都要公之于眾，讓制度管人，讓人遵守制度。三是直接為業(yè)務工作做好領導參謀助手，通過《工作月報》《信息大樓》把各個時期、各個階段的主要工作簡明扼要地反映給領導，讓所領導掌握全所動態(tài)。四是利用參加所長辦公會及各種會議了解全局的優(yōu)勢條件，積極協(xié)助所領導思考所內業(yè)務，協(xié)調推進各部門工作。

（2）為信息所服務將以人為本的理念融入辦公室的工作職責。以人為本的服務就是要以所文化為基礎，整合職工的核心價值觀，在人力資源開發(fā)利用上，在職工積極性、創(chuàng)造性發(fā)揮上，在個人價值和事業(yè)發(fā)展一致上，辦出實事、落到實處。

一是推進信息公開，提升服務效能。利用本所網(wǎng)站和《信息大樓》等渠道，擴大信息源，增大信息量，促進所內信息交流，為職工提供服務平臺。對于與職工密切相關的職稱評聘、工資待遇等，要做到公開政策、公開程序、公開結果，彰顯工作透明度。凡是新政策、新文件出臺，辦公室首先要吃透精神，然后結合實際提出具體實施方案，并針對職工關心的熱點和難點問題，認真進行解讀。通過一系列的公開，促進職工閱讀相關資訊，提高辦公效能。

二是規(guī)劃人力資源，滿足信息所未來的需要。在科技是第一生產(chǎn)力的今天，我們把科技興國作為國策之一，科技事業(yè)的主力軍是科技人才。我所也同樣是以人才振興，以人才創(chuàng)品牌，以人才提升。目前人才情況較前幾年出現(xiàn)了質和量兩大變化?，F(xiàn)在達到研究生54名，高級以上職稱62名。這些是信息所固有的社會知名度而獲取的寶貴資源，也是信息所人才戰(zhàn)略使然。同時在人力資源上還存有一定問題，一是人才斷層，由于歷史原因，我所20世紀70年代出生人員很少，人才結構好比葫蘆形，人才方面缺失在梯形人才方面成為信息所難以彌補的缺憾;二是專業(yè)人才還不夠專，業(yè)務職能部門缺少在行業(yè)領軍人才。基于這些現(xiàn)實問題，辦公室要在所領導的指導下特別做好人才規(guī)劃和引進工作。由各業(yè)務部門拿出引進人才需求方案，辦公室全面綜合提出引進人才方案，并在方案通過后組織實施。特別是將服務延伸到上崗后的崗位交流、鍛煉和考察，在試用期結束后進行一次集中交流座談，辦公室組織聽取實習體會;在上崗半年后辦公室要采取訪談形式，首先走訪新員工所在部門了解情況;根據(jù)招聘人員工作成效整理和反思招聘人才工作中的問題，在下次招聘過程中加以解決完善。

三是加強現(xiàn)有人員培訓，適應工作需求。信息所培訓任務很重，辦公室更應辦好培訓。其一是將培訓納入年度工作目標，同工作計劃同時部署、同時實施、同時落實、同時檢查。其二是組織專場和共性知識培訓，將科技前沿、現(xiàn)實政策理論進行講座式培訓。其三是組織考核與答辯促進培訓效果，尤其是中青年干部要嚴格培訓質量。

四是倡導學習型信息所建設，打造科技業(yè)務排頭兵。信息所在學習型研究所建設上有得天獨厚的優(yōu)勢，我所擁有充足的文獻資料，掌握著豐富的學習資源，因此各部門有責任和義務開發(fā)利用這一資源，做好信息所文化建設。一是塑造學習氛圍。結合辦公室綜合工作，在公文撰寫、人事管理、科研管理、黨務工作等方面對遇到的新知識、新問題加以共同探討、群策群力，通過交流學習、互通業(yè)務，提高部門綜合實力和單兵作戰(zhàn)能力，也形成學習與研究的濃厚氛圍。二是培養(yǎng)學習習慣，周六日抽出更多的時間在家庭充電或與家人共同讀書和探討新知，更新自己的知識，儲備自己的工作能量，提高實用技能。三是學以致用，創(chuàng)新工作業(yè)績。辦公室工作綜合性、知識性、實用性比較強，要做到邊學習邊使用邊提高，用學習來提高工作效率，用學習來提高領導的服務水平，用學習來樹立辦公室窗口作用的新形象，用學習為爭先創(chuàng)優(yōu)打基礎。

四、結語

興趣是最好的老師。如果有興趣，我們的辦公室工作會繼往開來、不斷創(chuàng)新。我們還要記取“細節(jié)決定成敗”，在辦公室工作中牢記領導的事無小事，職工的事無小事，辦公室的事無小事，事事細致入微、精益求精，使辦公室工作和信息所各項工作一道出亮點、上水平，實現(xiàn)又好又快的發(fā)展。

參考文獻：

[1]馬 成.強化辦公室工作要在四個方面下功夫[J].辦公室業(yè)務，2009（3）.

[2]向攀科.關于提升辦公室工作精細化管理水平的思考[J].辦公室業(yè)務，2017（19）.