做好基層檔案工作改革創(chuàng)新的對(duì)策

楊靜

[摘 要] 社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的新浪潮，使得現(xiàn)階段檔案管理的工作重心逐步轉(zhuǎn)移到基層服務(wù)的層面上來。建立起面向基層的檔案管理體系，一方面能夠加強(qiáng)政府與群眾的溝通，為利民、惠民政策的順利實(shí)行提供基礎(chǔ)；另一方面，建立起多元化的檔案信息管理平臺(tái)，可以為群眾查詢、了解實(shí)時(shí)信息提供更加便利的途徑。

[關(guān)鍵詞] 面向基層；惠民檔案；服務(wù)群眾

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 069

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）11- 0158- 02

0 前 言

為切實(shí)提升基層檔案管理工作的效率，發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢，管理階層應(yīng)針對(duì)管理階層對(duì)檔案認(rèn)識(shí)性不足、工作隊(duì)伍專業(yè)性不強(qiáng)、硬件設(shè)施不完善等問題，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，順應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展，建立起更加高效、靈活的檔案服務(wù)平臺(tái)，深入基層，為我國檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

1 當(dāng)前階段在基層單位開展檔案管理工作面臨的實(shí)際問題

1.1 對(duì)檔案管理的重視不足

在實(shí)際的管理過程中，工作人員經(jīng)常會(huì)遇到各式各樣的難題，需要采取行之有效的手段予以遏制或解決，為此，管理層應(yīng)該對(duì)檔案工作保持一定的關(guān)注度，從源頭解決管理問題。然而，現(xiàn)階段部分基層單位對(duì)檔案管理的重視性不足，不僅忽視了檔案的日常管理，甚至在面對(duì)檢查時(shí)也敷衍了事。這種認(rèn)識(shí)上的不足，在降低了檔案管理實(shí)效性與有序性的同時(shí)，也為人事管理、崗位調(diào)動(dòng)等相關(guān)工作的開展提升了難度。與此相對(duì)應(yīng)的，管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不全面，管理不規(guī)范，使得相應(yīng)的管理責(zé)任落實(shí)不到實(shí)處，一旦發(fā)生問題無法及時(shí)找到責(zé)任人，降低了解決管理問題的實(shí)際效率。檔案管理人員的消極態(tài)度對(duì)基層檔案管理工作有著十分不利的影響，是當(dāng)前階段面臨的檔案管理難題之一。

1.2 工作人員的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)不高

社會(huì)的發(fā)展離不開人才的培養(yǎng)，而基層單位檔案工作的管理效率在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)階層與工作人員的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。檔案工作不僅要求職員具備相關(guān)的專業(yè)管理知識(shí)，還在一定程度上對(duì)其實(shí)際工作能力提出了一定的要求，如常見的計(jì)算機(jī)操作、電子辦公等方面的專業(yè)能力。與此同時(shí)，目前檔案工作的管理模式已經(jīng)逐步由紙質(zhì)辦公過渡到電子辦公，將文字轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。一旦數(shù)據(jù)錄入與處理出現(xiàn)失誤，將會(huì)造成較大影響，為此，需要工作人員針對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行及時(shí)處理。然而，部分基層管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作水平不高，綜合能力不強(qiáng)，處理問題的方式落后，無法適應(yīng)新型檔案管理模式。一些基層管理部門的職員通常身兼數(shù)職，對(duì)煩瑣的檔案管理問題沒有足夠的精力進(jìn)行處理。除此之外，管理部門人員流動(dòng)性大、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)處理能力差等職業(yè)素質(zhì)問題也是影響基層檔案管理效率的重要因素。

1.3 基層檔案管理的資金問題

對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不足、工作效率低等問題使得基層單位通常會(huì)忽視檔案管理環(huán)節(jié)的資金投入。由于缺乏相應(yīng)的資源，管理階層的薪資與福利、檔案文件管理的硬件設(shè)備等都受到了較大的影響。管理人員的福利待遇低，降低了職工工作的積極性，使得崗位流動(dòng)率大幅度提升。而硬件設(shè)施的不完善，不僅提升了檔案管理發(fā)生錯(cuò)漏的可能性，還會(huì)阻礙基層部門對(duì)檔案信息的使用與共享，降低各部門信息溝通的效率，不利于部門構(gòu)建信息化的網(wǎng)絡(luò)。

1.4 檔案管理的程序不規(guī)范

新形勢下，檔案管理已經(jīng)逐步將現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)應(yīng)用在實(shí)際的工作環(huán)節(jié)中，這種電子科技的廣泛應(yīng)用，不僅加快了對(duì)檔案信息大數(shù)據(jù)的處理效率，通過建立數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)還能加強(qiáng)各部門的聯(lián)動(dòng)工作，為基層部門的建設(shè)工作提供一定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。如聲像檔案技術(shù)，結(jié)合了信息處理技術(shù)的圖像、聲音轉(zhuǎn)化技術(shù)，將信息由簡單的文字記錄轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的影音資料，不僅提升了檔案處理、存儲(chǔ)的效率，還能夠?yàn)楹笃跈n案的利用、分享提供更加直觀數(shù)據(jù)。然而，新興技術(shù)的應(yīng)用也為檔案管理工作帶來了一些難題?，F(xiàn)有的管理制度存在漏洞，沒有現(xiàn)代化信息技術(shù)的管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏系統(tǒng)的運(yùn)行管理程序，使得現(xiàn)階段檔案信息工作出現(xiàn)了責(zé)任重疊、管理空白等問題，實(shí)際的管理工作無章可循。

2 基層檔案管理的有效創(chuàng)新舉措

2.1 圍繞現(xiàn)代化發(fā)展的主題，創(chuàng)新檔案管理的工作模式

社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的主題是圍繞群眾，服務(wù)基層，只有做好基層檔案管理工作，打好信息化技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，才能從根本上保證檔案工作的整體管理效率。為此，相關(guān)單位應(yīng)將檔案管理的工作重心轉(zhuǎn)移到基層建設(shè)中，規(guī)范社區(qū)、家庭、個(gè)體的檔案信息管理，增強(qiáng)群眾對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，從而進(jìn)一步提升檔案管理的真實(shí)性與可靠性。與此同時(shí)，檔案的建設(shè)、調(diào)整、管理等工作應(yīng)圍繞著民生發(fā)展，切實(shí)做到服務(wù)于群眾這一宗旨，將檔案建設(shè)的各環(huán)節(jié)工作落實(shí)到社會(huì)各領(lǐng)域，篩選有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。針對(duì)現(xiàn)代化社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新浪潮，檔案管理部門應(yīng)放寬視野，注重影響民生的惠民檔案建設(shè)，如物流、電商等新興產(chǎn)業(yè)。

創(chuàng)新檔案管理的工作模式可以從以下幾方面入手：首先，夯實(shí)與群眾相關(guān)的檔案信息資源基礎(chǔ)，建設(shè)便于群眾利用的資源管理體系，通過檔案管理加強(qiáng)群眾與政府之間的溝通，確保檔案工作在保證群眾利益的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢，從而構(gòu)建起面向群眾的基層檔案管理事業(yè)體系；第二，建立更加社會(huì)化的檔案管理服務(wù)體系，面向社會(huì)，走向基層，實(shí)現(xiàn)惠民便民的管理目的。為此，相關(guān)部門應(yīng)搭建起基層檔案查詢、管理信息平臺(tái)，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蚧鶎拥墓操Y源；第三，凸顯檔案資源的文化底蘊(yùn)，定位文化品位，深度挖掘管理工作的亮點(diǎn)，在做好編研的同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)信息資源的開發(fā)。

2.2 順應(yīng)發(fā)展的新形勢，謀求新的發(fā)展道路

黨與國家針對(duì)民生情況，進(jìn)行了一系列的政策調(diào)整，而民生檔案作為了解基層群眾生活的重要信息資料，對(duì)惠民政策的制定有著直接的影響。基層單位實(shí)質(zhì)上是直接面向群眾的單元，在檔案建立、管理的過程中，起著關(guān)鍵的作用。為此，強(qiáng)化各領(lǐng)域的檔案建設(shè)工作，構(gòu)建全面覆蓋群眾的檔案體系，基層工作既是重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。完善檔案管理體系，首先應(yīng)加強(qiáng)基層檔案管理部門的職能，保證各崗位的分工明確，加強(qiáng)檔案管理歸口工作；其次，在新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，做好基層檔案體系的建設(shè)工作，記錄各領(lǐng)域的信息資料，建立起細(xì)化到個(gè)人的檔案管理機(jī)制，既是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、民生建設(shè)的需要，也是完善檔案體系，實(shí)現(xiàn)信息資源多元化發(fā)展的基礎(chǔ)；第三，將基層檔案的信息安全管理放在建設(shè)的首要位置，強(qiáng)化信息安全防范體系的監(jiān)管效率，構(gòu)建出人力防范、物力防范與技術(shù)防范三位一體的安防機(jī)制，降低檔案管理工作的安全風(fēng)險(xiǎn)；第四，塑造基層檔案體系的良好形象，這不僅需要管理階層、工作人員具備過硬的專業(yè)素質(zhì)與個(gè)人素養(yǎng)，能夠熱情地服務(wù)基層群眾，及時(shí)解決檔案管理突發(fā)問題，還需要在進(jìn)行基層檔案建設(shè)社會(huì)化的過程中，規(guī)范各服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作，加強(qiáng)服務(wù)窗口的信息交流，建立巡查小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢驗(yàn)，真正構(gòu)建出各方參與的檔案事業(yè)建設(shè)體系。在此基礎(chǔ)之上，基層檔案機(jī)制的創(chuàng)新模式已經(jīng)成為歸納檔案信息類別，解決煩瑣信息處理問題，提升基層民生建設(shè)工作效率的有效途徑。

2.3 創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案規(guī)范化建設(shè)

首先，基層單位應(yīng)該在單位檔案管理的基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點(diǎn)對(duì)單位檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對(duì)制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時(shí)俱進(jìn)。其次，要堅(jiān)持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對(duì)檔案管理人員約束，也要對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保證檔案管理的獨(dú)立性與規(guī)范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎(jiǎng)懲分明，對(duì)于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)基層單位檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.4 創(chuàng)新檔案管理手段，增強(qiáng)檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，不斷發(fā)展的基層單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，基層單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時(shí)，基層單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。

2.5 創(chuàng)新檔案培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

數(shù)字化檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案工作模式，提升了工作效率，實(shí)現(xiàn)全方面的數(shù)字化方案管理對(duì)基層檔案工作來說意義重大。但是數(shù)字化檔案操作需要專業(yè)的設(shè)備及較高的業(yè)務(wù)水平，這就要求基層檔案管理部分加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升整體工作人員的技術(shù)水平?？梢詣?chuàng)新檔案管理的培訓(xùn)機(jī)制，在實(shí)際工作中找到效率最高的培訓(xùn)方法，并且建立網(wǎng)絡(luò)與實(shí)體結(jié)合的培訓(xùn)方式，更高效地利用時(shí)間，幫助檔案工作人員加強(qiáng)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)及操作技能的鍛煉，從而更好地實(shí)現(xiàn)基層檔案工作優(yōu)化升級(jí)。

3 結(jié) 語

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新形勢下，基層單位應(yīng)結(jié)合工作特點(diǎn)，進(jìn)一步改革檔案服務(wù)模式，建立起面向全社會(huì)的檔案信息資源事業(yè)體系，為群眾利用信息資源提供便利。與此同時(shí)，構(gòu)建出公共需求的檔案文化機(jī)制，樹立起良好的檔案文化形象，也是讓檔案建設(shè)深入群眾，提升信息資源利用效率的有效途徑。

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