從家具資產盤點看高校家具資產管理

姜雄暉 袁愛群

摘要：通過高校家具資產盤點的結果，分析高校家具資產管理過程中可能存在的問題和難點，提出下一步工作的意見建議。

關鍵詞：高校；家具；資產；盤點

家具資產是高校國有資產的重要組成部分，是高校開展辦學、科研、管理、服務等工作不可或缺的部分。2016年教育部資產清查時，浙江大學的家具資產數量已經接近50萬件，金額超過3億元。如此龐大的體量，給家具資產管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，在2016年家具資產清查的過程中，也發(fā)現了一些問題。浙江大學房地產管理處一直思考如何在家具資產管理方面能有新的突破和更加科學合理的管理方式?，F通過浙江某高校某次典型的家具資產自查核對工作，來談一談高校家具資產管理的困惑，提出下一步針對性改進措施。

一、浙江某高校某次家具自查核對案例分析

某高校在年末啟動家具資產核對，對全校二級單位（包括部處、院系、直屬單位等，以下簡稱單位）進行了家具資產的核對工作，需核對的家具共計144029件，賬面原值87615506.80元。

該校核對方式為各單位家具資產管理員登陸該校家具資產管理系統(tǒng)，對本單位的家具資產賬進行維護，核對明細賬相關信息是否正確，核對明細賬中家具與實際使用家具是否符合，并將核對結果分為三類：有賬有物正常在用、有賬有物待報廢、有賬無物。有賬無物家具根據實際情況，分為已報廢（原已提交報廢申請，并且家具已經清理）、自行報廢、家具轉出、被盜和丟失和其他損失等，核查結果為有賬無物的家具均要求提供相關書面材料。有物無賬家具本次核對暫未作要求。

核對結果如下：

有賬有物正常在用家具91631件，金額70854326.59元；有賬有物待報廢家具1691件，金額877117.75元；有賬無物家具50707件，15884062.46元。

在以上盤點結果中，有賬有物正常在用家具件數占63.62%，金額占80.87%；有賬有物待報廢家具件數占1.17%，金額占1.00%；有賬無物家具件數占35.21%，金額占18.13%。見圖1和圖2。

有賬無物家具資產數量驚人。其中：已報廢家具為35316件，金額8301310.63元；自行報廢家具為11896件，金額5339618.15元；家具轉出為1575件，金額1006385.13元；被盜和丟失家具為50件，金額40330.60元；其他損失家具為1870件，1196417.75元。見圖三和圖四。有賬無物家具特征也很明顯，件數多、金額小，經查詢明細，主要是移動性強的椅凳類家具和小件輔助家具。

從金額上看，大部分有賬無物家具為實物已報廢、但未銷賬的家具；自行報廢家具數量和金額也占了三分之一；因為人員調動、機構變更產生的需轉出家具約占6%；其他損失主要來自辦公用房調整時搬遷過程中的家具損耗。

二、家具資產管理的問題和難點

從以上的案例來看，該校在家具資產管理方面存在一定的問題，歸納如下：

（一）資產使用單位對家具作為固定資產管理的意識不夠強

家具資產相對設備資產來說，價值低、數量大、技術含量低，使用單位、物業(yè)管理單位對家具的保管遠不及像保管設備那樣重視。尤其是團隊、公共使用的家具，很少有固定的責任人，家具隨意移動、丟失、自行報廢等情況時有存在。

（二）長時間未盤點，家具賬物不符情況普遍存在

2007年教育部家具資產清查工作結束后，該校未再進行家具的清查盤點和核對工作。多年的積累，使賬物不符的資產比例大幅增加。

（三）過去相對落后的管理方式對目前的家具資產核對帶來一定困擾

1.管理手段相對落后的過去，該校家具資產的管理使用自行開發(fā)的單機版管理軟件和excel表格相結合的做法，在導入信息化系統(tǒng)時的數據轉換過程中，可能出現部分輔助信息丟失或不全。

2.該校家具資產增置后不張貼標簽，致使賬物核對存在難度，很難準確一一對應。

3.以往家具增置時取得的信息不全或存在錯誤信息。增置時間缺失、單位信息不全、領用人信息不全、存放地點信息不全、家具名稱籠統(tǒng)、計量單位不統(tǒng)一、件數出現小數點等都直接影響家具資產的核對效率及準確率。

（四）家具資產管理員制度還不健全。

2013年之前，該校家具資產未實施二級管理，院系部處沒有設立家具資產管理員，二級單位難以切實地全面掌握本單位的資產信息，尤其是2013年之前增置的家具資產。

（五）學校機構的設立、撤銷、分離、合并，致相關單位家具資產賬目混亂，部分在賬家具難以明確歸屬單位。

三、下一步工作方向和展望

（一）繼續(xù)推動家具資產的核對工作。

通過資產核對工作的開展，一方面有利于家具資產的賬實相符，另一方面通過不斷的資產核對來提高教職工對家具資產管理的重視程度。

1.定期進行家具資產核對，實行以若干年一個周期的家具資產盤點。結合家具的使用年限，設計時間為若干年（如每五年）為一個周期的家具資產盤點工作。一個周期內學校各單位分批進行資產核對，核對完的家具資產在本周期內除變動情況外，如人員調動、家具增置、報廢、調劑等，其余賬務不作調整，盡可能減輕資產管理員的工作量。

2.加強對完成核對單位的審核。除了信息系統(tǒng)和紙質材料的審核，分批對各單位自查核對結果進行抽檢，實地查看已核對完成的家具，并聽取各單位對家具資產核對的意見建議。

（二）加強信息化系統(tǒng)的可操作性，簡化核對流程，加快家具資產管理系統(tǒng)的更新建設。

1.作為家具資產核對的工具和平臺，一要考慮運行的穩(wěn)定性，二要考慮系統(tǒng)的實用性。升級系統(tǒng)框架，簡化操作流程，提煉關鍵數據信息，提高頁面的刷新速度和數據庫反饋速度。讓系統(tǒng)更便于操作、易于操作，簡單培訓，即會使用。

2.家具資產增置數據采集方式的轉變，需要通過家具資產管理系統(tǒng)和財務報銷系統(tǒng)的對接來完成。信息的錄入工作由家具資產管理單位承擔逐步向由辦事職工自主錄入轉換。

3.家具資產增置后打印標簽，由家具使用單位負責張貼。

（三）逐步實施家具資產三級管理制度。

進一步簡政放權，把資產管理的權力有選擇地還給資產使用部門，真正落實“誰使用，誰管理”。二級管理員由房地產處授權管理，三級管理員由二級單位自主授權。按照工作計劃，二級、三級管理員將在以后的家具資產管理活動中充分發(fā)揮作用，扮演二級單位家具資產管理的主要角色，變“被管理”為“主動管理”。家具資產歸口管理職能部門為院系部處提供一個完善的管理平臺、準確無誤的數據，幫助二級單位能更好地管理本單位家具資產的措施，處理管理活動中的疑難問題、數據統(tǒng)計、分析等。通過三級管理制度的實施，突顯簡政放權的重要性和優(yōu)勢。

家具資產管理本身具有一定的難度，特別是體量大、校區(qū)分散的高校，只有通過制度化、信息化建設，把家具自查核對作為常規(guī)工作，一步一步理清資產，在日常管理中收集問題和意見建議，讓家具資產管理更準確、更科學，為學校的各項工作開展做好支撐保障。