信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案管理

胡瑋

摘 要：隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體技術(shù)是信息技術(shù)革命的標(biāo)志，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式并提出挑戰(zhàn)。文章主要通過(guò)論述分析信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展的必然性，并分析信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的工作措施，進(jìn)一步探討檔案管理信息化的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；信息時(shí)代；檔案管理

自20世紀(jì)90年代中后期以來(lái)，以互聯(lián)網(wǎng)和普適計(jì)算為背景的各種網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用廣泛普及開(kāi)來(lái)。檔案信息服務(wù)作為人類信息寶庫(kù)中的重要信息源之一，其網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用服務(wù)的推廣將對(duì)社會(huì)發(fā)展具有積極和重要的意義。計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、通信、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等發(fā)展到今天，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已基本可行，一方面是信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為建立高效的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的平臺(tái)，另一方面是在國(guó)家相關(guān)部門大力支持下，已逐步形成了檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，從而為檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建提供了基礎(chǔ)。

一、什么是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化

新世紀(jì)信息化時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，使傳統(tǒng)檔案信息管理方式受到了極大的挑戰(zhàn)。無(wú)處不在的泛在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)將各種各樣的計(jì)算機(jī)、多媒體掌上終端、智能手機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)及各型各樣的感知設(shè)備聯(lián)接到了一起，它 對(duì)人們的工作和生活方式產(chǎn)生了深刻的影響，也將信息空間、物理空間和人類生活空間融合了起來(lái)。在這個(gè)融合的空間中，人們可以隨時(shí)隨地通過(guò)訪問(wèn)某種設(shè)備來(lái)系統(tǒng)透明地獲得多種多樣的數(shù)字化信息服務(wù)：如音視頻檢索、在線電影點(diǎn)播、網(wǎng)絡(luò)游戲、旅游信息、城市地圖和交通出行指南等。而實(shí)現(xiàn)這些服務(wù)的關(guān)鍵就是要有相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。事實(shí)上，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，在改變著社會(huì)生活的方方面面，其中對(duì)檔案管理所帶來(lái)的最大變化是：它將促使檔案管理事業(yè)從信息的數(shù)字化時(shí)代邁向信息的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代。由此使得以數(shù)字化為基礎(chǔ)的20世紀(jì)檔案管理工作模式得到跨越式的深化和發(fā)展，當(dāng)然，也給網(wǎng)絡(luò)化下的檔案組織與管理活動(dòng)帶來(lái)了新的壓力與挑戰(zhàn)。例如，原來(lái)的檔案管理是重管理、輕利用，等人上門查閱等，在新的形式下，檔案的收集、整理、查詢都將會(huì)在遠(yuǎn)程實(shí)現(xiàn)，任何人在任何時(shí)間和任何地點(diǎn)，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱到他所想知道的法律規(guī)定范圍內(nèi)的檔案信息，此時(shí)檔案信息的上下載、檔案信息的組織都不再是面對(duì)面的，而是虛擬化的。原來(lái)的檔案管理是部門條塊分割的，今后不同部門、不同單位甚至于是不同國(guó)家的各類檔案都需要相互聯(lián)系，為用戶提供統(tǒng)一服務(wù)。因此在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門如何面對(duì)突如其來(lái)的變化、如何充分利用信息網(wǎng)

絡(luò)技術(shù)發(fā)展檔案事業(yè)、檔案建設(shè)和管理該如何做才能滿足這種需求呢等等，這些問(wèn)題成為了新時(shí)期檔案管理發(fā)展必須解決的問(wèn)題。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作措施分析

2.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的現(xiàn)代檔案管理人才

加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，積極探索新的教育培訓(xùn)模式。應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況開(kāi)設(shè)短、中、長(zhǎng)期培訓(xùn)班，舉辦各種形式的檔案信息開(kāi)發(fā)教育講座、研討會(huì)。同時(shí)，教育培訓(xùn)的內(nèi)容也要緊跟信息時(shí)代的需求，在課程開(kāi)設(shè)上，在保證檔案專業(yè)主干課程的前提下。加強(qiáng)縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)等教育，培養(yǎng)符合時(shí)代要求的高素質(zhì)檔案信息管理人才。

2.2 加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置

現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備比較落后，現(xiàn)代化程度不高。因此，我們要加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)的支持，加大對(duì)檔案事業(yè)的投入力度。再就是把檔案事業(yè)推向市場(chǎng)，讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營(yíng)，不斷提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，總之要采取多種方式，來(lái)解決檔案資金的不足問(wèn)題，以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。

2.3 制訂相應(yīng)的法律規(guī)范

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)，制訂相應(yīng)的法律規(guī)范，從而在法律上明確檔案館對(duì)于社會(huì)檔案的所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)的關(guān)系，在保障檔案信息齊全完整的同時(shí)，保障檔案形成者及公民的合法權(quán)益，并合理規(guī)范及協(xié)調(diào)信息的超區(qū)域流通等問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的范圍，必須根據(jù)國(guó)家規(guī)定，經(jīng)過(guò)鑒定、劃密等工作后，被確定為對(duì)社會(huì)開(kāi)放的檔案。根據(jù)檔案工作的特殊性，網(wǎng)站中開(kāi)放的檔案還應(yīng)區(qū)分無(wú)條件利用和有條件利用兩部分。

2.4 建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全的制度屏障

在制度建設(shè)上，要健全檔案管理制度，確保規(guī)范運(yùn)作。一方面，要詳細(xì)規(guī)定庫(kù)房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度和要求；另一方面，細(xì)化檔案人員工作職責(zé)，包括檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)、兼職檔案員職責(zé)等，促使檔案管理人員按責(zé)行事。在具體操作上，要嚴(yán)格記錄，確保制度落實(shí)。在檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復(fù)制、銷毀等過(guò)程和結(jié)果完整記錄在冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案庫(kù)房的管理、檔案人員的培訓(xùn)和考核、非檔案人員進(jìn)入庫(kù)房的審批及進(jìn)出時(shí)間等情況。

三、信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理發(fā)展方向

3.1人事檔案管理的信息數(shù)字化?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求，信息時(shí)代的人事檔案管理向信息數(shù)字化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息數(shù)字化發(fā)展有賴于數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)，一是在擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架之上，選定人事檔案系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，制定檔案數(shù)據(jù)錄入規(guī)范；二是保障紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的相互協(xié)作配合，避免檔案數(shù)字化過(guò)程中信息不完整不真實(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)；三是注重后期制作的質(zhì)量控制，應(yīng)充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實(shí)時(shí)升級(jí)需要。

3.2人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化。基于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化要求，信息時(shí)代的人事檔案管理向信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展一方面必須充分統(tǒng)籌檔案保密特性，只對(duì)擁有檔案保管權(quán)力的部門賦予調(diào)閱權(quán)限，保障互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的異地共享具備安全性。另一方面，人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化離不開(kāi)現(xiàn)代化的管理手段，因此管理者的信息素養(yǎng)顯得尤為重要，確保檔案管理者精通相關(guān)業(yè)務(wù)，具備熟練的軟件操作能力，是信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必須。

3.3人事檔案管理的信息標(biāo)準(zhǔn)化。基于人才信息整合的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，信息時(shí)代的人事檔案管理向信息標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，一是要著眼于檔案信息的嚴(yán)肅性與準(zhǔn)確性，嚴(yán)把信息審核關(guān)，力求人事檔案管理的規(guī)范操作。二是在必備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，完善統(tǒng)一的硬件軟件設(shè)備要求。三是規(guī)范人事檔案信息服務(wù)，推動(dòng)信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，比如信息檢索服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，除了信息輸出的快速準(zhǔn)確以外，應(yīng)保障服務(wù)程序符合相關(guān)法律與制度要求。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前國(guó)家在信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面也業(yè)已提出要求，并以三網(wǎng)融合和感知中國(guó)等為核心正大力推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展已是大勢(shì)所趨，所以現(xiàn)在的問(wèn)題不是檔案部門需不需要將檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的問(wèn)題，而是如何規(guī)劃和建設(shè)并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理和服務(wù)的哪些功能的問(wèn)題，這種必然性是客觀存在且不可逆轉(zhuǎn)的。

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