淺談建筑工程資料管理存在的問題及對策

李亭蝶

摘 要：建筑工程屬于長期、復雜性的工程， 這要求相關的工程質量管理要做到有效監(jiān)督， 而建筑工程資料管理作為提高質量管理過程中的重要部分， 同建筑工程質量管理是密不可分的?；诖耍?在完善工程質量管理過程中， 必然要提高對于建筑工程資料的管理水平， 旨在提高認識， 以此助力于工程質量管理戰(zhàn)略目標的實現。本文根據筆者工作實踐，對建筑工程資料管理存在的問題及對策進行了分析和探討。

關鍵詞：建筑工程；資料；管理；問題

1 建筑工作檔案資料的內涵及其特點分析

1.1 建筑工作檔案資料內涵

根據具體實踐證明， 建筑工作的檔案資料內涵可以說是極其豐富， 不但包括綜合性文件合同， 還包含具體形式的水、電、材料及設備文件資料。也就是說， 所有部門的綜合性資料信息都涵蓋在此檔案資料中。其中綜合性文件又包括政府部門審批文件、天氣文件資料及土地征用等批準性文件；而具體形式文件資料又包括施工圖紙的變更及審核、施工技術交底記錄、監(jiān)督管理過程、施工材料質量證明文件及安全事故處理文件等。

1.2 建筑工作檔案資料特點分析

根據相關調查顯示， 建筑工作檔案資料特點主要包括以下幾點：第一， 單一性特點。主要是指自建筑工程招標階段到竣工結束為止都對其成長展開詳細記錄， 這種資料檔案僅此一份；第二， 實用性特點。往往建筑工作檔案資料的詳細記錄也將成為質量監(jiān)督管理部門的重要驗收依據， 對日后的城市建設施工具有著重大參考性價值， 因而具有極強的實用性特點；第三， 真實性特點。建筑工作的檔案資料信息不能存在一絲虛假行為， 要從始至終記錄該建筑工程的成長過程， 充分保證其真實完整性。

2 建筑工作中檔案資料歸檔管理過程中存在的問題

2.1 檔案資料管理人員意識較為薄弱

無論是對于什么類型的工程項目來說， 其所涉及到的檔案資料都是非常復雜， 特別是在建筑工程項目竣工之后提交的檔案資料更多， 在竣工完成之后， 如果短時間范圍內并沒有出現任何質量性問題， 可以順利交接工程項目， 施工團隊也隨之解散， 但在此期間若是工程檔案資料沒有充分收集整理， 便會對日后的檔案管理工作帶來更大難度。同時在檔案資料有效利用時， 其會適當參考借鑒一些工程決算或是竣工驗收等資料， 這樣一來其他工程檔案資料便會遭到忽視， 大大降低了檔案資料的總體利用率， 無法保證檔案資料管理的順利進行。

2.2 從業(yè)人員綜合素質需進一步提高

根據實際調查情況可知， 目前建筑工作檔案資料管理的所有參與人員大多并不熟悉具體業(yè)務工作， 缺乏相應檔案資料管理專業(yè)知識培訓， 甚至還有部分管理人員是兼職人員、在校實習人員及兼任多個檔案資料管理崗位等， 由于沒有接受到專業(yè)系統(tǒng)化的崗前培訓， 導致其并不熟悉相應的法律法規(guī)制度， 再加上對建筑工作檔案資料管理流程的陌生化， 都會使其檔案資料歸檔和管理效果達不到預期效果， 甚至還會因檔案資料收集整理的不夠規(guī)范而出現反復修改情況， 這樣一來不但無法保證檔案資料整體質量， 還會極大的延長歸檔時間。

2.3 檔案資料收集整理不夠規(guī)范化

根據調查數據可以了解到， 現階段大多數建筑企業(yè)在進行檔案資料歸檔管理時， 往往都不具備專業(yè)化的檔案資料管理人員， 大多都是雇傭臨時兼職人員， 其不但沒有經過專業(yè)化的系統(tǒng)培訓， 自身檔案資料歸檔管理水平也總體較差， 進而導致檔案資料在歸檔、管理工作進行過程中都存在著較多問題， 容易促使檔案資料出現遺漏或是缺失等現象， 不利于管理規(guī)劃化展開。

3 建筑工作的檔案資料歸檔管理措施應用分析

3.1 積極構建健全的檔案資料歸檔管理制度

若想充分保證建筑工作檔案資料的真實完整性， 需要相關管理人員不斷提高其資料管理力度， 進而為檔案信息的真實性和完整性提供良好保障。同時建筑工程的各個單位還應嚴格遵守國家對于檔案資料所指定的明確規(guī)定， 不斷完善單位內部規(guī)章制度， 充分發(fā)揮施工單位、監(jiān)督單位等綜合性優(yōu)勢， 保證檔案資料的收集、整理及儲存等所有環(huán)節(jié)都能保證其有效性， 避免出現檔案遺失或是錯誤等現象。

3.2 加強建筑工作檔案歸檔管理人員的培訓力度

隨著我國經濟水平的不斷提高， 建筑行業(yè)也取得了一定突破性成就， 同時建筑數量及其規(guī)模也在不斷增加， 這也為檔案歸檔管理帶來了一定程度變化。因此建筑工程相關單位必須要對檔案管理人員進行責任意識和服務意識的大力培養(yǎng)， 不斷完善檔案管理制度， 有效運用先進技術手段來更新管理理念， 進而將具體責任落實到個人身上。同時還可以定期組織管理人員到相關平臺學習檔案管理的法律法規(guī)內容， 與其他專業(yè)人員積極展開探討性交流， 便于綜合提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質， 從而推動我國建筑行業(yè)的健康發(fā)展。

3.3 提高建筑工作檔案材料編制水平

對于建筑工程施工單位來說， 嚴格按照標準規(guī)定對工程檔案材料進行編制是基礎性業(yè)務之一， 如果一個施工團隊無法有效編制工程檔案資料， 那么其就不滿足承包工程的首要條件。由此可知， 施工單位應充分明確自身的責任義務， 不斷增強對施工人員檔案材料編制的訓練力度， 進而全面提高其檔案材料編制水平， 為后期工作的順利進行提供良好保障。

3.4 全面管理建筑工程資料

負責工程資料管理的工作人員自工程開始之前一直到工程結束， 都需要進行相應的整理和管理資料工作。首先， 在正式施工之前， 資料管理人員需要明確工程相關資料， 包括基本施工情況， 主要負責人， 施工范圍， 注意事項等等， 而這些資料則需要工作人員從負責工程的施工單位和設計單位獲取， 資料管理人員加強對工程施工設計了解程度， 從而有利于進行相關的基礎工作， 為之后正式施工打下良好的基礎。其次， 施工過程中的每個步驟都是提前設計完成， 施工中按部就班完成的， 這就需要資料管理人員做到在未開工之前進行良好的資料管理工作， 將相關的材料單以及各種審核表等與資料進行對應的整理， 從而促使工程各個環(huán)節(jié)的進行都能沒有失誤的進行。在工程竣工之后， 資料的管理人員需要將涉及工程各個部分的詳細資料以及相關的憑證整理完畢， 之后將資料送往監(jiān)理單位， 落實監(jiān)理單位對工程施工的檢查和審核工作， 獲得確認工程審核沒有問題的文件之后， 處理好相關的工程善后， 確認工程的良好完工。

3.5 制定規(guī)范化的管理制度

完善和規(guī)范工程資料管理的過程前提是具有一個嚴謹的資料管理制度， 從而促進管理人員能夠按照標準規(guī)范自己的工作流程， 管理自身行為。首先， 制度中需要明確工作人員的工作細節(jié)， 讓管理人員明確的了解工作范圍內需要做什么事， 而哪些又是不在應該工作的范圍內。通過嚴格的工作流程和獎懲制度， 減少了管理人員利用職務之便中飽私囊， 沒有保證資料的真實性， 亦或是管理資料過程中的敷衍了事等問題的出現， 實現管理人員的工作效果的有效提升。其次， 落實定期的對資料管理人員的考核機制， 檢查管理人員的資料管理工作是否切實的實現真實性和全面性這兩個關鍵點， 根據被考核的人員所具備的職業(yè)素質給予相應的獎賞或者處罰， 獎賞的方式可以通過獎金， 社保辦理等途徑實現， 而處罰就要根據工作的失誤程度而定。只有嚴格嚴謹的資料管理制度， 才能促進管理人員不斷完善自身工作， 實現將各項制度落實到實處， 從而確保工程沒有失誤的完工。

4 結束語

總而言之， 建筑工作資料歸檔和管理的有效展開需要充分引起建筑企業(yè)的廣泛重視， 并且加大檔案歸檔管理工作的宣傳力度， 積極展開信息化建設， 嚴格執(zhí)行檔案管理的具體任務， 不斷進行技術方面的創(chuàng)新完善， 從而真正發(fā)揮檔案管理的價值所在。

參考文獻：

[1]關玲玲.分析基建工作中的資料歸檔和管理[J].建筑工程技術與設計， 2015 （26） .