探討新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性

張娜

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到了很大的改善，相應(yīng)的需求也在不斷的提高，檔案信息需求就是其中的一種，通過查詢檔案信息，能夠更好的了解想獲取的信息，從而為人們的決策等提供依據(jù)。而這就與檔案管理工作有關(guān)，只有做好檔案管理工作，才能更好的為人們提供檔案服務(wù)，提高檔案資源的利用率。而辦公室檔案管理則是我國事業(yè)單位以及國有企業(yè)中的重要管理內(nèi)容，這對于各個企業(yè)的發(fā)展都具有一定的影響。然而辦公室檔案管理工作是比較復(fù)雜的工作，在新時期的背景下，如何提高辦公室檔案管理的有效性就顯得極為重要。

關(guān)鍵詞：新時期；辦公室檔案管理；有效性

針對新時期的辦公室檔案管理工作是有必要進(jìn)行深入探究的，因為這關(guān)系著我國企業(yè)的發(fā)展，同時也關(guān)系著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。只有做好辦公室檔案管理工作，才能給人們的決策提供重要的依據(jù)，保護(hù)個人以及企業(yè)的合法權(quán)益等。但是在我國一些企業(yè)的辦公室檔案管理工作中還是會存在著一些問題，這就使得辦公室檔案管理的效率一直得不到提高。因此，這就需要有關(guān)人員能夠重視辦公室檔案管理工作，通過采取一些積極有效的辦法看來解決這些問題，以真正提高辦公室檔案管理的有效性，促進(jìn)我國眾多企業(yè)的健康發(fā)展。

1 新時期辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案是企業(yè)和事業(yè)單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。辦公室檔案記錄了企業(yè)和事業(yè)單位日常經(jīng)營活動中的一切內(nèi)容，包括了企業(yè)、單位職工的個人信息、日常經(jīng)營活動信息、資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況等。這些信息能夠為企業(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營活動提供一定的參考價值。辦公室檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)和單位從創(chuàng)立之初到發(fā)展的整個過程，以及公司在發(fā)展過程中取得的一些知識成果，如果發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛，單位可以從檔案中找到相關(guān)的信息，維護(hù)自身的合法權(quán)益。

2 辦公室檔案管理中存在的主要問題

目前，我國一些辦公室檔案管理工作中還存在著一些問題，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重制約惡劣企業(yè)的辦公室檔案管理水平，這在一定程度上也不利于我國企業(yè)的健康發(fā)展，還會衍生出一些不必要的問題。因此，針對辦公室檔案管理中存在的問題就值得人們加以深入的探究，以更好的了解其中的問題，然后為加強(qiáng)檔案管理提供可參考的方向。具體而言，存在的主要問題有以下幾點(diǎn)：

2.1 忽視辦公室檔案管理

忽視辦公室檔案管理工作就是一大問題，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者并不能很好的認(rèn)識到辦公室檔案管理的重要性，也沒有對于檔案管理有一定的認(rèn)識以及發(fā)展規(guī)劃，這就對于檔案管理工作的順利開展造成了阻礙，在實際的檔案管理工作過程中，容易發(fā)生檔案丟失、銷毀、缺失等現(xiàn)象，這就不利于后續(xù)檔案資源的有效利用，對于企業(yè)的發(fā)展也具有不利影響。

2.2 辦公室檔案管理制度欠缺

辦公室檔案制度不完善也是在管理中存在的問題，根據(jù)我國基本國情看來，我國大多企業(yè)的檔案管理中還沒有形成比較系統(tǒng)的管理方法，這就使得我國企業(yè)檔案的作用難以有效的發(fā)揮，大多只是走一個形式，為了應(yīng)付上級部門的檢查。這就導(dǎo)致辦公室檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范，一些收集、填寫資料的要求也不能明確，信息錯誤就會存在，檔案信息就會失真，因此，辦公室檔案信息的價值也就會消失，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質(zhì)低

辦公室檔案管理工作的有效開展是需要工作人員推動的，同時還需要掌握先進(jìn)的管理辦法，這樣才能進(jìn)一步的加強(qiáng)辦公室的檔案管理。但是在大多企業(yè)辦公室檔案管理工作中，還比較缺乏檔案信息化的管理，這與資源投入的力度有關(guān)，同時也與管理人員的素質(zhì)能力有關(guān)。投資力度欠缺是因為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視這方面的工作，而管理人員的素質(zhì)問題則是因為工作人員不能掌握先進(jìn)信息技術(shù)的知識以及應(yīng)用要點(diǎn)，這就使得先進(jìn)技術(shù)的作用難以得到發(fā)揮，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。所以，目前，大多企業(yè)中還是主要以文檔、圖文的信息檔案形式為主，即使有信息技術(shù)的支持，也只是用于瀏覽、錄入，并不能真正提高辦公室檔案的信息化管理水平。

3 新時期加強(qiáng)辦公室檔案高效管理的措施

3.1 完善辦公室檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責(zé)任機(jī)制，明確每個檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，一旦檔案出現(xiàn)問題，可以及時找到檔案管理相關(guān)的責(zé)任人。這樣就避免出現(xiàn)因為工作人員消極怠工，導(dǎo)致檔案信息填寫出現(xiàn)問題。其次，建立檔案管理工作流程。當(dāng)前檔案管理人員的專業(yè)能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進(jìn)行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。檔案室一旦出現(xiàn)非人力造成的意外事件，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對檔案進(jìn)行修復(fù)和再建工作。

3.2 提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能

辦公室檔案的管理工作是一項技術(shù)含量比較高的工作。特別是隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關(guān)知識，還要學(xué)會熟練使用計算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和新的知識，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。其次，單位可以定期組織相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，通過多種方式增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能，同時也要加強(qiáng)對檔案人員的思想教育和責(zé)任意識，讓他們在工作中增強(qiáng)責(zé)任感和保密意識。

3.3 加強(qiáng)辦公室檔案管理的信息化建設(shè)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給辦公室檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)。將檔案管理工作與計算機(jī)技術(shù)有效地結(jié)合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計算機(jī)系統(tǒng)可以將檔案進(jìn)行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。

4 結(jié)束語

隨著時代的不斷向前發(fā)展，人們的生活方式以及工作方式發(fā)生了很大的改變，各個行業(yè)都獲得了較大的發(fā)展，但是對于一些工作也提出了更高的要求。辦公室檔案管理工作就是一種比較重要且繁瑣的工作，在新時期背景下，對于這項工作的要求體現(xiàn)的更為明顯。只有不斷的提高辦公室檔案管理的有效性，才能真正實現(xiàn)檔案管理水平的提高。這就需要有關(guān)企業(yè)檔案管理人員能夠注重創(chuàng)新檔案創(chuàng)新管理方式，相關(guān)企業(yè)也能加強(qiáng)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，加大資金的投入，以進(jìn)一步的提高辦公室檔案管理的效率，以促進(jìn)辦公室檔案管理工作的順利開展。

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