論檔案管理信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)化問題

劉筱

摘要：檔案管理一直是園林事業(yè)單位發(fā)展中邊緣性且重要性的條件，檔案管理從傳統(tǒng)人力書面管理模式到后續(xù)的信息化建設(shè)，產(chǎn)生了一系列的變革，在信息化的建設(shè)中，想要以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求進(jìn)行檔案管理的變革推進(jìn)，那么檔案的管理人員就要了解信息化時(shí)代對檔案管理的影響，充分的發(fā)揮出信息建設(shè)的優(yōu)勢，同時(shí)結(jié)合信息化檔案管理中潛在的隱患與不足，規(guī)避檔案管理變革的不利條件，通過電子的儲備與信息分類，有序的建立檔案的信息庫，一鍵式便捷查閱與修正，填充以往檔案管理中的不足，向著檔案嚴(yán)謹(jǐn)與標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)靠攏。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；標(biāo)準(zhǔn)化問題

引言：園林事業(yè)單位的發(fā)展應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，打破墨守成規(guī)的管理模式，尤其在繁雜的檔案問題上，僅通過傳統(tǒng)的實(shí)物管理形式是不夠的，目前電子檔案管理已經(jīng)逐漸滲透到事業(yè)單位管理的各個層面，新時(shí)代工作人員應(yīng)充分掌握電子檔案管理的優(yōu)勢，以更為便捷的形式存儲記錄，擴(kuò)充電子存檔的空間，與此同時(shí)電子化的檔案管理也存在著信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)設(shè)定防火墻等裝置，同時(shí)對于檔案的網(wǎng)絡(luò)途徑傳輸，應(yīng)結(jié)合園林事業(yè)單位單位的領(lǐng)帶屬性，構(gòu)建查閱權(quán)限，并避免在查閱的過程中出現(xiàn)誤刪或者錯誤的修改，電子檔案的管理雖然在持續(xù)更新，但需要填補(bǔ)的漏洞也是不容忽視的，應(yīng)揚(yáng)長避短通過信息化的建設(shè)，開啟檔案管理更加廣闊的空間。

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)在面臨的標(biāo)準(zhǔn)化問題

1、內(nèi)部的結(jié)構(gòu)復(fù)雜難以統(tǒng)一化

由于不同園林事業(yè)單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)組成較為復(fù)雜，且具有極強(qiáng)的特殊性，在檔案的管理上，想要構(gòu)建完全統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)模式是較為困難的， 標(biāo)準(zhǔn)通常模棱兩可，使得檔案在信息化的管理構(gòu)建中，難以有章可循的推進(jìn)工作，在檔案堆積越來越多的情況下，更加契合采取對應(yīng)性的策略進(jìn)行信息調(diào)節(jié)，期間有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化的指南很有可能被棄之不用，難以指導(dǎo)有關(guān)園林事業(yè)單位單位的檔案重組，信息化的建設(shè)中，受到各種技術(shù)的制約，使得構(gòu)建的速度變慢，解決問題就占據(jù)了較長的時(shí)間，阻礙檔案的信息化變革。標(biāo)準(zhǔn)化工作的滯后已經(jīng)使檔案信息化建設(shè)因缺乏必要的規(guī)范和引導(dǎo)而陷于盲區(qū)之中。

2、各自為政，系統(tǒng)、數(shù)據(jù)不兼容

在社會信息化的大背景下，近年來，各級各類檔案機(jī)構(gòu)，尤其是國家綜合性檔案館紛紛開展檔案信息化建設(shè)，在檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建上已經(jīng)有所突破。但是，由于各自為政，獨(dú)立開發(fā)，首先是致使各機(jī)構(gòu)的檔案管理基礎(chǔ)軟件標(biāo)準(zhǔn)不一，造成檔案信息資源的分散孤立，難以共享；其次是采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的鴻溝，造成信息資源整合上先天困難。

二、解決檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化問題的對策

1、必須以國家戰(zhàn)略的指導(dǎo)思想組織標(biāo)準(zhǔn)制定

檔案信息化建設(shè)不僅涉及技術(shù)，更是涵蓋了紛繁復(fù)雜的法制、體制、機(jī)制問題，檔案作為社會性極強(qiáng)的信息形式，連結(jié)著復(fù)雜的社會關(guān)系，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問題，僅依靠社會組織、機(jī)構(gòu)的低層努力，實(shí)在勉為其難，因而必須從政府和國家層面入手。與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一的技術(shù)體系，更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此先天上更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達(dá)成高度的信息共享。例如，如果不同部門的信息管理都能夠形成本系統(tǒng)內(nèi)互相聯(lián)網(wǎng)，那么各種信息資源就能夠提高其共享性，在所以的辦公室都可以得到開發(fā)使用；更關(guān)鍵的是，單位各個領(lǐng)導(dǎo)也都可以通過計(jì)算機(jī)查看到全部的工作信息，從而更好的去指揮銀行部門的各項(xiàng)生產(chǎn)工作。此外，檔案信息化管理建設(shè)能把所需材料通過電腦很快地打印出來，節(jié)約人力，也提高了效率，體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢。

2、檔案信息化建設(shè)必須貫徹標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則

檔案信息化建設(shè)的投入不應(yīng)僅僅囿于個別和局部，解決具體的微觀問題，檔案行政管理部門必須面向檔案信息化建設(shè)的全局，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，把工作重點(diǎn)從解決具體、局部操作問題轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)的制定、實(shí)施上來，有力提升對檔案信息化建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的指導(dǎo)力度，形成統(tǒng)一的邏輯數(shù)據(jù)庫。工作人員需要用計(jì)算機(jī)技術(shù)將保存好的文檔設(shè)置成只讀模式，這樣就能有效保證文檔的安全性，能夠有效的保證數(shù)據(jù)的原始性。用電子信息技術(shù)保存文檔，避免了保存紙質(zhì)文檔時(shí)候出現(xiàn)的問題，不用做大量的防潮、防濕等工作。只要將信息電子技術(shù)與檔案管理的工作結(jié)合，并且保證每隔一段時(shí)間就要對檔案信息進(jìn)行復(fù)制并且上傳到云盤中。這樣就能保證在發(fā)生設(shè)備發(fā)生設(shè)備損壞的情況下，不會將數(shù)據(jù)丟失。并且云盤中的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行更好的共享和保存。

3、必須做到目光長遠(yuǎn)、高屋建瓴的制定適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)體系

一方面由于信息處理技術(shù)日新月異的飛速發(fā)展，而應(yīng)用研發(fā)與實(shí)際推廣又需要一定時(shí)間，因此往往形成技術(shù)應(yīng)用與技術(shù)發(fā)展的代差，使得廣大檔案工作者一邊羨慕和暢想著新技術(shù)的好處，一邊抱怨著手中的軟硬件設(shè)備生澀落后；另一方面，在信息化建設(shè)中容易形成希望硬件設(shè)備的配置應(yīng)該是高檔次先進(jìn)的，軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現(xiàn)現(xiàn)代化和先進(jìn)性。實(shí)際上這種認(rèn)識是不科學(xué)的。IT產(chǎn)業(yè)有一個著名的“摩爾定律”，即每18個月芯片的運(yùn)算速度便增長一倍。盲目跟進(jìn)的結(jié)果，將導(dǎo)致原有設(shè)備還未充分發(fā)揮作用就被新設(shè)備所淘汰的局面，損失可想而知。解決這一問題首先是在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)對技術(shù)的發(fā)展作出適當(dāng)預(yù)判；其次是設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)研究的常設(shè)機(jī)構(gòu)，形成標(biāo)準(zhǔn)跟隨技術(shù)進(jìn)步而銜接發(fā)展的常規(guī)體系。

三、結(jié)束語

任何園林事業(yè)單位管理的本質(zhì)可以從效率體現(xiàn)，建立并執(zhí)行科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)體系，是園林事業(yè)單位發(fā)展的管理創(chuàng)新手段之一，也是園林事業(yè)單位能高效運(yùn)行的制度保障。園林事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理要始終按照“堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升發(fā)展質(zhì)量”的總體目標(biāo)，使工作過程有標(biāo)準(zhǔn)可依、工作環(huán)節(jié)可控，提升管理質(zhì)量。

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