Excel在信息采集匯總中的應(yīng)用研究

朱明明

摘 要： Excel作為強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件，在信息采集匯總中起著重要的作用。通過應(yīng)用Excel的公式、函數(shù)和啟用宏功能，高效準(zhǔn)確地將采集信息匯總起來，保證了匯總信息的實(shí)時性，并大大提高了信息采集匯總工作人員的工作效率，節(jié)約了寶貴的工作時間。

關(guān)鍵詞： Excel； 信息采集匯總； 公式； 宏

中圖分類號：TP317.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1006-8228（2018）06-67-02

Application of Excel in information collection and summary

Zhu Mingming

（The Computer Engineering School of Hubei University of Arts and Science， Xiangyang， Hubei 441053， China）

Abstract： Excel， as powerful data processing software， plays an important role in information collection and summary. In this paper， the application of Excel formula， function， and the macro function， will accurately collect information. It ensures the real-time performance of summary information， and greatly improves the work efficiency of staff in doing information collection summary， saves work time.

Key words： Excel； information collection； formula； macro

0 引言

作為Microsoft Office家族中的重要組件之一，Excel電子表格程序功能非常強(qiáng)大。在實(shí)際應(yīng)用中，它小到可以創(chuàng)建電子表格、設(shè)置數(shù)據(jù)格式，充當(dāng)一般的計(jì)算器，或者計(jì)算個人收支情況等；大到可以跟蹤數(shù)據(jù)，生成數(shù)據(jù)分析模型，編寫公式以對數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，以多種方式透視數(shù)據(jù)，并以各種具有專業(yè)外觀的圖表來顯示數(shù)據(jù)，從而進(jìn)行專業(yè)的科學(xué)統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，以及通過對大量數(shù)據(jù)的計(jì)算分析，提供有效的參考[1]。Excel電子表格程序具有良好的用戶界面、強(qiáng)大的計(jì)算能力、簡便的操作方法，能與多數(shù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，在同類軟件中具有良好的口碑，并占據(jù)著重要的地位。

信息匯總是一項(xiàng)看似簡單其實(shí)繁瑣且容易出錯的工作，特別是企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校等部門信息采集、匯總工作人員要在短期內(nèi)整理匯總企業(yè)、公司、學(xué)校等大量人員信息。人數(shù)多、信息量大、時間短，由此帶來大量的統(tǒng)計(jì)匯總工作負(fù)荷，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段高效準(zhǔn)確地完成統(tǒng)計(jì)是十分必要的，Excel電子表格程序正是一個合適的工具[2]。

本文探討恰當(dāng)準(zhǔn)確地應(yīng)用Excel 2010的公式、函數(shù)和啟用宏功能，高效準(zhǔn)確地將采集信息匯總起來，保證了匯總信息的實(shí)時性，同時大大提高了各企、事業(yè)單位信息化人員的工作效率，節(jié)約了寶貴的工作時間。

1 Excel宏、函數(shù)與公式

在生活中，我們經(jīng)常需要將采集到的信息匯總到一個工作簿中，逐個復(fù)制的過程不僅要耗費(fèi)大量的時間和精力，而且還不能保證數(shù)據(jù)的正確。本文將六個員工基本信息采集表的所有信息匯總到員工信息匯總表中，以此為例介紹Excel電子表格程序在信息采集匯總中的應(yīng)用。如：分別有趙1、錢2、孫3、李4、周5、吳6這六個員工基本信息采集表，在員工信息匯總表中統(tǒng)計(jì)匯總展示這六個員工所有信息。

1.1 簡述信息采集匯總過程

面對大量的信息采集表，運(yùn)用Excel電子表格程序可以快速、準(zhǔn)確地將所有信息采集表匯總到一個文件中，不僅可以提高工作效率，還能節(jié)約工作時間。

首先將所有員工基本信息采集表和員工信息匯總表放在一個工作簿中，少量的信息采集表直接復(fù)制工作表，數(shù)量多時可以利用mergebooks.dll完成整合；然后用get.workbook宏表函數(shù)和INDEX函數(shù)獲取工作表名稱；再用INDIRECT函數(shù)公式獲取一個單元格的數(shù)據(jù)，最后用填充柄填充的方式快速完成所有數(shù)據(jù)的匯總[3]。

1.2 獲取工作表名稱

面對大量的信息采集表需要匯總到一個工作表中，引用宏表函數(shù)get.workbook和INDEX函數(shù)，以獲得以水平數(shù)組表示的所有當(dāng)前工作表名稱，為信息匯總表的制作起了至關(guān)重要的作用，不僅減少了輸入時間，也大大提高了工作效率[4]。

具體操作方法如下：

單擊Excel電子表格程序中的【公式】選項(xiàng)卡，然后單擊【定義名稱】組中的【定義名稱】按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+F3直接打開定義名稱對話框，新建一個名稱，在【名稱】文本框里輸入一個定義名稱（本例輸入aaa），便于在信息匯總表中引用；在【引用位置】框輸入=get.workbook（1），設(shè)置完畢后點(diǎn)擊【確認(rèn)】按鈕；結(jié)果如圖1所示。

在信息匯總表的H3單元格輸入公式：=INDEX（aaa，ROW（A1）），得到包括工作簿名稱在內(nèi)的趙1的工作表名稱，結(jié)果如圖2所示。

選中H3單元格，使用填充柄拖動至H8單元格，實(shí)現(xiàn)錢2、孫3、李4、周5和吳6的工作表名稱填充輸入，結(jié)果如圖3所示。

1.3 獲取匯總表信息

工作表名稱是至關(guān)重要的一步，現(xiàn)已成功建立，接下來利用公式獲取匯總表信息。

具體操作方法如下：

在A3單元格輸入公式=INDIRECT（“”&$H3&””&”！b2”），直接回車鍵得到“趙1”。用同樣的公式方法操作完成員工信息匯總表中的B3-G3單元格，B3單元格公式=INDIRECT（“”&$H3&””&”！b3”）；C3單元格公式=INDIRECT（””&$H3””&”！c3”）；結(jié)果如圖4所示。

需要注意的是，在涉及單元格引用時，必須手動啟用宏；函數(shù)和公式中所涉及到的標(biāo)點(diǎn)符號必須使用半角狀態(tài)下的英文標(biāo)點(diǎn)符號；日期單元格如不能正常顯示，需要把數(shù)字格式設(shè)置為“短日期”；在涉及單元格引用時，默認(rèn)為相對引用，有些地方需要使用絕對引用和混合引用（本例引用$B3）；用于輸入員工信息的INDIRECT函數(shù)，從工作表創(chuàng)建引用，公式編輯時要嚴(yán)格按照格式=INDIRECT（“”&$H3&””&”！b2”），需注意使用半角英文標(biāo)點(diǎn)符號，可以解決工作表名稱包含中文字符時出現(xiàn)的異常；工作表名稱不能直接在單元格中使用，只能定義名稱后，使用名稱得到結(jié)果[5]。

2 結(jié)束語

本文介紹了Excel 2010電子表格程序在信息采集匯總中的應(yīng)用，具體闡述了運(yùn)用公式、函數(shù)和啟用宏功能，簡單、快捷、準(zhǔn)確地完成信息采集匯總。本文方法可為各企、事業(yè)單位、學(xué)校信息采集匯總工作人員提供參考。該研究對于解決類似的信息匯總問題，具有一定的實(shí)際意義。在此基礎(chǔ)上，還可以通過VBA等方式代替啟用宏功能實(shí)現(xiàn)信息采集匯總。

參考文獻(xiàn)（References）：

[1] 劉相濱.Office高級應(yīng)用[M].電子工業(yè)出版社，2016.

[2] 于佳含.利用Excel高效匯總簡歷信息[J].經(jīng)濟(jì)師，2016.11：

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[3] 楊小軍，王力猛，任杰.利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理與分析[J].電

腦編程技巧與維護(hù)，2016.18：49-50，91

[4] 牛興霞，韓桂林.Excel VBA在人事管理數(shù)據(jù)校驗(yàn)中的應(yīng)用[J].

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[5] 陳辰星.基于Excel VBA的學(xué)生個人信息表系統(tǒng)開發(fā)[J].科教

導(dǎo)刊（中旬刊），2018.1：169-170