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      辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)提升策略研究

      2018-08-21 07:34:03劉婕
      求知導(dǎo)刊 2018年7期
      關(guān)鍵詞:綜合素質(zhì)檔案管理策略

      劉婕

      摘 要:辦公室檔案管理工作影響著辦公室工作效率,提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)能有效地提升辦公室辦事效率,加快單位的發(fā)展。加強(qiáng)辦公室管理制度、優(yōu)化辦公環(huán)境、加強(qiáng)心理指導(dǎo)是提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)的主要方式。

      關(guān)鍵詞:檔案管理;綜合素質(zhì);策略

      中圖分類(lèi)號(hào):G271

      文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

      一、完善辦公室檔案管理制度

      辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)比較枯燥又要求極高的工作,一旦工作人員不認(rèn)真,檔案歸類(lèi)不科學(xué)或者檔案遺失,都將不利于單位的發(fā)展。完善辦公室檔案管理制度是提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)的首要條件。

      完善辦公室檔案管理制度,首先,要明確崗位職責(zé)。在管理制度中要明確指出不同檔案管理人員的職責(zé),嚴(yán)格要求辦公室檔案管理人員遵守崗位職責(zé)。其次,要提升檔案管理的科學(xué)性。隨著單位的發(fā)展,單位的檔案會(huì)越來(lái)越多,面對(duì)眾多的檔案,要求檔案管理人員對(duì)檔案管理能夠條理化,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要某個(gè)方面的檔案時(shí)要準(zhǔn)確快速地找出。并且,法律對(duì)不同的檔案的保存年限的要求是不同的,檔案管理人員要及時(shí)更新不同的檔案并對(duì)以往的檔案進(jìn)行封存處理。檔案眾多,給辦公室檔案管理人員的歸檔查詢(xún)工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn),因此必須提升檔案管理的科學(xué)性。要采用字母與數(shù)字相結(jié)合的檔案編號(hào)方式,對(duì)不同檔案進(jìn)行編號(hào)。方便檔案的調(diào)閱。最后,要嚴(yán)格檔案的借閱程序。單位的檔案屬于單位內(nèi)部的信息,具有一定的機(jī)密性,為保證單位的機(jī)密不泄露,一定要嚴(yán)格堅(jiān)持遵守檔案的借閱程序。并只能在單位內(nèi)部進(jìn)行查看,不能將檔案帶出單位。

      二、優(yōu)化辦公環(huán)境

      辦公室檔案管理工作主要是與文件文書(shū)打交道,處在封閉或者半封閉的環(huán)境內(nèi),這樣的工作是枯燥乏味的,對(duì)工作人員的要求又極高,很容易給工作人員帶來(lái)一定的消極影響或者造成工作人員的流失。優(yōu)化檔案管理人員的辦公環(huán)境,為枯燥乏味的工作增添色彩,提升工作人員的心理愉悅度。

      優(yōu)化辦公室工作環(huán)境,首先就是要將封閉的辦公環(huán)境開(kāi)放化。隨著科技的發(fā)展,電子文檔的應(yīng)用越來(lái)越多,檔案管理人員也越來(lái)越從堆積如山的文本文件中解放出來(lái),與外界的接觸越來(lái)越廣泛。因此要將檔案管理人員從封閉的工作環(huán)境中解放出來(lái),改善檔案管理人員的工作環(huán)境。但是改善工作環(huán)境并不僅僅指辦公室面積的增加,更多的是心理上的放松,對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō),從堆積如山的紙質(zhì)文書(shū)中解放出來(lái),可以獲得更多的心理上的放松。

      其次,要美化辦公環(huán)境。除去休息時(shí)間,在辦公室的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)在家的時(shí)間,工作環(huán)境的好壞,直接影響工作心情,進(jìn)而影響工作效率。美化辦公環(huán)境可以在辦公區(qū)域擺放一些綠植?;蛘咴谵k公室中設(shè)置專(zhuān)門(mén)的活動(dòng)區(qū)域,讓員工在工作之余可以進(jìn)行一定的合適的活動(dòng),保證工作人員的身體健康,維護(hù)工作團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。

      最后,要豐富辦公室的工作氛圍。同事之間的良好相處能夠增強(qiáng)工作團(tuán)隊(duì)的凝聚力,提升工作的效率。豐富辦公室的活動(dòng)樣式,加強(qiáng)同事之間的溝通了解,保證辦公室良好的人際關(guān)系,能夠?yàn)楣ぷ魅藛T營(yíng)造一種輕松愉悅的工作氛圍,提升工作人員的工作積極性。

      三、加強(qiáng)檔案管理人員的心理指導(dǎo)

      檔案管理人員的工作環(huán)境是相對(duì)封閉的,溝通交流的圈子也較小,其工作成果也難以直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益,這些都給檔案管理人員帶來(lái)一定的挫敗感,檔案管理人員的心理素質(zhì)在工作中是非常重要的。人們參加工作,一方面是為了獲得一定的報(bào)酬,維持生活,另一方面是想通過(guò)工作來(lái)展現(xiàn)自身的價(jià)值。檔案管理工作屬于后勤工作,其工作成果難以直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益,在單位中的地位也不是很高,這就造成檔案管理人員懷疑自身能力,覺(jué)得個(gè)人價(jià)值較低,這樣的心理極不利于人員的成長(zhǎng)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升也包括心理承受能力的提升,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的心理指導(dǎo),為檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升貢獻(xiàn)力量。

      辦公室檔案管理工作是單位工作展開(kāi)的前提,檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響檔案管理工作的優(yōu)秀程度。各單位應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng),提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),使檔案管理工作更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

      參考文獻(xiàn):

      [1]謝秀琴.如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].時(shí)代教育,2015(5):237.

      [2]李 娟.對(duì)于辦公室檔案規(guī)范化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(4):50.

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