淺論加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性及其策略

郝予暉

摘 要：檔案信息化管理不僅能提高檔案管理效率同時(shí)也能提高對于檔案信息的使用效率。其主要是利用信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對檔案實(shí)體進(jìn)行管理，并且提供相關(guān)服務(wù)，為了充分發(fā)揮其作用，本文結(jié)合消費(fèi)者投訴檔案，簡述了檔案信息化管理的主要特征，對加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性及其策略進(jìn)行了論述分析，旨在充分發(fā)揮檔案作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；特征；重要性；策略

結(jié)合消費(fèi)者投訴檔案對檔案信息化管理進(jìn)行分析，消費(fèi)者投訴主要是指消費(fèi)者為生活消費(fèi)需要購買、使用商品或者接受服務(wù)，與經(jīng)營者發(fā)生消費(fèi)權(quán)益爭議，從而提出書面或者口頭上的異議、抗議、索賠和要求解決問題等行為。為了規(guī)范我國工商行政管理部門處理消費(fèi)者投訴程序，及時(shí)處理消費(fèi)者與經(jīng)營者之間發(fā)生的消費(fèi)者權(quán)益爭議，保護(hù)消費(fèi)者的合法權(quán)益，必須加強(qiáng)對消費(fèi)投訴檔案進(jìn)行信息化管理，從而使消費(fèi)投訴檔案的作用得到充分發(fā)揮。以下就加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性及其策略進(jìn)行探討。

一、檔案信息化管理的主要特征

檔案信息化管理的特征主要表現(xiàn)為：

（1）網(wǎng)絡(luò)化特征。檔案信息化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力。

（2）便捷特征。檔案信息化管理具有便捷化特征，其是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式。不僅提高了檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了便捷。

二、加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理的重要性主要表現(xiàn)為：

（1）提高檔案利用效率。檔案信息化管理目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實(shí)完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個(gè)人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時(shí)還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動(dòng)速率保持一致。檔案管理應(yīng)該對檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立相關(guān)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價(jià)值。

（2）滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)分析，可以在短時(shí)間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實(shí)基礎(chǔ)工作；在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化；建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計(jì)等工作。保護(hù)實(shí)體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性是非常重要的，建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

（3）實(shí)現(xiàn)資源共享。實(shí)施檔案信息化管理，首先是在管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動(dòng)渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者，信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息統(tǒng)一起來。并且需要合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題，確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的策略

1、加強(qiáng)檔案信息化管理人才建設(shè)

（1）引進(jìn)檔案信息化管理的技術(shù)人才。檔案信息化管理過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案信息化管理過程中的各種技術(shù)難題。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案信息化管理的中堅(jiān)力量。因此，在檔案信息化管理的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。

2、嚴(yán)格檔案信息化管理制度建設(shè)

（1）檔案信息化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案信息化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）樹立安全保密意識。檔案信息化管理中一個(gè)重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案信息化管理過程中，要加強(qiáng)安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的策略防止黑客與病毒的入侵。

3、強(qiáng)化信息管理設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)

先進(jìn)的信息管理設(shè)備是檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，為了提高檔案信息化管理水平，事業(yè)單位一定要加大對檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，為檔案管理部門購買先進(jìn)的管理設(shè)備，改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，形成一個(gè)設(shè)備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，檔案管理的工作效率將會大大提高，檔案信息化管理進(jìn)程的步伐也會加快。

4、規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項(xiàng)容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的策略，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

結(jié)束語

綜上所述，隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，使得檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢，并且越來越多的社會活動(dòng)記錄不再采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式，并且傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢，因此對加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性及其策略進(jìn)行分析具有重要意義。

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