論醫(yī)院兼職檔案員的重要性

肖偉玲

摘 要：如今檔案工作的受重視程度逐漸提高，醫(yī)院也開始設(shè)立綜合性的檔案室，并需要兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，使醫(yī)院檔案工作能夠獲得持續(xù)進(jìn)步。隨著檔案學(xué)科的發(fā)展，檔案信息化水平提高，檔案種類、數(shù)量增加，運(yùn)行方法多樣化，使得檔案工作面臨著較大的挑戰(zhàn)，兼職檔案員的素質(zhì)水平也面臨著較高的要求。為此需要了解醫(yī)院兼職檔案員的重要作用，并提出提高醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)水平的有效策略。本文就此進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；兼職檔案員；重要性

當(dāng)前醫(yī)療改革不斷推進(jìn)，醫(yī)療保險(xiǎn)的覆蓋范圍也逐漸擴(kuò)大，醫(yī)院患者增加，醫(yī)院建設(shè)規(guī)模擴(kuò)大，分科細(xì)致，醫(yī)院檔案的數(shù)量也大幅度增加，內(nèi)容豐富、成分復(fù)雜。若只是依靠專職的檔案人員是無法進(jìn)行檔案工作的，所以還需要配置合適的兼職檔案管理員，這些兼職檔案員分布在醫(yī)院的不同部門，也是檔案工作的基礎(chǔ)部分，將對醫(yī)院檔案的內(nèi)在質(zhì)量產(chǎn)生影響，也能夠?yàn)獒t(yī)院檔案工作提供科學(xué)的保障。

一、醫(yī)院兼職檔案員的重要作用

1、為醫(yī)院檔案管理提供堅(jiān)實(shí)力量

當(dāng)前醫(yī)學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模等逐漸擴(kuò)大，檔案數(shù)量內(nèi)容等也逐漸增多，單純依靠有限的專職檔案人員無法有效進(jìn)行檔案管理，由兼職檔案員承擔(dān)前期的立卷歸檔工作，能夠使專職檔案員的工作壓力得到緩解，并且將制定本部門文件、資源的人員優(yōu)勢充分發(fā)揮，按照脈絡(luò)對文件材料進(jìn)行整理，使檔案的歸檔數(shù)量以及質(zhì)量等得到保障。

2、將部門立卷優(yōu)勢充分發(fā)揮

依據(jù)檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，醫(yī)院的檔案按照材料形成的單位、課題組立卷的制度機(jī)械能歸檔，文件材料歸檔需要納入到醫(yī)院科室部門規(guī)劃、管理制度以及管理人員職責(zé)范圍內(nèi)，保證布置、檢查、總結(jié)以及驗(yàn)收工作同時(shí)進(jìn)行[1]。立卷單位需要有負(fù)責(zé)人對本單位的檔案進(jìn)行收集整理與歸檔。兼職檔案員存在于醫(yī)院的各職能部門，能夠全面了解本部門的工作情況，把握各項(xiàng)資料文件的來源與去處，他們能夠最先接觸第一手資料，使資料更加完整齊全，科學(xué)的進(jìn)行種類劃分，并且有效的鑒別材料，明確文件材料是否有保存價(jià)值，并對保管的期限進(jìn)行劃分，使檔案質(zhì)量、鑒定與檔案的銷毀有科學(xué)的依據(jù)。

3、為檔案室與醫(yī)院科室搭建橋梁

兼職檔案員能夠很好的對檔案法規(guī)政策進(jìn)行普及，強(qiáng)化醫(yī)院工作人員的檔案意識，并且能夠?qū)⒃跈n案室收集、整理檔案中遇到的問題隨時(shí)提出，做好控制管理工作，保證醫(yī)院檔案資料的完整性，也使醫(yī)院的檔案質(zhì)量得到提高。

二、提高醫(yī)院兼職檔案員水平的策略

1、提高醫(yī)院以及兼職檔案員自身的重視

要提高兼職檔案員的素質(zhì)，需要各方面人才的支持。醫(yī)院需要提高對檔案管理工作的重視程度，強(qiáng)化兼職檔案員的素質(zhì)水平，定期組織兼職檔案員進(jìn)行教育培訓(xùn)，并邀請專門的檔案人員為兼職檔案員演示怎樣對檔案進(jìn)行收集整理[2]，掌握檔案整理的技能，為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，兼職檔案員也是重要的組成部分，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，能夠更好的推動醫(yī)院發(fā)展運(yùn)行。作為兼職檔案員也需要提高自身的重視程度，能夠熱愛檔案工作，將保護(hù)檔案資源作為自己的責(zé)任，明確檔案管理工作的效果將影響到醫(yī)院的運(yùn)行。盡管是兼職人員也需要做好自己的本職工作，強(qiáng)化自身素質(zhì)，提高檔案管理的效果。

2、強(qiáng)化兼職檔案員政治素養(yǎng)

醫(yī)院檔案中包括很多內(nèi)容，職工的隱私、醫(yī)院的科研、重要資料等，因此作為兼職檔案員需要有堅(jiān)定地政治立場，能夠保持正確的政治方向，樹立良好的政治態(tài)度，能夠全身心的投入到檔案管理工作中。同時(shí)有很強(qiáng)的組織紀(jì)律性，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度開展工作，明確服務(wù)與保密之間的不同。對于職工隱私資料或者醫(yī)院科研項(xiàng)目、重要資料等，除了有權(quán)利的人查閱，不能對任何人、任何單位提起，保證檔案的安全，防止職工隱私、科研機(jī)密、重要資料泄露[3]。兼職檔案員需要認(rèn)識到檔案工作的重要性，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、踏實(shí)努力，愛崗敬業(yè)，并有較強(qiáng)的職業(yè)道德，工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。

3、強(qiáng)化兼職檔案員業(yè)務(wù)水平

為使醫(yī)院兼職檔案員更好的開展檔案管理工作，需要強(qiáng)化兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織兼職檔案員參與檔案部門的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，使新上崗的檔案員能夠滿足檔案管理的崗位需要，做到持證上崗。醫(yī)院需要提高對上級檔案部門的繼續(xù)教育的重視程度，積極組織醫(yī)院的兼職檔案員參加，掌握檔案管理的相關(guān)技能。醫(yī)院也需要每年組織兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)，選擇檔案上級主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案員等擔(dān)任培訓(xùn)教師，對于檔案收集整理歸檔中的問題進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作中的問題，并由專職檔案員到現(xiàn)場進(jìn)行示范解答，使工作中的問題得到妥善的處理。醫(yī)院還可以建立檔案管理信息化平臺，并建立檔案人員的QQ群、微信群等，及時(shí)發(fā)布信息，加強(qiáng)彼此見的交流互動，學(xué)習(xí)專業(yè)知識與技能，使兼職檔案員能夠形成終身學(xué)習(xí)的理念，努力自主學(xué)習(xí)，并將學(xué)習(xí)到的知識運(yùn)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)理想的管理效果。

4、強(qiáng)化兼職檔案員合作協(xié)調(diào)能力

在兼職檔案員的檔案管理工作中，合作協(xié)調(diào)能力是最為基本的素養(yǎng)。兼職檔案員需要加強(qiáng)與本部門員工的交流，并加強(qiáng)與專職檔案管理人員的配合，從而對醫(yī)院檔案工作更好的了解，將自己作為醫(yī)院檔案宣傳、專職檔案人員與其他部門員工溝通的橋梁，通過自己對檔案工作的認(rèn)識更好的感染和影響其他人，強(qiáng)化其他員工的檔案意識，讓工作人員對檔案知識、信息更好的了解，轉(zhuǎn)變自己對檔案工作的態(tài)度，在檔案收集中能夠加強(qiáng)與部門員工的合作、溝通，使其主動幫助兼職檔案員收集整理信息，避免資料信息落入到個(gè)人手中。同時(shí)還需要兼職檔案員積極的向有經(jīng)驗(yàn)的人員學(xué)習(xí)、請教[4]，使來源復(fù)雜的資料得到有序的收集整理。同時(shí)兼職檔案員還需要將檔案工作與本人從事的本職工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，本職工作是檔案資料的重要來源，兼職檔案員需要在本職工作中發(fā)現(xiàn)檔案資料信息，并且在資料收集中順利完成自己的本職工作，使本職工作與檔案管理工作相互促進(jìn)。

5、完善兼職檔案員管理考核制度

醫(yī)院需要強(qiáng)化兼職檔案員的管理，完善檔案管理工作制度以及兼職檔案員的管理制度，明確其責(zé)任意識，使其認(rèn)識到兼職只是人事編制上的一種兼職，并不是在檔案管理工作的態(tài)度和要求上兼職。同時(shí)完善績效考核與評價(jià)制度，完善工作績效評價(jià)體系，將兼職檔案員的工作完成量計(jì)入到其工作量中，科學(xué)的考核，使其與績效掛鉤，并將其作為年終考核、職稱評審的重要依據(jù)。醫(yī)院需要結(jié)合考核結(jié)果完善競爭機(jī)制，做到獎(jiǎng)懲并存[5]。優(yōu)秀的兼職檔案員要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并在職稱晉升中優(yōu)先考慮，從而使兼職檔案員的工作積極性得到提高。

結(jié)束語：

在醫(yī)院檔案管理工作中，兼職檔案員占有十分重要的地位，對于醫(yī)院檔案工作效果也有直接影響。所以必須要認(rèn)識到醫(yī)院兼職檔案員的重要作用，并提出科學(xué)的措施強(qiáng)化兼職檔案員的素質(zhì)水平，強(qiáng)化其政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平、合作協(xié)調(diào)能力，并完善相關(guān)的制度、評價(jià)等，使兼職檔案員的優(yōu)勢作用充分發(fā)揮，積極參與到醫(yī)院檔案管理工作中，全面提高醫(yī)院檔案管理的效果。

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