智能化趨勢(shì)下檔案館的工作路徑

孫曉璇

摘 要：人工智能是"互聯(lián)網(wǎng)+"時(shí)代下中國(guó)發(fā)展戰(zhàn)略之一，在信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)處理方面具有很大的優(yōu)勢(shì)，有助于解決企業(yè)檔案管理中的難題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，提高了檔案管理的水平，增強(qiáng)了組織的競(jìng)爭(zhēng)力。本文簡(jiǎn)要闡述了人工智能和人工智能技術(shù)的含義，對(duì)檔案工作在智能化的趨勢(shì)下發(fā)展趨向進(jìn)行研究，希望推動(dòng)檔案行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案；挑戰(zhàn)

前言

人工智能（Artificial intelligence，英文縮寫(xiě)為AI）最初是在1956年Dartmouth學(xué)會(huì)上提出的新概念，后來(lái)被稱(chēng)為20世紀(jì)三大科學(xué)技術(shù)成就之一，以信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)處理方面具有的優(yōu)勢(shì)已被人們所廣泛認(rèn)知，在信息爆炸的時(shí)代，如何正確對(duì)檔案信息加工，篩選，提高其針對(duì)性和有效性以滿(mǎn)足用戶(hù)需求，單靠任何人也難以完成這種龐雜而集廣博知識(shí)于一體的工作，于是，人工智能技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，借助于智能機(jī)器，同時(shí)起到檔案專(zhuān)家與學(xué)科專(zhuān)家的雙重作用，能檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化。

一、人工智能和人工智能技術(shù)的含義

人工智能最初是在1956年Dartmouth學(xué)會(huì)上提出的新概念，針對(duì)人工智能，不同的定義將人們導(dǎo)向不同的研究或認(rèn)知方向，不同的理解分別適用于不同的人群和語(yǔ)境。維基百科的人工智能詞條采用的是斯圖亞特？羅素與彼得？諾維格在《人工智能：一種現(xiàn)代的方法》一書(shū)中的定義：人工智能是有關(guān)“智能主體的研究與設(shè)計(jì)”的學(xué)問(wèn)，“智能主體是指一個(gè)可以觀察周遭環(huán)境并做出行動(dòng)以達(dá)致目標(biāo)的系統(tǒng)”。人工智能技術(shù)是一種信息知識(shí)處理系統(tǒng)，包括對(duì)數(shù)據(jù)或信息資源的收集、確認(rèn)、顯示、整理、解釋、驗(yàn)證及交流傳播等處理。通過(guò)對(duì)人類(lèi)思維方式和行為的研究分析，利用相關(guān)信息技術(shù)，使機(jī)器能夠?qū)θ说闹悄苄袨檫M(jìn)行模擬，比如對(duì)數(shù)據(jù)信息的辨別能力、對(duì)問(wèn)題的理解能力、處理復(fù)雜信息的能力、快速適應(yīng)新環(huán)境的能力以及應(yīng)用信息控制環(huán)境的能力等[1]。通過(guò)人工智能技術(shù)的應(yīng)用，可以極大地?cái)U(kuò)展信息系統(tǒng)的搜索和解答空間，尋找和選擇最優(yōu)的解答方案；利用人工智能技術(shù)中的邏輯推理和語(yǔ)言處理技術(shù)，可以保證信息系統(tǒng)運(yùn)行的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，運(yùn)用大量常識(shí)塑造情境化語(yǔ)言系統(tǒng)，最大限度地滿(mǎn)足語(yǔ)言需求；同時(shí)人工智能技術(shù)的智能信息檢索功能，能有效保障信息資源獲取的精確性和高質(zhì)量；專(zhuān)家系統(tǒng)技術(shù)應(yīng)用更是涉及醫(yī)療、化學(xué)分析、地質(zhì)勘探等領(lǐng)域，應(yīng)用前景廣闊。

人工智能時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，它在我們身邊無(wú)處不在。蘋(píng)果Siri、微軟小冰、亞馬遜Alexa等智能助理和智能聊天類(lèi)應(yīng)用，正顛覆人和手機(jī)交流的方式；新聞?lì)^條等熱門(mén)新聞應(yīng)用通過(guò)人工智能技術(shù)向讀者推送最感興趣的新聞內(nèi)容；美圖秀秀利用人工智能技術(shù)自動(dòng)對(duì)照片進(jìn)行美化；Google無(wú)人駕駛汽車(chē)的出現(xiàn)重新定義了智慧出行、智慧交通和智慧城市。諸如此類(lèi)的人工智能技術(shù)應(yīng)用，不勝枚舉[2]。

二、人工智能帶來(lái)的機(jī)遇

中國(guó)工程院院士、國(guó)際歐亞科學(xué)院院士李德毅在“北京聯(lián)合大學(xué)智能機(jī)器人產(chǎn)學(xué)研合作與人才培養(yǎng)創(chuàng)新發(fā)展研討會(huì)暨機(jī)器人學(xué)院成立大會(huì)”的報(bào)告中提到：“人工智能的發(fā)展改變了人類(lèi)的認(rèn)知方式和生活方式，人工智能延伸了人類(lèi)的體力和腦力，將會(huì)讓人類(lèi)更加有尊嚴(yán)、更加優(yōu)雅、更加智慧地生活。人工智能給人類(lèi)帶來(lái)的影響將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)在過(guò)去幾十年對(duì)世界的改變。”

人工智能給常規(guī)性、重復(fù)性、技術(shù)含量低的檔案崗位帶來(lái)沖擊。2016年年底，物理學(xué)家斯蒂芬·霍金在英國(guó)《衛(wèi)報(bào)》發(fā)表文章說(shuō)：“工廠的自動(dòng)化已經(jīng)讓眾多傳統(tǒng)制造業(yè)工人失業(yè)，人工智能的興起很有可能會(huì)讓失業(yè)潮波及中產(chǎn)階級(jí)，最后只給人類(lèi)留下護(hù)理、創(chuàng)造和監(jiān)管等工作。”學(xué)術(shù)界一個(gè)普遍被接受的觀點(diǎn)是：人工智能時(shí)代，程式化的、重復(fù)性的、僅靠記憶與練習(xí)就可以掌握的技能將是最沒(méi)有價(jià)值的技能，幾乎一定可以由機(jī)器來(lái)完成。技術(shù)的革新將極大程度地改變傳統(tǒng)行業(yè)的崗位分工，德勤會(huì)計(jì)師事務(wù)所發(fā)布的一項(xiàng)研究表明，從1871年到2011年期間，科技的發(fā)展使英國(guó)農(nóng)民由100萬(wàn)人下降到5萬(wàn)人。1955年是通用汽車(chē)的鼎盛時(shí)期，通用汽車(chē)公司雇用了60萬(wàn)名員工；而現(xiàn)在，谷歌這個(gè)標(biāo)志性的美國(guó)公司只雇用了大約5萬(wàn)名員工；Face-book只有6000名員工。更戲劇性的是，2012年，F(xiàn)ace-book以10億美元收購(gòu)Instagram時(shí)，Instagram已有3000萬(wàn)用戶(hù)，但是只有13名全職員工。2014年Face-book收購(gòu)了Whatsapp，Whatsapp在初創(chuàng)階段只有55名員工，但市值超過(guò)整個(gè)索尼公司。反觀國(guó)內(nèi)近幾年，無(wú)論是萬(wàn)科的物業(yè)管理機(jī)器人、順豐的無(wú)人機(jī)快遞，還是遍布各地的全自動(dòng)流水線無(wú)人工廠，也都彰顯著人工智能對(duì)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的沖擊[3]。

結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，傳統(tǒng)的檔案工作主要是收集整理和服務(wù)利用。在收集整理過(guò)程中，紙質(zhì)文件材料整理包括：組件、修整、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒、排架十個(gè)步驟；電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等步驟。無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件還是電子文件的整理過(guò)程中，大量都是程式化的、重復(fù)性的步驟。當(dāng)人工智能技術(shù)引入后，這些工作很容易被機(jī)器取代。服務(wù)利用中的檔案查詢(xún)、學(xué)歷學(xué)位公證、成績(jī)翻譯等工作在數(shù)字化、智能化的趨勢(shì)下，也將逐漸通過(guò)自助查詢(xún)機(jī)、網(wǎng)上辦理系統(tǒng)、翻譯系統(tǒng)等計(jì)算機(jī)的輔助，簡(jiǎn)化人工辦理的步驟，減少工作量。

人工智能提升檔案服務(wù)效率，提升用戶(hù)滿(mǎn)意度。人工智能技術(shù)在檔案信息的數(shù)字化、電子化、智能檢索等方面都有廣泛的應(yīng)用價(jià)值。電子計(jì)算機(jī)和人工智能技術(shù)出現(xiàn)后，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物也隨之出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式，提高了工作的效率。辦公自動(dòng)化、電子化政務(wù)系統(tǒng)中直接形成的電子文件，紙質(zhì)材質(zhì)或其他載體文件重新錄入生成的數(shù)字化電子文件，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)機(jī)讀檔案目錄的管理、檢索、自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等檔案智能檢索，極大提高了檢全率、縮短了檢索時(shí)間[4]。

現(xiàn)階段，簡(jiǎn)單的檔案信息檢索已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足所有用戶(hù)的信息需求，用戶(hù)對(duì)信息服務(wù)方式提出了更多樣化、個(gè)性化的要求，對(duì)所有用戶(hù)采取統(tǒng)一的服務(wù)方式在當(dāng)前的環(huán)境下是不可取的。例如檔案信息檢索，當(dāng)前數(shù)字檔案館提供的檢索是基于信息關(guān)鍵詞和檔案分類(lèi)號(hào)的方式，這對(duì)于某些知識(shí)背景簡(jiǎn)單或?qū)Υ轭I(lǐng)域不熟悉的用戶(hù)造成了很大的障礙，使得他們無(wú)法通過(guò)準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞檢索到自己想要的信息。同時(shí)，用戶(hù)對(duì)信息內(nèi)容的要求存在差異。與一般的檔案用戶(hù)需求檔案原始信息不同，具有較高認(rèn)知能力和檔案利用需求的用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求不僅僅是原始信息的羅列和簡(jiǎn)單整合，他們更希望獲得經(jīng)過(guò)編研、優(yōu)化和加工的檔案信息資源。隨著人工智能技術(shù)的推廣，數(shù)字檔案館不僅僅能簡(jiǎn)單地進(jìn)行查找，還能夠?qū)Σ檎医Y(jié)果進(jìn)行分析、推理并提出某些結(jié)論，開(kāi)展對(duì)檔案資料的二次開(kāi)發(fā)，提升檔案服務(wù)效率，提升用戶(hù)滿(mǎn)意度。

三、檔案工作的新發(fā)展

當(dāng)社會(huì)出現(xiàn)巨大的技術(shù)飛躍，原有的行業(yè)平衡必將被打破。當(dāng)人工智能發(fā)展到一定階段后，在很多領(lǐng)域超越人類(lèi)是一件不可逆轉(zhuǎn)的事情。雖然我們很多人不愿意，但是比較明智的選擇是接受這個(gè)現(xiàn)實(shí)，然后用發(fā)展以及尋找機(jī)會(huì)的眼光來(lái)看待科技進(jìn)步，在新的常態(tài)下找到自己的位置。

將檔案數(shù)字化持續(xù)向深度廣度推進(jìn)，為人工智能技術(shù)在檔案工作的應(yīng)用做好基石。人工智能技術(shù)的應(yīng)用是建立在深度學(xué)習(xí)的功能支持上，深度學(xué)習(xí)是指通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行訓(xùn)練，并從中歸納出可以被計(jì)算機(jī)運(yùn)用在類(lèi)似數(shù)據(jù)上的知識(shí)和規(guī)律，大數(shù)據(jù)是機(jī)器深度學(xué)習(xí)的基石。具體到檔案工作，海量的檔案數(shù)據(jù)信息是人工智能技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用的前提。

不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)，開(kāi)展移動(dòng)端業(yè)務(wù)，滿(mǎn)足用戶(hù)個(gè)性化需求。以某檔案館為例，2013年，該檔案館檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始試運(yùn)行。經(jīng)過(guò)近幾年持續(xù)深入地開(kāi)發(fā)，最初的十大類(lèi)分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)版管理系統(tǒng)，逐漸增加了“人事檔案管理”、“成績(jī)翻譯”、“OA系統(tǒng)在線歸檔”模塊?！叭耸聶n案管理”模塊實(shí)現(xiàn)了人事檔案的清單化管理，集合了學(xué)生進(jìn)校建檔、畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞的各項(xiàng)信息；“成績(jī)翻譯”模塊實(shí)現(xiàn)了中文課程的英文自動(dòng)翻譯功能；“OA系統(tǒng)在線歸檔”模塊實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)中的公文信息與檔案管理系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)實(shí)行后臺(tái)自動(dòng)對(duì)接。為實(shí)現(xiàn)“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，師生辦事不跑路、少見(jiàn)面”的服務(wù)理念，該檔案館持續(xù)開(kāi)發(fā)上線了三項(xiàng)網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)?！皺n案業(yè)務(wù)網(wǎng)上代辦系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)了檔案利用者在網(wǎng)上提交申請(qǐng)，多角色管理員審核驗(yàn)證，辦理狀態(tài)及時(shí)更新等功能，利用者可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程申請(qǐng)查詢(xún)?cè)汲煽?jī)、查詢(xún)錄取名冊(cè)、辦理認(rèn)證證明、補(bǔ)辦檔案材料等多項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)?！爸杏⑽某煽?jī)、學(xué)歷學(xué)位證明自動(dòng)辦理系統(tǒng)”能夠從學(xué)校信息平臺(tái)獲取電子成績(jī)單及證書(shū)信息，自動(dòng)生成指定格式的中英文成績(jī)單及學(xué)歷學(xué)位證明，改變了以往依靠人工錄入分?jǐn)?shù)、手工翻譯、審核修改的模式，服務(wù)效率大為提高。更新后的“畢業(yè)生檔案去向查詢(xún)系統(tǒng)”，使得畢業(yè)生網(wǎng)上查詢(xún)?nèi)耸聶n案轉(zhuǎn)寄動(dòng)向更加快捷，系統(tǒng)數(shù)據(jù)更加安全。

積極開(kāi)展檔案編研，使檔案工作者成為文化的發(fā)掘者和傳播者。創(chuàng)新工場(chǎng)董事長(zhǎng)兼首席執(zhí)行官李開(kāi)復(fù)博士在《智能時(shí)代》一書(shū)中提到：“最能體現(xiàn)人的綜合素質(zhì)的技能，例如，人對(duì)于復(fù)雜系統(tǒng)的綜合分析、決策能力，對(duì)于藝術(shù)和文化的審美能力和創(chuàng)造性思維，由生活經(jīng)驗(yàn)及文化熏陶產(chǎn)生的直覺(jué)、常識(shí)，基于人自身的情感（愛(ài)、恨、熱情、冷漠等）與他人互動(dòng)的能力，這些是人工智能時(shí)代最有價(jià)值，最值得培養(yǎng)、學(xué)習(xí)的技能?！卑拇罄麃喼磥?lái)學(xué)家理查德？沃森（Richard Watson）在《智能化社會(huì)：未來(lái)人們?nèi)绾紊?、相?ài)和思考》一書(shū)中也提到：“未來(lái)能夠體現(xiàn)人類(lèi)獨(dú)特的創(chuàng)造力、決斷力、系統(tǒng)分析能力的技能，是最不容易‘過(guò)時(shí)的知識(shí)。利用人類(lèi)獨(dú)有的智慧、情感進(jìn)行創(chuàng)造性的工作，是未來(lái)人類(lèi)證明自己價(jià)值的最好方式之一?！?/p>

檔案編研，是對(duì)檔案資源的原始、初步和深度的開(kāi)發(fā)利用。編研成果大致可以體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是對(duì)檔案資料的整理匯編，包括專(zhuān)題資料和資料長(zhǎng)編，這類(lèi)成果是對(duì)檔案資源的原始利用；二是在資料匯編的基礎(chǔ)上，進(jìn)行基礎(chǔ)性編研工作，這是對(duì)檔案資源的初步開(kāi)發(fā)利用；三是進(jìn)行專(zhuān)題研究，這是對(duì)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)利用，如人物的研究、建筑史研究等。新時(shí)期，檔案工作者應(yīng)該積極提高政治理論修養(yǎng)、檔案業(yè)務(wù)能力、文字寫(xiě)作水平，保障檔案編研成果的政治正確性、史料真實(shí)性、內(nèi)容充實(shí)性和體系完整性。通過(guò)優(yōu)秀的檔案編研成果，傳承社會(huì)文明，呈現(xiàn)檔案的文化屬性，凸顯檔案工作者不可替代的特殊價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人工智能技術(shù)現(xiàn)已在檔案館工作中得到廣泛應(yīng)用，人工智能技術(shù)在知識(shí)、數(shù)據(jù)與信息處理方面都具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)， 充分利用人工智能技術(shù)的支持，能夠幫助檔案館合理分配其資源，增強(qiáng)企業(yè)檔案館為廣大用戶(hù)提供的服務(wù)水平， 提高檔案館控制和管理系統(tǒng)的容錯(cuò)性、可靠性、穩(wěn)定性和高效性，令其具有智能成份。

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[3]特約評(píng)論員.開(kāi)創(chuàng)新時(shí)代檔案工作新局面[J].檔案.2018（01） 1