數(shù)字時代新來源觀與建設(shè)項目管理理論的契合研究*

高愛民 范亞明

摘? 要：新來源觀與建設(shè)項目管理理論形成核心契合點——業(yè)務(wù)活動過程。核心契合點使檔案管理與業(yè)務(wù)管理形成合力，推動利用信息技術(shù)形成多維全息實時的原始信息記錄、強(qiáng)化檔案的歷史再現(xiàn)性和憑證作用，促進(jìn)建立基于信息流集成的建設(shè)項目集成管理信息系統(tǒng)，消解全宗理論對建設(shè)項目適應(yīng)性的爭議基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新來源觀;建設(shè)項目;過程管理;核心契合;多維全息

來源原則是檔案學(xué)中最具學(xué)科特色并具有核心地位的基礎(chǔ)理論，但隨著數(shù)字時代的來臨，傳統(tǒng)來源原則遇到了重大挑戰(zhàn)，國際檔案界與時俱進(jìn)對來源原則“重新發(fā)現(xiàn)”?！斑@種‘重新發(fā)現(xiàn)的實質(zhì)是一種‘新來源觀。新來源觀使來源原則進(jìn)一步完善和發(fā)展，實現(xiàn)了來源原則的飛躍和升華，在電子時代贏得了更大的用武之地。”[1]

1? 數(shù)字時代新來源觀

1.1 國內(nèi)外檔案學(xué)者對新來源觀的論述。上世紀(jì)90年代，國外檔案學(xué)者首先“重新發(fā)現(xiàn)”來源原則?！皝碓丛瓌t以導(dǎo)致文件形成的個人、團(tuán)體或組織的那些職能、過程及活動的背景為中心，這個背景貫穿和跨越始終處于演變狀態(tài)的組織和個人生命，與不斷變化的文件聯(lián)合形成者和用戶相互作用，反映不同的組織和管理文化或個人需求與心理，展現(xiàn)經(jīng)常具有特質(zhì)性并始終處于動態(tài)的工作習(xí)慣，以及適合扁平的、橫向的、網(wǎng)絡(luò)化的以及短期的人際交往活動。簡而言之，來源實質(zhì)上與多樣的職能及活動關(guān)系相聯(lián)，而不是主要與其初始的組織結(jié)構(gòu)位置相聯(lián)。”[2]“來源信息揭示文件與其形成活動之間的關(guān)系，反映了機(jī)構(gòu)形成和利用文件的活動過程才是文件的真正來源?！盵3]

我國學(xué)者認(rèn)為：“面對電子文件的挑戰(zhàn)，新來源觀更加注重文件的客觀形成過程，更加強(qiáng)調(diào)記錄和保留文件生成、處理、傳遞和利用過程的原始背景信息，其實質(zhì)是尊重歷史、尊重客觀，更好地維護(hù)和還原歷史記憶的真實?！盵4]“總之，來源原則的‘重新發(fā)現(xiàn)并非簡單傳統(tǒng)觀念的再現(xiàn)，而是明確地將文件的來源定格在‘形成文件的業(yè)務(wù)活動上并肯定該原則仍然適用于電子文件管理。這當(dāng)然是來源原則具有劃時代意義的重大發(fā)展?！盵5]

1.2 領(lǐng)悟新來源觀。國內(nèi)外檔案學(xué)者對新來源原則的認(rèn)識總體一致，即越過原有的組織實體，以機(jī)關(guān)、組織和個人在履行職能時的業(yè)務(wù)活動過程為來源，注重把全方位、全過程、多層次、多維度的背景信息作為原始記錄不可或缺的組成，保證電子檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三要素的相對完整。

在社會分工細(xì)化和互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，傳統(tǒng)的科層制和平面單維的交往和工作方式被立體的、網(wǎng)絡(luò)狀的方式替代，電子文件時常具有多個組織、人員等狹義來源。社會活動信息迅捷密集、交互多維、疊加迭代，各種原始信息互為內(nèi)容和背景，缺少相關(guān)機(jī)關(guān)、組織和人之間的信息交流，既難以完成有效的社會活動，也談不上形成真實豐富的內(nèi)容和背景信息。

業(yè)務(wù)活動過程既允許以背景信息的形式存在，也可以形成多層次的原始記錄，或者說業(yè)務(wù)活動過程本身就是深層次或微觀的原始記錄，在紙質(zhì)載體時代缺少社會需求和有效的形成方法。數(shù)字時代新來源觀注重檔案的形成過程，利用信息技術(shù)可以嘗試把處于后臺作為背景的人、事物、事件等，用圖、文、聲、像并存的多媒體形式使之走向前臺，如此形成的電子文件更加真實直觀、豐富多彩，具有更有效的歷史再現(xiàn)性和憑證作用。

2? 建設(shè)項目管理的核心是過程管理

項目是一件事情、一項獨(dú)一無二的任務(wù)?；窘ㄔO(shè)項目是指在一定的資源約束條件下，經(jīng)過策劃、設(shè)計、施工、營運(yùn)等，形成固定資產(chǎn)并實現(xiàn)確定目標(biāo)的一次性過程。建設(shè)項目具有一次性、單件性等本質(zhì)屬性，側(cè)重于過程管理，是一個動態(tài)的概念。

建設(shè)項目一次性、單件性的本質(zhì)屬性，決定了建設(shè)項目管理必須采用前饋控制和過程管理的方法保證一次性成功。經(jīng)過長期的探索發(fā)展，以符合性控制為特點的過程控制成為經(jīng)典思想和國際通用的管理術(shù)語和方法。

3? 新來源觀與建設(shè)項目管理理論的契合

新來源觀以機(jī)關(guān)、組織和個人在履行職能時的業(yè)務(wù)活動過程為來源，建設(shè)項目過程管理的對象也是業(yè)務(wù)活動過程，也就是說，“業(yè)務(wù)活動過程”既是檔案的“來源”，同時又是建設(shè)項目管理的核心客體，說明新來源觀與建設(shè)項目管理理論在核心問題上的高度契合。進(jìn)一步研究“業(yè)務(wù)活動過程”這一“核心契合點”，使之成為檔案管理和建設(shè)項目管理融合發(fā)展的結(jié)合點。

新來源觀與建設(shè)項目管理理論核心契合的內(nèi)涵：

（1）新來源觀和項目管理理論的研究客體契合，都指向業(yè)務(wù)活動過程。

（2）新來源觀以業(yè)務(wù)活動過程為信息來源，在管理層面使檔案管理與業(yè)務(wù)管理的客體契合，都是業(yè)務(wù)活動過程。

（3）“全程管理”和“前端控制”是電子檔案管理的重要理念和方法，但由于受制于文件生命周期理論和部門職能分工，“全程管理”和“前端控制”難以發(fā)揮理想的作用?！皹I(yè)務(wù)活動過程”核心契合點的形成，以管理客體一致性為前提，可以認(rèn)為“全程管理”和“前端控制”與建設(shè)項目業(yè)務(wù)管理中“過程管理”和“前饋控制”等理念契合、途徑一致，有利于發(fā)揮“全程管理”和“前端控制”的作用。

4? 理論核心契合的作用和意義

4.1? 推動多維全息電子檔案的產(chǎn)生。在傳統(tǒng)來源原則的紙質(zhì)載體時代，信息采集、保存、管理的技術(shù)落后，難以有效記錄和保管復(fù)雜的背景信息，同時也缺少這方面的主動性和需求。核心契合點使檔案管理與業(yè)務(wù)管理形成合力，推動利用信息技術(shù)更詳盡地記錄業(yè)務(wù)活動過程信息。

建設(shè)項目過程本身就是項目實體產(chǎn)品不可或缺的微分組成，人員、設(shè)備、產(chǎn)品的空間移動和變化就是建設(shè)項目最初始最真實的歷史記錄。直觀的聲像場景記錄與深奧的業(yè)務(wù)技術(shù)數(shù)據(jù)形成直白與晦澀兩個極端的對照，以說明業(yè)務(wù)技術(shù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的背景和場景變化的量化結(jié)果。這在紙質(zhì)載體時代無法有效記錄?！爱?dāng)前IT的發(fā)展水平已能支持幾乎任何的企業(yè)需求。已經(jīng)不是問What IT can do，而是What we want to do”[6]，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、移動通信、自動采集等信息技術(shù)的發(fā)展，為綜合運(yùn)用文字、圖像、視頻等多媒體方式形成多維全息的歷史記錄提供了許多技術(shù)支持。理論核心契合形成的合力，推動背景信息走向前臺，形成圖、文、聲、像并茂的內(nèi)容信息，進(jìn)一步組合成為超文本電子檔案。

4.2? 支持建立基于信息流集成的建設(shè)項目集成管理信息系統(tǒng)?！爸鲝埜鶕?jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)計和實施文件管理活動，用文件管理支持業(yè)務(wù)活動的高效運(yùn)行，并把這種思想提煉為‘業(yè)務(wù)驅(qū)動理念?！盵7]“我們必須認(rèn)真研究立檔單位的職能、業(yè)務(wù)過程和工作程序，幫助它們決定何時何項工作是關(guān)鍵的，使它們明白只有文件才是其重要職能、舉措、事務(wù)活動的重要的憑證，促進(jìn)其進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計，把信息系統(tǒng)變?yōu)槲募尜A系統(tǒng)，區(qū)別信息與文件，使文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和來源作為集體記憶乃至整個檔案遺產(chǎn)的組成部分保存下來?！盵8]

新來源觀與建設(shè)項目管理理論在“業(yè)務(wù)活動過程”核心點的契合，為形成業(yè)務(wù)驅(qū)動型電子檔案管理奠定了理論基礎(chǔ)。檔案管理與業(yè)務(wù)管理的客體和途徑一致，綜合設(shè)計信息采集、文件結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等已經(jīng)沒有實質(zhì)性的障礙，完全能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)驅(qū)動型的電子檔案管理。

“管理就是收集信息、分析事物。IT用于信息的收集，提升了信息收集階段的重要性和水平，它已經(jīng)向決策階段延伸，能實現(xiàn)輔助決策的功能?！盵9]在業(yè)務(wù)驅(qū)動型電子檔案管理子系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加必要的業(yè)務(wù)管理程序，自然能夠建立與“業(yè)務(wù)驅(qū)動型”電子檔案管理子系統(tǒng)對應(yīng)的“數(shù)據(jù)驅(qū)動型”業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)。也就是說，在數(shù)字時代新來源觀理論指導(dǎo)下，電子檔案管理與業(yè)務(wù)管理的融合具有天然的基因重疊優(yōu)勢。

以融合電子檔案管理和業(yè)務(wù)管理為基礎(chǔ)，進(jìn)一步設(shè)計建立科學(xué)的信息采集體系，形成信息流的集成，最終形成基于信息流集成的建設(shè)項目集成管理信息系統(tǒng)。

4.3? 使成套性和客體全宗歸化于全宗理論?！翱萍紮n案是組織機(jī)構(gòu)或個人在科技、生產(chǎn)活動中直接形成的、保存?zhèn)洳榈男畔⒂涗??！盵10]建設(shè)項目具有多個參建主體，一份原始記錄時常形成于不同的組織和個人。長期以來，以傳統(tǒng)來源原則為基礎(chǔ)的全宗理論在科技檔案領(lǐng)域的適用性一直存在爭議，因此形成了科技檔案的成套性理論和分類方案。建設(shè)項目檔案屬于科技檔案的范疇，自然也被認(rèn)為不適用于全宗理論。何嘉蓀先生曾提出過“客體全宗”的觀點，認(rèn)為客體全宗是在以客體為核心的社會活動過程中形成的。但面對傳統(tǒng)來源原則，客體全宗的存在似乎總有點牽強(qiáng)。

新來源觀與建設(shè)項目管理理論核心契合點——業(yè)務(wù)活動過程的存在，說明新來源觀對建設(shè)項目管理具有指導(dǎo)作用。皮之不存，毛將焉附，既然新來源觀適用于建設(shè)項目檔案管理，以來源原則為基礎(chǔ)的全宗理論在建設(shè)項目領(lǐng)域的適用性，在邏輯上應(yīng)該失去了爭議的基礎(chǔ)。同時，客體全宗這一稱謂是否也可以名正言順地用于建設(shè)項目檔案管理？

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（作者單位：高愛民，鄭州市公路管理局;范亞明，河南省交通運(yùn)輸廳公路管理局? ?來稿日期：2017-12-19）