做好企業(yè)檔案工作的實踐與思考

何素珍

【摘要】企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，文章從推行集中統(tǒng)一管理、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、推進制度創(chuàng)新、落實“三三四四”制度、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強檔案信息化建設(shè)、強化監(jiān)督考核等幾個方面提出做好企業(yè)檔案工作的建議。

【關(guān)鍵詞】集中統(tǒng)一 基礎(chǔ)設(shè)施 制度創(chuàng)新 三三四四 業(yè)務(wù)培訓(xùn) 信息開發(fā) 監(jiān)督考核

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，是企業(yè)的寶貴財富，檔案管理是企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作，是各項管理工作的基礎(chǔ)。做好企業(yè)檔案工作，對企業(yè)提高管理水平，對企業(yè)做大、做強，都有著十分重要的意義。筆者長期從事企業(yè)檔案管理工作，認為企業(yè)做好檔案工作應(yīng)從以下幾個方面著手。

1嚴格推行檔案集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對企業(yè)檔案管理的基本要求，堅持和推行集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案是做好企業(yè)檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義：一是檔案實體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。實踐證明，堅持集中統(tǒng)一管理，能對本單位的檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，有利于本單位檔案工作的健康順利開展。如果不實行“三集中”，檔案分散處置，管理各自為政，就會嚴重危及檔案的安全和有效利用。

2加強檔案硬件配置，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施設(shè)備是檔案安全保管的重要保障，特別是隨著時間的推移，檔案保存的時間越長，檔案安全保護就顯得愈來愈重要，加強檔案安全管理和保護，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護：一方面是對紙質(zhì)檔案的保護，要加強庫房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物、防有害氣體的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；一方面是對電子檔案的保護，既要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，又要加強對電子檔案的信息保護。

3不斷推進制度建設(shè)和創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理

檔案工作各項制度是約束檔案工作的重要保證，注重制度建設(shè)，確保檔案工作有法可依、有章可循、嚴格按制度辦事，并根據(jù)時代的發(fā)展、理論的研究和技術(shù)的進步，積極實現(xiàn)由制度落實向制度創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，做到與時俱進，淘汰落后的方法和制度，建立和完善適合時代需要和工作需要的新制度。企業(yè)檔案工作要緊緊圍繞企業(yè)中心工作和重點工作，立足實際不斷創(chuàng)新檔案制度，努力提升檔案工作服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)的針對性和實效性，力爭以制度創(chuàng)新不斷將檔案管理滲透入企業(yè)管理的方方面面。

4認真落實“三三四四”制度，強化歸檔，豐富館藏

“三三四四”制度是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)檔案工作的要求，是企業(yè)做好檔案收集歸檔工作的有力保證。所謂“三集中”，是指檔案實體、人員和管理要集中統(tǒng)一。所謂“三納入”，是指要將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。所謂“四參加”，是指企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、基建項目驗收、設(shè)備開箱驗收或引進項目接收，負責(zé)檢查歸檔的文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。所謂“四同步”，是指企業(yè)下達項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完成歸檔同步。通過堅持不懈地加強“三三四四”制度建設(shè)，努力把檔案管理工作超前介入檔案資料形成的全過程，可以確保各類文件材料及時歸檔。特別是對于領(lǐng)導(dǎo)視察、重大活動、會議記錄、合同協(xié)議、項目建設(shè)、科研課題、設(shè)備檔案、核心技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)、房產(chǎn)地產(chǎn)、工程技術(shù)圖紙、品牌產(chǎn)品、等各類重要檔案的歸檔工作，都可以通過“三三四四”制度的認真落實，來提高檔案歸檔率，豐富館藏量，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

5加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)檔案人員多是兼職且非檔案專業(yè)出身，檔案培訓(xùn)是檔案人員學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、提高各級檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、做好檔案工作的重要途徑。為了提高檔案培訓(xùn)效果，可以采取“走出去”、“請進來”等靈活多樣的培訓(xùn)形式，分期分批廣泛組織各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，分期分批組織辦公室主任、檔案科長、專兼職檔案員等各級檔案人員進行集中強制培訓(xùn)，全面提升各級檔案人員的檔案專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

6開展檔案信息化建設(shè)，強化檔案開發(fā)利用

檔案信息化是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向和趨勢，網(wǎng)絡(luò)時代檔案信息化是企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的需要，也是上級檔案主管部門對企業(yè)檔案工作的要求。大力開展檔案信息化工作，加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化加工工作，實現(xiàn)檔案信息資源共享，建設(shè)數(shù)字化檔案館（室），主動為企業(yè)提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù)，以“有為”來帶動“有位”，實現(xiàn)檔案工作的價值。

7建立獎懲機制，強化監(jiān)督考核

檔案工作要打破“大鍋飯”的傳統(tǒng)分配形式，扭轉(zhuǎn)干多干少一個樣，干好干壞無區(qū)別的局面，企業(yè)要建立并強化監(jiān)督考核機制，加強對企業(yè)檔案工作和檔案人員的監(jiān)督考核。監(jiān)督考核可以分年度、季度、月度等不同時段來分別考核，檔案工作考核時不僅考核檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還考核檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)，不僅考核檔案的組織管理，還考核檔案的開發(fā)利用，各單位檔案工作好壞直接與部門領(lǐng)導(dǎo)和各級檔案人員工資獎金掛鉤，促使各部門空前重視和加強檔案工作。按照效率優(yōu)先、兼顧公平的原則，把檔案工作業(yè)績好壞與企業(yè)各級檔案人員的工資和獎懲掛鉤，重實績、重貢獻，對有突出貢獻的單位和個人要給予獎勵，做到一流工作、一流表彰，一流人才、一流業(yè)績、一流報酬。關(guān)心幫助優(yōu)秀檔案人員政治上的成長進步，對優(yōu)秀檔案人員在政治上多關(guān)心，多幫助，給他們提供施展才華的平臺，鼓勵創(chuàng)新，激勵人人競相成才。每年專門對檔案工作先進單位和個人進行表彰，有力地弘揚先進、鞭策落后，激發(fā)廣大檔案工作者的積極性，覺得檔案工作也有盼頭、檔案崗位也大有可為。通過強化一系列激勵考核措施，能有力提升單位對檔案工作的重視力度，確保檔案各項工作步人健康持續(xù)發(fā)展軌道，有力促進企業(yè)檔案工作的蓬勃發(fā)展。