關(guān)于新時(shí)期企業(yè)文秘工作的研究

任莉

[摘 要]企業(yè)文秘工作會影響辦公室的工作效率，關(guān)系著企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)是否能順利的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)在開展文秘工作的過程中，不能只是對文件、檔案的簡單管理，還應(yīng)做好會議的撰寫工作，以及活動的組織工作等。所以，新時(shí)期必須要做好企業(yè)文秘工作，以提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率，促使企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。本文對企業(yè)文秘工作的性質(zhì)進(jìn)行分析，并就新時(shí)期提高企業(yè)文秘工作效率的策略進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期；企業(yè)文秘工作；策略

雖然文秘工作表面上看起來很簡單，但卻在企業(yè)中發(fā)揮著承上啟下的作用，是上級領(lǐng)導(dǎo)與下級員工之間的溝通橋梁。有的企業(yè)認(rèn)為文秘工作缺乏技術(shù)含量，所以對其不重視，使得企業(yè)的發(fā)展嚴(yán)重受阻。因此，在新時(shí)期，企業(yè)必須要加強(qiáng)對文秘工作的管理，以促使企業(yè)更好地發(fā)展。

一、企業(yè)文秘工作性質(zhì)

1.服務(wù)性質(zhì)

對于企業(yè)而言，文秘的主要功能是為領(lǐng)導(dǎo)干部、企業(yè)的職工提供各種基礎(chǔ)服務(wù)，其在企業(yè)中發(fā)揮著橋梁的作用，與企業(yè)的利益息息相關(guān)。所以，文秘在日常工作中，必須要認(rèn)真地做好每一項(xiàng)工作，使企業(yè)各個(gè)崗位的工作都能有序進(jìn)行，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到保障。如果文秘工作沒做到位，就會導(dǎo)致企業(yè)某些工作出現(xiàn)差錯，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。比如，某個(gè)文件沒有及時(shí)傳遞給承辦部門，可能就會延誤相關(guān)工作的執(zhí)行效率，甚至影響到企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營，給企業(yè)造成不必要的損失。所以，企業(yè)的文秘工作人員必須要做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的每一項(xiàng)工作，樹立良好的服務(wù)意識，將各類信息及時(shí)的傳遞給相關(guān)的部門和人員，促使企業(yè)能夠正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.綜合性質(zhì)

企業(yè)文秘工作與其他類型的工作有明顯的區(qū)別，具有綜合性特點(diǎn)。文秘工作需要為企業(yè)各個(gè)部門服務(wù)，工作內(nèi)容涉及的范圍很廣，對于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有重要意義。比如，文秘需要做好各項(xiàng)會務(wù)工作，撰寫好會議材料；將網(wǎng)上的信息及時(shí)的傳遞到各個(gè)部門，以及部門內(nèi)相關(guān)的人員；負(fù)責(zé)打印、復(fù)印相關(guān)的資料；接待企業(yè)的各位來賓。由此可見，文秘工作是具有綜合性的。企業(yè)文秘工作人員必須要具備較強(qiáng)的工作能力，要能了解各個(gè)部門的工作性質(zhì)和要求，并具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，以免在工作中出現(xiàn)失誤，對其他部門的工作造成不利的影響。

二、新時(shí)期提高企業(yè)文秘工作效率的策略

1.強(qiáng)化文秘工作人員的服務(wù)意識

企業(yè)文秘工作的繁雜多樣常常使文秘工作人員感覺到自己的工作枯燥乏味。因此，不少文秘工作人員服務(wù)意識淡薄。文秘工作本身就是為企業(yè)職工服務(wù)，必須要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，才能做好自己的工作，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益。比如，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策、意圖，文秘工作人員應(yīng)將其全面的傳達(dá)給每一位員工，并做到信息傳遞的準(zhǔn)確性。而員工對于領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行情況，文秘工作人員則要及時(shí)的匯報(bào)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況，對企業(yè)未來的發(fā)展方向和戰(zhàn)略作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，促使企業(yè)未來更好地發(fā)展。同時(shí)，文秘工作人員要發(fā)揮自己的紐帶作用，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流溝通，提高企業(yè)信息的共享性。在自己的職責(zé)范圍內(nèi)，將準(zhǔn)確的資料完整地提供給各個(gè)部門，處理好各個(gè)部門之間的關(guān)系，避免出現(xiàn)推諉扯皮的情況，使企業(yè)的整體工作效率得到提高。作為企業(yè)的服務(wù)窗口，文秘工作人員還必須要樹立良好的個(gè)人形象，對于員工提出的問題，要耐心解答，為員工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以提升員工對文秘工作的滿意度。

2.文秘工作人員應(yīng)不斷提升自我

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)文秘工作人員每天都面臨著大量的信息，其必須要具備較強(qiáng)的工作能力，才能提高自己的工作效率，達(dá)到更好的工作效果。所以，企業(yè)文秘工作人員必須不斷地學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中進(jìn)行自我提升。比如，積極地學(xué)習(xí)各類新的辦公自動化軟件，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提高自身的公文寫作能力，協(xié)調(diào)溝通能力，語言表達(dá)技能等等。自身素質(zhì)的提升有利于企業(yè)文秘工作人員更好地開展工作，并為各個(gè)部門提供更好的服務(wù)，使各部門的工作能夠更加順利的進(jìn)行。同時(shí)，在新時(shí)期，企業(yè)文秘工作人員還應(yīng)轉(zhuǎn)變自己的工作思想和觀念，用知識武裝自己，這樣才能夠在日常工作中游刃有余，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定有利的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)對文秘工作人員的考核

針對企業(yè)的文秘工作人員制定完善的考核制度，嚴(yán)格地對文秘工作人員進(jìn)行考核，才能提高其工作積極性，使其在工作中更富有責(zé)任心和服務(wù)意識。在對文秘工作人員進(jìn)行考核時(shí)，應(yīng)以激勵為主，制定相應(yīng)的激勵措施。比如，對于工作比較突出的文秘工作人員，要在企業(yè)的表彰大會上公開對其進(jìn)行表揚(yáng)，使其感受到企業(yè)對自己的重視，并贏得各個(gè)部門及員工對自己的尊重，使文秘工作人員能夠在以后的工作中更加積極。同時(shí)，還要給予其一定的物質(zhì)激勵，發(fā)放一定的獎勵金額，或者一些文秘工作人員的物品，增強(qiáng)文秘工作人員的歸屬感，將企業(yè)的發(fā)展作為自己的責(zé)任。此外，對于工作不到位的文秘工作人員，則應(yīng)適當(dāng)?shù)膶ζ涫┮詰土P，如扣除部分獎金，降低績效獎金的比例，同時(shí)還要加強(qiáng)對其的培訓(xùn)，使其感受到企業(yè)并沒有放棄自己，以鼓勵其在以后的工作中更加努力。

三、結(jié)語

綜上所述，在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的新時(shí)期下，企業(yè)必須要重視文秘工作的有效開展，才能為企業(yè)各個(gè)部門的工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而促使企業(yè)更好、更快地發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化文秘工作人員的服務(wù)意識，文秘工作人員應(yīng)不斷提升自我，并加強(qiáng)對文秘工作人員的考核，以提高其工作積極性，使其更加認(rèn)真負(fù)責(zé)地對待自己的工作，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益。

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