淺談檔案管理和檔案服務(wù)

李麗

【摘 要】 目前的檔案系統(tǒng)的重要任務(wù)是開發(fā)和使用檔案資源，不斷采用檔案服務(wù)機制，積極和主動地維護經(jīng)濟建設(shè)的主要領(lǐng)域，并為全面建設(shè)小康社會提供服務(wù)。必須通過計算機網(wǎng)絡(luò)向用戶提供服務(wù)，并實施現(xiàn)代化的檔案管理。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理；服務(wù)；創(chuàng)新；重要舉措

[Abstract] The current file system is an important task of the development and use of archives resources， constantly USES the file service mechanism， positive and proactive in maintaining the main fields of economic construction， and provide service for building a well-off society in an all-round way. Must provide the service to the user through the computer network， and implement the modernized archives management.

[Key words] file management； service； Innovation； important measures

在檔案管理工作中，對檔案管理的認(rèn)識非常重要。維護和改進檔案管理的質(zhì)量，要求我們不僅在口頭上的重視，而且還必須認(rèn)真落實我們的工作，并繼續(xù)改進檔案管理。本文討論了如何提高對檔案的了解和提高檔案管理的質(zhì)量，以便更好地推進檔案管理的工作。

1 檔案管理中對創(chuàng)新服務(wù)理念的認(rèn)知

在當(dāng)今社會檔案管理方面，服務(wù)創(chuàng)新是適應(yīng)社會發(fā)展的必然需要。以往傳統(tǒng)的檔案服務(wù)理念，已經(jīng)遠遠落后于社會全面發(fā)展的要求，因而必須在創(chuàng)新方面加以突破和提升。為此，提升檔案管理服務(wù)創(chuàng)新理念就有必要在以下幾個方面下功夫。

1.1 增強檔案服務(wù)創(chuàng)新意識

鑒定檔案管理工作所特有的社會屬性，就要通過各種有效的宣傳媒介，全方位的推進檔案管理在法律、法規(guī)方面的建設(shè)，通過其檔案館的普及率來有效提升檔案館的服務(wù)工作上一個新臺階。

1.2 深度挖掘文件的價值

檔案利用的宗旨是以全面服務(wù)社會，滿足廣大利用者需求，依法收集、開發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)。不斷研究其利用價值，在豐富館藏的同時，改善館藏結(jié)構(gòu)，適應(yīng)不同階層的需要，其發(fā)揮社會化、最大化的價值。

1.3 創(chuàng)新對利用者的研究

利用者進行研究，以提高可預(yù)測性和使用率。不僅研究當(dāng)前用戶，還可以研究潛在的用戶。不僅可以對用戶的需求進行研究，而且還可以對用戶的潛在需求進行研究，以消除所有的障礙，以盡可能多地使用檔案用戶。用戶者需求和潛在的需求為發(fā)展動力，創(chuàng)新檔案服務(wù)的理念。

2 創(chuàng)新服務(wù)機制

2.1 建立以人為本的人機系統(tǒng)

在檔案管理服務(wù)創(chuàng)新上，我們要把檔案館員工隊伍的建設(shè)放在一個十分突出的位置上，與之相應(yīng)的就是為員工營造一個適于健康發(fā)展的工作環(huán)境與條件。這其中也包括員工素質(zhì)的綜合培訓(xùn)，以確保檔案管理服務(wù)創(chuàng)新工作的穩(wěn)步發(fā)展。

2.2 競爭機制

創(chuàng)新的服務(wù)必須首先采用競爭機制，將檔案管理人員的任命制改為聘用制，用工由單項選擇改為雙向選擇，取消終身管理人員的終身職稱制度，并改革檔案部門，從自己的管理角度來看，該中心需要使用信息服務(wù)，根據(jù)文件管理組織的功能設(shè)置，確定工作目標(biāo)、工作量、工作標(biāo)準(zhǔn)，分工到人。實行崗位責(zé)任制度。責(zé)任和權(quán)力相互制約，實行嚴(yán)格考察制度，以確保最合理的為那些能夠競爭的人提供有效的競爭機制。所有類型的檔案工作者都在學(xué)習(xí)，試圖掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善業(yè)務(wù)水平并充分動員大家的熱情、主動和創(chuàng)造力，成為多元化的人才。

3 創(chuàng)新服務(wù)措施

它必須迅速轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N被動、獨特、封閉、多元化、開放和多樣化的服務(wù)方式，并將服務(wù)方法擴展到各種形式和網(wǎng)絡(luò)。

3.1 建立信息資源庫，促進信息檢索。

不言而喻，文件數(shù)據(jù)庫的功能是能夠行之有效地對其進行存儲、分類及提取，并請求諸多電子數(shù)據(jù)。例如，就很多公司而言，利用文件數(shù)據(jù)庫，不僅可以保證電子文件的高效歸檔，同時也大大提高了其準(zhǔn)確率，從而提升了其信息的利用率。具體而言，使用者只需要通過計算機與網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)，文件的提取和查詢便輕而易舉的得到解決。

3.2 建立檔案網(wǎng)站，提供開放的信息服務(wù)。

檔案部門還可以通過網(wǎng)站建設(shè)自己的網(wǎng)站，提供公共信息。在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布有關(guān)互聯(lián)網(wǎng)文件的信息，并為所有社會組織提供信息服務(wù)，使每個用戶可以隨時訪問網(wǎng)站，以及何時進入辦公候獲得他需要的信息。這是互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢。網(wǎng)站的發(fā)布信息也是最常見和最常用的。這個表格提供了廣泛的服務(wù)，信息共享是快速的，缺點是任何限制或機密信息都不能發(fā)布，不能被特定的用戶請求使用。

3.3 通過區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，為更多的部門服務(wù)

例如，文件系統(tǒng)、檔案和教育服務(wù)、政府機構(gòu)和其他相關(guān)單位與該區(qū)域建立聯(lián)系，建立一個獨立的地方網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)共享電子文檔信息資源。通過這種聯(lián)網(wǎng)，檔案部的信息資源可以為更多的單位提供服務(wù)，滿足某些部門的具體信息需求，提高信息使用的效率。

3.4 開辦檔案代管（寄存）中心

公共服務(wù)檔案的廣泛功能是為進一步的公共服務(wù)提供基礎(chǔ)，這將為社會帶來長期利益，因此將提供這些服務(wù)。例如為公眾提供檔案資源代管，是在檔案中擴大社會和社會服務(wù)的另一個重要方面。

4 創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

隨著時間的推移，檔案服務(wù)的內(nèi)容不斷完善。在檔案服務(wù)的內(nèi)容上，有必要提高和提高檔案服務(wù)的主動性、相關(guān)性和及時性。

4.1 加強信用檔案工作

對中國的經(jīng)濟工作的一個重要部分是系統(tǒng)和信息以國家信用為基礎(chǔ)的信用文件安全。隨著信用檔案的收集范圍、管理體系和應(yīng)用體系的建立，信用檔案業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容是積極開展文獻服務(wù)創(chuàng)新。信息系統(tǒng)提供社會信用檔案、信用檔案、記錄和各類信息，為政府部門和各界人士提供信用信息咨詢服務(wù)。

4.2 加強農(nóng)村新領(lǐng)域檔案工作

根據(jù)農(nóng)村發(fā)展情況，檔案館和農(nóng)業(yè)部必須把注意力轉(zhuǎn)移到農(nóng)村地區(qū)。重視新領(lǐng)域的檔案服務(wù)，關(guān)于農(nóng)業(yè)政府、農(nóng)村事務(wù)、減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)、稅收改革和薪酬以及提高農(nóng)民福利的信息。特別是我們必須加強農(nóng)村社會安全，發(fā)展和利用項目的基本工程服務(wù)，及時提供指導(dǎo)方針、政策和方向。改善縣城和群眾的服務(wù)。

5 提高服務(wù)能力

為了提高檔案部門的服務(wù)能力，一方面必須提高檔案部門的服務(wù)水平。檔案管理的能力，并提供更多的信息服務(wù)。另一方面，我們選擇了，在不同的渠道上訓(xùn)練和引進人才，特別是為了了解業(yè)務(wù)和復(fù)雜的人才，以及計算機知識和業(yè)務(wù)知識，建立一個學(xué)習(xí)環(huán)境，改善檔案質(zhì)量管理團隊，提高服務(wù)質(zhì)量滿足現(xiàn)代管理的需要。

6 結(jié)束語

盡管檔案管理已經(jīng)取得了長足的發(fā)展，取得了一些進展，但它將面臨新的挑戰(zhàn)和問題，它要求檔案保管員釋放他們的想法，改變他們的看法，提高對服務(wù)的認(rèn)識，不斷提高服務(wù)水平，發(fā)展創(chuàng)新，以創(chuàng)新的方式發(fā)展。

參考文獻 ：

[1] 張瑞香.論檔案管理工作的重要性[J].蘭臺世界，2016 （S1）：15.

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